• Главная
•     
• Мероприятия
•     
• Электронный документооборот и документационное обеспечение управления в органах власти
•     
• Материалы к конференции
•     
• "ФЦП "Электронная Россия" с позиций документоведения"

ФЦП "Электронная Россия" с позиций документоведения

Сокова Анжелика Николаевна,
вед. научн. сотр отдела ДОУ, ВНИИДАД

Документоведение как научная дисциплина своей основой задачей, социальной функцией считает создание теоретико-методической базы обеспечения общества полноценной информацией в форме документов, в том числе пригодных для создания, обработки, хранения и использования при помощи средств вычислительной техники.

Теоретически Документоведение занимается всей совокупностью документов, однако практически основное внимание уделяется управленческим документам в связи с постоянно растущим значением управления в нашей стране. Понятие управленческого документа расширяется в связи с появлением новых носителей информации и способов ее передачи.

В течение последних примерно пятидесяти лет документоведение внесло определенный вклад в повышение качества управленческих документов и построение системы делопроизводства или документационного обеспечения управления

Были разработаны Единая государственная система делопроизводства, Единая государственная система документационного обеспечения управления, стандарты на оформление организационно-распорядительных документов, Унифицированная система организационно- распорядительной документации, комплекс методических материалов.

Федеральная архивная служба в силу своих функций практически участвует в совершенствовании документационного обеспечения управленческой деятельности .

В последние годы документационное обеспечение у нас в стране нацелено на использование электронных технологий и даже звучат довольно веские слова о переходе на электронное документационное обеспечение и отказе от устаревших бумажных носителей.

ВНИИДАД располагает определенным опытом и знаниями в области создания унифицированных форм документов, использования электронных технологий в делопроизводстве, методов хранения как электронных документов, так и принтерных документов(бумажных документов, изготовленных при помощи принтерной техники).

ВНИИДАД располагает достаточным опытом практического совершенствования документационного обеспечения управления.

Программа "Электронная Россия" реально представляет собой разработку системы документационного обеспечения управленческой деятельности определенного круга юридических лиц (органов власти), которая должна реализоваться при помощи электронных документов или, что гораздо вернее, электронных технологий.

Подлежит решению принципиальный вопрос: ставится задача замены бумажного документа электронным или совместное их существование , или бумажное документирование с использованием электронных технологий при составлении документа и его продвижении и хранении.

Начать целесообразно с терминологии. Наличие терминологического стандарта 1998 года не обеспечивает современных задач. Решение терминологические должны исходить из задач сегодняшнего дня, что достаточно точно можно обосновать на примере термина "документ".

Затем необходимо четко установить, на какие именно системы документов ориентируется Программа. Управленческая деятельность не ограничивается распорядительной документацией, в ней участвует бухгалтерская, банковская, учетная, кадровая, налоговая и другие. В дальнейшем на выходе должен быть национальный стандарт или документ более высокого правового уровня, устанавливающий единые требования к документам всех систем управленческой документации, устанавливающие для документов право служить доказательством.

Следующий блок задач, после решения предыдущих - разработка методики унификации документов и разработки унифицированных форм для документов, участвующих в "Электронной России". Такой опыт в стране уже имеется; в период 1970-х годов проходила унификация форм документов по основным функциям управления, унифицированные формы подлежали государственной регистрации и кодировались. До настоящего времени действует ОКУД - Общероссийский классификатор управленческих документов. Он должен быть дополнен формами документов налоговых, таможенных, судебных и иных по решению разработчиков.

Обязательной является разработка специально ориентированной нормативной базы документационного обеспечения управленческой деятельности с использованием электронных технологий и носителей информации. Урегулированию подлежат следующие вопросы: собственность на документы, организация делопроизводства, документирование, обязательные реквизиты документов и правила их оформления, бланки, текстонанесение, Перечень документов, которые должны обязательно должны создаваться на бумаге, Методика унификация форм (проектирование шаблонов) и правила их использования, и другие. Вся нормативная база рассчитывается на бумажные и электронные документы и ситуации.