Главная Контактная информация Карта сайта

Тел./факс: +7 (499) 237-2271
Английская версия
 


Опыт и возможности оптимизации документооборота и управления работами на примере Электронного социального регистра населения Санкт-Петербурга

Пронин Александр Юрьевич,
менеджер проектов компании "АНД Проджект"

Компания АНД Проджект является генеральным подрядчиком по проекту создания системы Электронный социальный регистр населения Санкт-Петербурга (ЭСРН). Собственно Социальный регистр населения Санкт-Петербурга - это совокупность персональных данных физических лиц, получающих или имеющих право на получение социальной помощи. Целью создания Системы ЭСРН является повышение адресности оказания социальных услуг и эффективности работы социальных служб города в целом.

Цели и задачи системы

Система ЭСРН предназначена для автоматизации обслуживания Граждан, получения отчетной и статистической информации по проведенным работам и оказанным услугам в сводном и персонифицированном виде. Данные ЭСРН также позволяют осуществлять прогнозирование работ и расходов будущих периодов.

Согласно документам проекта, Системой автоматизируется оперативная работа по следующим видам деятельности:

  • принятие решений о предоставлении социальной помощи и льгот;

  • реализация принятых решений;

  • получение отчетности по выполненным работам;

  • сбор и анализ статистических сведений, в том числе для прогнозирования;

  • подготовка данных для решения задач отраслевых отделов

  • документооборот, обеспечивающий решение перечисленных задач

Документооборотом, согласно определению (ГОСТ Р 51141-98), является "движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления", то есть полный цикл жизни всего множества документов в организации до передачи их в архив или на уничтожение. Делопроизводство, или "документационное обеспечение управления", согласно этому же источнику, обозначает "отрасль деятельности, обеспечивающую документирование и организацию работы с официальными документами".

В случае ЭСРН документооборот представляет собой обработку заявлений, сопровождающих запросы, назначение и организацию выплат всех форм социальной помощи. Специфика системы определяется достаточно четкой регламентацией процессов оказания социальной помощи и масштабом системы - в базе ЭСРН на сегодняшний день содержатся персональные дела более чем 3 млн 600 тысяч горожан. Каждое из этих дел сформировано в процессе запрашивания и оказания им соответствующих услуг.

Основа документооборота ЭСРН

Программная система ЭСРН имеет целью реализовать единый корпоративный документооборот для структурированных и неструктурированных документов с возможностью доступа к ним через Интернет (Интранет/Экстранет). Основным информационным документом ЭСРН, базовым для оперативной работы и являющимся источником статистической и аналитической информации, является документ Личное дело Клиента. Он должен содержать всю необходимую информацию о человеке, который получал, получает или надеется получить помощь или реализовать полагающиеся льготы через систему КТСЗН, а также историю работы социальной сферы с этим человеком. Для облегчения работы с документом вся информация в нем организована в разделы.

Примерный состав Личного дела клиента составлен на основе первичной информации и предложений Заказчика. Список полей, наименование и форматы должны уточняться на этапе постановки задач. В процессе работы Системы возможный состав разделов Личного дела клиента должен расширяться. Состав Личного дела конкретного клиента зависит от проводимой с ним работы. Сейчас документ Личное дело имеет более 80 полей.

Принципы работы с Личным делом

Рис. увелич.

Бизнес-процессы

Совокупность последовательных технологических операций (бизнес-операций), проводимых с целью выполнения определенной работы, называется бизнес-процессом. В качестве примера бизнес-процесса приведем процесс "Регистрация клиента в районных организациях".

Рис. увелич.

Специальные требования заказчика и особенности системы

    • Оперативность — система оптимизирована для обеспечение работы с клиентом во время приема, в реальном масштабе времени.

    • Единое информационное пространство, распределенность — каждый отдел должен иметь возможность решать локальные задачи автономно и проводить работы, связанные с другими подразделениями в едином информационном пространстве.

    • Поддержка любых каналов передачи данных — интернет, коммутируемых телефонных каналов, выделенных линий, радиорелейных линий и передачи данных на магнитных носителях

    • Гибкость - переезд отдела на другое место не должен приводить к изменению описания документооборота и бизнес-процессов организации.

    • Централизованный контроль, аудит и администрирование

    • Информационная безопасность - каждый пользователь получает доступ к информации в соответствии с должностными обязанностями, утверждаемыми в централизованном порядке

Особенности ИС ЭСРН

Универсальный характер платформы

ИС ЭСРН построена на платформе Sitex, которая обеспечивает возможность реализации на единой технологической платформе ряда ключевых для ОГВ задач – создание и ведение Реестров и регистров, управление документооборотом и потоками работ, создание порталов и групп порталов, (примером создания группы порталов реализовано в ГАС Выборы) систем закупок и т.п.

Использование такой универсальной платформы позволяет поэтапно и с минимальными затратами на приобретение и внедрение ПО, на обучение персонала развивать систему как в сторону увеличения функциональности, так и по охвату территориальных подразделений.

Готовность к интеграции в Электронную Россию

Платформа, на которой строится система, способна функционировать как среда разработки ЭАРов (Электронных административных регламентов), так как обеспечивает создание непрофессиональным пользователем (путем настроек) и хранение описаний бизнес-процессов (электронных административных регламентов), а также как среда исполнения ЭАРов, так как обеспечивает маршрутизацию документов и поручений и распределение прав доступа к информации согласно определенным средствами системы бизнес-процессам.

Возможность модификации и настройки без программирования

Система характеризуется исключительной гибкостью в настройке. Изменения функционального назначения отделов, их территориального местоположения, должностных инструкций сотрудников (что ведет к изменению документооборота и перераспределению функций) могут проводиться администратором системы без изменения кода.

Выводы

Система ЭСРН является примером эффективного использование информационных технологий для оптимизации решения задач социального характера.

Применение электронного документооборота как основного инструмента работы социальных служб Санкт-Петербурга обеспечивает повышение эффективности и возможность детального контроля деятельности государства в такой важнейшей области, как оказание социальных услуг



Члены
Гильдии Управляющих Документацией

     

Дистанционное обучение по образовательным программам
курсов повышения квалификации
  Лицензия № 039458   Государственная аккредитация № 0210

Наши слушатели

Курсы повышения квалификации руководителей, специалистов в сфере ДОУ и электронного документооборота, секретарей-референтов 
на 2019год.
Современные технологии в работе службы ДОУ
Современные технологии в работе секретаря-референта, помощника руководителя23-28 сентября 2019
21-26 октября 2019
18-23 ноября 2019
Современные технологии в работе с электронными документами


Полный перечень законодательных актов на CD
Законодательные, иные нормативные правовые акты, методические документы в сфере информации и документации до 2019 года.
Заказать