• Главная
•     
• Мероприятия
•     
• Электронный документооборот и документационное обеспечение управления в органах власти
•     
• Материалы к конференции
•     
• "Документационное обеспечение управления: проблемы "переходного" периода"

Документационное обеспечение управления:
проблемы "переходного" периода

Варламова Людмила Николаевна,
ст.н.с. ВНИИДАД, к.и.н.

Говоря о положении дел в сфере документационного обеспечения управления (далее ДОУ) на современном этапе пожалуй можно охарактеризовать его как переходный. При этом "переход" совершается от традиционной к электронной форме ДОУ, что продиктовано стремительным развитием электронных технологий и технических (в т.ч. компьютерных) средст и программмных продуктов в этой сфере. Вместе с тем, не стоит забывать о том, что подобного рода "переходы" уже ангажировалист в нашей истории в 70-х т 80-х годах, не говоря уже о 90-х. С тех пор сменился не один десяток типов и видов носителей информации, форматов записи, не говоря уже о технических средствах, а традиционный "бумажный" документ и ныне правит бал. С другой стороны, и это отрадно наблюдать, отношение к современным электронным технологиям изменилось в сторону признания неизбежности их внедрения в практику работы на всех уровнях государственной власти и управления. Комьютер уже не воспринимается как "усоврешенствованная печатная машинка". И вто же время, очевидный недостаток в квалифицированных управленческих кадров [1], владеющих современными электронными технологиями, безусловно тормозит этот процесс. Однако, главной осоебнностью данного "перехода" является его абсолютная нормативно-методическая не проработанность. В чем же корениться причина слабой нормативно-методической проработки проблем ДОУ на современном этапе?

Отвечая на этот вопрос необходимо обратить внимание на позицию ФАС России, как руководящей организации в этой сфере государственного управления. Что же мы види? Головное ведомство (ФАС России), сложив с себя полномочия и ответственность (права и обязанности) в сфере ДОУ, по сути дела отдало (причем неизвестно кому) рычаги влияния на процессы создания (составления, оформления, ведения и т.п.) документационного наследия эпохи во всех сферах деятельности государства. Но если в органах государственной власти и управления, во многом, на наш взгляд, благодаря годами отработанному механизму ведения делопроизводства (а на современном этапе ДОУ), что в свою очередь было возможным благодаря достаточно хорошо проработанной нормативно-методической базе, регулирующей данный процесс, работа организована относительно четко; то в коммерческих структурах все отдано на откуп руководителю, от уровня образования, кругозора и компетентности которого по сути и зависит уровень работы в этой сфере деятельности компании.

Вообще организация ДОУ в коммерческих структурах очень интересная и большая тема, но поскольку конференция ориентирована на проблемы ДОУ в органах власти, то о них и пойдет речь в докладе.

На сегодняшний день можно констатировать отсутствие государственного подхода к проблемам ДОУ даже на уровне федеральных органов исполнительной власти (далее ФОИВ), что наглядно демонстрируется следующим. Во-первых, практически все законодательные акты носят декларативный характер, а нормативно-методическая база во многом не отвечает требованиям времени. Во-вторых, даже существующая нормативно-методическая база, лишена рычагов влияния, т.к. отсутствуют штрафные санкции за ее не исполнение. И главное, не провозглашены принципы единого государственного подхода к данной проблеме. В то время, как мы имеем богатый опыт в данной сфере. Достаточно упомянуть такие разработки как ЕГСД, ГСДОУ и др.

Этих проблем было бы достаточно даже при организации ДОУ традиционным способом (бумажные документы), но тут прибавилась новая "напасть" - "электронный документооборот". Навязчивая идея "все перевести в электронную форму" особенно характерна представителям компаний-производителей программных продуктов, применимых в сфере ДОУ. Идея звучит бесспорно заманчиво и красиво, да только слишком фальшиво, т.к. даже в самых передовых компаниях этого толка все важные документы создаются (или дублируются, это не столь важно, главное существуют параллельно) на бумажной основе. Правда об этом компании деликатно умалчивают.

Безусловно прогресс не остановить, "электронный документооборот" ввиду своей оперативности отличный способ решить многие проблемы ДОУ, и будущее (правда, на наш взгляд, достаточно отдаленное) за новыми технологиями; но на сегодняшний день только признание факта параллельного, взаимодополняющего сосуществования электронной и традиционной систем ДОУ позволит реально решить большинство проблем этой сферы деятельности государства.

Именно этот постулат - параллельное и взаимодополняющее сосуществование электронной и традиционной систем ДОУ, провозглашенный на государственном (законодательном) уровне и должен лечь в основу новых нормативно-методических разработок.

Внедрение в практику работы современных информационных технологий в ДОУ, как никогда ясно высветило новую проблему этой сферы - отсутствие унифицированных форм организационно-распорядительной документации (далее ОРД). На сегодняшний день разработана и внедрена лишь незначительная, пусть наиболее часто используемая, но часть форм ОРД (бланки приказов по основной деятельности и бланки писем). В то время как, только на уровне уже существующих (правда не совсем ясно в каком статусе) ОКУД [2] и УСОРД [3] их несколько сотен, а может и более. Ведь дело же не в количестве, а в самой идеи унификации наиболее распространенных в управленческой деятельности типов и видов ОРД, говоря современным языком - разработка шаблонов бланков. Наличие таких разработок, закрепленных соответствующим (межотраслевым) нормативным актом, значительно облегчит и ускорит работу в сфере ДОУ. Современные производители программных продуктов при внедрении своих разработок вынуждены сами по своему разумению и подаче заказчика решать эту проблему, но этот подход совершенно не применим на государственном уровне. Говоря об органах власти и управления, исходя из идеи "электронного правительства", провозглашенной Президентской программой "Электронная Россия", эта, как многим может показаться, надуманная проблема встанет очень остро при объединении даже ФОИВ в единую сеть.

Таким оброазом, на современном этапе, который можно образно обозначить как "переходный" период от традиционного документооборота к электронному необходимо применить взвешенный подход при решении проблем нормативно-методического обеспечения ДОУ, в основу которого должна быть положена идея одновременного (параллельного, взаимодополняющего) сосушествования традиционной и электронной систем ДОУ, закрепленная как на законодательном уровне, так и в положениях вновь воссозданной Единой государственной системы ДОУ.

Ст.н.с. ВНИИДАД, к.и.н. Варламова Л.Н.

1. Эту и многие другие проблемы, возникшие в ФОИВ при внедрении в практику работы современных электронных технологий достаточно полно освещены в Аналитическом обзоре ВНИИДАД.
ФАС РФ. ВНИИДАД. Исследование практики работы с электронными документами в делопроизводстве федеральных органов исполнительной власти Российской Федерации. Аналитический обзор. - М., 2003.

2. ОКУД: Общероссийский классификатор управленческой документации

3. УСОРД: Унифицированная система организационно-распорядительной документации.