• Главная
•     
• Мероприятия
•     
• Автоматизация делопроизводства и электронный документооборот в Федеральных органах власти. Опыт Совета Федерации и Государственной Думы
•     
• "Некоторые особенности организации делопроизводства и документооборота в Государственной Думе"

"Некоторые особенности организации делопроизводства и документооборота в Государственной Думе"

Арбузова Валентина Степановна - заместитель начальника управления - начальник отдела прохождения документов и делопроизводства
Управления документационного обеспечения и архива
Аппарата Государственной Думы Российской Федерации

Организация системы документационного обеспечения деятельности Государственной Думы, общий порядок ведения делопроизводства.

В Государственной Думе сложилась определенная система документационного обеспечения ее деятельности. Организационно она состоит из структурных подразделений, обеспечивающих в централизованном порядке выполнение таких функций как прием, обработка, регистрация, передача по назначению поступающих в Государственную Думу документов, обработка и отправка документов, исходящих из Государственной Думы, машинописные и копировально-множительные работы, стенографирование, звукозапись (с расшифровкой) заседаний, обеспечение документами и материалами депутатов к заседаниям Государственной Думы и ее органов и некоторые другие.

Выполнение перечисленных функций осуществляет специальное подразделение Аппарата Государственной Думы - Управление документационного обеспечения и архива (УДО). Это такие задачи, как:

- ведение единой системы делопроизводства в Государственной Думе;

- прием, учет, отправка служебных документов;

- участие в документационно-техническом обеспечении заседаний, проводимых в Государственной Думе, в том числе выдача документов и материалов к заседаниям Государственной Думы, стенографирование, техническая запись заседаний, запись и расшифровка стенограмм, редакторская правка и подготовка стенограмм к изданию;

- машинописные и копировально-множительные работы;

- архивное хранение документов Государственной Думы и другие.

Ряд функций документационного обеспечения реализуется непосредственно самими подразделениями. Это-исполнение документов, их подготовка и оформление, частично - функция печатания, копирования (в небольших тиражах), учета, исполнения, хранения, подготовки к передаче в Архив и некоторые другие.

Многолетняя практика работы Государственной Думы, начиная с 1994 года и по сегодняшний день, подтвердила правильность выбранного сочетания централизации в осуществлении основных делопроизводственных функций с децентрализованным выполнением функций, выполнение которых целесообразно именно там.

В Государственной Думе на протяжении последних лет ведется работа по созданию автоматизированной системы делопроизводства и документооборота. Определенный опыт в этом плане был наработан за прошедшие годы, в частности в процессе эксплуатации локальных вычислительных систем. С учетом полученного опыта была проведена работа по выбору базовой системы, отвечающей требованиям и условиям делопроизводства и документооборота в Государственной Думе. Таковой стала программа САДД (Система автоматизированного делопроизводства и документооборота), разработанная известной организацией "Электронные офисные системы" на основе базовой системы "Дело - 96". С августа 2000 года эта система поэтапно внедряется в Государственной Думе и к настоящему времени практически все структурные подразделения подключены к этой системе, работают в ней.

Уже сейчас можно сказать, что внедрение этой системы позволило существенно усовершенствовать делопроизводство и документооборот Государственной Думы. Если раньше единая для всей Государственной Думы система делопроизводства была скорее целью, то с внедрением САДД эта цель в значительной мере становится реальностью. Автоматизированная система делопроизводства и документооборота позволила соединить и увязать в единую информационную систему все этапы, все операции и процедуры, сопровождающие подготовку и прохождение документов Государственной Думе и ее Аппарате. Наряду со значительным улучшением системы получения информации о прохождении документов, она позволила также избежать вынужденного дублирования ряда операций с документами, такой, например, как многократная регистрация одних и тех же документов, улучшилась организация и эффективность труда работников Аппарата, что, несомненно, оказывает положительное влияние на деятельность палаты.

Нормативные акты, регламентирующие порядок ведения делопроизводства и организации системы документационного обеспечения деятельности Государственной Думы

<Основными нормативными документами, на которые опирается система документационного обеспечения деятельности Государственной Думы, регламентирующими указанные процедуры являются, прежде всего, Регламент Государственной Думы и Инструкция по работе с документами в Государственной Думе Федерального Собрания Российской Федерации.

Регламент Государственной Думы служит принципиальной основой, на которой строится вся система документационного обеспечения деятельности Государственной Думы. В нем подробно изложен порядок рассмотрения Государственной Думой вопросов, отнесенных к ее ведению и, прежде всего, порядок законодательной процедуры, организация, формы и процедуры работы органов и подразделений Государственной Думы.

Целям детального описания принятой организации, порядка и процедур делопроизводства служит Инструкция по работе с документами в Государственной Думе. Наряду с текстовой частью, Инструкция имеет множество приложений, содержащих формы бланков документов, имеющих хождение в Государственной Думе, различные справочные и учетно-регистрационные формы.

Прием, обработка, регистрация, распределение, прохождение, доставка служебных документов и других материалов.

В Государственной Думе осуществляется централизованный прием служебных документов и другой корреспонденции, адресованной палате, ее руководителям, подразделениям, депутатам Государственной Думы. Обращения граждан принимаются непосредственно Приемной Государственной Думы.

Регистрация законопроектов и других входящих документов осуществляется по технологии САДД. В процессе регистрации на персональной электронно-вычислительной машине (ПЭВМ) заполняется электронная регистрационная карточка со стандартным набором заполняемых реквизитов. Информация о документе вводится в электронную базу данных и с этого момента в электронные регистрационные карточки вносятся данные о последующем прохождении и исполнении зарегистрированных документов.

Принятая система учета и регистрации, на наш взгляд, достаточно эффективна и позволяет оперативно обрабатывать несколько десятков тысяч ежемесячно поступающих в Государственную Думу служебных документов.

Депутатская корреспонденция

Входящие документы, поступившие на имя депутатов, как уже было сказано выше, не вскрываются в УДО и через комитет, в котором работает депутат, передаются депутату или помощнику депутата по работе в Государственной Думе.

Ведение учета этих документов возложено на помощника депутата, который ведет, как правило, и все делопроизводство депутата.

Одной из перспективных задач является проработка вопроса о возможности подключения делопроизводства депутатов к ресурсам САДД.(напрямую либо через интерфейс или с использованием другого инструментария).

Прием и регистрация законопроектов в Государственной Думе

Проекты федеральных конституционных законов, федеральных законов, проекты законов Российской Федерации о внесении изменений и дополнений в действующие законы Российской Федерации и законы РСФСР, федеральные конституционные законы и федеральные законы, о признании их утратившими силу либо о неприменении на территории Российской Федерации актов законодательства Союза ССР и др., как и все поступающие в Государственную Думу документы, принимаются и регистрируются в УДО, а конкретно в том же его подразделении, в котором принимаются и регистрируются любые другие входящие документы.

При регистрации законопроектов на них в системе САДД заполняются стандартные электронные регистрационные карточки, на сопроводительном письме к законопроекту проставляется оттиск регистрационного штампа с указанием регистрационного номера, даты и точного времени регистрации документа. Этот же регистрационный номер проставляется и на самом законопроекте (на титульном листе) и этот номер сохраняется за законопроектом на весь период его прохождения и рассмотрения.

Работа с обращениями граждан, учреждений и организаций

Прием, регистрация и учет обращений граждан ведутся отдельно от приема, регистрации и учета служебных документов, а именно в Приемной Государственной Думы с помощью автоматизированной системы "Приемная". Подготавливается программа, позволяющая связать систему "Приемная" с САДД.

Наряду с обращениями граждан, по этой же в целом схеме осуществляются прием, регистрация, направление на рассмотрение также полученных писем, телеграмм, других документов учреждений и организаций, не относящихся к законотворческой деятельности Государственной Думы, другим рассматриваемым ею вопросам.

Учет и обращение с документами в структурных подразделениях

В подразделениях поступившие туда после регистрации в УДО документы подлежат обязательному учету, но повторно не регистрируются, а используется регистрационная карточка центральной картотеки. Учету в подразделении подлежит и последующее прохождение этих документов, вплоть до завершения исполнения или завершения другой формы работы с документом (например, учетом его в работе по обобщению материалов по той или иной теме, учетом при подготовке законопроекта и т.д.). Все это позволяет делать инструментарий САДД.

Документы, подготовленные в самих структурных подразделениях, как направляемые внутри Государственной Думы, так и за ее пределы, регистрируются в этих подразделениях. Также с использованием САДД. При этом в случае направления так называемых внутренних документов обеспечивается принцип однократной их регистрации в подразделениях-получателях эти документы повторно не регистрируются.

Организация и ведение делопроизводства в подразделении обеспечиваются службой делопроизводства подразделения. В аппаратах комитетов, комиссий особую важность имеет возложенная на указанные службы обязанность учета и хранения документов и дел, связанных с подготовкой законопроектов к рассмотрению палатой, которая уже принимает решение принять законопроект или отклонить. Соответственно в аппаратах комитетов формируется и ведется основная часть дел с документами и материалами по разработке законопроектов, по их обсуждению на разных этапах работы сними, туда поступают замечания на законопроекты от субъектов Федерации, федеральных органов власти и иных организаций, готовятся таблицы поправок и другие необходимые документы.

Контроль за исполнением документов и поручений

В Государственной Думе осуществляется контроль за исполнением:

- принятых Государственной Думой постановлений;

- протокольных поручений Государственной Думы и поступлением ответов на парламентские и депутатские запросы;

- решений Совета Государственной Думы;

- поручений, содержащихся в распоряжениях и резолюциях на документах Председателя Государственной Думы, его заместителей, Руководителя Аппарата;

- поручений, содержащихся в резолюциях руководителей структурных подразделений.

Порядок осуществления указанного контроля в целом отвечает общепринятым правилам, а используемые при этом технические средства - это хорошо известные компьютерные программы контроля исполнения документов и поручений (используются, в частности, некоторыми секретариатами, аппаратами ряда комитетов, другими подразделениями), а также картотеки, контрольные журналы и другой контрольный инструментарий.

Секретариаты, подразделения, службы или назначенные сотрудники, осуществляющие контроль, проверяют правильность представленной информации о выполнении поручений, полноту решения поставленных в них вопросов. Руководителю или органу, давшим поручение, периодически, не реже чем один раз в месяц представляется обобщенная информация о ходе и результатах их выполнения.

Регистрация, учет и отправка исходящих документов

Исходящие из Государственной Думы документы направляются за подписями руководителей палаты, руководителей депутатских объединений, председателей комитетов, комиссий, а также руководителей самостоятельных подразделений Аппарата в соответствии с их компетенцией и полномочиями.

Документы направляются также за подписью депутатов Государственной Думы с использованием специальных депутатских бланков, о которых уже говорилось выше.

Регистрация исходящих документов осуществляется, децентрализовано, в подразделениях, секретариатах, аппаратах комитетов и депутатских объединений - авторах этих документов.

Регистрация ведется с использованием технологии САДД.

В УДО используется специальная компьютерная программа, разработанная специалистами Государственной Думы, с помощью которой осуществляется учет всех отправляемых документов (с многоаспектной поисковой системой), а также автоматизированное печатание адресов на конвертах и реестров на отправляемую корреспонденцию.

Исходящая корреспонденция за подписью депутатов.

Письма и другие служебные документы за подписью депутатов Государственной Думы оформляются в соответствии с общим порядком оформления документов в Государственной Думе. В то же время, для того чтобы избежать ненужного смешения делопроизводства депутата с делопроизводством комитета, депутатского объединения, учет и регистрация исходящих документов (как и входящих документов) тех и других ведутся раздельно. Поэтому исходящим документам депутата присваиваются свои исходящие номера, отличные от исходящих номеров (индексов) комитетов, комиссий, депутатских объединений. Оформление и учет исходящих документов депутата ведется его помощником с использованием ПЭВМ или же в журнале учета стандартной формы.

Документационное и организационно-техническое обеспечение заседаний

Важнейшей составной частью системы документационного обеспечения деятельности палаты является документационное и организационно-техническое обеспечение заседаний Государственной Думы, Совета Государственной Думы, заседаний комитетов, комиссий, парламентских слушаний и других заседаний, которые в условиях коллегиальных форм работы парламента приобретают особо важное значение.

Систематизация документов, составление номенклатуры дел, их формирование, подготовка дел к передаче в Архив Государственной Думы

Основой рациональной и правильной систематизации документов и дел, хранящихся в Государственной Думе, ее подразделениях является номенклатура дел Государственной Думы.

Ежегодно в подразделениях составляются номенклатуры дел этих подразделений, а на основании их - номенклатура дел (сводная) Государственной Думы. Работа по составлению номенклатуры дел проводится в соответствии с действующими рекомендациями Росархива, положениями ГСДОУ. О важном значении, которое придается номенклатуре дел Государственной Думы, свидетельствует то, что этот документ утверждается Председателем Государственной Думы.

Хранящиеся в делопроизводстве подразделений дела оформляются также в соответствии с общепринятыми правилами. По окончании делопроизводственного года дела постоянного и временного (свыше 5 лет) срока хранения передаются в Архив Государственной Думы.

Хотелось бы подчеркнуть, что сдать в Архив палаты документы, отражающие их деятельность, могут депутаты Государственной Думы после прекращения своих полномочий.

Дела, переданные в Архив Государственной Думы, могут быть выданы в подразделение во временное пользование на срок до одного месяца.

Некоторые вопросы дальнейшего совершенствования системы документационного обеспечения деятельности Государственной Думы

В Государственной Думе большое значение в настоящее время придается совершенствованию системы документационного обеспечения ее деятельности, деятельности депутатов Государственной Думы. Особое внимание при этом придается сокращению излишнего бумажного документооборота, переходу к электронному документообороту..

В Государственной Думе действует электронная почта, порядок подключения к которой был утвержден Руководителем Аппарата Государственной Думы еще в сентябре 1996 года. В настоящее время рассматривается вопрос о том, чтобы постепенно перейти к использованию электронной почты для передачи официальных документов Государственной Думы, а также приема официальных документов, присылаемых в Государственную Думу.

В соответствии с п. 5 статьи 105 Регламента Государственной Думы копии текста законопроектов и сопроводительных документов к ним, вносимых в Государственную Думу, представляются, наряду с оригиналом на бумажном носителе, также на магнитном носителе. И вот уже в 2002 году начал вводиться в действие порядок, в соответствии с которым электронные версии текстов вносимых депутатами законопроектов и материалов к ним начали размещаться в АСОЗД депутатами - инициаторами законопроектов или по их поручению помощниками депутатов. Постепенно таким путем размещается в АСОЗД все больше законопроектов.

Это не только позволит обращаться к текстам внесенных законопроектов практически сразу же после их внесения и регистрации (на размещение текста в АСОЗД отводится три дня), но и существенно уменьшить объемы копирования законопроектных материалов на бумажных носителях, поскольку для многих пользователей достаточно будет во многих случаях возможности видеть документы в электронном виде.