Электронный документооборот и документационное обеспечение управления в органах власти

Опыт внедрения системы "Кодекс: Документооборот" в органах государственной власти на примере Администрации Санкт-Петербурга

Копнина Татьяна Викторовна,
Начальник отдела систем электронного
документооборота Консорциума "Кодекс"

Консорциум "Кодекс" не является новичком в создании систем автоматизации делопроизводства и процессов управления. Мы имеем более, чем десятилетний опыт разработки программного обеспечения и внедрения систем автоматизации делопроизводства.

Эти системы были внедрены в Мэрии Санкт-Петербурга и функционировали, как непосредственно в аппарате Мэрии, так и в Территориальных управлениях и отраслевых комитетах Администрации города.

За 10 лет своей жизни, системы автоматизации процессов делопроизводства переросли в корпоративную систему электронного документооборота, а ИПС "Кодекс" стала не только мощной профессиональной информационно-правовой системой, но и стала основой для создания технологии по созданию банков документов.

Всего по состоянию на 01.01.2004 система "Кодекс: Документооборот" используется на 297 объектах, в состав которых входят Администрации восьми субъектов Федерации (Санкт-Петербург, Ленинградская область, Саратовская область, Иркутская область, Курганская область, Мурманская область, Нижегородская область (победа в тендере), Республика Бурятия), Министерство юстиции Российской федерации, Министерство энергетики Российской Федерации, органы законодательной власти субъектов Федерации, органы местного самоуправления, приемные депутатов, коммерческие организации.

Проект Единой системы электронного документооборота и делопроизводства Санкт-Петербурга смело можно назвать уникальным, как по масштабу охвата, так и по тому подходу, который был использован при его создании.

Исполнитель проекта занимался не только разработкой системы автоматизации существующих функции делопроизводства, но создавал и внедрял методику и технологию электронного взаимодействия участников системы, формирования хранилищ эталонных электронных текстов документов, использования в повседневной работе электронной цифровой подписи.

Изначально проект был рассчитан на 3 года.

1999 год – Пилотный проект – Канцелярия Мэрии СПб, 2 Территориальных управления, 2 отраслевых комитета, внедрение автоматизированных систем.

2000 год – Вторая очередь - 18 Территориальных управлений, 5 отраслевых комитетов, подключение объектов к обмену данными.

2001 год – Третья очередь - 40 отраслевых комитетов и управлений.

Состав проекта:

Система "Служебная корреспонденция",
Система "Письма и обращения граждан",
Система "Контроль исполнения",
Система "Подготовка документов",
Система "Регистрация документов",
Система "Справочная система Администрации",
Корпоративные сервисы (обмен данными, удаленный доступ, формирование хранилища документов).

Предполагалось внедрить автоматизированные системы в центрах учета документов и организовать электронный обмен документами и данными о них в рамках единой сети.

Фактически проект развивался следующим образом:

1999 год – система внедрена на 4-х пилотных объектах и дополнительно в 8-ми Территориальных управлениях.

2000 год – система внедрена в 9-ти Территориальных управлениях, в 18 отраслевых комитетах, в 14-ти уже внедренных Объектах стали наращивать количество рабочих мест сверх плана.

Окончательно стало ясно, что единой сети не будет, и была разработана и реализована технология обмена между территориально удаленными объектами. К обмену подключились 6 объектов.

2001 год – система внедрена в оставшихся плановых отраслевых комитетах. Все объекты предыдущих очередей продолжают наращивать количество рабочих мест. Объекты технически подключаются к обмену. Создается дополнительная автоматизированная система "Оперативный контроль для руководителя".

2002 год – по инициативе Заказчика проект продлен. Система внедряется в 40-ка подразделениях двойного подчинения. Комитеты подключают к проекту свои территориальные подразделения, территориальные управления (Администрации районов) автоматизируют свои отделы.

Создается дополнительная автоматизированная система "Управление персоналом", которая внедряется во всех Отраслевых комитетах и Территориальных управлениях (всего 68 объектов).

2003 год - по инициативе Заказчика проект продлен. Происходит дальнейшее расширение проекта вглубь.

Система "Управление персоналом" внедряется в территориальных подразделениях отраслевых комитетов.

Осуществлен переход на другой формат обмена - XML.

В системе реализован механизм работы с электронной цифровой подписью.

Разработан временный регламент работы с электронными документами и электронной цифровой подписью в рамках проекта.

Начало опытной эксплуатации версии системы с использованием электронной цифровой подписи.

2004 год - по инициативе Заказчика проект продлен.

Продолжается опытная эксплуатация версии системы с использованием электронной цифровой подписи с расширением перечня видов документов, которые участвуют в документообороте в электронном виде.

Создается дополнительная автоматизированная система "Согласование проектов правовых документов".

Положительные итоги:

Все подразделения Администрации Санкт-Петербурга и органы исполнительной власти Санкт-Петербурга объединены в единое информационное пространство.

Функции делопроизводства полностью автоматизированы.

В Администрации внедрена единая технология учета документов, организации движения документов по рассмотрителям/исполнителям, контроля над ходом исполнения документов и поручений, формирования хранилища электронных документов, учета персонала и формирование Реестра государственных служащих.

Сделаны первые шаги к переходу на работу с электронными документами и электронными документопотоками

Самостоятельные проекты реализованы для Законодательного Собрания Санкт-Петербурга, Правительства Ленинградской области, муниципальных образований города. При необходимости эти проекты могут быть объединены в Единую систему электронного документооборота органов власти Санкт-Петербурга без больших финансовых вложений.

Учет документов средствами системы и документооборот внутри объектов (в рамках локальной вычислительной сети) осуществляется на всех объектах.

76,6% объектов технически готовы к работе с электронными документами и электронной цифровой подписью.

Выявленные проблемы, требующие разрешения:

1. Обмен между территориально-удаленными объектами реально работает только в 3-х подразделениях (пригородных Администрациях).

Причины:

плохие каналы связи (документ на бумажном носителе поступает раньше, чем его электронный вариант),

психологический фактор Пользователей.

2. Работа с электронными документами и электронной цифровой подписью в объеме, предусмотренном опытной эксплуатации, осуществляется только на 26,5% объектов;

38,8% работают эпизодически;

6,25% не готовы технически (отсутствует техника, каналы связи, нет специалистов, имеющих достаточную квалификацию для работы с компьютерными технологиями);

17,2% не готовы организационно (не заказали и не получили сертификаты электронных ключей).

Дальнейшее развитие проекта:

По итогам опытной эксплуатации версии системы с использованием электронной цифровой подписи:

осуществить доработки программного обеспечения;

разработать и утвердить положения, регламентирующие работу с электронными документами в рамках проекта ЕСЭДД Администрации Санкт-Петербурга и внести соответствующие изменения и дополнения в Инструкцию по делопроизводству и Регламент Администрации Санкт-Петербурга.

Внедрить систему "Согласование проектов правовых документов" в Аппарате Губернатора Санкт-Петербурга, Аппаратах вице-губернаторов Санкт-Петербурга, в Администрациях районов и Отраслевых комитетах.

Организовать обмен документами и данными о них между объектами системы в электронном виде с использованием Единой сети Администрации Санкт-Петербурга (находится на стадии монтажа).

Члены
Гильдии Управляющих Документацией

О Гильдии | Новости | Контакты | Гостевая книга | Поиск

Дистанционное обучение по образовательным программам
курсов повышения квалификации

«Современные технологии в работе службы документационного обеспечения управления»
Современные технологии в работе секретариата
(повышение квалификации секретарей-референтов, помощников руководителей)

Современные технологии в работе с электронными документами
(повышение квалификации руководителей и специалистов службы документационного обеспечения управления, имеющих отношение к управлению электронными документами)

Лицензия № 039458

Государственная аккредитация № 0210

Наши слушатели

Товарный знак

ДОУСЕРТИФИКАТ

Профессиональный форум для руководителей и специалистов в области управления документами «Эффективный документооборот в органах управления в условиях цифровизации и новых нормативных требований»
Торгово-промышленная палата Российской Федерации, ул.Ильинка, 6,
3 - 4 декабря 2019 года

План-график

Курсы повышения квалификации руководителей, специалистов в сфере ДОУ и электронного документооборота, секретарей-референтов

на 2019год.

Современные технологии в работе службы ДОУ

Современные технологии в работе секретаря-референта, помощника руководителя 23-28 сентября 2019
21-26 октября 2019
18-23 ноября 2019

Современные технологии в работе с электронными документами

Подробно

Полный перечень законодательных актов на CD

Законодательные, иные нормативные правовые акты, методические документы в сфере информации и документации до 2019 года.
Заказать

Организация делопроизводства

Организация делопроизводства - это отрасль по разработке и оформлению официальных документов, организации их движения, учета и хранения. Делопроизводство непосредственно связанно с созданием документов, рассматривает вопросы движения и учета документов. Ведение и организация делопроизводства осуществляется должностными лицами, которые несут ответственность за его организацию, учет и сохранность документов. Организация делопроизводства состоит из этапов: 1) первичная обработка поступивших документов; 2) предварительное рассмотрение документов; 3) регистрация; 4) рассмотрение документов руководством; 5) направление на исполнение; 6) контроль исполнения; 7) формирование дел; 8) оформление дел; 9) передача дел в архив.

Документационное обеспечение управления

В соответствии с ГОСТом Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" документационное обеспечение управления (ДОУ)– это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Термины делопроизводство и документационное обеспечение управления в соответствии с ГОСТом Р 51141-98 употребляются как синонимы, однако между ними все-таки существуют некоторые различия. Первый из них, делопроизводство, преимущественно используется при описании организационной стороны и традиционных приемов работы с документами. Второй – документационное обеспечение управления подчеркивает информационно-технологическую составляющую в современной организации делопроизводства и его лучше употреблять, когда речь идет о компьютерных технологиях работы с документами.

Курсы повышения квалификации секретарей-референтов, помощников руководителя (« курсы секретаря », « курсы секретарей и помощников руководителя »)
Цель курсов повышения квалификации секретарей-референтов (« курсы секретаря », « курсы секретарей и помощников руководителя ») - предоставление современной и точной информации по делопроизводству, научной организации труда и коммуникационным навыкам. Полноценные « курсы секретаря », « курсы секретарей и помощников руководителя » (72 учебных часа) – это возможность приобрести новые знания и навыки. Профессия секретаря востребована на каждом предприятии, как правило, секретарь отвечает за оформление деловых бумаг и документооборот в секретариате руководителя. Предлагаемые « курсы секретаря », « курсы секретарей, помощников руководителя » позволят соответствовать абсолютно всем современным требованиям, которые только могут предъявить современные работодатели.

Курсы повышения квалификации специалистов в области ДОУ (« курсы делопроизводства » и « курсы документооборота »)
« Курсы делопроизводства » и « курсы документооборота » включают в себя организацию делопроизводства, с учетом лингвистических особенностей служебного документа, основы кадрового документоведения и архивирования, этикет и психологию делового общения, включая имидж сотрудника службы ДОУ. « Курсы делопроизводства » и « курсы документооборота » позволяют получить необходимые навыки составления и оформления документов предприятий всех видов собственности. Прослушавшие « курсы делопроизводства » и « курсы документооборота » специалисты получают свидетельство государственного образца.

Семинары, круглые столы, мастер-классы по проблемам делопроизводства (« Семинары делопроизводства »)
Предлагаемые программы семинаров, круглых столов, мастер-классов по проблемам делопроизводства (« семинары делопроизводства ») – это интегрированные информационно-консультационные образовательные мероприятия для специалистов в области ДОУ, сочетающие в себе отрасли знаний отдельно по проблемам в сфере делопроизводства, научной организации труда, бизнес-этикета и методики овладения профессиональными навыками. « Семинары делопроизводства » рассчитаны на руководителей и специалистов секретариатов, канцелярий, делопроизводственных и архивных служб коммерческих и государственных структур. « Семинары делопроизводства » носят практический характер, тематика программ подбирается с учетом актуальности и потребности предприятий и учреждений различных форм собственности, численности работающих, сферы деятельности.