Главная Контактная информация Карта сайта

Тел./факс: +7 (499) 237-2271
Английская версия
 

Поиск  Пользователи  Правила 
Закрыть
Логин:
Пароль:
Забыли свой пароль?
Регистрация
Войти
 
Страницы: Пред. 1 2
RSS
Почему сотрудники сопротивляются внедрению СЭД?, давайте обсудим?
Цитата
Гость пишет:
Электронный документооборот - вызов времени.

smile:!: ДА smile:!: Но это и современная необходимость
ПРивет! Я тоже сталкивалась с аналогичной проблемой. Если тебе это поможет, - готова поделиться. На нашем предприятии, а оно не маленькое, внедрена СЭД. На все структурные подразделения, а их-сотни, заведены: один входящий и один исходящий журналы. Это дает оперативную статистику по V зарегистрированных документов. Сразу видна загруженность подразделений и сотрудников. Журналы регистрации внутренней переписки у каждого свой. Так вот: СЭД позволяет вести сквозную регистрацию в пределах года, с возможностью предоставления полномочий к этой регистрации всем пользователям (секретарям и ответственным за делопроизводство). Каждый видит только свои документы. Отдел ДОУ видит все. СЭД не дает повторно зарегистрировать уже имеющийся документ (все помнить не нужно). СЭД не дает возможности удалить документы из системы. Сэд не дает возможности подменить и заменить документы. По СЭД видно все резолюции (относительно «своих» документов): кто кому и что отписал (исключает возвратные действия в отдел ДОУ чтоб это отметить). НЕт необходимости снимать копии, - отправляем веерной рассылкой через СЭД -экономия бумаги. В случае "разбора полетов" - при отправке - автоматическая фиксация времени и даты вплоть до секунды. Поиск документов - все волшебно. Одна база данных - в которой найдется все. Электронное согласование - это вообще "песня". Исключает утерю документов - сокращает время прохождения и согласования документов - контроль за нарушением сроков согласования Согласующим лицом и автоматический отчет по нарушителям через уведомления напрямую руководителю. Outlook, при всем моем к нему уважении, не позволяет это сделать. Главное все грамотно изложить в соответствующих регламентах и Положениях. Поначалу большинство "брыкалось", но сейчас - все счастливы.
Как замечательно и позитивно написано smile:D Спасибо!
Вопрос не в тему - а кто внедрял СЭД в вашей организации? Сторонняя компания или вы сами? И еще - как же вы справлялись с "брыканиями"? smile;) Я-то понимаю, что СЭД - именно то, что вы описали... Но как убедить сотрудников, которые вообще чуть ли не боятся подходить к компьютеру? Ведь на самом деле пока целиком мы не можем доверять ЭД, ведь ЭД сложно придать юридическую силу..... Еще многие упирают на то, что все равно исходящие надо распечатывать, входящие - сканировать, и т.п.
Может, еще кто поделится опытом внедрения СЭД на его предприятии? smile;)
Если абстрагироваться от СЭД, любое внедрение системы будет возмущать массы, потому что психология: люди больше склонны к монотонной работе, алгоритм которой они давно уже знают и менять его не собираются, потому что сложно и привыкать надо. В т.ч. человек всегда стремиться к покою, будь то работа с документами или семейный досуг.
Говоря конкретно про СЭД: учитывали ли мнения всех ее будущих, когда выбирали систему для внедрения? На этапе выбора всегда есть возможность потестить, будь то диск с демо-версией или организация веб-доступа к системе. Ведь если пытаться заставить работать людей с изначально неудобной системой, очевидно, что сил будет потрачено немеряно.
Как здорово что затронута данная тема. Я работаю в администрации города. Документов просто куча! Когда я и несколько коллег накидали примерный план по внедрению системы эд, то ввели в шок наших руководителей. Я не спорю, минусы есть везде, но сколько плюсов, сколько свободного времени и какие возможности!!!! Завидую тем организациям у кого налажена система эд. smile:)
Необходимо терпеливо и грамотно консультировать сотрудников по работе в СЭД, вплоть до того «Правой кнопкой мыши встали на строку и т.п» и не нескольку раз одно и тоже.
Вот пример из личного опыта. Во время внедрения СЭД DIRECTUM в одном государственном учреждении пришлось столкнуться с нежеланием работать в системе у довольно большого количества женщин пожилого возраста. Но консультанты, проводившие внедрение системы, каждый раз терпеливо объясняли, как им выполнять свои обязанности с использованием СЭД, и в итоге под конец проекта все остались довольны, как и системой, так и новыми возможностями, которые она дает. И конечно не последнюю роль играет интуитивно понятный интерфейс СЭД. В моем примере почти все сотрудники предприятия-заказчика умели работать с компьютерами и им не пришлось долго осваивать систему.
А боязнь появляется от большей степени занятости и при всем этом еще и СЭД - отсюда резюме тихонько, шепотом, про себя «Не справлюсь».
Ну и конечно мотивация для активных и извините «кнут» для упрямых.
Расскажу как реализована эта тонкость в системе ELMA smile:!:
Можно вводить частично безбумажный эл. докум-рот: для руководителей предусмотрена функция "внести резолюцию". Также есть хитрость - как заразить сотрудников (собственно как было у нас) - через мобильное приложение, реализацию на Apple и т.п.
Мы пробовали внедрять разные системы… Поскольку мы работаем с 1С они предложили нам документооборот, мы установили, но пользоваться им так и не стали. Работа еще больше усложнилась. Кто-то разобрался в программе, кто-то частично, а кто-то вообще не мог ничего в ней понять. От этой идеи отказались, через некоторое время нам опять втюхали новую систему - Мегаплан. Она была попроще, уже более или менее понятно, куда нажимать и что делать, но с нашим объемом документов она не справлялась, все тормозило опять та же история. Мы пытались что-то доработать, но безуспешно. Все равно не пользуются, только зря потраченные средства и выкинутое время. Потом мы пошли на выставку, там посмотрели кучу презентаций, уже почитали, разобрались, какие системы есть, несколько из них тестировали, но остановились на Электронном офисе. С функциями справляется, все что нужно там есть, даже дорабатывать не пришлось, пользуются им наконец то все!!! Молодежь сразу включилась в работу, они и с телефонов залезают туда и с планшетов, а людей постарше они обучали, причем бесплатно и целый месяц. Так что теперь наконец то у нас все автоматизировано и работа идет намного быстрее! smile:D
Ну да, такие системы должны упрощать работу, а не усложнять ее.
Хорошо, что Вы нашли ПОЛЕЗНОЕ решение! smile;)
Изменено: Екатерина - 03.04.2012 12:33:45
Страницы: Пред. 1 2
Читают тему (гостей: 3, пользователей: 0, из них скрытых: 0)
Члены
Гильдии Управляющих Документацией

     

Дистанционное обучение по образовательным программам
курсов повышения квалификации
  Лицензия № 039458   Государственная аккредитация № 0210

Наши слушатели


Курсы повышения квалификации руководителей, специалистов в сфере ДОУ и электронного документооборота, секретарей-референтов 
на 2020год.
Современные технологии в работе службы ДОУ 23 - 28 ноября 2020 года
14 - 19 декабря 2020 года
Современные технологии в работе секретаря-референта, помощника руководителя
Современные технологии в работе с электронными документами


Полный перечень законодательных актов на CD
Законодательные, иные нормативные правовые акты, методические документы в сфере информации и документации до 2019 года.
Заказать