Главная Контактная информация Карта сайта

Тел./факс: +7 (499) 237-2271
Английская версия
 


Городская система автоматизированного документооборота
(г. Альметьевск, Республика Татарстан)

Гайнутдинов Рустам Музагулович,
Генеральный директор ООО
Научно-производственная
фирма "ИнфоИнжиниринг"

Содержание:

1. Цель разработки ГСАД

2. Назначение ГСАД

3. Состав ГСАД и функциональные возможности ее подсистем

4. Технические средства для ГСАД

5. Программное обеспечение для ГСАД

6. Затраты при создании ГСАД

7. Схема реализации проекта

1. ЦЕЛЬ СОЗДАНИЯ ГСАД

В соответствии с целями проводимой в Республике Татарстан программы развития и укрепления органов государственной власти и местного самоуправления, а также в рамках реализации региональных и общегосударственных программ, таких как ЕГС ДОУ, ФЦП "Электронная Россия", программа обеспечения рассмотрения обращений "в единое окно" - основную роль на местах будут обеспечивать администрации городов и районов, которым необходимо построить эффективный механизм взаимодействия между субъектами жизнедеятельности города и района – гражданами, хозяйствующими субъектами, организациями и предприятиями, а также государственными учреждениями. Такой механизм должен опираться на серьезную методологическую и техническую базу, новейшие информационные технологии.

Взаимодействие между субъектами города и района, как принято, реализуется через различные документы – письма, заявления, жалобы, справки, акты, договоры и пр., которые отражают и фиксируют разнообразные процессы, происходящие в городе и районе.

Создаваемый механизм взаимодействия должен обеспечить эффективный контроль со стороны администрации, улучшить контроль и повысить исполнительскую дисциплину при выполнении постановлений и решений органов государственной власти, исключить волокиту при рассмотрении жалоб и предложений граждан. Кроме того, в связи с необходимостью сокращения времени реагирования органов управления на возникающие эксцессы и для ускорения реализации принятых органами власти решений – механизм взаимодействия между субъектами города и района должен обеспечить высокую оперативность и информативность своего функционирования.

Источником значительной части документов, циркулирующих внутри города и района между организациями, предприятиями и учреждениями являются граждане, которые формируют разнообразные письма, жалобы и заявления в связи со своими возникшими потребностями.

Документарные взаимоотношения между этими учреждениями, организациями и населением требуют контроля со стороны администрации, но зачастую обеспечить действенный контроль за перемещением и исполнением документов бывает затруднительно, так как это связано с учетом, обработкой и контролем за перемещением большого количества документов, проходящих через несколько организаций, имеющих несовпадающие интересы.

Ручной учет потоков документов между населением и районными организациями очень трудоемок, плохо управляем и может приводить к значительным издержкам и многочисленным эксцессам.

Целью создания ГСАД является оптимизация механизма учета, передачи и исполнения документов (как поступающих извне, так и формируемых в учреждениях города и гражданами) на всех ступенях их рассмотрения – в администрации, в учреждениях, предприятиях, организациях города и района и т.п., при этом должны быть решены задачи обеспечения:

    • единообразия методики учета и хранения документов;

    • контроля доставки документов и директив до исполнителя;

    • централизованного контроля исполнения документов и директив;

Попутно, на всех уровнях рассмотрения документов должны решаться и другие проблемы:

- приведение делопроизводства к соответствию требованиям действующих нормативов и законов;

- обеспечение сохранности оригиналов документов и приложений;

- ускорение документооборота и рассмотрения документов;

- уменьшения внутриучрежденческого "бумажного" документооборота и количества копий;

- обеспечения готовности к переходу на использование электронной цифровой подписи;

- обеспечения унификации применяемых средств защиты информации от несанкционированного доступа;

- автоматизация трудоемких и рутинных операций, связанных с обеспечением учета, архивного хранения и централизованного контроля за ходом рассмотрения документов.

В целом, решение задачи создания ГСАД должны соответствовать рамкам и требованиям региональных и общегосударственных программ, таких как ЕГС ДОУ, ФЦП "Электронная Россия", программа обеспечения рассмотрения обращений граждан "в единое окно" и др..

2. НАЗНАЧЕНИЕ ГСАД

Для решения основных проблем по учету, контролю исполнения и управлению различными документами, циркулирующими между администрацией, учреждениями, организациями, предприятиями и гражданами внедряется городская система автоматизированного документооборота, использующая в качестве основы программное обеспечение "Дело" известной московской компании "Электронные Офисные Системы", которая дает возможность главам администраций городов и районов контролировать потоки документов между гражданами, администрацией и городскими, районными организациями и учреждениями, обобщать данные по исполнению принятых постановлений и решений, своевременно выявлять случаи волокиты по обращениям граждан, решать задачи унификации делопроизводства, кадрового учета, архивного документооборота, ведения договоров во всех организациях, предприятиях города и района.

Дополнительным эффектом от внедрения ГСАД является создание и ведение электронного архива организационно-распорядительных документов по всем вопросам жизнедеятельности города и района, включая документы администрации, предприятий, организаций, учреждений, граждан. Данный архив может быть использован администрацией оперативного поиска информации по различным интересующим вопросам, для организации отдельных контуров оборота документов по вопросам недвижимости и землепользования, пенсионного и социального обеспечения, и пр.. Решение перечисленных задач упрощается за счет того, что программно-техническая база ГСАД, сопровождающие ее кадры и эксплуатирующий персонал, используемые средства коммуникаций и компьютерная техника могут быть использованы для решения многих смежных задач.

Таким образом, предлагаемое решение задачи обеспечивает:

- учет и систематизацию документов;

- рассылку документов внутри учреждения и их пересылку в другие учреждения в электронном виде, с заверением с помощью ЭЦП;

- контроль за перемещением документа внутри учреждения и по учреждениям и организациям города и района;

- контроль исполнения документа внутри учреждения и в учреждениях, организациях города и района;

- создание электронного архива документов администрации и учреждений, организаций города и района для справочно-информационных целей;

- возможность организации работы с письмами и обращениями граждан "в одно окно" по различным вопросам компетенции организаций, учреждений города и района;

- возможность автоматизированного обмена электронными документами, заверенными ЭЦП, с органами власти, организациями и учреждениями в других районах и регионах;

3. СОСТАВ ГСАД И ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ ЕЕ ПОДСИСТЕМ

ГСАД на основе ПО компании "Электронные Офисные Системы" - модульная система комплексной автоматизации документооборота различных служб администрации, предприятий, организаций и учреждений города и района, реализованная в архитектуре "клиент-сервер" на основе мощной современной системы управления базами данных (СУБД) компании Oracle, в качестве средств коммуникации использующая компьютерные сети, телефонные сети или Интернет.

Комплекс аппаратно-программных средств ГСАД состоит из основной системы автоматизации делопроизводства и документооборота (САДД) "Дело" администрации и локальных САДД предприятий, организаций и учреждений города и района, выполняющих свои функциональные задачи. Все рабочие места САДД оборудуются необходимой компьютерной техникой (компьютеры, рабочие станции, серверы), периферийными устройствами (принтеры, сканеры, факс-модемы и пр.) и связываются между собой посредством локальных вычислительных и телефонных сетей или Интернета.

По своему функциональному назначению все рабочие места ГСАД сгруппированы в несколько подсистем:

    • система "Дело"

    • система "Кадры" (опционально)

    • система "Архивное дело" (опционально)

    • система "Договоры" (опционально)

3.1. Система "Дело"

Система "Дело" предназначена для автоматизации основных функций делопроизводственной службы организации, учреждения с обеспечением возможности перехода на безбумажный документооборот как внутри организации, учреждения, так и между удаленными обособленными организациями, учреждениями.

3.1.1. Состав

Система "Дело" состоит из серверной части и клиентской части:

- серверная часть – база данных системы, включающая в себя хранилище атрибутов документов и их электронных копий, справочники и рубрикаторы, параметры настройки прав и полномочий пользователей, параметры настройки на структуру документооборота данной организации, и пр.;

- клиентская часть – прикладное программное обеспечение рабочего места пользователя, позволяющее поддерживать связь с серверной частью системы, создавать или изменять данные на сервере, выполнять пользователем свои делопроизводственные функции, подключаться к оргтехнике, различным аппаратным средствам (ЭЦП, ключи аутентификации);

3.1.2. Функции системы "Дело"

Система "Дело" обеспечивает выполнение следующих функций:

- автоматизированная централизованная или децентрализованная регистрация всех документов, с формированием регистрационных карточек (РК) с прикреплением электронных копий документов, журналов регистрации и передачи документов, и т.п.;

- создание электронного архива зарегистрированных документов, с возможностью поиска документов по различным атрибутам;

- пересылка и доставка документов в электронном виде до рабочих мест пользователей как внутри учреждения, организации, так и в удаленные обособленные учреждения, организации;

- формирование стандартных отчетных форм по состоянию документооборота учреждения;

- централизованный контроль за ходом движения и исполнения директивных документов и резолюций, с получением отчетов от исполнителей, с формированием обобщенных отчетных форм;

- возможность использования ЭЦП для заверения и проверки достоверности электронных копий документов;

- возможность использования аппаратных ключей аутентификации пользователей (смарт-карта, e-Button, e-Token);

- возможность обеспечения удаленного web-доступа в систему для чтения документов, направленных пользователю в кабинет, с обеспечением многофакторной защиты от несанкционированного доступа;

3.1.3. Функционирование системы "Дело"

Система "Дело" каждого учреждения, организации, состоящая из серверной и клиентской части, устанавливается и настраивается в организациях, учреждениях города и района. Сотрудники учреждений – пользователи системы "Дело" проходят единый курс обучения, при этом обеспечивается единообразие методики ведения делопроизводства и документооборота как внутри учреждений, так и при взаимодействии с внешними системами "Дело" других учреждений, создавая однородную информационную среду формирования и перемещения документов в городе, районе. Порядок взаимодействия пользователей внутри учреждения, а также - пользователей разных учреждений определяют согласованные технические регламенты.

Взаимодействие между рабочими местами пользователей внутри учреждения (регистрация, пересылка, редактирование и поиск документов, контроль за перемещением документов и пр.) обеспечивается с помощью компьютерных сетей, соединяющих клиентские места и сервер. Каждый пользователь системы "Дело" учреждения работает в соответствие с назначенными индивидуальными функциями, правами доступа, полномочиями. Контроль за индивидуальными параметрами настроек пользователей, за актуальностью справочников и рубрикаторов осуществляет системный технолог учреждения (или, по договору, специализированная организация).

Для обеспечения перемещения документов между удаленными учреждениями, организациями используется Интернет, регламентированный доступ к которому обеспечивает единый провайдер – организация, обеспечивающая доступ к Интернету. При необходимости, пересылка документов между учреждениями может осуществляться с применением защищенных почтовых систем, обеспечивающих конфиденциальность пересылаемых документов.

Типичный маршрут движения документов может быть следующим:

    • гражданин (или хозяйствующий субъект, организация, учреждение) присылает документ (письмо, заявление, жалоба и пр.) в канцелярию администрации – лично, почтой, электронной почтой или факсом, где документ регистрируется и передается на рассмотрение по компетенции – главе или его заместителю;

    • руководитель рассматривает документ, принимает решение или вносит резолюцию, назначает ответственного исполнителя и срок исполнения, после чего документ попадает в канцелярию для пересылки исполнителю и осуществления контроля за исполнением;

    • канцелярия помещает оригинал документа на хранение в папку дела, а электронную копию документа, вместе с резолюцией, пересылает – по сети ответственному исполнителю внутри администрации, или через Интернет – ответственному исполнителю в удаленном учреждении, организации, при необходимости заверив электронную копию документа с помощью ЭЦП;

    • ответственный исполнитель получив документ с резолюцией исполняет его (при необходимости проверив достоверность ЭЦП электронной копии документа), немедленно готовит отчет об исполнении и пересылает отчет в канцелярию администрации – по сети или по Интернету;

    • канцелярия администрации, получив отчет от исполнителя, принимает его и снимает с контроля, или – если отчет неудовлетворительный – направляет новую резолюцию по документу для доработки поручения по документу;

    • после завершения жизненного цикла документа – исполнения документа, снятия документа с контроля – документ списывается в дело на хранение до конца календарного года, после чего передается в архив на экспертизу ценности и на хранение согласно нормативного срока;

Таким же образом маршрутизируется любой документ в каждой организации города, района. Данные о ходе исполнения документа и сам документ в электронном виде хранятся в электронном архиве системы "Дело" каждого учреждения или организации, образуя распределенный архив документов города, района, в котором по любому атрибуту можно быстро найти любой документ и переслать по назначению.

Для обеспечения оперативного исполнения директивных документов – для ответственных исполнителей, пребывающих в командировке в другой местности – обеспечивается возможность получить с любого компьютера, через Интернет, доступ к поступившим в его кабинет документам (для обеспечения многофакторной защиты информации – выход в Интернет должен обеспечиваться через персональный ноутбук с соответствующим ПО), для чего серверная часть системы "Дело" его учреждения должна быть оборудована дополнительной web-станцией. Исполнитель просматривает поступившие во время его отсутствия документы, принимает по ним решения или готовит отчеты, сообщает их своему секретарю для ввода решений или отчетов в систему "Дело".

3.2. Система "Кадры"

Система "Кадры" предназначена для обеспечения автоматизации кадрового делопроизводства учреждения, включая ведение каталогов личных дел, формирования бланков стандартных форм, ведения штатного расписания, ведения табельного учета, формирования выборок, отчетов, напоминаний, справок и пр. Система "Кадры" интегрирована с системой "Дело" и не требует отдельного администрирования серверной части и клиентских мест.

3.2.1. Состав системы "Кадры"

Система "Кадры" состоит из серверной части и клиентской части:

- серверная часть – база данных системы, включающая в себя хранилище атрибутов кадровых документов и их электронных копий, справочники и рубрикаторы, параметры настройки прав и полномочий пользователей, параметры настройки на структуру и штатное расписание данной организации, и пр.;

- клиентская часть – прикладное программное обеспечение рабочего места пользователя, позволяющее поддерживать связь с серверной частью системы, создавать или изменять данные на сервере, выполнять пользователем свои делопроизводственные функции, подключаться к оргтехнике, различным аппаратным средствам (ЭЦП, ключи аутентификации);

Для обеспечения конфиденциальности данных в системе "Кадры" предусмотрена многофакторная защита информации, разграничения доступа и разделения полномочий пользователей.

3.2.2. Функции системы "Кадры":

Программная система "Кадры" предназначена для автоматизированного ведения кадровой информации предприятий и учреждений, а именно:

- ведения штатного расписания предприятия;

- ведения картотеки личных карточек работников;

- ведения табеля учета использования рабочего времени;

- ведения карточек командировок;

- формирования отчетов и справок, стандартных учетных форм;

- поиска необходимой информации по произвольно заданным критериям;

- создание электронного архива кадровых документов, с возможностью поиска документов по различным атрибутам;

- возможность использования аппаратных ключей аутентификации пользователей (смарт-карта, e-Button, e-Token), с обеспечением многофакторной защиты от несанкционированного доступа;

Система может работать как в однопользовательской (на одном компьютере), так и в сетевой, многопользовательской конфигурации.

Система может использоваться как отдельными предприятиями и организациями, так и организациями, имеющими сложную структуру: холдингового типа, имеющими многочисленные дочерние предприятия, с разветвленной структурой филиалов и т. д.

Предусмотрены меры для уменьшения числа возможных ошибок и обеспечения единообразия в представлении данных, хранимых в системе. С этой целью многие графы документов можно заполнять только с помощью системных справочников – заранее формируемых списков допустимых значений этих граф. В то же время этот метод нисколько не ограничивает клиента, поскольку все системные справочники имеют очень гибкую настройку и могут быть легко приспособлены к нуждам конкретного предприятия.

Для работы с программной системой "Кадры" пользователю достаточно иметь лишь начальные навыки использования операционной системы Windows. Подробная документация, написанная ясным и понятным языком, облегчает освоение системы.

Программная система "Кадры" предусматривает установку различных прав доступа к различным функциям системы и видам кадровой документации. Установка таких прав возлагается на системного технолога или администратора системы.

3.2.3. Функционирование системы "Кадры"

Система "Кадры" каждого учреждения, организации, состоящая из серверной и клиентской части, устанавливается и настраивается в организациях, учреждениях города и района. Сотрудники кадровых служб учреждений – пользователи системы "Дело" проходят единый курс обучения, при этом обеспечивается единообразие методики ведения кадрового делопроизводства, создавая однородную информационную среду формирования и перемещения кадровых документов в городе, районе. Порядок взаимодействия пользователей внутри учреждения, а также - пользователей разных учреждений определяют согласованные технические регламенты.

Взаимодействие между рабочими местами пользователей внутри учреждения (регистрация, редактирование и поиск документов, контроль за перемещением документов и пр.) обеспечивается с помощью компьютерных сетей, соединяющих клиентские места и сервер. Каждый пользователь системы "Дело" учреждения работает в соответствие с назначенными индивидуальными функциями, правами доступа, полномочиями. Контроль за индивидуальными параметрами настроек пользователей, за актуальностью справочников и рубрикаторов осуществляет системный технолог учреждения (или, по договору, специализированная организация).

Ведение штатного расписания предприятия

К основным функциям ведения штатного расписания относятся:

- ведение сведений о структуре организации;

- хранение истории штатного расписания;

- предоставление информации справочного характера.

Система допускает создание сложной структуры подразделений и обеспечивает хранение информации, необходимой для полноценной работы со штатным расписанием. В частности, описание должностей содержит такие сведения, как вилки окладов, количество ставок по каждой должности (по штату и фактически занятых) и т. д., а также ссылки на личные карточки работников, занимающих эти должности.

Ведение картотеки личных карточек работников

Система обеспечивает регистрацию нового работника, создание для него учетной карточки и дальнейшее ведение данных о работниках организации с весьма высокой степенью детализации. Все сведения удобно сгруппированы по разделам.

На основании накопленной информации предусмотрены формирование и вывод на печать учетной карточки формы Т-2, соответствующей действующим правилам.

Система обеспечивает автоматический расчет (с возможностью ручной корректировки) как общего стажа работника, так и других видов стажа (например, по основной профессии, стажа непрерывной работы и т. д.).

Карточки уволенных сотрудников не уничтожаются, а помещаются в архив и остаются доступными для просмотра.

Ведение табеля учета рабочего времени

Система дает возможность вести работу с табелем в сетевом режиме для раздельного ведения табельного учета в разных подразделениях.

Возможно полуавтоматическое заполнение табеля в случае, если работник направлен в командировку, болеет или находится в отпуске.

Реализованы разнообразные функции, облегчающие заполнение табеля при большом числе сотрудников. При выводе на печать предусмотрена возможность настройки формы табеля в соответствии с формой, используемой в организации в настоящее время.

Ведение информации о командировках

Система может регистрировать информацию о командировках работников организации с учетом вида (местная, по регионам РФ, по странам СНГ, зарубежная) и цели командировки. При этом обеспечивается отражение соответствующих данных в личных карточках работников.

На основе введенных данных возможно автоматическое формирование командировочных удостоверений с последующим выводом на печать.

Поиск личных карточек

Система дает возможность выполнять поиск личных карточек по произвольным параметрам или их совокупности. Информация о найденных карточках представляется в виде таблицы. Кроме того, отобранные карточки могут быть просмотрены или отредактированы. Содержащаяся в них информация или любая ее часть может также быть выведена на печать в виде табличного отчета.

Формирование выходных форм, отчетов и справок

Система "Кадры" обеспечивает формирование и вывод на печать:

а) стандартных учетных и отчетных форм:

- личная карточка (форма N Т-2);

- штатное расписание;

- табель учета использования рабочего времени;

- отчет о численности работающих и забронированных граждан, пребывающих в запасе (форма N 6);

- командировочное удостоверение;

б) типовых справок:

- справка–напоминание о коррекции величины надбавок работникам за выслугу лет;

- справка–напоминание о юбилеях (днях рождения) работников;

- справка о качественном составе кадров.

3.3. Система "Архивное дело"

Система "Архивное дело" предназначена для обеспечения автоматизации архивного делопроизводства учреждения, организации, включая ежегодный прием документов из системы "Дело" с проведением отбора по срокам хранения, формирование реестров документов по папкам хранения, контроль за перемещением архивных документов, формирование выборок, отчетов, реестров и пр. по заданным параметрам. Система "Архивное дело" интегрирована с системой "Дело" и не требует отдельного администрирования серверной части и клиентских мест.

3.3.1. Состав системы "Архивное дело"

Система "Архивное дело" состоит из серверной части и клиентской части:

- серверная часть – база данных системы, включающая в себя хранилище атрибутов документов и их электронных копий, справочники и рубрикаторы, параметры настройки прав и полномочий пользователей, параметры настройки на структуру, штатное расписание и номенклатуру дел данной организации, и пр.;

- клиентская часть – прикладное программное обеспечение рабочего места пользователя, позволяющее поддерживать связь с серверной частью системы, создавать или изменять данные на сервере, выполнять пользователем свои делопроизводственные функции, подключаться к оргтехнике, различным аппаратным средствам (ЭЦП, ключи аутентификации);

Для обеспечения конфиденциальности данных в системе "Архивное дело" предусмотрена многофакторная защита информации, разграничения доступа и разделения полномочий пользователей.

3.3.2. Функции системы "Архивное дело":

Система "Архивное дело" предназначена для автоматизации функций по организации хранения и использования архивных документов в части:

- передачи и приема исполненных документов из системы "Дело" в систему "Архивное дело" для формирования и оформления дел, систематизации документов внутри дела, автоматизированной разбивки дел на тома, в зависимости от числа листов документов в деле, оформления дел, включая формирование внутренней описи документов дела и сдаточных описей дел структурных подразделений, автоматизированной регистрации дел и документов в подсистеме "Архивное дело" - создание регистрационных карточек (РК) на дела (единицы архивного хранения) и РК на документы;

- просмотра электронных образов документов дела;

- ручной регистрации дел и документов, незарегистрированных в системе "Дело";

- автоматизированного составления номенклатуры дел;

- группировки дел в пределах фонда, использование хронологически-структурной схемы систематизации дел;

- экспертизы ценности документов, включая отбор документов на государственное хранение, контроль сроков их хранения на основе принятых критериев; выделение дел к уничтожению;

- учета и контроля движения дел и документов, ведения карты–заместителя на выданные дела и документы;

- формирования отчетных форм (номенклатуры дел, внутренней описи документов дела, сдаточных описей дел структурных подразделений и т.д.) в соответствии с Положением об Архивном фонде Российской Федерации.

При составлении номенклатуры дел поддерживается возможность выбора из списка типовых или ведомственных документов перечня статей с указанием сроков хранения.

3.3.3. Функционирование системы "Архивное дело"

Система "Архивное дело" каждого учреждения, организации, состоящая из серверной и клиентской части, устанавливается и настраивается в организациях, учреждениях города и района. Сотрудники архивной службы учреждений – пользователи системы "Архивное дело" проходят единый курс обучения, при этом обеспечивается единообразие методики ведения архивного делопроизводства, создавая однородную информационную среду формирования и перемещения архивных документов в городе, районе. Порядок взаимодействия пользователей внутри учреждения, а также - пользователей разных учреждений определяют согласованные технические регламенты.

При передаче дел в архив на каждое дело заводится карточка с указанием реквизитов архивного хранения (дата открытия и закрытия дела, заголовок дела, количество листов и т.д.). В учетную карточку вносятся реквизиты, связанные с систематизацией документального фонда.

В процессе архивного хранения отслеживаются все перемещения, выдачи на руки, возврат, выбытия дел и документов. При этом поддерживается возможность оперативного контроля возврата дел и документов, выданных на руки.

Подсистема "Архивное дело" поддерживает атрибутивный поиск  как по реквизитам дел, так и по реквизитам документов.

Подсистема "Архивное дело" интегрирована с системой "Дело" в части ведения номенклатуры дел, отслеживания изменений в организационной структуре организации, а также импорта-экспорта электронных документов.

Отдельный режим поддерживает процедуру просмотра информации о движении документа в системе "Дело".

3.4. Система "Договоры"

Система "Договоры" интегрирована с системой "Дело", не требует отдельного администрирования, и обеспечивает ведение договорного делопроизводства в части договоров на услуги, получаемые от администрации от хозяйствующих субъектов, организаций.

4. ТЕХНИЧЕСКИЕ СРЕДСТВА ДЛЯ ГСАД

В технологическом режиме система ДЕЛО функционирует в архитектуре "клиент - сервер" и требует для своей установки локальную вычислительную сеть, объединяющую рабочие места с сервером СУБД по протоколам TCP/IP или Named Pipes или IPX/SPX. В качестве СУБД используется СУБД Oracle или CУБД MS SQL Server. В информационно-справочном режиме система работает в трехзвенной архитектуре с использованием сервера приложений и тонкого клиента (Web-доступ).

Для взаимодействия с электронной почтой отдельные рабочие места системы, с которых осуществляется прием/передача сообщений в электронную почту, должны быть оснащены почтовым программным обеспечением (MAPI-совместимым)

ГСАД - сложная техническая система, при реализации которой используются новейшие информационные технологии, включая новинки в области компьютерной техники, периферийных устройств и устройств обмена информацией (в зависимости от возможностей - телефон (через модем), локальная вычислительная сеть (ЛВС), Интернет, радиообмен, и пр.).

В качестве стандартных устройств ввода/вывода документов в ГСАД используются любые многофункциональные устройства – принтер-сканеры НР 1220/3310, Canon MultiPass и пр., причем для целей унификации оборудования и курсов обучения рекомендуется во всех учреждениях, организациях использовать однотипное оборудование.

Для установки многопользовательской версии системы "Дело" в одном учреждении требуется сервер базы данных:

  • с процессором не ниже Pentium III 1000 (рекомендуется Р4);
  • оперативной памятью не ниже 256 Мб (рекомендуется 512МВ);
  • свободным местом на диске для создания БД из расчета 20 Мб на системные нужды, плюс по 2 Кб на каждую регистрационную карточку документа и необходимое количество памяти для хранения электронных образов документов (рекомендуется не менее 10 Гб);
  • операционная система MSWindows2000 SP2, UNIX, Linux;
  • СУБД Oracle 8 Server

Для установки на каждом клиентском месте многопользовательской системы "Дело" требуется компьютер:

  • процессор Pentium/Celeron 200 и выше;
  • дисковая память системы "ДЕЛО" не менее 200 MВ, не включая клиентскую часть используемой СУБД
  • оперативная память не менее 32 Мб (рекомендуется 64Мб);
  • операционная система Windows 98/2000/NT/ХР;
  • текстовый редактор MS Word 97/2000/ХР;
  • клиентская часть СУБД Oracle ver 7.3 (для версии на базе СУБД Oracle)

В случае использования в отдельных небольших учреждениях, организация однопользовательской версии системы "Дело" - "Дело-Секретарь", имеющей совмещенную серверные и клиентские части, для ее функционирования потребуется рабочая станция со следующими характеристиками:

  • процессор PentiumIII/Celeron 1000 и выше;
  • дисковая память системы "ДЕЛО" не менее 5 GB,
  • оперативная память не менее 64 Мб (рекомендуется 128Мб);
  • операционная система Windows 2000/ХР;
  • текстовый редактор MS Word 2000/ХР;
  • факс-модем 56К;

5. ПРОГРАММНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДЛЯ ГСАД

Многофункциональность ГСАД, реализация ее в архитектуре "клиент-сервер", сложность обработки огромного количества разнообразной информации, необходимость обеспечения надежного хранения и обмена данными между различными подсистемами - все это определяет выбор системного и прикладного программного обеспечения.

При выборе системных и пользовательских программных средств обращалось внимание на такие факторы, как функциональные возможности программного продукта, известность и надежность фирмы-производителя, распространенность программного продукта и перспективы его дальнейшего развития, наличие налаженной системы поддержки продукта, соотношение стоимость-эффективность, совместимость друг с другом, возможность интеграции и пр.

Для решения задач по обеспечению хранения, обмена, систематизации и графического представления информации используются покупные программные продукты крупнейших мировых производителей - компаний Oracle (Oracle8 Server ) и Microsoft (Windows 2000/ХР и MS Office98/2000/ХР)

Для решения прикладных задач используется программные продукты отечественного разработчика - компании "Электронные Офисные Системы" г.Москва.

Компания "Электронные Офисные Системы" (ЭОС) основана в августе 1994 года. Сегодня ЭОС – признанный лидер на отечественном рынке систем автоматизации делопроизводства и электронного документооборота. Компания объединяет в своём составе специалистов, в течение долгого времени занимавшихся автоматизацией офисной деятельности в высших государственных структурах СССР и России. Под руководством Владимира Баласаняна, ныне генерального директора компании, созданы и многие годы успешно эксплуатировались системы автоматизации документооборота ЦК КПСС и Администрации Президента России.

Система автоматизации делопроизводства "Дело", являющаяся базовым продуктом компании ЭОС, первой в России среди подобных систем удостоена сертификата наивысшего качества (рег. РОСС.RU 001.04ЯА00 Госстандарта России от 22 июля 1996 года).

ЭОС имеет пакет лицензий ФАПСИ на право осуществлять деятельность

    • по проектированию средств защиты информации;

    • по производству средств защиты информации;

    • по техническому обслуживанию шифровальных средств;

    • по распространению шифровальных средств.

Инструментом создания программных систем ЭОС являются средства разработки клиентских приложений в среде "Windows", основанные на современных Internet-, CASE- и RAD-технологиях. Комплект приложений создан с использованием технологии "клиент-сервер". Для обеспечения удалённого доступа к информации через Internet/Intranet используется набор компонентов (COM), позволяющий выполнять запросы пользователей и обеспечивающий необходимую навигацию по базе данных (с применением технологии MS ASP).

Компания ЭОС выполняет полный цикл работ по промышленной разработке корпоративных информационных систем, включающий в себя обследование условий заказчика, системный анализ, проектирование и разработку программного обеспечения (ПО), внедрение систем на объекте заказчика, обучение персонала, сопровождение на период эксплуатации.

Компания ЭОС обладает разветвленной партнерской сетью, способной выполнять проекты любой сложности на базе ПО семейства "Дело".

Число заказчиков и пользователей программных продуктов компании ЭОС составляют более 400 организаций России и стран СНГ. Среди них Государственная Дума и Совет Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, республиканские законодательные и исполнительные органы, Центральный Банк РФ, Национальные банки республик РФ, Конституционный суд РФ, Счётная палата при Президенте Российской Федерации, Федеральная служба налоговой полиции, Министерство экономического развития и торговли РФ, Российский фонд федерального имущества, Пенсионный фонд РФ, Медицинский центр Управления делами Президента Российской Федерации, ОАО "Газпром", Татнефть, Тюменская нефтяная компания, Министерство экономики Украины, Товарно-сырьевая биржа Республики Туркменистан и многие другие.

6. ЗАТРАТЫ НА СОЗДАНИЕ ГСАД

Оценка стоимости создания ГСАД и ее подсистем выполняется исходя из усредненных текущих цен на сертифицированную технику промышленной сборки (в оптимальной конфигурации) и программные продукты по состоянию на май 2003г. В случае необходимости может быть использована менее производительная техника, имеющая более низкие цены - с последующей ее заменой или модернизацией.

Затраты при создании ГСАД складываются из:

- затрат на покупку технических средств, состоящие из затрат на:

- компьютерную технику,

- оргтехнику,

- средства связи – модем ,

- ЛВС и телефонные линии;

- затрат на покупку программных продуктов, состоящие из затрат на:

- системные программные продукты и СУБД,

- прикладные программные продукты ,

- техническое сопровождение ПО;

- затрат на работы по внедрению, состоящие из затрат на:

- затрат на установку и настройку программ на сервере и на клиентской части,

- затрат на обучение пользователей,

- затрат на ввод в эксплуатацию и сопровождение пользователей;

- затрат на провайдерские услуги – обеспечение доступа в Интернет.

Стоимость поставки, настройки и внедрения ПО "Дело-Секретарь", с обучением персонала, с годовой технической поддержкой прикладного ПО и годовой методической поддержкой пользователей для одного учреждения составит ок. 40тыс. рублей.

Опционально, стоимость поставки, настройки и внедрения однопользовательского ПО "Кадры", с обучением персонала, с годовой технической поддержкой прикладного ПО и годовой методической поддержкой пользователей для одного учреждения составит ок. 35тыс. рублей.

Опционально, стоимость поставки, настройки и внедрения ПО "Архивное дело", с обучением персонала, с годовой технической поддержкой прикладного ПО и годовой методической поддержкой пользователей для одного учреждения составит ок. 40 тыс. рублей.

Стоимость поставки оборудования для рабочего места секретаря (компьютер, факс, модем, сканер-принтер) составит ок.35тыс. рублей.

Стоимость годовой технической поддержки оборудования и доступа к Интернет (для нужд ГСАД) для одного учреждения составит ок. 5 тыс.рублей.

Таким образом, полная стоимость организации, внедрения и функционирования одного рабочего места ГСАД в учреждении в базовом варианте с годовым сопровождением составляет ок.80 тыс. рублей. При наличии в учреждении, организации на рабочем месте секретаря необходимой техники стоимость внедрения, естественно, уменьшается.

При выборе оборудования предпочтение отдается надежной, сертифицированной технике промышленной сборки отечественных производителей, что гарантирует бесперебойную работу техники и установленных программных продуктов, однако следует учесть, что цены на компьютерную и периферийную технику подвержены изменениям, модели техники могут меняться.

7. СХЕМА РЕАЛИЗАЦИИ ПРОЕКТА ВНЕДРЕНИЯ ГСАД

Опыт внедрения НПФ "ИнфоИнжиниринг" ГСАД на базе системы "Дело" в администрации и учреждениях г.Альметьевска и Альметьевского района Республики Татарстан в 2002-03 годах (на основании Постановления Главы администрации г.Альметьевска № 2397 от 25.09.2002г. "О внедрении САДД "Дело") показал реальность достижения поставленных задач с помощью выбранных программно-технических решений. Реализация данного проекта продолжается, увеличивается количество организаций, подключаемой к ГСАД, наряду с администрацией, где функционирует 18 мест системы "Дело" и 3 места системы "Кадры", связанные с ними системы "Дело-Секретарь" установлены в 15-ти предприятиях и учреждениях города.

При реализации проекта в г.Альметьевске удалось привести делопроизводство и документооборот в городских предприятиях и учреждениях к требованиям нормативов, налажен автоматизированный взаимный обмен документами, налажена система централизованного контроля за исполнением директивных документов и резолюций администрации по охваченным предприятиям. Поставка, наладка и сопровождение оборудования, доступ к интернет обеспечивается силами местной компании "Альком".

Сроки создания ГСАД зависят только от сроков финансирования работ, и составляют ориентировочно 1 месяц на 1 учреждение, причем работы в нескольких учреждениях могут проводиться параллельно. В целом, для реализации проекта ГСАД, в части задач системы "Дело", для 30-40 учреждений, организаций реальны сроки в 4-6 месяцев, причем реальный эффект будет заметен уже в первые 30 дней эксплуатации в учреждении системы "Дело-Секретарь" - документы из администрации можно будет принимать, а отчеты об исполнении отправлять в администрацию без помощи курьеров, немедленно, что дисциплинирует исполнителей, повышая общую эффективность деятельности городской администрации.



Члены
Гильдии Управляющих Документацией

     

Дистанционное обучение по образовательным программам
курсов повышения квалификации
  Лицензия № 039458   Государственная аккредитация № 0210

Наши слушатели

Курсы повышения квалификации руководителей, специалистов в сфере ДОУ и электронного документооборота, секретарей-референтов 
на 2019год.
Современные технологии в работе службы ДОУ
Современные технологии в работе секретаря-референта, помощника руководителя18-23 ноября 2019
16-21 декабря 2019
Современные технологии в работе с электронными документами


Полный перечень законодательных актов на CD
Законодательные, иные нормативные правовые акты, методические документы в сфере информации и документации до 2019 года.
Заказать