Главная Контактная информация Карта сайта

Тел./факс: +7 (499) 237-2271
Английская версия
 

Поиск:
 

Подскажите, где и как можно получить консультацию (обучение) по внедрению и использованию стандарта 15489-1-2007? Существуют ли какие-нибудь курсы или семинары по этой теме?

Семинар "Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007" проводится Гильдией Управляющих Документацией 27 июня 2008 года.

Информация о семинаре: http://gdm.kc/meropr/27.06.2008/4479/4480/

Программа семинара: http://gdm.kc/meropr/27.06.2008/4479/4481/

Регистрация участников:
http://gdm.kc/meropr/27.06.2008/4479/registration/

Когда можно ожидать новый Примерный перечень документов, образующихся в деятельности кредитных организаций, с указанием сроков хранения?
 

Рабочая группа, созданная Ассоциацией российских банков уже подготовила текст Перечня. Теперь дело за Росархивом. Если они будут действовать быстро, то Перечень может появиться в конце 2008 или в 2009 году.

Более подробно о работе группы можно прочитать:

http://www.archiv.ru/press/detail.php?ID=538&print=Y

http://www.archiv.ru/news/46/870/

http://www.arb.ru/site/action/list_archive.php?id=1065

Первые результаты работы рабочей группы были опубликованы в журнале «Банки и технологии» №3 за 2007 год.

Допустимо ли проставлять на бланках документов незарегистрированную эмблему организации? Какие могут быть последствия использования на бланке документа незарегистрированной эмблемы?

Возможно, ответы на свои вопросы Вы сможете найти в статье "«Простой» путь поиска своей эмблемы" О.Н. Чернышевой, доцента кафедры истории российской государственности Российской академии государственной службы при Президенте Российской Федерации, опубликованной в журнале "Делопроизводство и документооборот на предприятии, № 11 за 2007 год.

Автор предлагает оптимальный алгоритм разработки эмблемы организации, приводит примеры современной корпоративной геральдики (герб общественной организации, эмблему подразделения, нагрудный знак).Статья содержит ответы и на следующие вопросы:

Какие требования законодательства и какие геральдические правила необходимо будет соблюсти? Какая символика подлежит обязательной госрегистрации?

Какие документы должны храниться в архиве после закрытия юридического лица? Какие сроки хранения этих документов?

После ликвидации организации архив организации (но не хранящиеся в нем документы!) также перестает существовать.

Когда организация ликвидируется, и у неё нет правопреемников, судьба документов решается на основании положений закона «Об архивном деле Российской Федерации»

В первую очередь рекомендуется организовать передачу на хранение в государственный архив документов по личному составу и документов постоянного хранения. Архив сам определит, какие из Ваших документов он примет на хранение.

Если же у организации есть правопреемник, то всю заботу о документах, как постоянного, так и временного срока хранения он обязан взять на себя.

Где можно найти консультанта по постановке ДОУ в компании?

Наша компания образована недавно и мы еще не совершили каких-то фатальных ошибок, но из предыдущего опыта известно, что чем раньше начнем, тем проще будет потом. Наш секретарь, к сожалению, не обладает достаточными знаниями для постановки системы с "нуля". Кто может помочь разработать и ввести регламент?

Консультационный центр при "Гильдии Управляющих Документацией" создан с целью оказания консультационных услуг делопроизводственным подразделениям организаций, компаний, предприятий, банков в их практической деятельности. Более подробно о оказываемых им услугах можно прочить здесь:http://www.gdm.ru/consulting/index.php

Кроме того, аналогичные услуги ВНИИДАД, многие консалтинговые фирмы и поставщики программного обеспечения для делопроизводства и документооборота.

Относительно применения ЭЦП при внедрении электронного документооборота - два вопроса:

1) Если документ, который поступил в организацию, на стадии регистрации переводится в электронный вид путем сканирования и направляется на рассмотрение руководителю в электронном виде для вынесения резолюции что делать с бумажным документом? Резолюция выносится также в электронном виде. Необходимо ли ставить ЭЦП руководителя на рассмотренный эл. документ, чтобы направить его на исполнение и нужно ли повторять резолюцию на бумажном документе?

Поступивший в организацию входящий бумажный документ является подлинником. Если он не нужен исполнителям, его следует отправить в архив и обеспечить его сохранность в течение срока хранения, установленного для данного вида документов.

Организация самостоятельно определяет и фиксирует в своих внутренних нормативных документах порядок работы с электронными документами. На практике применяются оба упомянутых подхода – с ЭЦП и без ЭЦП.

Повторять резолюцию на бумажном документе, вообще говоря, нежелательно, поскольку это влечет за собой немалые ненужные трудозатраты. Для того, чтобы так поступать, нужны какие-то очень серьёзные основания.

2) Для издания приказа о возложении обязанностей на время отпуска, о направлении в командировку работника в ОАО структурные подразделения готовят на имя руководителя докладные записки, которые направляются в отдел кадров для исполнения. Необходимо ли при внедренном электронном документообороте эти докладные записки дублировать в бумажном виде?

Хорошая практика делопроизводства не рекомендует дублировать документы, поскольку это и лишние (и часто – необоснованные) расходы, и опасность того, что электронный и бумажный документ разойдутся по содержанию.

В то же время возможны и исключения: если, например, основная масса служебных записок – бумажная, и служебные записки в электронном виде составляют незначительную её долю, то может быть оправдано распечатывание электронных служебных записок и включение их в общий поток обработки. Если же служебные записки в основном электронные, то имеет смысл сканировать бумажные экземпляры и вводить их в СЭД.

Уже существуют организации, в которых бумажные служебные записки запрещены.

Существуют ли типовые документы, регламентирующие документооборот между предприятием и управляющей компанией, как ими можно воспользоваться?

Типовых документов, регламентирующих документооборот между предприятием и управляющей компанией, насколько я знаю, не существует. И они вряд ли появятся, поскольку документооборот любого холдинга зависит от множества условий и правил, устанавливаемых обычно самим холдингом при его создании.

В отсутствие конкретных соглашений между сторонами, документооборот между участниками холдинга строится точно так же, как между независимыми юридическими лицами.

Какой срок хранения имеют договоры по операциям с ценными бумагами (покупка-продажа)?

Вы можете прочитать об этом в статье Н.А. Храмцовской "Срок хранения договоров купли-продажи ценных бумаг", Делопроизводство и документооборот на предприятии, № 4, апрель 2006 г.
http://www.eos.ru/upload/analitica/Contract%20retention.pdf

Надо ли при смене названия отдела создавать Распоряжение о смене печати?

Насколько можно понять, вопрос связан с необходимостью решения судьбы дополнительной печати организации, которая в своем оттиске содержит наименование подразделения, сменившего название при реорганизации предприятия

В данной ситуации такую печать необходимо уничтожить. С момента утверждения документа, изменившего название подразделения, её использование фактически незаконно и может нанести организации существенный вред. В случае судебных разбирательств, документы с такой печатью, созданные после даты принятия решения об изменении наименования подразделения, могут быть не приняты в судом в качестве доказательств.

На каких документах проставляется печать и в каком законе прописано?

Удивительно, но факт: использование печати, этого столь привычного нам реквизита документа, практически не регламентируется законодательством. Из-за этого часто возникают споры о том, где печати ставить обязательно, а какие документы и без печати будут действительными.

Лишь в нескольких статьях Гражданского кодекса РФ (статьи 160, 185, 338, 357, 913) устанавливается порядок проставления печатей на отдельных (весьма немногочисленных) видах документов

Более подробно Вы можете прочитать об этом в статье Н.А. Храмцовской «В России чтобы что начать нужна бумажка и печать», опубликованной в журнале Образование в документах, № 2-3 (147-148), февраль 2007 г
http://www.eos.ru/eos_delopr/eos_analitics/detail.php?ID=15951

Как сделать акт на уничтожение печатей и штампов?

Вы можете прочитать об этом в статье Н.А. Храмцовской «В России чтобы что начать нужна бумажка и печать» часть 2 – порядок уничтожения печатей, опубликованной в журнале «Образование в документах», № 2-3 (147-148), февраль 2007 г
http://www.eos.ru/upload/analitica/59-66_Dokumentooborot.pdf

Как должна строится политика управления документацией в связи с вступлением в силу с 01.07.2007 ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007?

В организации по-прежнему должна издаваться инструкция по делопроизводству или это должен быть пакет Регламентов и инструкций по управлению документацией?
Применение ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, как и других стандартов, добровольное. Организации, желающей соответствовать требованиям нового стандарта, рекомендуется сначала провести самооценку и установить, каким требованиям она уже соответствует, а каким – нет. По итогам самооценки можно принять решение о разработке/доработке внутренних нормативных документах. Как правило, для организации с хорошо поставленным документооборотом достаточно доработать имеющиеся внутренние нормативные документы.

Какой межстрочный интервал определен ГОСТом для применения: печатной машинки; компьютерный?

в ГОСТе Р 6.30-2003 нет упоминания о печатной машинке, все печатные работы осуществляются на компьютере с программным продуктом Microsoft. Поэтому межстрочный интервал используется при написании документов применяемый в текстовом редакторе Word (заместитель начальника Организационного управления Госстандарта России Смирнова Р.И.).

Что такое ЭК?

Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на хранение документов, образующихся в деятельности организации, создается экспертная комиссия (ЭК). ЭК создается приказом руководителя организации из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек. В состав ЭК организации в обязательном порядке включается руководитель архивной службы, сотрудник службы ДОУ. В состав ЭК рекомендуется включить представителя архивного учреждения, если организация является источником комплектования ГАФ. Председателем ЭК назначается один из руководителей организации, курирующий вопросы делопроизводства и архива, секретарем, как правило, сотрудник архивной службы. Свою деятельность ЭК осуществляет на основании "Положения о постоянно действующей Экспертной комиссии".

Как определить срок исполнения документа?

Сроки исполнения документов могут быть типовыми или индивидуальными. Сроки исполнения документов устанавливаются в соответствии с нормативными документами организации (инструкцией по делопроизводству) или законодательными актами. Например, запросы налоговых инспекций, прокуратуры, письма-обращения граждан Перечень документов имеющих типовые сроки исполнения определен в Государственной системе ДОУ. Этот перечень может быть использован при разработке инструкции по делопроизводству организации, в которой они могут быть отражены в отдельном перечне. Индивидуальные сроки исполнения содержаться в тексте документа (например, приказа, запроса) и/или в резолюции руководителя. Руководитель может устанавливать индивидуальный срок исполнения для документа, если он не имеет типового срока или конкретная ситуация требует изменения типового срока.

Сроки исполнения исчисляются в календарных днях в следующем порядке: сроки документов, поступивших от других организаций - с момента поступления; документов исходящих - с даты их подписания или утверждения. Исполнение контролируется с момента постановки их на контроль.

Как правильно сформировать и оформить дело?

При формировании и оформлении дела необходимо учитывать определенные требования, среди которых можно выделить следующие:

  • в дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов (за исключением особо ценных);
  • документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела;
  • группировать в дело документы одного календарного года; исключение составляют: переходящие дела; судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации; документы выборных органов и их постоянных комиссий
  • толщина дела в переплете не должно превышать 4 см.

Требования по оформлению дела несколько отличаются и в зависимости от сроков хранения, проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Полное оформление дел предусматривает:

  • подшивку или переплет дела;
  • нумерацию листов дела;
  • составление листа-заверителя;
  • составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов;
  • внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела)

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

Как определить срок хранения дел и документов?

Сроки хранения дел определяются в соответствии с типовыми перечнями документов. Среди рекомендуемых следует отметить "Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения", утвержденных Росархивом 06.10.2000 г. Существуют также ведомственные перечни, разработанные с учетом специфики отрасли. К примеру, для финансово-кредитных организаций применим "Примерный перечень документов, образующийся в деятельности кредитных организаций, с указанием сроков хранения", согласованный с ЦБ России и утвержденный Росархивом 10.03.2000 г. Срок хранения документов отмечается в номенклатуре дел предприятия на основании решения Экспертной комиссии. Он может быть больше чем указанный в типовых перечнях, но не может быть меньше. Срок хранения дела исчисляется с 1 января года следующего за годом окончания делопроизводства.


Вопросы 1 - 17 из 17
Начало | Пред. | 1 | След. | Конец По стр.
Члены
Гильдии Управляющих Документацией

     

Дистанционное обучение по образовательным программам
курсов повышения квалификации
  Лицензия № 039458   Государственная аккредитация № 0210

Наши слушатели

Курсы повышения квалификации руководителей, специалистов в сфере ДОУ и электронного документооборота, секретарей-референтов 
на 2019год.
Современные технологии в работе службы ДОУ
Современные технологии в работе секретаря-референта, помощника руководителя23-28 сентября 2019
21-26 октября 2019
18-23 ноября 2019
Современные технологии в работе с электронными документами


Полный перечень законодательных актов на CD
Законодательные, иные нормативные правовые акты, методические документы в сфере информации и документации до 2019 года.
Заказать