Главная Контактная информация Карта сайта

Тел./факс: +7 (499) 237-2271
Английская версия
 


Внедрение систем электронного документооборота в органах государственной власти

Линев Андрей Алексеевич,
Генеральный директор компании "ИнтерТраст", к.т.н.

OfficeMedia® и CompanyMedia®

Семейства программных продуктов Компании, объединенных под торговыми знаками OfficeMedia® и CompanyMedia®,позволяют предприятиям и организациям быстро развернуть в своих подразделениях:

  • готовые системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота,

  • системы информационной поддержки приятия решений,

  • повысить эффективность управления персоналом в своих организациях,

  • правильно организовать взаимоотношениями с клиентами,

  • автоматизировать процессы связанные с договорной деятельностью предприятия,

  • наладить эффективное управление проектами и продажами.

Системы обеспечивают эффективный контроль за исполнительской дисциплиной сотрудников ЦА и территориальных подразделений организации.

Это наиболее массовые и масштабируемые решения в области электронного документооборота на российском рынке, созданные на базе технологий IBM/Lotus.

Программные продукты OfficeMedia® и CompanyMedia®, созданы с учетом взаимной преемственности, что обеспечивает Заказчиком возможность миграции по мере производственной необходимости с одной линейки программных продуктов на другую, без потери информационного наполнения, обеспечивая тем самым защиту инвестиций Заказчика и обеспечивая необходимую функциональную масштабируемость решений.

Эффективность применения программных продуктов OfficeMedia® и CompanyMedia® подтверждена сертификатами качества Госстандарта РФ. Эти решения сертифицированы IBM/Lotus и им присвоена марка "Runs with Domino".

Основные конкурентные преимущества

  • Соответствие требованиям государства (Сертификаты Госстандарта РФ на 4 системы)

  • Проверенная 4 годами промышленной эксплуатации

  • Делопроизводство и документооборот в территориально-распределенной среде

  • Трехуровневая – архитектура системы специально рассчитана на территориально - распределенную организацию и подключение новых документоориентированных систем

  • Все виды документооборота: Вертикальный (Приказы, Протоколы, Поручения, ...), Горизонтальный (Служебные записки, Акты, ...), Внешний (Входящая и Исходящая корреспонденция), Специализированный

  • Неограниченное количество рабочих мест

  • Проверенная временем методология ведения проекта

  • Корпоративность работы пользователей, "сквозной" делопроизводство и "сквозные бизнес-процессы".

  • Поддержка многоструктурности организаций холдингового.

  • Гибкие механизмы администрирования и управление доступом к документам (НСД).

  • Функциональное и географическое масштабирование

  • 100% Гарантия доставки документа при передаче между организациями и рабочими местами исполнителей

  • Независимость от средств коммуникации

"СМ-Делопроизводство"

Основные решаемые задачи.

  • Регистрация и поиск входящих, исходящих и внутренних документов организаций

  • Автоматизация подготовки и контроль исполнения организационно-распорядительных документов

  • Контроль исполнения документов и поручений

  • Ведение архива официальных документов организации

  • Управление доступом к информации

  • Все виды документооборота:

    • Вертикальный (Приказы, Протоколы, Поручения, ...)
    • Горизонтальный (Внутренние документы, служебные записки, Акты, ...)
    • Внешний (Входящая и Исходящая корреспонденция)
    • Электронный документооборот
       

  • Поддержка двухлетнего делопроизводства

Все схемы работы:

    • Регистрация и учет документов:

    • Регистрация и контроль исполнения документов в стенах канцелярии, секретариатов подразделений, рабочих групп...

    • Информирование заинтересованных лиц (руководителей, исполнителей) о наличии документов, контроль работы подотчетных сотрудников

    • Чтение и поиск сотрудниками информации о документах

    • Построение отчетов

    • Делопроизводство -> Документооборот

    • Подключение к системе руководителей и исполнителей для непосредственного участия в процессе работы с документами

    • Одна организация -> вся компания (холдинг)

    • Движение документов между территориально-удаленными подразделениями, филиалами, смежными структурами (сквозное делопроизводство)

    • Контроль деятельности всех сотрудников организации

    • Процессы, охватывающие несколько удаленных подразделений организации (контроль исполнения документа, визирование, рассылка и т.д.)

Портал сотрудника организации

    • Система с точки зрения рядового сотрудника:

    • Подготовка проектов документов

    • Создание документов по шаблонам

    • Ведение списков рассылки

    • Оформление почтовых отправлений

    • Ознакомление и согласование

    • Направление на подпись

    • Оповещение о новых поступлениях

    • Ведение очередей на рабочих местах - новые, просмотренные, переданные, полученные, исполненные

Портал Руководителей организации

    • Система с точки зрения руководителя и его секретариата:

    • Полный доступ к необходимой информации, поиск

    • Резолюции

    • Согласование документов

    • Документы на подпись

    • Контроль работы подотчетных сотрудников

"СМ-Управление электронными документами"

В чем проблема?

    • Для организации учета документов и контроля за их исполнением необходимы многочисленные реквизиты документа. Содержательная часть мало интересует документоведов. Главное – процедура регистрации и контроль за исполнением документа

    • Для функциональных сотрудников организации в меньшей степени интересны реквизиты документа. Главное это его содержательная часть.

Задачи системы

    • Создание корпоративного хранилища документов

    • Организация коллективной работы с документами

    • Создание информационного портала организации

Корпоративное хранилище документов

    • Настраиваемая система каталогов

    • Задание типов документов

    • Удобная навигация по иерархии папок

    • Сквозной поиск по словам, фразам, папкам, типам документов и пр.

    • Автоматическая процедура архивирования

Работа через Internet-браузер

Коллективная работа с документами

    • Ведение версий документов

    • Создание документов по шаблонам

    • Организация обсуждений содержания документов

    • Гибкое разграничение доступа

    • Удобные средства работы с образами

    • Циклы ознакомления и согласования, рассылка уведомлений

    • Передача готовых документов во внешние системы

Стратегические возможности УЭД

    • Создание реальных предпосылок для появления систем управления знаниями: информация->люди->места

    • Информация: создание, хранение, управление и поиск информации, процессов и процедур существующих в организации

    • Люди: поиск сотрудника компетентного в данной предметной области

    • Места: удобное место для коллективной работы и совместного решения бизнес-задач

Автоматизация документооборота и защита информации
Locker и eToken для Lotus Notes

    • Подключение КриптоПро CSP, MessagePRO, других криптосредств

    • Встраивание в любые приложения Lotus Notes от одного дня

    • Встраивание в почту

    • Работа на сервере и в удаленном режиме

eToken для Lotus Notes

    • Доступ к ПО Lotus Notes

    • Хранение id-файлов

    • Автоматический Logon

    • Logoff при отключении брелка

    • Автоматическая генерация многознакового пароля

Опыт применения и перспективы использования технологии Lotus Domino в органах государственной власти и управления
Республики Татарстан

Проблема

    • Сентябрь 1997г.

    • Существующая автоматизированая система регистрации документов (FoxPro for MS-DOS) не обеспечивает решения необходимых задач.

Основные задачи:

    • Приобретение и адаптация системы автоматизации делопроизводства и документооборота для Аппарата Президента РТ.

    • Создание системы электронного документооборота и автоматизации делопроизводства органов Государственной и исполнительной власти РТ для обеспечения сквозного делопроизводства.

Поиск решения

    • Сентябрь 1997г. - Март 1998г.

    • Обзор рынка готовых систем или фирм разработчиков ПО в данной предметной области.

    • Выбор базового ПО - СУБД.

    • Январь 1998г.

    • Lotus Notes выбран как базовое ПО.

    • Март 1998г.

    • Выбрана система CompanyMedia компании "ИнтерТраст".

Решение

    • Апрель - Июль 1998г.

    • Выбор и покупка сервера IBM PC 330

    • Установка Lotus Notes и CompanyMedia

    • Обучение пользователей.

    • С августа 1998г. - эксплуатация.

Основные преимущества системы

  • Основные преимущества базируются на технологиях Lotus Domino\Notes и CompanyMedia компании ИнтерТраст:

  • Корпоративность

    • Общедоступные списки сотрудников, внешних организаций, возможность взаимодействия с любым сотрудником
       

  • Функциональная масштабируемость

    • Подключение новых комплектов, новых БД
    • Подключение к другим системам, РСУБД
       

  • Географическая масштабируемость

    • Неограниченное количество новых организаций, новых подразделений, сотрудников
       

  • Гарантированная доставка информации, независимо от средств коммуникации

    • Любые каналы связи
    • Только репликации
    • Минимальный сетевой трафик
       

  • Многоструктурность

    • Автоматическое отслеживание изменения структуры организаций, филиалов, подразделений, должностей, сотрудников
       

  • Единообразие

    • Единый интерфейс пользователя, соблюдение корпоративных стандартов
       

  • Наличие сертификата качества на СМ

Основные проблемы адаптации Company Media в АП РТавгуст 1998 - май 1999г.

    • Резолюция на входящий или внутренний документ может содержать исполнителей, как из своей, так и из других организаций. Контролируются исполнители: персонально; по организациям; по группам организаций.

    • Для анализа исполнительской дисциплины БД АСКИД должна дополнительно содержать не только карточки неисполненных поручений, но и снятых с контроля, выполненных.

    • Необходим механизм формирования дел (папок). Документы, относящиеся к одному "вопросу", объединяются в дела. Контролируются не только отдельные резолюции на документы, входящие в дело, но и решение самого "вопроса".

    • Необходим генератор отчетов.

Расширение функциональных возможностей CompanyMedia Tatarstan

    • Подсистема оперативной доставки

    • документов с использованием

    • существующих систем электронной почты

    • Подсистема "Управления государствен-

    • ными служащими РТ"

    • Подсистема "Обращения граждан"

    • Регистрация стенограмм, указов, постановлений, распоряжений и контроль их исполнения.

Распределенная система управления
государственными служащими РТ

    • Разработана с учетом требований Департамента по делам госслужащих Республики Татарстан.

    • Классные чины.

    • Расчет стажа госслужбы.

    • Анализ состава и сменяемости кадров

    • Ведение реестра государственных должностей.

    • Ведение реестра государственных служащих.

    • Учет деклараций о доходах и имуществе государственных служащих.

    • Генерация отчетов установленной формы.

Система "Обращения граждан"

    • Разработана с учетом требований сотрудников отделов по работе с письмами и обращениями граждан АП РТ и АКМ РТ.

    • Связь с комплектом БД "Делопроизводство" CM-Tatarstan.

    • Учет "внешних" поручений.

    • Резолюции исполнителям из других организаций.

    • Разбиение обращения на вопросы.

    • Отдельные резолюции по разным вопросам. Контроль исполнения резолюции в целом или по отдельным вопросам.

    • Автоматизация заполнения реквизитов повторных обращений.

    • Генерация отчетов установленной формы.

CompanyMedia-Tatarstan 2001 Результаты

    • Внедрение CompanyMedia - Tatarstan - основа для решения стратегических целей:

    • Значительное сокращение времени поиска документов

    • Полнота предоcтавляемой информации

    • Анализ документооборота

    • Контроль и анализ исполнительской дисциплины

    • Создание базы для перехода к безбумажному документообороту

    • Создание единого информационного пространства для работы с документами

    • Сквозной документооборот между организациями

Развитие системы

    • май 2000 - переход на R5;

    • июнь 2000 - переход на AS/4000;

    • октябрь - декабрь 2000 - перевод СМ-Tatarstan на платформу СМ 2.0;

    • декабрь 2000 - внедрение ОГ на платформе СМ 2.0;

    • март 2001 - внедрение распределенной системы управления государственными служащими РТ на платформе СМ 2.0;

    • июнь 2001 - перевод СМ-Tatarstan на версию СМ 2.1;

    • июнь 2001 - август 2001 - внедрение подсистемы оперативной доставки документов с использованием существующих систем электронной почты.

Изначально планировалось создать единую систему документооборота, но из-за плохих коммуникаций все организации работали с собственными копиями "СМ-Татарстан". Однако к 2003 году уровень сетевой инфраструктуры повысился до необходимого порога, поэтому было предпринято решение об объединении в единое информационное пространство и переходе на единую информационную систему.

Основные Заказчики

    • Государственный сектор:

    • ГД ФС РФ, МИД РФ

    • Министерство связи и информатизации РФ

    • Аппарат Президента и Кабинет Министров Республики Татарстан 5 ключевых министерств РТ

    • Администрации Тверской, Томской, Тюменской Областей и Приморского края

    • Администрации городов Северодвинска, Твери и т.д.

    • ФЭУ ФАПСИ,

    • ФСБ,

    • ФКЦБ,

    • ГУИН МВД РФ,

    • Пенсионный фонд РФ и др.


Члены
Гильдии Управляющих Документацией

     

Дистанционное обучение по образовательным программам
курсов повышения квалификации
  Лицензия № 039458   Государственная аккредитация № 0210

Наши слушатели

Курсы повышения квалификации руководителей, специалистов в сфере ДОУ и электронного документооборота, секретарей-референтов 
на 2019год.
Современные технологии в работе службы ДОУ
Современные технологии в работе секретаря-референта, помощника руководителя23-28 сентября 2019
21-26 октября 2019
18-23 ноября 2019
Современные технологии в работе с электронными документами


Полный перечень законодательных актов на CD
Законодательные, иные нормативные правовые акты, методические документы в сфере информации и документации до 2019 года.
Заказать