"Опыт внедрения системы "Кодекс: Документооборот" в органах государственной власти на примере Администрации Санкт-Петербурга"
Опыт внедрения системы "Кодекс: Документооборот" в органах государственной власти на примере Администрации Санкт-Петербурга
Копнина Татьяна Викторовна,
Начальник отдела систем электронного
документооборота Консорциума "Кодекс"
Консорциум "Кодекс" не является новичком в создании систем автоматизации делопроизводства и процессов управления. Мы имеем более, чем десятилетний опыт разработки программного обеспечения и внедрения систем автоматизации делопроизводства.
Эти системы были внедрены в Мэрии Санкт-Петербурга и функционировали, как непосредственно в аппарате Мэрии, так и в Территориальных управлениях и отраслевых комитетах Администрации города.
За 10 лет своей жизни, системы автоматизации процессов делопроизводства переросли в корпоративную систему электронного документооборота, а ИПС "Кодекс" стала не только мощной профессиональной информационно-правовой системой, но и стала основой для создания технологии по созданию банков документов.
Всего по состоянию на 01.01.2004 система "Кодекс: Документооборот" используется на 297 объектах, в состав которых входят Администрации восьми субъектов Федерации (Санкт-Петербург, Ленинградская область, Саратовская область, Иркутская область, Курганская область, Мурманская область, Нижегородская область (победа в тендере), Республика Бурятия), Министерство юстиции Российской федерации, Министерство энергетики Российской Федерации, органы законодательной власти субъектов Федерации, органы местного самоуправления, приемные депутатов, коммерческие организации.
Проект Единой системы электронного документооборота и делопроизводства Санкт-Петербурга смело можно назвать уникальным, как по масштабу охвата, так и по тому подходу, который был использован при его создании.
Исполнитель проекта занимался не только разработкой системы автоматизации существующих функции делопроизводства, но создавал и внедрял методику и технологию электронного взаимодействия участников системы, формирования хранилищ эталонных электронных текстов документов, использования в повседневной работе электронной цифровой подписи.
Изначально проект был рассчитан на 3 года.
1999 год – Пилотный проект – Канцелярия Мэрии СПб, 2 Территориальных управления, 2 отраслевых комитета, внедрение автоматизированных систем.
2000 год – Вторая очередь - 18 Территориальных управлений, 5 отраслевых комитетов, подключение объектов к обмену данными.
2001 год – Третья очередь - 40 отраслевых комитетов и управлений.
Состав проекта:
Система "Служебная корреспонденция",
Система "Письма и обращения граждан",
Система "Контроль исполнения",
Система "Подготовка документов",
Система "Регистрация документов",
Система "Справочная система Администрации",
Корпоративные сервисы (обмен данными, удаленный доступ, формирование хранилища документов).
Предполагалось внедрить автоматизированные системы в центрах учета документов и организовать электронный обмен документами и данными о них в рамках единой сети.
Фактически проект развивался следующим образом:
1999 год – система внедрена на 4-х пилотных объектах и дополнительно в 8-ми Территориальных управлениях.
2000 год – система внедрена в 9-ти Территориальных управлениях, в 18 отраслевых комитетах, в 14-ти уже внедренных Объектах стали наращивать количество рабочих мест сверх плана.
Окончательно стало ясно, что единой сети не будет, и была разработана и реализована технология обмена между территориально удаленными объектами. К обмену подключились 6 объектов.
2001 год – система внедрена в оставшихся плановых отраслевых комитетах. Все объекты предыдущих очередей продолжают наращивать количество рабочих мест. Объекты технически подключаются к обмену. Создается дополнительная автоматизированная система "Оперативный контроль для руководителя".
2002 год – по инициативе Заказчика проект продлен. Система внедряется в 40-ка подразделениях двойного подчинения. Комитеты подключают к проекту свои территориальные подразделения, территориальные управления (Администрации районов) автоматизируют свои отделы.
Создается дополнительная автоматизированная система "Управление персоналом", которая внедряется во всех Отраслевых комитетах и Территориальных управлениях (всего 68 объектов).
2003 год - по инициативе Заказчика проект продлен. Происходит дальнейшее расширение проекта вглубь.
Система "Управление персоналом" внедряется в территориальных подразделениях отраслевых комитетов.
Осуществлен переход на другой формат обмена - XML.
В системе реализован механизм работы с электронной цифровой подписью.
Разработан временный регламент работы с электронными документами и электронной цифровой подписью в рамках проекта.
Начало опытной эксплуатации версии системы с использованием электронной цифровой подписи.
2004 год - по инициативе Заказчика проект продлен.
Продолжается опытная эксплуатация версии системы с использованием электронной цифровой подписи с расширением перечня видов документов, которые участвуют в документообороте в электронном виде.
Создается дополнительная автоматизированная система "Согласование проектов правовых документов".
Положительные итоги:
Все подразделения Администрации Санкт-Петербурга и органы исполнительной власти Санкт-Петербурга объединены в единое информационное пространство.
Функции делопроизводства полностью автоматизированы.
В Администрации внедрена единая технология учета документов, организации движения документов по рассмотрителям/исполнителям, контроля над ходом исполнения документов и поручений, формирования хранилища электронных документов, учета персонала и формирование Реестра государственных служащих.
Сделаны первые шаги к переходу на работу с электронными документами и электронными документопотоками
Самостоятельные проекты реализованы для Законодательного Собрания Санкт-Петербурга, Правительства Ленинградской области, муниципальных образований города. При необходимости эти проекты могут быть объединены в Единую систему электронного документооборота органов власти Санкт-Петербурга без больших финансовых вложений.
Учет документов средствами системы и документооборот внутри объектов (в рамках локальной вычислительной сети) осуществляется на всех объектах.
76,6% объектов технически готовы к работе с электронными документами и электронной цифровой подписью.
Выявленные проблемы, требующие разрешения:
1. Обмен между территориально-удаленными объектами реально работает только в 3-х подразделениях (пригородных Администрациях).
Причины:
плохие каналы связи (документ на бумажном носителе поступает раньше, чем его электронный вариант),
психологический фактор Пользователей.
2. Работа с электронными документами и электронной цифровой подписью в объеме, предусмотренном опытной эксплуатации, осуществляется только на 26,5% объектов;
38,8% работают эпизодически;
6,25% не готовы технически (отсутствует техника, каналы связи, нет специалистов, имеющих достаточную квалификацию для работы с компьютерными технологиями);
17,2% не готовы организационно (не заказали и не получили сертификаты электронных ключей).
Дальнейшее развитие проекта:
По итогам опытной эксплуатации версии системы с использованием электронной цифровой подписи:
осуществить доработки программного обеспечения;
разработать и утвердить положения, регламентирующие работу с электронными документами в рамках проекта ЕСЭДД Администрации Санкт-Петербурга и внести соответствующие изменения и дополнения в Инструкцию по делопроизводству и Регламент Администрации Санкт-Петербурга.
Внедрить систему "Согласование проектов правовых документов" в Аппарате Губернатора Санкт-Петербурга, Аппаратах вице-губернаторов Санкт-Петербурга, в Администрациях районов и Отраслевых комитетах.
Организовать обмен документами и данными о них между объектами системы в электронном виде с использованием Единой сети Администрации Санкт-Петербурга (находится на стадии монтажа).
Организация делопроизводства - это отрасль по разработке и оформлению официальных документов, организации их движения, учета и хранения. Делопроизводство непосредственно связанно с созданием документов, рассматривает вопросы движения и учета документов. Ведение и организация делопроизводства осуществляется должностными лицами, которые несут ответственность за его организацию, учет и сохранность документов. Организация делопроизводства состоит из этапов: 1) первичная обработка поступивших документов; 2) предварительное рассмотрение документов; 3) регистрация; 4) рассмотрение документов руководством; 5) направление на исполнение; 6) контроль исполнения; 7) формирование дел; 8) оформление дел; 9) передача дел в архив.
Документационное обеспечение управления
В соответствии с ГОСТом Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" документационное обеспечение управления (ДОУ)– это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Термины делопроизводство и документационное обеспечение управления в соответствии с ГОСТом Р 51141-98 употребляются как синонимы, однако между ними все-таки существуют некоторые различия. Первый из них, делопроизводство, преимущественно используется при описании организационной стороны и традиционных приемов работы с документами. Второй – документационное обеспечение управления подчеркивает информационно-технологическую составляющую в современной организации делопроизводства и его лучше употреблять, когда речь идет о компьютерных технологиях работы с документами.
Курсы повышения квалификации секретарей-референтов, помощников руководителя (« курсы секретаря », « курсы секретарей и помощников руководителя »)
Цель курсов повышения квалификации секретарей-референтов (« курсы секретаря », « курсы секретарей и помощников руководителя ») - предоставление современной и точной информации по делопроизводству, научной организации труда и коммуникационным навыкам. Полноценные « курсы секретаря », « курсы секретарей и помощников руководителя » (72 учебных часа) – это возможность приобрести новые знания и навыки. Профессия секретаря востребована на каждом предприятии, как правило, секретарь отвечает за оформление деловых бумаг и документооборот в секретариате руководителя. Предлагаемые « курсы секретаря », « курсы секретарей, помощников руководителя » позволят соответствовать абсолютно всем современным требованиям, которые только могут предъявить современные работодатели.
Курсы повышения квалификации специалистов в области ДОУ (« курсы делопроизводства » и « курсы документооборота »)
« Курсы делопроизводства » и « курсы документооборота » включают в себя организацию делопроизводства, с учетом лингвистических особенностей служебного документа, основы кадрового документоведения и архивирования, этикет и психологию делового общения, включая имидж сотрудника службы ДОУ. « Курсы делопроизводства » и « курсы документооборота » позволяют получить необходимые навыки составления и оформления документов предприятий всех видов собственности. Прослушавшие « курсы делопроизводства » и « курсы документооборота » специалисты получают свидетельство государственного образца.
Семинары, круглые столы, мастер-классы по проблемам делопроизводства (« Семинары делопроизводства »)
Предлагаемые программы семинаров, круглых столов, мастер-классов по проблемам делопроизводства (« семинары делопроизводства ») – это интегрированные информационно-консультационные образовательные мероприятия для специалистов в области ДОУ, сочетающие в себе отрасли знаний отдельно по проблемам в сфере делопроизводства, научной организации труда, бизнес-этикета и методики овладения профессиональными навыками. « Семинары делопроизводства » рассчитаны на руководителей и специалистов секретариатов, канцелярий, делопроизводственных и архивных служб коммерческих и государственных структур. « Семинары делопроизводства » носят практический характер, тематика программ подбирается с учетом актуальности и потребности предприятий и учреждений различных форм собственности, численности работающих, сферы деятельности.