Главная Контактная информация Карта сайта

Тел./факс: +7 (499) 237-2271
Английская версия
 


От документооборота классического к электронному
(Особенности внедрения электронного документооборота в ОАО "Мосэнерго")

Витин Юрий Геннадьевич,
Начальник отдела документационного
обеспечения управления ОАО "Мосэнерго"

Делопроизводство в учреждениях России как государственная система начала складываться в конце XV века (отвечали за эту работу дьяки и подъячие). В XVIII веке организация делопроизводства возлагалась на канцелярию (главным в канцелярии являлся секретарь). Был утвержден Генеральный регламент, который устанавливал не только сроки, но и контроль за исполнением документов.

Решение проблем документационного обеспечения управления в ОАО "Мосэнерго" возлагалось на канцелярию, которая 17 марта 1997 г. была преобразована в отдел документационного обеспечения управления Генеральной дирекции. И канцелярия и отдел применяли смешанную форму организации работы с документами. Документооборот осуществлялся традиционным способом с применением бумажного носителя.

Рост объема производства и увеличение задач, решаемых ОАО "Мосэнерго", количество управленческой и другой документации, разрабатываемой, поступающей и отправляемой из Общества, продолжало возрастать, в связи с чем в 1998 году руководство Общества приняло решение о переходе к автоматизированной системе делопроизводства, которая и была внедрена в октябре 1998 г. (Программа "Дело-96", версия 5.3.1).

За прошедшие годы многие принципы, положенные в основу программных решений используемой версии САДД, устарели и стали затруднять решение делопроизводственных задач. (Значительное время поиска необходимых документов, несовершенная система организации прав доступа к документам, недостаточный объем подготавливаемых справок и отчетов, большой объем требуемой серверной памяти на один документ, отсутствие функции выгрузки из базы устаревших документов и т. д.).

С учетом специфики нашего Общества, крупнейшего в Российской Федерации и состоящего из филиалов, размещенных в г. Москве, Московской и Рязанской областей, одним из основных направлений в работе отдела документационного обеспечения управления Генеральной дирекции (далее – ОДОУ) является оперативное доведение указаний руководства Общества, предупредительный контроль и оказание помощи по своевременному их выполнению. Поэтому не случайно, что вопросы делопроизводства находятся под пристальным вниманием генерального директора ОАО "Мосэнерго" А.В. Евстафьева и его первого заместителя-главного инженера И.Т. Горюнова, непосредственно курирующего работу отдела.

Во исполнение их указаний 30 июля 2002 г. с сотрудниками, отвечающими в отделах и службах Генеральной дирекции за делопроизводство, был проведен семинар, на котором было проанализировано состояние делопроизводства в Обществе, доведены особенности третьего издания Инструкции по делопроизводству в Генеральной дирекции ОАО "Мосэнерго", а также постановлены задачи по дальнейшему совершенствованию делопроизводства с учетом рекомендаций, данных ОАО РАО "ЕЭС России". На этом же семинаре были показаны возможности программы автоматизированного делопроизводства ЗАО "Ланит".

Правление ОАО "Мосэнерго" и Научно-технический Совет Общества в 2002-2003 гг. рассматривали состояние делопроизводства и принимали практические меры по его дальнейшему совершенствованию, в т.ч. предупредительные по недопущению утечки информации. Было разработано техническое задание, соответствующее задачам делопроизводства в ОАО "Мосэнерго".

С учетом материальных затрат на внедрение нового программного продукта при сохранении имеющейся информации, мнения сотрудников Генеральной дирекции, а также возможности быстрой переподготовки пользователей мы остановили свой выбор на программе автоматизированного делопроизводства, вобравшую в себя традиции российского (советского) делопроизводства, которую разработало ООО "ЭОС" - ПО "ДЕЛО-ПРЕДПРИЯТИЕ" (версия 8.07).

Данная программа должна была обеспечить:

1. Составление и ведение электронных регистрационных карточек документа с минимальной затратой времени на создание его электронного образа.

2. Доведение электронного образа документа в кратчайшие сроки до исполнителей с учетом решений (резолюций) соответствующих начальников и получение информации о своевременном исполнении отданных ими поручений.

3. Поиск документов не только по реквизитам регистрационной карточки, но и по содержанию текста документа.

4. Разграничение доступа к электронной базе документов с учетом специфики решаемых задач конкретным пользователем.

5. Подготовку необходимых руководству Общества отчетных и статистических материалов, в том числе и по исполнительской дисциплине как по структурным подразделениям и филиалам, так и по Обществу в целом и др.

Основными этапами внедрения автоматизированного делопроизводства и электронного документооборота в ОАО "Мосэнерго" явились:

    • октябрь 1998 года – начата эксплуатация системы "ДЕЛО" (версия 5.3) в подразделениях Генеральной дирекции ОАО "Мосэнерго" и в филиале Общества- Информационном вычислительном центре (ИВЦ);

    • с 15 марта 2002 года распорядительные документы до отделов и служб Генеральной дирекции стали доводиться в электронном виде, силами отдела документационного обеспечения управления начато создание электронной базы данных Общества по всем распорядительным документам;

    • с 1 апреля 2002 года персональные поручения генерального директора, а также его поручения, стоящие на особом контроле, стали доводиться до отделов и служб Генеральной дирекции в электронном виде; начато доведение в электронном виде поручений и документов, рассмотренных первым заместителем генерального директора – управляющим директором по корпоративной политике и управлению собственностью Д. В. Васильевым до его заместителей и начальников курируемых им отделов;

    • 16 апреля 2003 года – вышло распоряжение главного инженера ОАО "Мосэнерго" И. Т. Горюнова "О переводе делопроизводства на новую программу", предусматривающее мероприятия, необходимые для внедрения в Генеральной дирекции и в филиалах Общества новой версии системы "ДЕЛО";

    • 19 мая 2003 года – Правление Общества рассмотрело вопрос о мероприятиях по внедрению и финансированию приоритетного комплекса единой информационной системы управления в ОАО "Мосэнерго", составной частью которой является система автоматизированного делопроизводства;

    • 2 июня 2003 года – состоялся перевод делопроизводства ОАО "Мосэнерго" на версию 8.07 системы "ДЕЛО" с последующим подключением к ней 5 филиалов Общества;

    • август 2003 года – количество филиалов, включённых в единое делопроизводственное пространство ОАО "Мосэнерго", возросло до 8;

    • сентябрь-декабрь 2003 года – система "ДЕЛО" объединила сети Генеральной дирекции и 15 филиалов Общества;

    • 20 января 2004 года – вышел приказ генерального директора А.В. Евстафьева "О дальнейшем развитии электронного документооборота в ОАО "Мосэнерго", определивший задачи на первое полугодие 2004 года;

    • январь 2004 года – количество филиалов, включённых в единое делопроизводственное пространство ОАО "Мосэнерго", доведено до 20.

Нормативно-методическое обеспечение выполненных работ:

    • Инструкция по делопроизводству в Генеральной дирекции ОАО "Мосэнерго", разработанная на базе Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Федеральной архивной службы России 27.11.2000 № 68 (третье издание),

    • Инструкция по делопроизводству на филиалах ОАО "Мосэнерго" (типовая),

    • Сборник форм распорядительных документов (третье издание),

    • План создания корпоративной системы автоматизированного делопроизводства,

    • Соответствующие приказы и распоряжения ОАО "Мосэнерго".

Данные материалы являются практическими пособиями по организации и ведению делопроизводства в ОАО "Мосэнерго". Теоретической основой их создания стали следующие нормативно-правовые акты федерального уровня:

1. Федеральный закон "Об информации, информатизации и защите информации" (№ 24-ФЗ от 20 февраля 1995 г.);

2. Федеральный закон "Об электронной цифровой подписи" (№ 1-ФЗ от 10 января 2002 г.);

3. Федеральная целевая программа quot;Электронная Россия 2002 – 2010 годы" (Постановление правительства РФ № 65 от 28 января 2002 г.);

4. Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003;

5. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (утвержден постановлением Госстандарта России № 28 от 27 февраля 1998 г.).

Организационная сторона внедрения и эксплуатации этой программы в ОАО "Мосэнерго" была возложена на ОДОУ и специально созданную группу специалистов (3 чел.) из Информационно-вычислительного центра – филиала ОАО "Мосэнерго". В ОДОУ 19 человек. Из них 9, в том числе начальник отдела и его заместитель, должны были непосредственно работать в сфере автоматизированного делопроизводства и электронного документооборота.

В целях обеспечения новых задач была усовершенствована штатная структура отдела: выделена группа документооборота и контроля в составе семи человек, заменена на более совершенную техника, расторгнут договор с "Энергопроммаркетом" на оказание услуг по созданию и поддержанию электронной базы распорядительных документов Общества в программе "Консультант-плюс". (ОДОУ стал самостоятельно решать эту задачу, экономя ежемесячно 90 тыс. рублей). С 2 июня 2003 г., всего за 2 месяца, ООО "ЭОС", проведя предварительное обследование, совместно с ОДОУ и ИВЦ Общества ввели в промышленную эксплуатацию новую программу.

Процесс ввода в эксплуатацию включал в себя и обучение сотрудников Генеральной дирекции, в том числе и ОДОУ. Практическое пособие, изданное совместно с "ЭОС", помогло в сжатые сроки освоить новую версию программы автоматизации делопроизводства.

Перевод на новую версию был проведен в выходные дни (с 14:30 30 мая до 8:00 2 июня 2003 г.) Таким образом, с 8:30 2 июня 2003 г. ОДОУ, а в течение пяти последующих дней - остальные отделы и службы Генеральной дирекции и шесть филиалов в своей работе стали пользоваться возможностями новой программы.

Ее внедрение позволило приступить к выполнению указания генерального директора ОАО "Мосэнерго" А.В. Евстафьева о создании корпоративной системы автоматизированного делопроизводства с возможностью оперативного доведения управленческих решений до исполнителей, контроля их исполнения и использования единой информационной базы Общества, включающей в себя документы с 1998 г.

Построение единой системы автоматизированного делопроизводства и документооборота явилось одним из элементов программы создания корпоративной информационно-управляющей системы (КИУС) ОАО "Мосэнерго". КИУС позволит обеспечить комплексную информатизацию и автоматизацию управления производственной, финансово-экономической и хозяйственной деятельностью энергокомпании.

По состоянию на 20 января 2004 г. в единую корпоративную систему автоматизированного делопроизводства с возможностью оперативного доведения управленческих указаний и решений в электронном виде включены все заместители генерального директора, его советники, все отделы, службы и отдельные подразделения Генеральной дирекции, а также 17 филиалов Общества. Система обеспечивает оперативную отчетность о выполнении управленческих указаний.

Функциональный состав внедренной в ОАО "Мосэнерго" системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота включает в себя

1. аппаратный комплекс:

    • сервер баз данных;
    • персональные ЭВМ, объединённые в единую корпоративную сеть;
    • коммуникационные средства для подключения пользователей к системе "ДЕЛО";

2. комплекс системных программных средств:

    • операционная система сервера (Unix);
    • операционная система персональных ЭВМ (Windows 98, 2000);
    • реляционная СУБД (ORACLE 9.2);
    • система подготовки отчётов (MS Office);

3. комплекс прикладных программных средств системы "ДЕЛО":

комплекс реализован как многопользовательская интегрированная система, функционирующая в архитектуре "клиент-сервер" на базе мощной реляционной СУБД, осуществляющей обработку данных, контроль их целостности, защиту от несанкционированного доступа, масштабируемость. Совокупность взаимосвязанных программных модулей обеспечивает каждому пользователю полнофункциональный режим работы с многоуровневым разделением прав доступа.

Корпоративная система единого делопроизводственного пространства базируется на уникальной локальной сети, объединяющей Генеральную дирекцию с

филиалами Общества опто-волоконными линиями коммуникаций. Это позволяет нам уверенно продвигаться по пути внедрения электронного документооборота.

(Увеличить)

Структурная схема системы автоматизации делопроизводства и документооборота ОАО "Мосэнерго".

Развернут и функционирует мощный сервер, с помощью которого пользователи не только получают указания руководителей, но и оперативно информируют их о ходе выполнения отданных распоряжений. Они имеют возможность получать из ведомственной базы данных необходимую для работы информацию и пользоваться услугами ведущих редакторов, которые постепенно переходят к работе в режиме безбумажной технологии, а также использовать фирменные бланки и другие шаблоны для подготовки различных документов.

На сегодняшний день в едином делопроизводственном пространстве работает более 500 человек, в том числе с правом редактирования - 184. Количество АРМ с правом редактирования составит к 1 июля 2004 г. не менее 250, а пользователей подсистемой WEB – более 400.

Мы в своей работе используем имеющуюся возможность подключения на одно АРМ двух и более пользователей, в том числе и при работе с подсистемой WEB.

Вместе с тем нам еще не удалось надежно включить в единую сеть филиалы с помощью выделенных каналов телефонных линий связи. В этом направлении ИВЦ Общества и "ЭОС" пока не добились ожидаемого успеха.

В ноябре-декабре 2003 г. мы провели тренировки по применению ЭЦП (электронно-цифровой подписи), а с 2004 года начали применять ЭЦП при передаче электронных документов между Генеральной дирекцией и тремя филиалами, в последующем (второе полугодие т.г.) ЭЦП должна стать правилом при передаче указаний генерального директора в электронном виде как подчиненным, так и в вышестоящие организации.

Таким образом, в вопросах технической оснащенности наши особенности при переходе к электронному документообороту свелись к своевременному обновлению техники, обеспечивающей эксплуатацию новой программы. В своей работе применяем 7 индивидуальных сканеров.

Теперь о других, на мой взгляд, основных особенностях внедрения электронного документооборота в ОАО "Мосэнерго".

Наша система базируется на одном из самых передовых, по моему мнению, программных продуктов, работать с которой должны профессионально и технически подготовленные сотрудники, которые не должны воспринимать ее как нечто, усложняющее их работу.

Во исполнение постановления Правительства Российской Федерации от 28.01.2002 N 65 "О федеральной целевой программе "Электронная Россия (2002-2010 годы", решений Общероссийской практической конференции "Автоматизация делопроизводства и электронный документооборот в органах власти. Опыт Совета Федерации и Государственной Думы" и рекомендаций семинара-совещания по управлению производством, проведенного Гильдией управляющих делами в октябре 2002 г. по переводу документооборота на электронную основу, ОДОУ в 2002 г. было начато практическое доведение до исполнителей Генеральной дирекции в электронном виде распорядительных документов, персональных поручений генерального директора и его поручений, состоящих на особом контроле.

В том же, 2002 году в соответствии с указанными выше документами в Генеральной дирекции был реализован первый этап Программы - проведен анализ состояния делопроизводства и намечены пути выполнения программы, чтобы к 2005 г. осуществить доведение до исполнителей 65% документов в электронном виде.

Главная особенность первого этапа – определение сотрудников, с которыми можно и нужно работать по-новому, на которых можно положиться.

Главная проблема, которую пришлось решать, явилась проблема профессиональной подготовки сотрудников отдела, непосредственно участвующих в автоматизированном делопроизводстве и, особенно, в электронном документообороте. Некоторые сотрудники отдела воспринимали электронный документооборот как очередное новшество, которое только дает им дополнительную работу. Были высказывания и о введении дополнительного вознаграждения...

Работа по-новому – необходимый инструмент, без которого уже невозможно эффективно работать и, прежде всего, в наших условиях!

Экономический и социальный эффект, который дает нам система частичного внедрения электронного документооборота колоссальный!

Вот только один пример: внедрение программы ПО "ДЕЛО-ПРЕДПРИЯТИЕ" в Высоковольтных кабельных сетях - филиале ОАО "Мосэнерго" позволило при разработке штата сократить численность канцелярии на 30%, в то же время ее возможности обработке документов возросли!

"Благодаря системе "Дело", - заявил директор филиала Г.Э Трахтенберг, - документы Генеральной дирекции поступают в ВКС непосредственно в день подписания. Контроль за их исполнением – полный. Ответы направляются не почтой, как прежде, а одним нажатием компьютерной клавиши. Значительно упростились процедуры поиска по картотеке предприятия, действеннее стал алгоритм подготовки справки-напоминания по неисполненным документам".

Опыт Высоковольтных кабельных сетей был изучен руководителями канцелярий филиалов ОАО "Мосэнерго" на прошедшем 17 октября 2003 г. семинаре "Организация и ведение делопроизводства филиала с использованием возможностей программы ПО "ДЕЛО-ПРЕДПРИЯТИЕ".

Вот другой пример. Использование системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота в ОАО "Мосэнерго" существенным образом повлияло на исполнительскую дисциплину. На 12 % сократилось число документов, не исполненных в установленные сроки. Суммарный документооборот уменьшился приблизительно на 15 %, а повторные обращения и запросы практически прекратились.

На втором этапе реализации Программы (2003-2004 годы), а мы к нему приступили 2 июня 2003 г., в целях повышения эффективности управления производством к декабрю 2003 г. постепенно довели долю электронного документооборота до 30 % от заместителей генерального директора до подчиненных им структурных подразделений, исполнителей и 15 филиалов, включенных в единое делопроизводственное пространство. В настоящее время количество документов, доводимых до исполнителей в электронном виде, составляет 45%, а число филиалов, включенных в единое делопроизводственное пространство доведено до 20!

Несмотря на дополнительные затраты был обновлен парк компьютерной техники как в ОДОУ, так и в структурных подразделениях Генеральной дирекции и на филиалах Общества. С сотрудниками отдела, участвующими в электронном документообороте, были проведены дополнительные практические инструктажи по использованию новой техники.

Сегодня сотрудники уже не только отдела, но и других подразделений Общества воспринимают электронный документооборот как первейшую необходимость, без которой работать просто нельзя. Такое понимание было достигнуто как посредством постановки задач в распорядительных документах, так и путем проведения ежемесячных показных занятий в зале, оборудованном большим экраном, практического дополнительного обучения сотрудников на рабочих местах, показа преимуществ доведения документов в электронном виде по сравнению с традиционным (вместо 2-4 дней – не более трех часов!), проведения личных бесед и других мероприятий, в том числе обучения в созданном учебном классе с использованием учебной программы.

На базе ВКС-филиала ОАО "Мосэнерго" в октябре 2003 г. с начальниками канцелярий филиалов Общества, в которых централизованно внедрено автоматизированное делопроизводство и электронный документооборот, было проведено показное занятие по организации и методике внедрения автоматизированного делопроизводства и электронного документооборота, которое явилось большим подспорьем в их работе.

Сегодня любой сотрудник Общества, имеющий соответствующий доступ к системе, способен не только подготовить документ с использованием электронной базы ОАО "Мосэнерго", но и узнать в каком состоянии находится исполнение того или иного поручения, какая корреспонденция отправлена, какой и когда распорядительный документ подписан, отчитаться за исполнение поручения без использования бумажного носителя.

Появилась и возможность представлять отчеты в виде электронных документов – программа ПО "ДЕЛО-ПРЕДПРИЯТИЕ" позволяет и это!

С февраля с.г. отдельным исполнителям мы уже не направляем справки-напоминания о поручениях, подлежащих исполнению, и контрольных (папками № 2, 3 многие сотрудники Общества пользуются уверенно!).

Вместе с тем, восприятие документов в электронном виде происходит медленно, отдельные руководители, имеющие право давать указание по документу, пока еще предпочитают иметь его на бумажном носителе, сами с программой практически не работают...

Вот и возвращается такой документ с резолюцией на бумажном носителе, а уже потом, в ОДОУ, он превращается в электронную версию с соответствующей резолюцией и направляется в отдел (службу) и к конкретному исполнителю….

Но даже с такой организацией электронного документооборота документы доводятся до исполнителей в несколько раз быстрее, а срочные не за час, как было установлено ранее, а за считанные минуты!

Главная задача на первое полугодие 2004 года вытекает из сказанного выше – решить проблему непосредственного участия руководства Общества, руководителей филиалов и подразделений в электронном документообороте! И такая задача была поставлена генеральным директором А.В. Евстафьевым в приказе от 20.01.2004 N 51 "О дальнейшем развитии электронного документооборота в ОАО "Мосэнерго".

В этом заключается вторая, основная особенность внедрения электронного документооборота в практику управления производством. Над этим мы сейчас и работаем.

Одной из задач, которую предстоит выполнить ОДОУ в этом и последующих годах – обеспечение мероприятий по реализации проекта реформирования ОАО "Мосэнерго".

Есть и еще одна, очень важная задача, - включение в единое делопроизводственное пространство, с учетом технических возможностей, всех филиалов Общества.

В 2004 году во исполнение Плана создания корпоративной системы делопроизводства и документооборота мы планируем и дальше предметно работать с ООО "ЭОС" по нескольким направлениям:

- внедрить в феврале т.г. более совершенную версию программы, доработанную для нас с учетом уровня подготовки сотрудников и человеческого фактора;

- закупить дополнительно АРМ "ПО ДЕЛО-ПРЕДПРИЯТИЕ", подсистемы WEB, FR;

- заключить дополнительное соглашение на техническое сопровождение (за годы работы без него (1998-2003) мы многое потеряли);

Планируем сделать первые шаги на пути создания электронного архива, программное обеспечение которого планируем выбрать уже в этом полугодии.

30-31 октября 2003 года ООО "ЭОС" провело практическую конференцию пользователей программными продуктами, им разработанными. Особое внимание при этом было уделено вопросам внедрения электронного документооборота.

"ОАО "Мосэнерго",- как было сказано на конференции заместителем генерального директора компании "Электронные Офисные Системы" В.А. Яковенко,- одна из крупнейших российских компаний, обеспечивающая энергией ответственейший и густонаселенный столичный регион. В значительной степени успех ее деятельности обуславливает оперативное реагирование на быстроменяющуюся обстановку. Сегодня это не мыслимо без отлаженного документооборота".

На третьем этапе реализации Программы (2005-2010 годы) планируем провести работы по вхождению в единую информационную структуру в масштабе ОАО РАО "ЕЭС России", правительств Москвы, Московской области и Российской Федерации и довести, во исполнение вышеуказанного постановления Правительства Российской Федерации, долю электронного документооборота в целом по Обществу до 65%, а с вышестоящими организациями - до 40%, активно применять ЭЦП.



Члены
Гильдии Управляющих Документацией

     

Дистанционное обучение по образовательным программам
курсов повышения квалификации
  Лицензия № 039458   Государственная аккредитация № 0210

Наши слушатели

Курсы повышения квалификации руководителей, специалистов в сфере ДОУ и электронного документооборота, секретарей-референтов 
на 2019год.
Современные технологии в работе службы ДОУ
Современные технологии в работе секретаря-референта, помощника руководителя23-28 сентября 2019
21-26 октября 2019
18-23 ноября 2019
Современные технологии в работе с электронными документами


Полный перечень законодательных актов на CD
Законодательные, иные нормативные правовые акты, методические документы в сфере информации и документации до 2019 года.
Заказать