• Главная
•     
• Мероприятия
•     
• Автоматизация делопроизводства и электронный документооборот в Федеральных органах власти. Опыт Совета Федерации и Государственной Думы
•     
• "Технология внедрения подсистемы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота "Дело-ТСФ" в Совете Федерации"

"Технология внедрения подсистемы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота "Дело-ТСФ" в Совете Федерации"

Синева Надежда Алексеевна - советник Управления
делопроизводства Аппарата Совета Федерации

1. Нормативная база как основа автоматизации делопроизводства и электронного документооборота в государственных органах РФ.

2.Основные принципы внедрения подсистемы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота.

3.Этапы эксплуатации подсистемы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота.

  3.1. Статический процесс эксплуатации.

4. Проблемы организации работы с документами в условиях автоматизированной подсистемы делопроизводства и электронного документооборота и их решения.

  4.1. Привлечение административного ресурса.

  4.2. Организация учебы и консультаций.

  4.3. Управление человеческим фактором.

  4.4. Проведение аналитической работы.

5. Перспективы развития подсистемы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота "Дело-ТСФ".

1. Сущность и необходимость автоматизации делопроизводства

Понятие автоматизации отражает процесс перехода технологической базы информационной системы от бумажно-телефонной к компьютерно-сетевой. Федеральный закон от 20 февраля 1995 г. N 24-ФЗ "Об информации, информатизации и защите информации" определяет информационную систему как организационно упорядоченную совокупность документов (массивов документов) и информационных технологий, в том числе с использованием средств вычислительной техники и связи, реализующих информационные процессы;

В свою очередь Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. N 28) устанавливает требования и стандарты обязательные для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу.

Таким образом, система автоматизированного делопроизводства подразумевает организационно упорядоченную совокупность документов и информационных технологий, реализующих информационные процессы в установленном порядке законом.

Необходимость автоматизации делопроизводства обусловлена стремительным совершенствованием технологии производства персональных ЭВМ, программных средств, повсеместному внедрению информационных технологий. Под автоматизацией традиционно понималось вытеснение рутинного механического труда, "высвобождение" работников и совершенно игнорировались принципиальные изменения в технологии и управлении. Однако реальная автоматизация часто не приводит к сокращению персонала. Снижение затрат является лишь косвенным эффектом автоматизации. Главная задача автоматизации должна быть другой: приобретение новых качеств управления, получение эффективности управления. Такая концепция автоматизации предполагает реорганизацию управления и перепроектирование информационной системы.

2.Системный анализ существующего порядка работы с документами в Совете Федерации.

В каждой организации сложилась своя практика работы с документами, соглашения о единых правилах организации технологии и управлении. При этом за основу стандартов информационной системы в органах государственной власти принимаются государственные стандарты, установленные федеральными законами, ведомственными нормативными актами. Таким образом принятые в организации стандарты являются организационным и технологическим основанием автоматизации и всегда ей предшествуют. Стандарты должны быть точно описаны. Именно с этого шага была начата работа по автоматизации делопроизводства и документооборота в Совете Федерации. Созданная рабочая группа из специалистов по делопроизводству и информационных технологий провела системный анализ, детально изучив все документопотоки в Совете Федерации, функциональные обязанности работников, связанные с делопроизводством, порядок принятия решений руководством Совета Федерации.

Работа по обследованию была завершена итоговым документом, проектом подсистемы делопроизводства и документооборота, в котором были четко прописаны цели, задачи, функции и структура информационной системы. Проект подсистемы делопроизводства и документооборота предполагал единую автоматизацию всех рабочих мест ответственных за делопроизводство в Совете Федерации. Для презентации проекта силами программистов Управления делопроизводства был разработан макет базы данных на программном средстве Microsoft Access.

3.Проблемы выбора и освоения системы автоматизации делопроизводства и документооборота

Второй шаг на пути автоматизации - это на основе выработанного проекта подсистемы делопроизводства и документооборота или написать техническое задание на разработку подсистемы автоматизации делопроизводства и документооборота, определив платформу как технических средств, так и программных, или найти уже готовую подсистему, хотя бы приближенно отражающую технологию делопроизводства в Совете Федерации.

Члены рабочей группы - представители Управления делопроизводства, Информационно-аналитического Управления Совета Федерации совместно со специалистами из ФАПСИ остановили свой выбор на разработке фирмы "Электронные офисные системы". Специалистами Аппарата Совета Федерации и ФАПСИ были обследованы подобные системы автоматизированного делопроизводства и документооборота отечественной разработки такие, например, как система "Золушка" (Научно-Технологический Центр Института развития Москвы), "Гран-Док" (Государственное Научно-Производственное Предприятие "Гранит-Центр") и готовые продукты западных фирм DOCS OPEN, DOCULIVE и другие. Все они были отвергнуты. В одном случае платформа, на которой проведена разработка, не обеспечивает достаточной масштабируемости системы, в другом программные средства разработки являются устаревшими или не имеющими соответствующего рейтинга. Все западные продукты требуют самостоятельной программной доработки и сопровождения.

Таким образом началась работа по освоению и созданию модели подсистемы автоматизированного делопроизводства и документооборота "Дело-ТСФ" на основе адаптации исходной системы САДД "Дело" к технологии делопроизводства в Совете Федерации.

В течение 4 месяцев были проведены фирмой разработчиком основные доработки программного обеспечения, создана модель подсистемы автоматизированного делопроизводства и документооборота "Дело-ТСФ", проведено обучение пользователей. В конце 1999 года подсистема была введена в опытную эксплуатацию в Управлении делопроизводства, как центрального звена в единой технологии делопроизводства, и в одном подразделении для отработки всей технологической цепочки.

В процессе опытной эксплуатации были откорректированы функциональные обязанности на отдельных участках делопроизводственной деятельности Совета Федерации, т.е. прошла проверка на практике созданного проекта технологии делопроизводства и документооборота в Совете Федерации.

Цели определяют ожидаемые результаты, получаемые от внедрения каких-либо стандартов в виде правил и ограничений. Результатом нашей работы является стандартное представление информации с целью ее однозначной интерпретации и возможности дальнейшей обработки. Подсистема автоматизированного делопроизводства и документооборота "Дело-ТСФ" обеспечивает ведение множества электронных картотек подразделений Совета Федерации (картотека подразделения), которые, однако, являются при этом подмножествами единой картотеки Совета Федерации. При этом резолюции и связанные с ними документы автоматически перемещаются между картотеками в соответствии с принятой технологией прохождения документов. Таким образом, в любой момент времени в системе имеется полная информация о состоянии, истории движения и исполнения документов в Совете Федерации.

В подсистеме реализованы возможности электронного обмена документами и их регистрационными карточками через "Электронную почту" между организациями, использующими "Дело", сканирования и хранения образов документов.

В качестве системы управления базами данных (СУБД) используется система ORACLE 8.05, обеспечивающая стабильные характеристики работы с подключением до 1000 (тысячи) пользователей.

В настоящее время подсистема автоматизированного делопроизводства и документооборота "Дело-ТСФ" функционирует в Совете Федерации на более, чем 100 рабочих местах. Пользователи подсистемы автоматизированного делопроизводства и документооборота "Дело-ТСФ", выполняющие только операции поиска информации о документах и их образах, могут быть подключены в режиме Intranet. Режим Intranet позволяет не включать их в число лицензированных пользователей Oracle. В будущем предполагается подключить до 500 лицензированных пользователей Oracle.

Автоматизация и внедрение стандартов выявляет слабые места в управлении и принятой технологии делопроизводства и документооборота в частности. Вместе с тем глубина детализации правил и ограничений подчас вызывает сопротивление со стороны не только пользователей автоматизированной системы, но и Руководства. Поэтому основной камень преткновения при внедрении подсистемы "Дело-ТСФ" оказался человеческий фактор. Группа программистов и технологов должна вооружиться не только профессиональными и научными знаниями, но и большим терпением, чтобы провести в жизнь поставленные задачи.

4.Перспективы развития подсистемы делопроизводства и документооборота "Дело-ТСФ"

Вышеуказанный тезис, что цель автоматизации - это эффективность управления, будет работать, если информационная система дает отдачу в плане возможности ведения системного анализа накопленной информации. Обычный пользователь в лучшем случае способен представить руководителю информацию по заданному запросу. Однако для проведения системного анализа и принятия решений реорганизации технологии требуется группа высоко квалифицированных аналитиков и Руководства организации.

В Совете Федерации ставятся задачи о представлении информации в структурированном виде, отражающей функциональную, тематическую деятельность подразделений. Такие задачи решаются в группе специалистов, которые непосредственно участвовали во внедрении подсистемы "Дело-ТСФ".

С точки зрения программного развития подсистемы "Дело-ТСФ" работа проводится фирмой "Электронные офисные системы" на основании договора по сопровождению.

Жизнеспособность информационной системы, как любой другой системы, зависит от ее развития, движения вперед. Реальная практика показала, чем сложнее модель информационной системы, тем труднее идет процесс ее модификации. Однако уменьшение сложности модели не должно привести к такому ограничению уровня детализации, когда информационная система становится настолько тривиальной, что не влияет на принятие решений Руководством организации.

Характеристики аппаратных средств

Сервер: Prosignia 870, 2 процессора Pentium III Xeon с тактовой частотой 500 MHz; 6 дисков по 9 Гбайт, оперативная память 1 Гбайт.

Масштабируемость: + 2 процессора, ОП до 4 Гбайт, дисковой памяти + 6 дисков по 18 Гбайт.

Объем серверной части базы данных составляет 3,82 Гбайт, из них около 400 Мбайт используется на табличное пространство для данных (112 тыс. электронных карточек).