"Внедрение систем электронного документооборота в органах государственной власти"
"Внедрение систем электронного документооборота в органах государственной власти"
Линев Андрей Алексеевич - генеральный директор
Компании "ИнтерТраст", к.т.н.
OfficeMedia® и CompanyMedia®
Семейства программных продуктов Компании, объединенных под торговыми знаками OfficeMedia® и CompanyMedia®,позволяют предприятиям и организациям быстро развернуть в своих подразделениях:
готовые системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота,
системы информационной поддержки приятия решений,
повысить эффективность управления персоналом в своих организациях,
правильно организовать взаимоотношениями с клиентами,
автоматизировать процессы связанные с договорной деятельностью предприятия,
наладить эффективное управление проектами и продажами.
Системы обеспечивают эффективный контроль за исполнительской дисциплиной сотрудников ЦА и территориальных подразделений организации.
Это наиболее массовые и масштабируемые решения в области электронного документооборота на российском рынке, созданные на базе технологий IBM/Lotus.
Программные продукты OfficeMedia® и CompanyMedia®, созданы с учетом взаимной преемственности, что обеспечивает Заказчиком возможность миграции по мере производственной необходимости с одной линейки программных продуктов на другую, без потери информационного наполнения, обеспечивая тем самым защиту инвестиций Заказчика и обеспечивая необходимую функциональную масштабируемость решений.
Эффективность применения программных продуктов OfficeMedia® и CompanyMedia® подтверждена сертификатами качества Госстандарта РФ. Эти решения сертифицированы IBM/Lotus и им присвоена марка "Runs with Domino".
Основные конкурентные преимущества:
Соответствие требованиям государства (Сертификаты Госстандарта РФ на 4 системы)
Проверенная 4 годами промышленной эксплуатации
Делопроизводство и документооборот в территориально-распределенной среде
Трехуровневая - архитектура системы специально рассчитана на территориально - распределенную организацию и подключение новых документоориентированных систем
Все виды документооборота: Вертикальный (Приказы, Протоколы, Поручения,...), Горизонтальный (Служебные записки, Акты, ...), Внешний (Входящая и Исходящая корреспонденция), Специализированный
Неограниченное количество рабочих мест
Проверенная временем методология ведения проекта
Корпоративность работы пользователей, "сквозной" делопроизводство и "сквозные бизнес-процессы".
Поддержка многоструктурности организаций холдингового.
Гибкие механизмы администрирования и управление доступом к документам (НСД).
Функциональное и географическое масштабирование
100% Гарантия доставки документа при передаче между организациями и рабочими местами исполнителей
Независимость от средств коммуникации
"СМ-Делопроизводство"
Основные решаемые задачи.
Регистрация и поиск входящих, исходящих и внутренних документов организаций
Автоматизация подготовки и контроль исполнения организационно-распорядительных документов
Контроль деятельности всех сотрудников организации
Процессы, охватывающие несколько удаленных подразделений организации (контроль исполнения документа, визирование, рассылка и т.д.)
Портал сотрудника организации
Система с точки зрения рядового сотрудника:
Подготовка проектов документов
Создание документов по шаблонам
Ведение списков рассылки
Оформление почтовых отправлений
Ознакомление и согласование
Направление на подпись
Оповещение о новых поступлениях
Ведение очередей на рабочих местах - новые, просмотренные, переданные, полученные, исполненные
Портал Руководителей организации
Система с точки зрения руководителя и его секретариата:
Полный доступ к необходимой информации, поиск
Резолюции
Согласование документов
Документы на подпись
Контроль работы подотчетных сотрудников
"СМ-Управление электронными документами"
В чем проблема?
Для организации учета документов и контроля за их исполнением необходимы многочисленные реквизиты документа. Содержательная часть мало интересует документоведов. Главное - процедура регистрации и контроль за исполнением документа
Для функциональных сотрудников организации в меньшей степени интересны реквизиты документа. Главное это его содержательная часть.
Задачи системы
Создание корпоративного хранилища документов
Организация коллективной работы с документами
Создание информационного портала организации
Корпоративное хранилище документов
Настраиваемая система каталогов
Задание типов документов
Удобная навигация по иерархии папок
Сквозной поиск по словам, фразам, папкам, типам документов и пр.
Автоматическая процедура архивирования
Работа через Internet-браузер
Коллективная работа с документами
Ведение версий документов
Создание документов по шаблонам
Организация обсуждений содержания документов
Гибкое разграничение доступа
Удобные средства работы с образами
Циклы ознакомления и согласования, рассылка уведомлений
Передача готовых документов во внешние системы
Стратегические возможности УЭД
Создание реальных предпосылок для появления систем управления знаниями: информация->люди->места
Информация: создание, хранение, управление и поиск информации, процессов и процедур существующих в организации
Люди: поиск сотрудника компетентного в данной предметной области
Места: удобное место для коллективной работы и совместного решения бизнес-задач
Автоматизация документооборота и защита информации
Locker и eToken для Lotus Notes
Подключение КриптоПро CSP, MessagePRO, других криптосредств
Встраивание в любые приложения Lotus Notes от одного дня
Встраивание в почту
Работа на сервере и в удаленном режиме
eToken для Lotus Notes
Доступ к ПО Lotus Notes
Хранение id-файлов
Автоматический Logon
Logoff при отключении брелка
Автоматическая генерация многознакового пароля
Опыт применения и перспективы использования технологии Lotus Domino в органах государственной власти и управления
Республики Татарстан
Проблема
Сентябрь 1997г. Существующая автоматизированная система регистрации документов (FoxPro for MS-DOS) не обеспечивает решения необходимых задач.
Основные задачи:
Приобретение и адаптация системы автоматизации делопроизводства и документооборота для Аппарата Президента РТ.
Создание системы электронного документооборота и автоматизации делопроизводства органов Государственной и исполнительной власти РТ для обеспечения сквозного делопроизводства.
Поиск решения
Сентябрь 1997г. - Март 1998г. Обзор рынка готовых систем или фирм разработчиков ПО в данной предметной области.
Выбор базового ПО - СУБД.
Январь 1998г. Lotus Notes выбран как базовое ПО.
Март 1998г. Выбрана система CompanyMedia компании "ИнтерТраст".
Решение
Апрель - Июль 1998г. Выбор и покупка сервера IBM PC 330
Установка Lotus Notes и CompanyMedia
Обучение пользователей.
С августа 1998г. - эксплуатация.
Основные преимущества системы
Основные преимущества базируются на технологиях Lotus Domino\Notes и CompanyMedia компании ИнтерТраст:
Корпоративность
Общедоступные списки сотрудников, внешних организаций, возможность взаимодействия с любым сотрудником
Функциональная масштабируемость
Подключение новых комплектов, новых БД
Подключение к другим системам, РСУБД
Географическая масштабируемость
Неограниченное количество новых организаций, новых подразделений, сотрудников
Гарантированная доставка информации, независимо от средств коммуникации
Любые каналы связи
Только репликации
Минимальный сетевой трафик
Многоструктурность
Автоматическое отслеживание изменения структуры организаций, филиалов, подразделений, должностей, сотрудников
Основные проблемы адаптации Company Media в АП РТ август 1998 - май 1999г.
Резолюция на входящий или внутренний документ может содержать исполнителей, как из своей, так и из других организаций. Контролируются исполнители: персонально; по организациям; по группам организаций.
Для анализа исполнительской дисциплины БД АСКИД должна дополнительно содержать не только карточки неисполненных поручений, но и снятых с контроля, выполненных.
Необходим механизм формирования дел (папок). Документы, относящиеся к одному "вопросу", объединяются в дела. Контролируются не только отдельные резолюции на документы, входящие в дело, но и решение самого "вопроса".
Необходим генератор отчетов.
Расширение функциональных возможностей CompanyMedia Tatarstan
Подсистема оперативной доставки документов с использованием существующих систем электронной почты
Организация делопроизводства - это отрасль по разработке и оформлению официальных документов, организации их движения, учета и хранения. Делопроизводство непосредственно связанно с созданием документов, рассматривает вопросы движения и учета документов. Ведение и организация делопроизводства осуществляется должностными лицами, которые несут ответственность за его организацию, учет и сохранность документов. Организация делопроизводства состоит из этапов: 1) первичная обработка поступивших документов; 2) предварительное рассмотрение документов; 3) регистрация; 4) рассмотрение документов руководством; 5) направление на исполнение; 6) контроль исполнения; 7) формирование дел; 8) оформление дел; 9) передача дел в архив.
Документационное обеспечение управления
В соответствии с ГОСТом Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" документационное обеспечение управления (ДОУ)– это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Термины делопроизводство и документационное обеспечение управления в соответствии с ГОСТом Р 51141-98 употребляются как синонимы, однако между ними все-таки существуют некоторые различия. Первый из них, делопроизводство, преимущественно используется при описании организационной стороны и традиционных приемов работы с документами. Второй – документационное обеспечение управления подчеркивает информационно-технологическую составляющую в современной организации делопроизводства и его лучше употреблять, когда речь идет о компьютерных технологиях работы с документами.
Курсы повышения квалификации секретарей-референтов, помощников руководителя (« курсы секретаря », « курсы секретарей и помощников руководителя »)
Цель курсов повышения квалификации секретарей-референтов (« курсы секретаря », « курсы секретарей и помощников руководителя ») - предоставление современной и точной информации по делопроизводству, научной организации труда и коммуникационным навыкам. Полноценные « курсы секретаря », « курсы секретарей и помощников руководителя » (72 учебных часа) – это возможность приобрести новые знания и навыки. Профессия секретаря востребована на каждом предприятии, как правило, секретарь отвечает за оформление деловых бумаг и документооборот в секретариате руководителя. Предлагаемые « курсы секретаря », « курсы секретарей, помощников руководителя » позволят соответствовать абсолютно всем современным требованиям, которые только могут предъявить современные работодатели.
Курсы повышения квалификации специалистов в области ДОУ (« курсы делопроизводства » и « курсы документооборота »)
« Курсы делопроизводства » и « курсы документооборота » включают в себя организацию делопроизводства, с учетом лингвистических особенностей служебного документа, основы кадрового документоведения и архивирования, этикет и психологию делового общения, включая имидж сотрудника службы ДОУ. « Курсы делопроизводства » и « курсы документооборота » позволяют получить необходимые навыки составления и оформления документов предприятий всех видов собственности. Прослушавшие « курсы делопроизводства » и « курсы документооборота » специалисты получают свидетельство государственного образца.
Семинары, круглые столы, мастер-классы по проблемам делопроизводства (« Семинары делопроизводства »)
Предлагаемые программы семинаров, круглых столов, мастер-классов по проблемам делопроизводства (« семинары делопроизводства ») – это интегрированные информационно-консультационные образовательные мероприятия для специалистов в области ДОУ, сочетающие в себе отрасли знаний отдельно по проблемам в сфере делопроизводства, научной организации труда, бизнес-этикета и методики овладения профессиональными навыками. « Семинары делопроизводства » рассчитаны на руководителей и специалистов секретариатов, канцелярий, делопроизводственных и архивных служб коммерческих и государственных структур. « Семинары делопроизводства » носят практический характер, тематика программ подбирается с учетом актуальности и потребности предприятий и учреждений различных форм собственности, численности работающих, сферы деятельности.
