На вопрос отвечает Иритикова В.С., начальник Отдела документоведения ВНИИДАД, член "Гильдии Управляющих Документацией":

"Уважаемая Светлана!
Чтобы обновить весь комплекс знаний по профессии, рекомендуем прочесть учебник «Организация работы с документами»/Под ред. проф. В.А. Кудряева. М.:ИНФРА-М, 2003 (и более поздние издания).
Для того чтобы вспомнить практические навыки работы с документами, рекомендуем прочесть любое (лучше – одно из последних) издание пособия В.И.Андреевой «Делопроизводство».
Если необходимо разработать организационные документы о Службе ДОУ и Инструкцию по делопроизводству («организовать делопроизводство «с нуля»), рекомендуем обратить внимание на очень полезную работу ВНИИДАД: «Разработка нормативных документов по документационному обеспечению организации. Рекомендации». М.: ВНИИДАД, 2007.
Архив любого предприятия (не государственного) в своей деятельности должен руководствоваться «Основными правилами работы архивов организаций». М., 2002.Задачи в области проектирования корпоративной информационной системы или СЭД сейчас решают только после изучения требований стандарта ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «СИБИД. Управление документами. Общие требования».
Если предлагают очень интересную работу по профессии, то рекомендуем браться за неё смело.
А повысить квалификацию или получить необходимую информацию Вы всегда сможете на семинарах Гильдии Управляющих Документацией или ВНИИДАД."

На вопрос отвечает Иритикова В.С., заведующий отделом документоведения ВНИИДАД, член "Гильдии Управляющих Документацией":

"Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения" (ГСДОУ) представляла собой совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях (объединениях), в учреждениях и общественных организациях СССР. Она была разработана Всесоюзным научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) и одобрена коллегией Главархива СССР 27.04.88.
В настоящее время задачи упорядочения документооборота, сокращения количества и повышения качества документов, внедрения информационных технологий и разработки систем управления документами могут быть решены на основе применения требований законодательства, нормативных правовых актов и методических документов, действующих в Российской Федерации.
Рекомендуем обратить внимание на основные положения стандарта ГОСТ Р 15489.1 – 2007 «СИБИД. Управление документами. Общие требования» и новые разработки ВНИИДАД по совершенствованию документационного обеспечения управления (www.vniidad.ru) , т.к. разработка новой версии ГСДОУ не планировалась и не планируется.

Рекомендуем Вам обратить внимание на Европейскую спецификацию "Типовые требования к автоматизированным системам электронного документооборота", переведенную на русский язык "Гильдией Управляющих Документацией" в 2008 году. Европейский стандарт издан в виде брошюры и его можно приобрести через наш сайт
(http://www.gdm.ru/projects/moreq/index.php)

MoReq2 представляет собой детальные рекомендации к формированию технических требований для построения полноценных программных продуктов по автоматизации управления документами.
С опубликованием настоящего документа пользователи получили инструмент для оценки автоматизированных систем управления электронными документами, ранее установленных в аппарате управления органа власти, компании, предприятия. Предложенный инструмент позволит принимать решения о выборе систем электронного документооборота, полагаясь не на собственную интуицию и рекламные обещания разработчиков, а на систему объективных и практичных требований, какой является спецификация MoReq2.

На вопрос отвечает Иритикова В.С. - заведующий отделом документоведения ВНИИДАД, член "Гильдии Управляющих Документацией":

Номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Основными нормативно-методическими документами, которые используются в процессе разработки номенклатуры дел, являются:
- Основные правила работы архивов организаций. М., 2002;
- Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. М., 2000;
- Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций с указанием сроков хранения. М., 2008

Номенклатура дел отдела кадров по виду является конкретной номенклатурой дел структурного подразделения, а по типу – функциональной. Поэтому самым главным в процессе разработки номенклатуры дел будет анализ задач, функций и основных процессов, за которые отвечает отдел кадров как структурное подразделение организации, а также взаимодействие отдела кадров с другими подразделениями. Это важно, так как именно в процессе реализации функций и основных процессов подразделения и возникают первичные комплексы документов, которые подлежат систематизации в номенклатуре дел. Анализ следует провести на основе действующего положения об отделе кадров, сравнить задачи и функции, закрепленные положением, с реально выполняемыми задачами (возможно, на этом этапе возникнут предложения о внесении необходимых изменений и дополнений в положение). Результаты анализа рекомендуем представить в виде классификатора/таблицы, где задачи и функции, выполняемые по каждой задаче, располагаются по степени важности (сначала – функции, находящиеся в зоне прямой ответственности отдела кадров, потом – функции, в реализации которых отдел участвует). Например, издание приказов по личному составу, ведение личных дел, трудовых книжек, защита персональных данных – прямая ответственность отдела кадров, а вот в разработке организационной структуры и штатного расписания отдел кадров может участвовать вместе со структурным подразделением, отвечающим за организационное развитие.
Далее, по каждой функции должны быть выявлены и изучены документы, возникающие в процессе их реализации. Следует обратить внимание, оригинал или копия документа используется в деятельности отдела кадров.
Поскольку номенклатура дел отдела кадров должна войти (и входит) составной частью в номенклатуру дел всей организации (сводную номенклатуру дел), на следующих этапах её разработки соблюдается общий алгоритм разработки номенклатур дел:
- формулирование заголовков дел (описание состава и содержания документа в заголовке дела с использованием так называемых признаков заведения дел) и установление сроков их хранения в соответствии с Перечнями документов со сроками хранения;
- систематизация (расположение) заголовков дел в номенклатуре дел в установленной последовательности (по степени значимости документов и с учетом их взаимосвязи);
- оформление проекта номенклатуры дел, согласование проекта с архивом организации, подписание руководителем (отдела кадров).
В номенклатуру дел отдела кадров помимо приказов по личному составу в обязательном порядке включаются с соответствующими индексами личные дела работников, книга учета личных дел, трудовые книжки работников, книга учета трудовых книжек и вкладышей к ним, трудовые книжки уволенных (невостребованные), личные карточки (форма №Т-2), трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним, журналы или книги их регистрации, график отпусков, документы об охране труда и технике безопасности и другие, оформляющие отношения работника и работодателя в соответствии с Трудовым кодексом РФ.

На вопрос отвечает Иритикова В.С. - заведующий отделом документоведения ВНИИДАД, член "Гильдии Управляющих Документацией":

К сожалению, вопрос не содержит полной информации, необходимой для подготовки конкретного ответа.
Основным нормативным документом при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение основных видов управленческих документов (т.е. возникающих в деятельности любой организации) является "Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организация, с указанием сроков хранения" далее - Перечень)(М., 2000).
Указания по применению Перечня (п.2.11) предусматривают, что снижение сроков хранения, установленных Перечнем, запрещается. Повышение сроков хранения документов может иметь место в тех случаях, когда это вызвано специфическими особенностями работы организации.
Решение о повышении сроков хранения документов (с обоснованием подобной необходимости), а также об установлении сроков хранения категорий документов, не установленных перечнями документов со сроками хранения, принимает постоянно действующая экспертная комиссия организации, создаваемая приказом руководителя. Срок хранения, установленный экспертной комиссией, фиксируется в протоколе её заседания, и отражается в номенклатуре дел, в которой (в графе «Примечания») делается ссылка на дату и номер соответствующего протокола экспертной комиссии организации.

Верочка, материалы конференций 2009 года выложены:
http://www.gdm.ru/meropr/15.04.2009/4...ials/4870/
Аналитический отдел будет обновлен в ближайшее время.