Главная Контактная информация Карта сайта

Тел./факс: +7 (499) 237-2271
Английская версия
 


Работа с обращениями граждан в Администрации города Реутов

Викулова Светлана Константиновна,
Начальник отдела по работе с обращениями граждан
Администрации г. Реутов Московской области

Город Реутов основан в 1940 году. Расположен он сразу за Московской кольцевой автомобильной дорогой на 1-ом километре МКАД. Численность населения составляет 76 тыс. человек, занимаемая территория – 900 га.

Реутов сегодня – это Российский наукоград, крупный промышленный и культурный центр. В городе располагаются хлопкопрядильная и другие фабрики данной отрасли, НПО машиностроения, протезно-ортопедический завод, фабрика игрушек, – всего более 1500 крупных и средних предприятий, сотни мелких.

Внедрение в Администрации города Реутов системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота ведётся с сентября 2002 года. На сегодняшний день в Администрации города функционирует 8 рабочих мест, оснащённых программным обеспечением системы "ДЕЛО".

С внедрением системы "ДЕЛО"

- существенно возросла производительность труда делопроизводственного персонала Администрации;

- сократилось время, затрачиваемое на поиск необходимой информации;

- качественным образом улучшилась система работы с документами и система управления городской Администрации в целом;

- повысился авторитет делопроизводителей.

Отметим некоторые типовые моменты работы с обращениями граждан в условиях применения системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота.

В Администрации действует 5 форм доставки обращений граждан к руководству города (рассчитанных на все социальные группы населения):

- личный приём граждан руководством Администрации;

- обращения посредством писем;

- обращения через пейджер к Главе города;

- обращения по телефону к Главе города во время его выступлений в прямом телевизионном эфире;

- обращения к Главе города посредством виртуальной приёмной.

Регистрация всех видов обращений граждан ведётся с помощью системы "ДЕЛО". Вопросами регистрации занимается отдел по работе с обращениями граждан.

1. В системе "ДЕЛО" создаётся база данных всех граждан, обратившихся в Администрацию города (позволяющая в дальнейшем получать различного рода статистические и аналитические отчёты о количестве поступивших обращений за интересующий период, о наиболее активных абонентах и др.)

2. При регистрации и заполнении основных и дополнительных реквизитов по поступившему обращению распечатывается регистрационная карточка, которая прикрепляется, например, к письменному обращению (с учётом краткого содержания обращения). На карточке в дальнейшем будет проставлена резолюция руководителя. Это, в частности, позволяет соблюдать требования инструкции по делопроизводству в части рассмотрения обращений граждан (когда резолюция не наносится на самом письме).

3. После выполнения процедур, связанных с занесением основных и дополнительных реквизитов и вводом резолюции руководителя, значительно сокращается время, требуемое на оформление:

- сопроводительного документа;

- контрольной карточки;

- уведомления гражданину (о том, куда, согласно резолюции руководителя, направлено на рассмотрение его обращение);

- напоминания исполнителю о сроках подготовки ответа.

4. Поиск документа (по номеру документа, по фамилии заявителя, по тематике обращения, а также поиск группы документов по заданной теме за определённый период) осуществляется всего за 1-2 минуты.

5. Реализованный в системе "ДЕЛО" журнал передачи документов всегда позволяет точно определить, у кого из исполнителей в данный момент находится на рассмотрении конкретный документ.

6. Если отчёт исполнителя получен в печатном виде, его тоже можно присоединить к регистрационной карточке (посредством процедуры сканирования). Получение же отчёта исключительно в электронном виде позволяет существенно сократить время, необходимое для прохождения документа из структурного подразделения в отдел по работе с обращениями граждан.

7. Мобильность и открытость программного обеспечения системы "ДЕЛО" позволила отделу по работе с обращениями граждан совместно с сотрудниками аналитического отдела Администрации разработать и внедрить свою форму отчётности, которая даёт возможность получить данные о том, сколько всего обращений граждан поступило в Администрацию, сколько из них рассмотрено, сколько рассмотрено с нарушением срока исполнения, сколько находится на исполнении (с указанием фамилии конкретного исполнителя, нарушившего сроки). Данная отчётная форма значительно облегчает работу делопроизводственного персонала при подведении итогов за квартал, за полгода, за 9 месяцев, за год и предоставляет руководителям, принимающим управленческие решения по итогам рассмотрения обращений граждан, полную информацию для подготовки соответствующих нормативно-правовых актов.

8. При помощи системы "ДЕЛО" на сайте Администрации Реутова создана и функционирует новая служба доставки обращений граждан – виртуальная приёмная Главы города.



Члены
Гильдии Управляющих Документацией

     

Дистанционное обучение по образовательным программам
курсов повышения квалификации
  Лицензия № 039458   Государственная аккредитация № 0210

Наши слушатели

Курсы повышения квалификации руководителей, специалистов в сфере ДОУ и электронного документооборота, секретарей-референтов 
на 2019год.
Современные технологии в работе службы ДОУ
Современные технологии в работе секретаря-референта, помощника руководителя23-28 сентября 2019
21-26 октября 2019
18-23 ноября 2019
Современные технологии в работе с электронными документами


Полный перечень законодательных актов на CD
Законодательные, иные нормативные правовые акты, методические документы в сфере информации и документации до 2019 года.
Заказать