"Система "Регионы": интеграция электронной обработки документов с аппаратурой конгресс-залов"
Система "Регионы": интеграция электронной обработки документов с аппаратурой конгресс-залов
Веселков Константин Алексеевич,
Руководитель проекта ЗАО "Компания Безопасность"
В настоящее время в России наблюдаются тенденции укрепления роли и влияния органов власти всех уровней, в том числе региональной власти и органов местного самоуправления. На фоне бурного развития информационной инфраструктуры и нарастании объемов информационных потоков, такая тенденция логично подводит к необходимости применения в органах власти эффективных информационных технологий.
Современные информационные технологии могут предложить много направлений для увеличения эффективности деятельности органов власти. Использование интернет- и интранет-технологий, внедрение систем документооборота, внедрение ЭЦП и интеграция электронного документооборота с аппаратурой сканирования, использование современных технических систем, обеспечивающих работу органов власти – этот список можно продолжать и продолжать.
Имея более чем пятилетний опыт положительного сотрудничества с региональными законодательными собраниями, ЗАО "Компания Безопасность" разработала специализированную программно-техническую систему "Регионы", в которой возможности коллективной обработки электронных документов объединены с технической системой, обеспечивающей процедуры принятия решений.
"Регионы" - это специализированная программно-техническая система, разрабатываемая как типовое решение для автоматизации региональных законодательных собраний. В качестве вычислительной платформы комплекса используется мощный и производительный SQL-сервер компании Oracle; в качестве технической платформы – конгресс-система DCN компании Bosch SS (Philips CSV), обладающая отличными звуковыми характеристиками и относительно невысокой ценой.
Рис. Этапы обработки законопроекта
Особенность обработки законопроектов (или иных правовых актов) в системе "Регионы" состоит в том, что документ обрабатывается в электронном виде на всех стадиях жизни – от внесения законодательной инициативы до публикации законопроекта. При этом автоматизированная обработка документов не прерывается и на стадии работы сессии законодательного собрания.
Последовательность при этом такова:
1. На основе подготовленной на коллегии повестки дня, в электронном виде формируется список голосуемых вопросов, который затем передается в конгресс-систему.
2. После проведения голосования, из конгресс-системы обратно передаются результаты голосования. Автоматизированный разбор результатов голосования позволяет упростить и ускорить разработку протокола сессии.
Приведенный выше пример иллюстрирует, но не исчерпывает возможности системы "Регионы". В составе системы "Регионы" выделены следующие подсистемы:
"Обращения граждан" - работа с обращениями граждан.
Сам состав подсистем указывает на то, что система ориентирована на комплексную автоматизацию органов власти. При этом отдельные элементы и компоненты системы могут эффективно использоваться и для автоматизации отдельных задач.
Информационные взаимосвязи отдельных подсистем показаны на рисунке. Жирными стрелками выделена передача мультимедийной информации (оцифрованные аудио- и видео-записи хода сессий).
Рис. Система "Регионы". Информационные взаимосвязи подсистем
Некоторые особенности программно-технической реализации системы "Регионы".
Работа пользователей ведется в рамках единого информационного пространства.
Обработка документов возможна как в рамках локальной сети, так и с удаленных станций (например, возможность удаленного участия депутатов в разработке и согласовании документов).
Для доступа используются механизмы Интернет, хотя сам интерфейс системы больше напоминает не интернет-browser’ы, а почтовые системы – такие, как Outlook Express или Microsoft Outlook.
Рис. Система "Регионы". Пример организации программно-технического комплекса
Используемые операционные системы для клиентских станций: Windows 98/NT 4.0/2000/XP.
Программное ядро клиентской части разработано с использованием языка C++ (Microsoft Visual C) и библиотеки MFC (Microsoft Foundation Classes).
Для доступа к данным используется трехуровневая модель "клиент-сервер". Центральное хранилище данных работает под управлением СУБД Oracle; взаимодействие клиента с центральным хранилищем происходит через серверную библиотеку доступа к данным (реализована на языке Perl); на клиентской станции копии данных хранятся в свободно распространяемой СУБД GigaBase.
Основной сеанс работы пользователя происходит в режиме "off-line", т.е. без соединения с центральным хранилищем данных. Реализованная модель обработки данных позволяет работать с системой удаленным пользователям. Обновление данных на клиентской станции происходит либо по событию (например, пользователь завершил работу с документом) либо по времени (частота обновления информации настраивается).
В системе обеспечивается коллективная обработка, систематизация и хранение текстов документов в форматах Word и Excel; выдача поручений и контроль исполнения поручений, связанных с обработкой документов.
Возможности расширения и развития. Каждое приложение, входящее в состав Системы, состоит из отдельных, функционально законченных модулей. Модули разрабатываются на языке C++ в соответствии с заранее оговоренными правилами и соглашениями. Независимость модулей дает возможность развивать функциональные возможности системы не только силами фирмы-разработчика, но и силами собственных специалистов.
Наша компания заинтересована в создании системы, наиболее полно удовлетворяющей интересы органов власти. Поскольку в настоящее время развитие функциональных возможностей системы продолжается, мы будем рады конструктивным замечаниям и предложениям.
О Разработчике
ЗАО "Компания Безопасность" основана в 1992 год. В настоящее время входящие в структуру предприятия подразделения насчитывают более 160 сотрудников.
Направления деятельности компании:
системы телевизионного наблюдения;
системы громкого оповещения;
системы озвучивания;
конференц-системы и системы голосования;
системы управления и контроля доступа;
периметровые системы;
системы охранной сигнализации;
системы пожарной сигнализации и пожаротушения;
системы технологического освещения;
информационные системы управления;
информационные системы документооборота.
За годы работы предприятие зарекомендовало себя как надежного стратегического партнера в следующих сегментах рынка России и стран СНГ:
объекты государственной власти России и стран СНГ
объекты государственной власти субъектов Российской Федерации
объекты ведения министерств и ведомств государственной власти России и стран СНГ (МО РФ, ЦИК РФ, ЦБ РФ, МПС РФ, МНС РФ, МЭРиТ РФ, ГБ Узбекистана и т.д.)
объекты крупных корпораций и естественных монополий (Концерн РосЭнергоАтом, АК Алроса, РАО ЕЭС, ОАО "Газпром", ОАО "Сургутнефтегаз")
крупные промышленные производства.
ЗАО "Компания Безопасность" сертифицирована на стандарт ISO9001 в системе сертификации "Оборонсертифика". Успешно пройдена сертификация на соответствие системы менеджмента качества ГОСТ Р ИСО 9001-2001.
Сотрудники ЗАО "Компания Безопасность" работают на особорежимных объектах, более 30% сотрудников предприятия имеют допуск работы на таких объектах по форме №2. Предприятие имеет режимно-секретный отдел (1-ый отдел), осуществляющий секретное делопроизводство, и является лицензиатом ФСБ РФ, ГТК при Президенте РФ, ФАПСИ, РАСУ.
В 1998 году организован Учебный центр компании, обладающий правом ведения образовательной деятельности по программе профессионального дополнительного образования.
Организация делопроизводства - это отрасль по разработке и оформлению официальных документов, организации их движения, учета и хранения. Делопроизводство непосредственно связанно с созданием документов, рассматривает вопросы движения и учета документов. Ведение и организация делопроизводства осуществляется должностными лицами, которые несут ответственность за его организацию, учет и сохранность документов. Организация делопроизводства состоит из этапов: 1) первичная обработка поступивших документов; 2) предварительное рассмотрение документов; 3) регистрация; 4) рассмотрение документов руководством; 5) направление на исполнение; 6) контроль исполнения; 7) формирование дел; 8) оформление дел; 9) передача дел в архив.
Документационное обеспечение управления
В соответствии с ГОСТом Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" документационное обеспечение управления (ДОУ)– это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Термины делопроизводство и документационное обеспечение управления в соответствии с ГОСТом Р 51141-98 употребляются как синонимы, однако между ними все-таки существуют некоторые различия. Первый из них, делопроизводство, преимущественно используется при описании организационной стороны и традиционных приемов работы с документами. Второй – документационное обеспечение управления подчеркивает информационно-технологическую составляющую в современной организации делопроизводства и его лучше употреблять, когда речь идет о компьютерных технологиях работы с документами.
Курсы повышения квалификации секретарей-референтов, помощников руководителя (« курсы секретаря », « курсы секретарей и помощников руководителя »)
Цель курсов повышения квалификации секретарей-референтов (« курсы секретаря », « курсы секретарей и помощников руководителя ») - предоставление современной и точной информации по делопроизводству, научной организации труда и коммуникационным навыкам. Полноценные « курсы секретаря », « курсы секретарей и помощников руководителя » (72 учебных часа) – это возможность приобрести новые знания и навыки. Профессия секретаря востребована на каждом предприятии, как правило, секретарь отвечает за оформление деловых бумаг и документооборот в секретариате руководителя. Предлагаемые « курсы секретаря », « курсы секретарей, помощников руководителя » позволят соответствовать абсолютно всем современным требованиям, которые только могут предъявить современные работодатели.
Курсы повышения квалификации специалистов в области ДОУ (« курсы делопроизводства » и « курсы документооборота »)
« Курсы делопроизводства » и « курсы документооборота » включают в себя организацию делопроизводства, с учетом лингвистических особенностей служебного документа, основы кадрового документоведения и архивирования, этикет и психологию делового общения, включая имидж сотрудника службы ДОУ. « Курсы делопроизводства » и « курсы документооборота » позволяют получить необходимые навыки составления и оформления документов предприятий всех видов собственности. Прослушавшие « курсы делопроизводства » и « курсы документооборота » специалисты получают свидетельство государственного образца.
Семинары, круглые столы, мастер-классы по проблемам делопроизводства (« Семинары делопроизводства »)
Предлагаемые программы семинаров, круглых столов, мастер-классов по проблемам делопроизводства (« семинары делопроизводства ») – это интегрированные информационно-консультационные образовательные мероприятия для специалистов в области ДОУ, сочетающие в себе отрасли знаний отдельно по проблемам в сфере делопроизводства, научной организации труда, бизнес-этикета и методики овладения профессиональными навыками. « Семинары делопроизводства » рассчитаны на руководителей и специалистов секретариатов, канцелярий, делопроизводственных и архивных служб коммерческих и государственных структур. « Семинары делопроизводства » носят практический характер, тематика программ подбирается с учетом актуальности и потребности предприятий и учреждений различных форм собственности, численности работающих, сферы деятельности.