Главная Контактная информация Карта сайта

Тел./факс: +7 (499) 237-2271
Английская версия
 


С чего начать

Путуридзе Зураб Шотаевич,
старший научный сотрудник ВНИИДАД,
кандидат физмат наук, доцент

В настоящий момент повсеместно ведутся работы по автоматизации определенных сфер деятельности документационного обеспечения управления в органах государственной власти. Как показал анализ состояния дел, нет общей методики, государственного стандарта и даже терминологического словаря при выполнении этих работ. Для автоматизации документационного обеспечения управления (ДОУ) в органах государственной власти используются разнородные базовые инструментальные средства. Они в основном позволяют перевести на электронной основе локальные подсистемы, выполнять фрагментарные операции и не пригодны для комплексной автоматизации реально решаемых в органах государственной власти задач.

Для преодоления, в том числе и выше отмеченных проблем, принята и исполняется федеральная целевая программа (ФЦП) "Электронная Россия" на 2004-2010г.

В рамках данной программы поставлена цель, повсеместно в органах государственной власти внедрять электронные технологии ДОУ. Для внедрения выработанных в рамках ФЦП "Электронная Россия" решений, неизбежно проведение определенной подготовительной работы во всех органах государственной власти. Естественно возникает вопрос с чего начать.

В данной статье, автор постарается изложить краткий конспект, инструкцию первоочередных мероприятий и пояснить некоторые определения, которых необходимо понимать всем потенциальным участникам ФЦП "Электронная Россия" однозначно.

Начнем с некоторых определений, с краткого терминологического словаря. Они совпадают или не противоречат существующим, учитывают требования отечественных ГОСТ и международных стандартов ИСО 9000. Отчасти, далее приведенные определения известных объектов и понятий надо воспринимать, как дополнения, уточнения, применительно к ДОУ.

Определения:

Система: Совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих элементов.

Организация: Группа работников и необходимых средств с распределением ответственности, полномочий и взаимоотношений.

Процесс: Совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих видов деятельности, преобразующая входы в выходы.

Процедура: Установленный способ осуществления деятельности или процесса.

Требование: Потребность или ожидание, которое установлено, обычно предполагается или является обязательным.

Проектирование и разработка: Совокупность процессов, переводящих требования в установленные характеристики или нормативную и техническую документацию на продукцию, процесс или систему.

Задача: совокупность проектирования и разработки документации на процесс и однократное или многократное исполнение этого процесса согласно условиям инициирования начала выполнения, состоящий из скоординированной и управляемой деятельности с начальной датой, предпринятый для достижения цели, соответствующий конкретным требованиям, включающий ограничения сроков, стоимости и ресурсов.

Если в определение системы, за элементы взять работников и необходимые средства, то получается, что организация эта система.

Определение любого объекта (термина) должен быть таким, чтоб иметь возможность распознать его и передать суть (назначение). Если это невозможно выразить в одном предложение, то можно раздельно определить объект по форме и по сути.

Определение документа, согласно ГОСТ, является его определением по форме. По этому приведем его определение по сути.

Документ: основной, базовый инструмент управления.

Тип документа: обособленная форма (шаблон) документа и процесс (алгоритм, регламент) его исполнения.

Экземпляр документа: это, позволяющий себя идентифицировать исполняемый или исполненный документ, на базе формы определенного типа документа по заданному процессу исполнения.

Делопроизводство: разработка типов документов и исполнения экземпляров документов на их базе, с целью выполнения определенных процессов.

Еще несколько утверждений:

Автоматизировать: это, значит, заменить человека как исполнителя при выполнении части или всех процедур в рамках процесса.

Основное правило автоматизации: автоматизировать можно только существующий процесс.

Любой орган государственной власти (любая организация) имеет свое функциональное назначение и, исходя из этого, нацелена и решает определенное множество задач. Задача как объект, в рамках организации имеет свой жизненный цикл. Корректность и без альтернативность именно задачного (процессного) разложения функционала органа государственной власти (организации) обосновано и вытекает из:

Теории и практики научной организации труда (НОТ), организационного проектирования.

Системы менеджмента качества ИСО 9000.

Закона "О техническом регулировании".

Опыта работы центров научной организации управленческого труда (НОУТ).

Исходя из выше сказанного можно утверждать, относительно каждого органа государственной власти, первоначально необходимо составить перечень решаемых организацией задач. Далее, относительно каждой задачи разработать (спроектировать) ее описание. Так как, речь идет о задачах управления, то описание задачи должно содержать:

Постановку задачи.

Цель решения задачи.

Необходимый метризуемый и критериально проверяемый объем исходных ресурсов (материальных, финансовых, людских, технологических и т. д.).

Описание процесса или процессов (алгоритма или алгоритмов) решения задачи.

Условия и способ инициирования начала решения задачи.

Описание способа контроля процесса решения.

Перечень метризуемых критериев оценки качества решения задачи.

Ответственность исполнителей участвующих в решении задачи как в процессе, так и исходя из конечных результатов оценки качества решения.

Наличие такой проработки относительно всех решаемых задач и есть залог успешной работы органа государственной власти. Такой подход позволит решить следующие проблемы:

Избавит от дублирования решения задач. Будет известно, какой орган власти чем занимается и у граждан появиться четкий перечень, по какому вопросу куда и к кому обратиться.

Прозрачное описание процесса решения задачи и процесса контроля, резко сократит злоупотребления. Другой подход показатель низкой компетентности работников органа государственной власти. Указывает на преднамеренность создания неразберихи и безответственности. Нельзя забывать, любая система управления ценна и работает корректно, только при наличии обратной связи. В органах государственной власти, основной компонентой обратной связи, является продуманная и процедурно непременно исполняемая система ответственности каждого участника решения задачи.

Наличие перечня метризуемых критериев относительно необходимых объемов ресурсов, уже на этапе определения допустимости начала решения задачи, даст четкий ответ, можно приступить к решению поставленной задачи или нет. С другой стороны, это будет заслоном предотвращения необоснованного перепоручения решения некоторых задач подчиненному органу государственной власти.

Если при распределение задач, будет законодательно закреплено, непременно предоставлять необходимое ресурсное обеспечение, то это будет идеальный случай и залог корректного решения многих проблем.

Описание процесса или процессов (алгоритма или алгоритмов) решения задачи непременно содержит:

список типов документов обеспечивающих решение задачи;

инструкции исполнения экземпляров типов документов из этого списка в процессе решения задачи.

Другими словами, решение задачи имеет свое документационное обеспечение и взаимно однозначно проецируется на область делопроизводства. Исходя из этого можно утверждать, в рамках каждого органа государственной власти необходимо составить и вести табель унифицированных форм документов. Надо признать как непременное правило, появление случайных экземпляров документов, произвольной формы, без привязки к определенной задаче, в структуре органа государственной власти, недопустимо.

Целесообразным является, на базе ВНИИДАД, при участие Института труда, создать Государственный реестр типовых управленческих задач и централизованно, в тесном сотрудничестве и финансовой поддержке органов государственной власти, разрабатывать их документационное обеспечение.

Такой подход позволит:

существенно повысить качество предлагаемых решений;

сэкономить финансовые ресурсы;

создать систему стандартных форм документов, используемых в органах государственной власти;

создать систему стандартных общегосударственных классификаторов, используемых в органах государственной власти;

создать систему стандартных общегосударственных справочников, используемых в органах государственной власти;

выработать единую методологию разработки управленческих задач для органов государственной власти.

Наличие описания управленческих задач и организация работы государственных органов власти согласно этому описанию, необходимо закрепить законодательно. Документация описания управленческих задач, и будет описанием существующих процессов реально исполняемых в органах государственной власти.

Ставя задачу автоматизации, в качестве основного критерия, при отборе технологии или инструментального программного продукта надо взять его функциональную полноту, обеспечивающую автоматизацию всего жизненного цикла управленческой задачи.

Технологический комплекс, который в максимальной степени или полностью сопровождает жизненный цикл управленческой задачи и является самим подходящим для автоматизации ДОУ в органах государственной власти..

Литература:

Закон "О техническом регулировании", №184-ФЗ от 27.12.2002г.

Качалина Л.Н. "Научная организация управленческого труда - оргпроектирование". Издательство "Экономика", г. Москва, 1971г.

Путуридзе З.Ш. "Как создавать автоматизированную систему управления организацией". Журнал "Корпоративные системы" № 5 за 2001 г.

Путуридзе З.Ш. "Методология взаимно однозначного перехода от бумажного к электронному делопроизводству в рамках технологического комплекса автоматизации управления "Аиси"". ФЦП "Электронная Россия", тезисы международной научно-практической конференции - Автоматизация делопроизводства и электронный документооборот: практика и перспективы. Москва, 21-22 марта, 2002г.

Путуридзе З.Ш. "Технологический комплекс автоматизации управления "Аиси"". 27 ЦНИИ Министерства обороны Российской Федерации, выставка передовых информационных технологий "Модуль-2002". Сборник материалов выставки 28-31 мая, 2002 г.

Система менеджмента качества. Основные положения и словарь. ГОСТ Р ИСО 9000-2001. Госстандарт России. Москва.



Члены
Гильдии Управляющих Документацией

     

Дистанционное обучение по образовательным программам
курсов повышения квалификации
  Лицензия № 039458   Государственная аккредитация № 0210

Наши слушатели

Курсы повышения квалификации руководителей, специалистов в сфере ДОУ и электронного документооборота, секретарей-референтов 
на 2019год.
Современные технологии в работе службы ДОУ
Современные технологии в работе секретаря-референта, помощника руководителя18-23 ноября 2019
16-21 декабря 2019
Современные технологии в работе с электронными документами


Полный перечень законодательных актов на CD
Законодательные, иные нормативные правовые акты, методические документы в сфере информации и документации до 2019 года.
Заказать