Главная Контактная информация Карта сайта

Тел./факс: +7 (499) 237-2271
Английская версия
 


Автоматизация делопроизводства и организация электронного документооборота как основа единого информационного пространства органов государственной власти и местного самоуправления региона

Копнина Татьяна Викторовна,
Начальник отдела систем электронного
документооборота Консорциума "Кодекс"

ОАО "Центр компьютерных разработок" является одним из головных предприятий Консорциума "Кодекс". Исторически сложилось, что эта организация специализируется на создании систем автоматизации процессов управления для органов государственной власти.

В Санкт-Петербурге системы автоматизации процессов делопроизводства в органах государственной власти использовалась с 1991 году (разработчик ОАО "Центр компьютерных разработок"), а в середине 1998 года был объявлен тендер на создание Единой системы электронного документооборота и делопроизводства дминистрации Санкт-Петербурга, основанной на современных платформах и технологиях. В 1999 году, система вступила в эксплуатацию на 4-х запланированных пилотных объектах, а также еще в 8 подразделения города, которые не дожидаясь последствий "Проблемы 2000" переходили в своей работе на новые программные продукты и технологии.

Специалистами ОАО "Центр компьютерных разработок" (а именно эта организация снова стала победителем тендера) в короткие сроки была создана система автоматизации процессов делопроизводства и организации электронного документооборота для Администрации города. Система не только реализовала потребности делопроизводителей в создании больших упорядоченных массивов данных, которые позволяют учитывать документы, осуществлять быстрый поиск регистрационных карточек, следить за ходом рассмотрения и исполнения документов, быстро получать различные статистические и аналитические отчеты, но и заложила предпосылки перехода от бумажного документооборота к электронному.

В Санкт-Петербурге, пожалуй, впервые в стране была создана и внедрена столь масштабная автоматизированная система, которая объединила все территориальные и отраслевые подразделения Администрации города в единое информационное пространство. К началу 2003 года Единая система электронного документооборота и делопроизводства Администрации Санкт-Петербурга (далее ЕСЭДД) охватила практически все структурные подразделения – это 200 самостоятельных объектов и более 2000 рабочих мест в режиме активного ввода и обработки данных. Общее количество участников документооборота в составе ЕСЭДД Администрации Санкт-Петербурга, имеющих доступ к документам и информации о них в режиме просмотра составляет порядка 10 000 человек.

При проектировании системы разработчики поставили перед собой задачи и претворили в жизнь решения, которые позволили не только реализовать текущие потребности Пользователей, но и создали надежную основу для развития новых технологий и методик в области автоматизации делопроизводства и организации электронного документооборота:

  • технология работы с системой такова, что не приводит к повышенному требованию компьютерной квалификации Пользователей;

  • внедрение системы не приводит к серьезным изменениям сложившихся в организации методик по документационному обеспечению управления;

  • система гибко настраивается на особенности работы с документами в конкретной организации, но не позволяет Пользователям нарушать установленные нормы правовых документов;

  • система масштабируема, т.е. позволяет начать внедрение с ограниченного числа рабочих мест с последующим безболезненным подключением новых участников документооборота;

  • система предусматривает возможность подключения к своему информационному пространству объекты, не входящие в единую сеть (территориально удаленные объекты);

  • система обеспечивает быстрый и удобный доступ к информации, которая накапливается в процессе ее работы (в том числе и удаленный доступ, если у Пользователей возникает такая потребность);

  • система предоставляет возможность быстрого формирования статистических и аналитических отчетов;

  • система обеспечивает разграничение доступа как к самим электронным документам и информации о них, так и к операциям с этой информацией;

  • система поддерживает работу с документом на всех этапах его жизненного пути (бумажным и электронным): создание проекта, согласование, утверждение, рассылка, исполнение, опубликование, хранение и т.д.;

  • система обеспечивает работу и с бумажными и с электронными документами,

  • система обеспечивает аутентичность электронной и бумажной версий документа;

  • система предусматривает возможность обмена информацией с другими системами автоматизации процессов делопроизводства.

Для того, чтобы наиболее полно реализовать автоматизацию функций делопроизводства, обеспечить универсальность и возможность поэтапного внедрения, ЕСЭДД была создана по принципу блочной структуры, т.е. состоит из самостоятельных, независимых друг от друга функциональных систем, ориентированных на работу с определенными документопотоками:

  • Служебная корреспонденция;

  • Контроль исполнения;

  • Письма и обращения граждан;

  • Подготовка документов;

  • Регистрация документов;

  • Учет кадров.

С помощью корпоративных сервисов, функциональные системы объединяются в единое информационное пространство, что позволяет функциональным системам обмениваться информацией друг с другом, рассылать информацию Пользователям на их рабочие места, проводить сбор и обработку данных одновременно из разных функциональных систем, на основе технологии Internet/Intranet предоставлять Пользователям информацию из баз данных и банков документов.

Банки документов, также являются составной частью ЕСЭДД и представляют собой не просто хранилища электронных текстов документов, а технологии автоматизированного архивирования документов в процессе их создания.

Поскольку банки документов создавались на основе программного продукта "Кодекс", то, естественно, они имеют:

  • мощный поисковый сервис в больших массивах документов;

  • богатые возможности представления документов: (гипертекстовые ссылки, включение в текст документов графики, таблиц, формул и т.д.);

  • возможности интеграции с системами электронного документооборота, правовыми базами данных;

  • продуктами MS Office.

Наиболее интересным решением является то, что эта система создавалась не как программный продукт, а как технология автоматизации делопроизводства и организации электронного документооборота.

В основу этой технологии положены следующие основное принципы:

  • вся информация о документах накапливается в системе в процессе повседневной работы без привлечения дополнительного персонала;

  • проекты документов готовятся средствами системы, хранятся в полнотекстовых базах данных и после утверждения помещаются в эталонный банк электронных документов;

  • все участники документооборота, в соответствии с их компетенцией, могут иметь доступ к информации о документах;

  • информация о документах и тексты документов могут передаваться организациями в электронном виде.

В практике делопроизводства так сложилось, что документы уже повсеместно готовятся с помощью компьютеров, т.е. сначала появляется электронная версия документа, которая хранится в каком-то файле, на чьем-то компьютере. Затем создается бумажный документ, который проходит процедуру согласования, утверждения, регистрации, размножения, рассылки и т.д. до момента передачи на архивное хранение или уничтожение. И если на этапе согласования еще встречается практика работы с электронной версией документа (чаще всего к проекту бумажного документа прилагается дискета), то на этапе утверждения всегда уже существует традиционный бумажный документ, который потом различными способами (набивка, сканирование) переводят опять в электронный вид. Электронный документ помещают либо в файл (в лучшем случае этот файл хранится на сервере), либо в базу данных (обычно на этапе списания в дело), либо в виде вложения пересылают по электронной почте. При такой технологии обеспечить аутентичность бумажной и электронной версии документа можно, а вот гарантировать нельзя, поскольку присутствует человеческий фактор, который не застрахован от ошибок.

ЕСЭДД использует другую технологию: текст будущего документа уже на этапе создания сразу помещается в полнотекстовую базу данных. Система позволяет:

  • подготовить этот текст по всем правилам, в соответствии с принятыми стандартами;

  • создать и использовать библиотеку бланков,

  • создать неограниченное число версий документа,

  • прикреплять к тексту документа, хранящемуся в полнотекстовой базе данных, внешние файлы любого формата,

  • быстро найти нужный текст (поддерживается как атрибутный, так и контекстный поиск),

  • установить связь между документом и его приложениями, которые оформлены в виде самостоятельных документов,

  • установить гипертекстовые ссылки,

  • установить разграничение доступа к тексту документа.

После того, как электронный текст переносится на бумажный носитель и становится документом, система блокирует его электронную версию от каких-либо изменений и помещает ее в эталонный банк электронных документов.

Таким образом, мы имеем полностью аутентичные версии документов -бумажную и электронную. При наличии электронной цифровой подписи на электронных документах обе версии становятся равноправными при организации дальнейшего документооборота.

Документы и информация о них могут в электронном виде передаваться между структурными подразделениями Администрации в любом направлении: линейно по вертикали и по горизонтали, или "веером", сразу в несколько организаций. Глубина организации документооборота – не ограничена. В Администрации Санкт-Петербурга в электронный документооборот вовлечены подразделения начиная с Канцелярии Губернатора Санкт-Петербурга и заканчивая отделами территориальных управлений. Всего - 200 объектов, в которых порядка 2000 рабочих мест работают с ЕСЭДД города в режиме активного ввода (редактиврования) данных.

В настоящий момент ЕСЭДД Администрации Санкт-Петербурга объединяет следующие исполнительные органы государственной власти:

  • Канцелярия Губернатора Санкт-Петербурга,

  • Правительство Санкт-Петербурга

  • Администрации районов,

  • отраслевые комитеты (некоторые вместе со всеми своими территориальными управлениями),

  • подразделений двойного подчинения, например, районные жилищные агентства.

И процесс присоединения подразделений третьего уровня все продолжается

Таким образом, создано единое информационное пространство для всех подразделений органов исполнительной власти, которое объединяет в нашем городе уже более 10 000 исполнителей.

Такая глобальная система электронного документооборота и делопроизводства неизбежно начинает притягивать к себе и другие городские информационные ресурсы, которые необходимы сотрудникам аппарата в их работе.

Так в городе давно существовал проект "Электронный телефонный справочник Администрации Санкт-Петербурга", но информация, которую он содержал, являлась незначительной частью тех данных, которые использует система документооборота. Причем в последней эти данные обновляются значительно регулярнее и являются более достоверными. Система электронного документооборота не может себе позволить вовремя не обновить электронный адрес должностного лица или его перемещение в другое подразделение – отрицательный результат скажется мгновенно – человек вовремя не получит документ, который ему предназначался.

В результате функции ведения Телефонного справочника, практически совмещены с функциями ведения глобального классификатора (структуры организации) для Системы электронного документооборота. А доступ к самому Телефонному справочнику предоставляется через единый интерфейс справочной системы, которая является одной из составных частей ЕСЭДД.

В качестве самостоятельных замкнутых систем Система "Кодекс: Документооборот" внедрена:

  • в Законодательном Собрании Санкт-Петербурга,

  • в Правительстве Ленинградской области,

  • в Муниципальных образованьях СПб,

  • В Администрациях городов нашей области (Выборг, Всеволожск, Сертолово, Кировск, Кингисепп).

Не смотря на то, что все эти организации пожелали создать у себя замкнутые системы электронного документооборота, мы заложили основу того, что при необходимости, у нас не будет каких-либо технических трудностей, объединить все эти проекты в единое информационное пространство.

Система "Кодекс: Документооборот" известна не только в Санкт-Петербурге. На сегодняшний день система работает в Администрациях восьми субъектов Федерации (Саратовская область, Иркутская область, Курганская область и др.). Проекты находятся на разных этапах развития, но везде проводится последовательная политика поэтапного создания единой корпоративной системы электронного документооборота.

В любом случае опыт показывает, что наличие в Администрации подобной корпоративной системы электронного документооборота служит предпосылкой создания единого информационного пространства не только для органов государственной власти, но и для всего региона (организаций и граждан), т.к. система способна предоставить доступ к такой информации как:

  • нормативные и распорядительные документы (официальное электронное опубликование),

  • структура органов государственной власти (подразделения, их местоположение, руководители, телефоны, функции),

  • расписание приема граждан руководителями,

  • объявления об открытых тендерах,

  • и т.п.

Среди наших Заказчиков есть и два федеральных министерства. Это Министерство юстиции Российской Федерации и Министерство энергетики.

Методика делопроизводства и организация документооборота в министерствах, исполнительных и законодательных органах государственной власти отличаются друг от друга. Несмотря на это наша система успешно функционирует на всех внедренных объектах.



Члены
Гильдии Управляющих Документацией

     

Дистанционное обучение по образовательным программам
курсов повышения квалификации
  Лицензия № 039458   Государственная аккредитация № 0210

Наши слушатели

Курсы повышения квалификации руководителей, специалистов в сфере ДОУ и электронного документооборота, секретарей-референтов 
на 2019год.
Современные технологии в работе службы ДОУ
Современные технологии в работе секретаря-референта, помощника руководителя18-23 ноября 2019
16-21 декабря 2019
Современные технологии в работе с электронными документами


Полный перечень законодательных актов на CD
Законодательные, иные нормативные правовые акты, методические документы в сфере информации и документации до 2019 года.
Заказать