Главная Контактная информация Карта сайта

Тел./факс: +7 (499) 237-2271
Английская версия
 


Опыт внедрения системы "Кодекс: Документооборот" в органах государственной власти на примере Администрации Санкт-Петербурга

Копнина Татьяна Викторовна,
Начальник отдела систем электронного
документооборота Консорциума "Кодекс"

Консорциум "Кодекс" не является новичком в создании систем автоматизации делопроизводства и процессов управления. Мы имеем более, чем десятилетний опыт разработки программного обеспечения и внедрения систем автоматизации делопроизводства.

Эти системы были внедрены в Мэрии Санкт-Петербурга и функционировали, как непосредственно в аппарате Мэрии, так и в Территориальных управлениях и отраслевых комитетах Администрации города.

За 10 лет своей жизни, системы автоматизации процессов делопроизводства переросли в корпоративную систему электронного документооборота, а ИПС "Кодекс" стала не только мощной профессиональной информационно-правовой системой, но и стала основой для создания технологии по созданию банков документов.

Всего по состоянию на 01.01.2004 система "Кодекс: Документооборот" используется на 297 объектах, в состав которых входят Администрации восьми субъектов Федерации (Санкт-Петербург, Ленинградская область, Саратовская область, Иркутская область, Курганская область, Мурманская область, Нижегородская область (победа в тендере), Республика Бурятия), Министерство юстиции Российской федерации, Министерство энергетики Российской Федерации, органы законодательной власти субъектов Федерации, органы местного самоуправления, приемные депутатов, коммерческие организации.

Проект Единой системы электронного документооборота и делопроизводства Санкт-Петербурга смело можно назвать уникальным, как по масштабу охвата, так и по тому подходу, который был использован при его создании.

Исполнитель проекта занимался не только разработкой системы автоматизации существующих функции делопроизводства, но создавал и внедрял методику и технологию электронного взаимодействия участников системы, формирования хранилищ эталонных электронных текстов документов, использования в повседневной работе электронной цифровой подписи.

Изначально проект был рассчитан на 3 года.

1999 год – Пилотный проект – Канцелярия Мэрии СПб, 2 Территориальных управления, 2 отраслевых комитета, внедрение автоматизированных систем.

2000 год – Вторая очередь - 18 Территориальных управлений, 5 отраслевых комитетов, подключение объектов к обмену данными.

2001 год – Третья очередь - 40 отраслевых комитетов и управлений.

Состав проекта:

  • Система "Служебная корреспонденция",

  • Система "Письма и обращения граждан",

  • Система "Контроль исполнения",

  • Система "Подготовка документов",

  • Система "Регистрация документов",

  • Система "Справочная система Администрации",

  • Корпоративные сервисы (обмен данными, удаленный доступ, формирование хранилища документов).

Предполагалось внедрить автоматизированные системы в центрах учета документов и организовать электронный обмен документами и данными о них в рамках единой сети.

Фактически проект развивался следующим образом:

1999 год – система внедрена на 4-х пилотных объектах и дополнительно в 8-ми Территориальных управлениях.

2000 год – система внедрена в 9-ти Территориальных управлениях, в 18 отраслевых комитетах, в 14-ти уже внедренных Объектах стали наращивать количество рабочих мест сверх плана.

Окончательно стало ясно, что единой сети не будет, и была разработана и реализована технология обмена между территориально удаленными объектами. К обмену подключились 6 объектов.

2001 год – система внедрена в оставшихся плановых отраслевых комитетах. Все объекты предыдущих очередей продолжают наращивать количество рабочих мест. Объекты технически подключаются к обмену. Создается дополнительная автоматизированная система "Оперативный контроль для руководителя".

2002 год – по инициативе Заказчика проект продлен. Система внедряется в 40-ка подразделениях двойного подчинения. Комитеты подключают к проекту свои территориальные подразделения, территориальные управления (Администрации районов) автоматизируют свои отделы.

Создается дополнительная автоматизированная система "Управление персоналом", которая внедряется во всех Отраслевых комитетах и Территориальных управлениях (всего 68 объектов).

2003 год - по инициативе Заказчика проект продлен. Происходит дальнейшее расширение проекта вглубь.

Система "Управление персоналом" внедряется в территориальных подразделениях отраслевых комитетов.

Осуществлен переход на другой формат обмена - XML.

В системе реализован механизм работы с электронной цифровой подписью.

Разработан временный регламент работы с электронными документами и электронной цифровой подписью в рамках проекта.

Начало опытной эксплуатации версии системы с использованием электронной цифровой подписи.

2004 год - по инициативе Заказчика проект продлен.

Продолжается опытная эксплуатация версии системы с использованием электронной цифровой подписи с расширением перечня видов документов, которые участвуют в документообороте в электронном виде.

Создается дополнительная автоматизированная система "Согласование проектов правовых документов".

Положительные итоги:

  1. Все подразделения Администрации Санкт-Петербурга и органы исполнительной власти Санкт-Петербурга объединены в единое информационное пространство.

  2. Функции делопроизводства полностью автоматизированы.

  3. В Администрации внедрена единая технология учета документов, организации движения документов по рассмотрителям/исполнителям, контроля над ходом исполнения документов и поручений, формирования хранилища электронных документов, учета персонала и формирование Реестра государственных служащих.

  4. Сделаны первые шаги к переходу на работу с электронными документами и электронными документопотоками

  5. Самостоятельные проекты реализованы для Законодательного Собрания Санкт-Петербурга, Правительства Ленинградской области, муниципальных образований города. При необходимости эти проекты могут быть объединены в Единую систему электронного документооборота органов власти Санкт-Петербурга без больших финансовых вложений.

  6. Учет документов средствами системы и документооборот внутри объектов (в рамках локальной вычислительной сети) осуществляется на всех объектах.

  7. 76,6% объектов технически готовы к работе с электронными документами и электронной цифровой подписью.

Выявленные проблемы, требующие разрешения:

1. Обмен между территориально-удаленными объектами реально работает только в 3-х подразделениях (пригородных Администрациях).

Причины:

  • плохие каналы связи (документ на бумажном носителе поступает раньше, чем его электронный вариант),

  • психологический фактор Пользователей.

2. Работа с электронными документами и электронной цифровой подписью в объеме, предусмотренном опытной эксплуатации, осуществляется только на 26,5% объектов;

38,8% работают эпизодически;

6,25% не готовы технически (отсутствует техника, каналы связи, нет специалистов, имеющих достаточную квалификацию для работы с компьютерными технологиями);

17,2% не готовы организационно (не заказали и не получили сертификаты электронных ключей).

Дальнейшее развитие проекта:

  1. По итогам опытной эксплуатации версии системы с использованием электронной цифровой подписи:

  • осуществить доработки программного обеспечения;

  • разработать и утвердить положения, регламентирующие работу с электронными документами в рамках проекта ЕСЭДД Администрации Санкт-Петербурга и внести соответствующие изменения и дополнения в Инструкцию по делопроизводству и Регламент Администрации Санкт-Петербурга.

  1. Внедрить систему "Согласование проектов правовых документов" в Аппарате Губернатора Санкт-Петербурга, Аппаратах вице-губернаторов Санкт-Петербурга, в Администрациях районов и Отраслевых комитетах.

  2. Организовать обмен документами и данными о них между объектами системы в электронном виде с использованием Единой сети Администрации Санкт-Петербурга (находится на стадии монтажа).



Члены
Гильдии Управляющих Документацией

     

Дистанционное обучение по образовательным программам
курсов повышения квалификации
  Лицензия № 039458   Государственная аккредитация № 0210

Наши слушатели

Курсы повышения квалификации руководителей, специалистов в сфере ДОУ и электронного документооборота, секретарей-референтов 
на 2019год.
Современные технологии в работе службы ДОУ
Современные технологии в работе секретаря-референта, помощника руководителя23-28 сентября 2019
21-26 октября 2019
18-23 ноября 2019
Современные технологии в работе с электронными документами


Полный перечень законодательных актов на CD
Законодательные, иные нормативные правовые акты, методические документы в сфере информации и документации до 2019 года.
Заказать