Подскажите, где и как можно получить консультацию (обучение) по внедрению и использованию стандарта 15489-1-2007? Существуют ли какие-нибудь курсы или семинары по этой теме?

Семинар "Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007" проводится Гильдией Управляющих Документацией 27 июня 2008 года.

Информация о семинаре: http://gdm.kc/meropr/27.06.2008/4479/4480/

Программа семинара: http://gdm.kc/meropr/27.06.2008/4479/4481/

Регистрация участников:
http://gdm.kc/meropr/27.06.2008/4479/registration/

Когда можно ожидать новый Примерный перечень документов, образующихся в деятельности кредитных организаций, с указанием сроков хранения?
 

Рабочая группа, созданная Ассоциацией российских банков уже подготовила текст Перечня. Теперь дело за Росархивом. Если они будут действовать быстро, то Перечень может появиться в конце 2008 или в 2009 году.

Более подробно о работе группы можно прочитать:

http://www.archiv.ru/press/detail.php?ID=538&print=Y

http://www.archiv.ru/news/46/870/

http://www.arb.ru/site/action/list_archive.php?id=1065

Первые результаты работы рабочей группы были опубликованы в журнале «Банки и технологии» №3 за 2007 год.

Допустимо ли проставлять на бланках документов незарегистрированную эмблему организации? Какие могут быть последствия использования на бланке документа незарегистрированной эмблемы?

Возможно, ответы на свои вопросы Вы сможете найти в статье "«Простой» путь поиска своей эмблемы" О.Н. Чернышевой, доцента кафедры истории российской государственности Российской академии государственной службы при Президенте Российской Федерации, опубликованной в журнале "Делопроизводство и документооборот на предприятии, № 11 за 2007 год.

Автор предлагает оптимальный алгоритм разработки эмблемы организации, приводит примеры современной корпоративной геральдики (герб общественной организации, эмблему подразделения, нагрудный знак).Статья содержит ответы и на следующие вопросы:

Какие требования законодательства и какие геральдические правила необходимо будет соблюсти? Какая символика подлежит обязательной госрегистрации?

Какие документы должны храниться в архиве после закрытия юридического лица? Какие сроки хранения этих документов?

После ликвидации организации архив организации (но не хранящиеся в нем документы!) также перестает существовать.

Когда организация ликвидируется, и у неё нет правопреемников, судьба документов решается на основании положений закона «Об архивном деле Российской Федерации»

В первую очередь рекомендуется организовать передачу на хранение в государственный архив документов по личному составу и документов постоянного хранения. Архив сам определит, какие из Ваших документов он примет на хранение.

Если же у организации есть правопреемник, то всю заботу о документах, как постоянного, так и временного срока хранения он обязан взять на себя.

Где можно найти консультанта по постановке ДОУ в компании?

Наша компания образована недавно и мы еще не совершили каких-то фатальных ошибок, но из предыдущего опыта известно, что чем раньше начнем, тем проще будет потом. Наш секретарь, к сожалению, не обладает достаточными знаниями для постановки системы с "нуля". Кто может помочь разработать и ввести регламент?

Консультационный центр при "Гильдии Управляющих Документацией" создан с целью оказания консультационных услуг делопроизводственным подразделениям организаций, компаний, предприятий, банков в их практической деятельности. Более подробно о оказываемых им услугах можно прочить здесь:http://www.gdm.ru/consulting/index.php

Кроме того, аналогичные услуги ВНИИДАД, многие консалтинговые фирмы и поставщики программного обеспечения для делопроизводства и документооборота.

Относительно применения ЭЦП при внедрении электронного документооборота - два вопроса:

1) Если документ, который поступил в организацию, на стадии регистрации переводится в электронный вид путем сканирования и направляется на рассмотрение руководителю в электронном виде для вынесения резолюции что делать с бумажным документом? Резолюция выносится также в электронном виде. Необходимо ли ставить ЭЦП руководителя на рассмотренный эл. документ, чтобы направить его на исполнение и нужно ли повторять резолюцию на бумажном документе?

Поступивший в организацию входящий бумажный документ является подлинником. Если он не нужен исполнителям, его следует отправить в архив и обеспечить его сохранность в течение срока хранения, установленного для данного вида документов.

Организация самостоятельно определяет и фиксирует в своих внутренних нормативных документах порядок работы с электронными документами. На практике применяются оба упомянутых подхода – с ЭЦП и без ЭЦП.

Повторять резолюцию на бумажном документе, вообще говоря, нежелательно, поскольку это влечет за собой немалые ненужные трудозатраты. Для того, чтобы так поступать, нужны какие-то очень серьёзные основания.

2) Для издания приказа о возложении обязанностей на время отпуска, о направлении в командировку работника в ОАО структурные подразделения готовят на имя руководителя докладные записки, которые направляются в отдел кадров для исполнения. Необходимо ли при внедренном электронном документообороте эти докладные записки дублировать в бумажном виде?

Хорошая практика делопроизводства не рекомендует дублировать документы, поскольку это и лишние (и часто – необоснованные) расходы, и опасность того, что электронный и бумажный документ разойдутся по содержанию.

В то же время возможны и исключения: если, например, основная масса служебных записок – бумажная, и служебные записки в электронном виде составляют незначительную её долю, то может быть оправдано распечатывание электронных служебных записок и включение их в общий поток обработки. Если же служебные записки в основном электронные, то имеет смысл сканировать бумажные экземпляры и вводить их в СЭД.

Уже существуют организации, в которых бумажные служебные записки запрещены.

Существуют ли типовые документы, регламентирующие документооборот между предприятием и управляющей компанией, как ими можно воспользоваться?

Типовых документов, регламентирующих документооборот между предприятием и управляющей компанией, насколько я знаю, не существует. И они вряд ли появятся, поскольку документооборот любого холдинга зависит от множества условий и правил, устанавливаемых обычно самим холдингом при его создании.

В отсутствие конкретных соглашений между сторонами, документооборот между участниками холдинга строится точно так же, как между независимыми юридическими лицами.