| 
|
| ||||||||
|
Подписка на новости:
|
"Система документооборота как основа управления организацией" Баласанян Владимир Эдуардович - генеральный директор компании "Электронные офисные системы", к.т.н. Под системой документооборота (управления документами) понимается совокупность правил и технологий работы с документами предприятия. Важность построения эффективной системы документооборота связана с тем, что до 85% процентов информационных ресурсов предприятия сосредоточено именно в документах. Система документооборота обеспечивает документирование всей деятельности предприятия и является технологической основой для обеспечения принятия, исполнения и контроля решений. Любое повышение эффективности работы с документами немедленно сказывается на эффективности выполнения организацией своих функций, будь то улучшение обслуживания граждан государственным или муниципальным учреждением или повышение конкурентоспособности коммерческого пре приятия. В последнее десятилетие офисная автоматизация привела к революционным изменениям в области работы с документами. Управленческий персонал предприятия - авторы и исполнители документов сами занимаются изготовлением и перемещением документов, т.е. стали непосредственными участниками технологии документооборота, начиная с момента подготовки документа до контроля его исполнения и работы с архивом. В этой связи требует пересмотра сложившийся стереотип отношения к системам документооборота как технологии для повышения эффективности труда младших конторских служащих. Сегодня организация, которая хочет получить современное решение для создания автоматизированной технологии документооборота, имеет достаточно широкий выбор - от приобретения отдельных частных технологий до готовых комплексных систем. Подход компании "Электронные офисные системы", реализованный в популярной системе ДЕЛО, состоит в том, что автоматизированная технология должна изначально базироваться на сложившейся в организациях системе работы с документами, на национальной управленческой культуре. Сложившаяся в западных странах практика исходит из того, что текущая работа с конкретным документом осуществляется персонально соответствующим менеджером, а система управления документами ориентирована лишь на хранение исполненных документов в систематизируемых папках (аналогично нашему архивному хранению). Отечественная же технология предполагает обязательную регистрацию каждого документа с момента его появления в организации, а также регламентированный документооборот (термин, который отсутствует в западной управленческой традиции). Кстати, сама идея подобного учета и регламентации вполне адекватны современным реалиям управления с использованием компьютерных сетей. Однако сегодня совершенно недостаточно перенести отработанные стереотипы канцелярии и бумажного делопроизводства на современный документооборот. На первый план выдвигаются уже не технические учетно-контрольные функции, а целый ряд проблем электронного документооборота. Все традиционные технологии, будь то на Западе или в нашей стране, не распространялись, как правило, на процесс подготовки документа и работу с его проектами. Сам термин документооборот, в частности, имеет ввиду работу с готовыми, официально принятыми документами. Коллективная же работа по созданию и согласованию документов в рамках компьютерной сети требует разработки и реализации соответствующих технологий. |
Члены
Гильдии Управляющих Документацией     |
Полный перечень законодательных актов на CD
Заказать |
|
|
|