Главная Контактная информация Карта сайта

Тел./факс: +7 (499) 237-2271
Английская версия
 


 

"Внедрение систем электронного документооборота в органах государственной власти"

Линев Андрей Алексеевич - генеральный директор
Компании "ИнтерТраст", к.т.н.

OfficeMedia® и CompanyMedia®

Семейства программных продуктов Компании, объединенных под торговыми знаками OfficeMedia® и CompanyMedia®, позволяют предприятиям и организациям быстро развернуть в своих подразделениях:

  • готовые системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота,
  • системы информационной поддержки приятия решений,
  • повысить эффективность управления персоналом в своих организациях,
  • правильно организовать взаимоотношениями с клиентами,
  • автоматизировать процессы связанные с договорной деятельностью предприятия,
  • наладить эффективное управление проектами и продажами.

Системы обеспечивают эффективный контроль за исполнительской дисциплиной сотрудников ЦА и территориальных подразделений организации.

Это наиболее массовые и масштабируемые решения в области электронного документооборота на российском рынке, созданные на базе технологий IBM/Lotus.

Программные продукты OfficeMedia® и CompanyMedia®, созданы с учетом взаимной преемственности, что обеспечивает Заказчиком возможность миграции по мере производственной необходимости с одной линейки программных продуктов на другую, без потери информационного наполнения, обеспечивая тем самым защиту инвестиций Заказчика и обеспечивая необходимую функциональную масштабируемость решений.

Эффективность применения программных продуктов OfficeMedia® и CompanyMedia® подтверждена сертификатами качества Госстандарта РФ. Эти решения сертифицированы IBM/Lotus и им присвоена марка "Runs with Domino".

Основные конкурентные преимущества:

  • Соответствие требованиям государства (Сертификаты Госстандарта РФ на 4 системы)
  • Проверенная 4 годами промышленной эксплуатации
  • Делопроизводство и документооборот в территориально-распределенной среде
  • Трехуровневая - архитектура системы специально рассчитана на территориально - распределенную организацию и подключение новых документоориентированных систем
  • Все виды документооборота: Вертикальный (Приказы, Протоколы, Поручения,...), Горизонтальный (Служебные записки, Акты, ...), Внешний (Входящая и Исходящая корреспонденция), Специализированный
  • Неограниченное количество рабочих мест
  • Проверенная временем методология ведения проекта
  • Корпоративность работы пользователей, "сквозной" делопроизводство и "сквозные бизнес-процессы".
  • Поддержка многоструктурности организаций холдингового.
  • Гибкие механизмы администрирования и управление доступом к документам (НСД).
  • Функциональное и географическое масштабирование
  • 100% Гарантия доставки документа при передаче между организациями и рабочими местами исполнителей
  • Независимость от средств коммуникации

"СМ-Делопроизводство"

Основные решаемые задачи.

  • Регистрация и поиск входящих, исходящих и внутренних документов организаций
  • Автоматизация подготовки и контроль исполнения организационно-распорядительных документов
  • Контроль исполнения документов и поручений
  • Ведение архива официальных документов организации
  • Управление доступом к информации<
  • Все виды документооборота:
  • Вертикальный (Приказы, Протоколы, Поручения, ...)
  • Горизонтальный (Внутренние документы, служебные записки, Акты, ...)
  • Внешний (Входящая и Исходящая корреспонденция)
  • Электронный документооборот
  • Поддержка двухлетнего делопроизводства

Все схемы работы:

  • Регистрация и учет документов:

  • Регистрация и контроль исполнения документов в стенах канцелярии, секретариатов подразделений, рабочих групп...
  • Информирование заинтересованных лиц (руководителей, исполнителей) о наличии документов, контроль работы подотчетных сотрудников
  • Чтение и поиск сотрудниками информации о документах
  • Построение отчетов

  • Делопроизводство -> Документооборот

  • Подключение к системе руководителей и исполнителей для непосредственного участия в процессе работы с документами

  • Одна организация -> вся компания (холдинг)

  • Движение документов между территориально-удаленными подразделениями,
  • филиалами, смежными структурами (сквозное делопроизводство)
  • Контроль деятельности всех сотрудников организации
  • Процессы, охватывающие несколько удаленных подразделений организации (контроль исполнения документа, визирование, рассылка и т.д.)

Портал сотрудника организации

    Система с точки зрения рядового сотрудника:

    • Подготовка проектов документов
    • Создание документов по шаблонам
    • Ведение списков рассылки
    • Оформление почтовых отправлений
    • Ознакомление и согласование
    • Направление на подпись
    • Оповещение о новых поступлениях
    • Ведение очередей на рабочих местах - новые, просмотренные, переданные, полученные, исполненные

    Портал Руководителей организации

      Система с точки зрения руководителя и его секретариата:

      • Полный доступ к необходимой информации, поиск
      • Резолюции
      • Согласование документов
      • Документы на подпись
      • Контроль работы подотчетных сотрудников

      "СМ-Управление электронными документами"

      В чем проблема?

        Для организации учета документов и контроля за их исполнением необходимы многочисленные реквизиты документа. Содержательная часть мало интересует документоведов. Главное - процедура регистрации и контроль за исполнением документа

        Для функциональных сотрудников организации в меньшей степени интересны реквизиты документа. Главное это его содержательная часть.

        Задачи системы

        • Создание корпоративного хранилища документов
        • Организация коллективной работы с документами
        • Создание информационного портала организации

        Корпоративное хранилище документов

        • Настраиваемая система каталогов
        • Задание типов документов
        • Удобная навигация по иерархии папок
        • Сквозной поиск по словам, фразам, папкам, типам документов и пр.
        • Автоматическая процедура архивирования

        Работа через Internet-браузер

        Коллективная работа с документами

        • Ведение версий документов
        • Создание документов по шаблонам
        • Организация обсуждений содержания документов
        • Гибкое разграничение доступа
        • Удобные средства работы с образами
        • Циклы ознакомления и согласования, рассылка уведомлений
        • Передача готовых документов во внешние системы

        Стратегические возможности УЭД

        • Создание реальных предпосылок для появления систем управления знаниями: информация->люди->места

        • Информация: создание, хранение, управление и поиск информации, процессов и процедур существующих в организации

        • Люди: поиск сотрудника компетентного в данной предметной области

        • Места: удобное место для коллективной работы и совместного решения бизнес-задач

        Автоматизация документооборота и защита информации

        Locker и eToken для Lotus Notes

        • Подключение КриптоПро CSP, MessagePRO, других криптосредств
        • Встраивание в любые приложения Lotus Notes от одного дня
        • Встраивание в почту
        • Работа на сервере и в удаленном режиме

        eToken для Lotus Notes

        • Доступ к ПО Lotus Notes
        • Хранение id-файлов
        • Автоматический Logon
        • Logoff при отключении брелка
        • Автоматическая генерация многознакового пароля

        Опыт применения и перспективы использования технологии Lotus Domino в органах государственной власти и управления
        Республики Татарстан

        Проблема

        • Сентябрь 1997г. Существующая автоматизированная система регистрации документов (FoxPro for MS-DOS) не обеспечивает решения необходимых задач.

        Основные задачи:

        • Приобретение и адаптация системы автоматизации делопроизводства и документооборота для Аппарата Президента РТ.
        • Создание системы электронного документооборота и автоматизации делопроизводства органов Государственной и исполнительной власти РТ для обеспечения сквозного делопроизводства.

        Поиск решения

        • Сентябрь 1997г. - Март 1998г. Обзор рынка готовых систем или фирм разработчиков ПО в данной предметной области.
        • Выбор базового ПО - СУБД.
        • Январь 1998г. Lotus Notes выбран как базовое ПО.
        • Март 1998г. Выбрана система CompanyMedia компании "ИнтерТраст".

        Решение

        • Апрель - Июль 1998г. Выбор и покупка сервера IBM PC 330
        • Установка Lotus Notes и CompanyMedia
        • Обучение пользователей.
        • С августа 1998г. - эксплуатация.

        Основные преимущества системы

        • Основные преимущества базируются на технологиях Lotus Domino\Notes и CompanyMedia компании ИнтерТраст:
        • Корпоративность
        • Общедоступные списки сотрудников, внешних организаций, возможность взаимодействия с любым сотрудником
        • Функциональная масштабируемость
        • Подключение новых комплектов, новых БД
        • Подключение к другим системам, РСУБД
        • Географическая масштабируемость
        • Неограниченное количество новых организаций, новых подразделений, сотрудников
        • Гарантированная доставка информации, независимо от средств коммуникации
        • Любые каналы связи
        • Только репликации
        • Минимальный сетевой трафик
        • Многоструктурность
        • Автоматическое отслеживание изменения структуры организаций, филиалов, подразделений, должностей, сотрудников
        • Единообразие
        • Единый интерфейс пользователя, соблюдение корпоративных стандартов
        • Наличие сертификата качества на СМ

        Основные проблемы адаптации Company Media в АП РТ август 1998 - май 1999г.

        • Резолюция на входящий или внутренний документ может содержать исполнителей, как из своей, так и из других организаций. Контролируются исполнители: персонально; по организациям; по группам организаций.
        • Для анализа исполнительской дисциплины БД АСКИД должна дополнительно содержать не только карточки неисполненных поручений, но и снятых с контроля, выполненных.
        • Необходим механизм формирования дел (папок). Документы, относящиеся к одному "вопросу", объединяются в дела. Контролируются не только отдельные резолюции на документы, входящие в дело, но и решение самого "вопроса".
        • Необходим генератор отчетов.

        Расширение функциональных возможностей CompanyMedia Tatarstan

        • Подсистема оперативной доставки документов с использованием существующих систем электронной почты
        • Подсистема "Управления государственными служащими РТ"
        • Подсистема "Обращения граждан"
        • Регистрация стенограмм, указов, постановлений, распоряжений и контроль их исполнения.

        Распределенная система управления
        государственными служащими РТ

        • Разработана с учетом требований Департамента по делам госслужащих Республики Татарстан.
        • Классные чины.
        • Расчет стажа госслужбы.
        • Анализ состава и сменяемости кадров
        • Ведение реестра государственных должностей.
        • Ведение реестра государственных служащих.
        • Учет деклараций о доходах и имуществе государственных служащих.
        • Генерация отчетов установленной формы.

        Система "Обращения гражданquot;

        • Разработана с учетом требований сотрудников отделов по работе с письмами и обращениями граждан АП РТ и АКМ РТ.
        • Связь с комплектом БД "Делопроизводство" CM-Tatarstan.
        • Учет "внешних" поручений.
        • Резолюции исполнителям из других организаций.
        • Разбиение обращения на вопросы.
        • Отдельные резолюции по разным вопросам. Контроль исполнения резолюции в целом или по отдельным вопросам.
        • Автоматизация заполнения реквизитов повторных обращений.
        • Генерация отчетов установленной формы.

        CompanyMedia-Tatarstan 2001 Результаты

          Внедрение CompanyMedia - Tatarstan - основа для решения стратегических целей:

          • Значительное сокращение времени поиска документов
          • Полнота предоcтавляемой информации
          • Анализ документооборота
          • Контроль и анализ исполнительской дисциплины
          • Создание базы для перехода к безбумажному документообороту
          • Создание единого информационного пространства для работы с документами
          • Сквозной документооборот между организациями

          Развитие системы

          • май 2000 - переход на R5;
          • июнь 2000 - переход на AS/4000;
          • октябрь - декабрь 2000 - перевод СМ-Tatarstan на платформу СМ 2.0;
          • декабрь 2000 - внедрение ОГ на платформе СМ 2.0;
          • март 2001 - внедрение распределенной системы управления государственными служащими РТ на платформе СМ 2.0;
          • июнь 2001 - перевод СМ-Tatarstan на версию СМ 2.1;
          • июнь 2001 - август 2001 -внедрение подсистемы оперативной доставки документов с использованием существующих систем электронной почты.

          Основные Заказчики

            Государственный сектор:

            • ГД ФС РФ, МИД РФ
            • Министерство связи и информатизации РФ
            • Аппарат Президента и Кабинет Министров Республики Татарстан 5 ключевых министерств РТ
            • Администрации Тверской, Томской, Тюменской Областей и Приморского края
            • Администрации городов Северодвинска, Твери и т.д.
            • ФЭУ ФАПСИ,
            • ФСБ,
            • ФКЦБ,
            • ГУИН МВД РФ,
            • Пенсионный фонд РФ и др.


            Члены
            Гильдии Управляющих Документацией

                 

            Дистанционное обучение по образовательным программам
            курсов повышения квалификации
              Лицензия № 039458   Государственная аккредитация № 0210

            Наши слушатели


            Курсы повышения квалификации руководителей, специалистов в сфере ДОУ и электронного документооборота, секретарей-референтов 
            на 2020год.
            Современные технологии в работе службы ДОУ 23 - 28 ноября 2020 года
            14 - 19 декабря 2020 года
            Современные технологии в работе секретаря-референта, помощника руководителя
            Современные технологии в работе с электронными документами


            Полный перечень законодательных актов на CD
            Законодательные, иные нормативные правовые акты, методические документы в сфере информации и документации до 2019 года.
            Заказать