• Главная
•     
• Мероприятия
•     
• Автоматизация делопроизводства и электронный документооборот в Федеральных органах власти. Опыт Совета Федерации и Государственной Думы
•     
• "БОСС-Референт: опыт построения системы электронного документооборота"

"БОСС-Референт: опыт построения системы электронного документооборота"

Романов Дмитрий Александрович - директор департамента систем документационного обеспечения управления Компании АйТи, к.ф.м.н.

Каждое предприятие, вне зависимости от формы собственности, масштабов и структуры, стремится к повышению эффективности своей деятельности. Важным шагом на пути достижения этой цели является оптимизация основных управленческих процедур, в частности, создание современных систем делопроизводства и документооборота на предприятии.Рациональное управление документами приводит к росту продуктивности работы сотрудников, облегчению доступа к информации для принятия управленческих решений, улучшению исполнительской дисциплины и, следовательно, общему повышению качества управления.

Решение в области систем электронного документооборота и делопроизводства (далее СЭД) представляет собой не только хорошо разработанное программное обеспечение, но и сбалансированный подход, позволяющий в комплексе решить проблемы заказчика, связанные с неэффективностью обмена информацией и управления документами. По мнению экспертов аналитической компании Gartner, "внедрение систем управления документами должно быть использовано для пересмотра, переопределения и оптимизации существующих процессов". Наибольший и наилучший эффект от внедрения системы автоматизации делопроизводства и документооборота достигается при глубоком анализе существующих процессов управления предприятием, и в частности делопроизводства, и значительном продвижении к улучшению этих процессов с использованием современных компьютерных технологий.

Внедрение системы автоматизации делопроизводства и документооборота БОСС-Референт(www.boss.ru) значительно улучшает рабочие процессы предприятий и организаций. Результатами внедрения системы являются:

• сокращение времени на обработку входящей/исходящей корреспонденции и внутренней документации

• экономия рабочего времени на работу с документами

• ускорение процедур согласования, визирования документов

• повышение исполнительской дисциплины, контроля над исполнением поручений

• улучшение процессов планирования мероприятий

Специалисты компании АйТи обладают большим опытом внедрения системы БОСС-Референт. Более сотни предприятий в России и странах СНГ используют в своей работе БОСС-Референт.

Преимуществом решения, предлагаемого АйТи, является наличие полного спектра отработанных технологий и методик, позволяющих "сблизить" программное обеспечение и пользователя, найти компромисс между новыми технологиями и традициями в области делопроизводства, сложившимися на предприятиях.

В решение компании АйТи для построения СЭД входят следующие компоненты:

• системное программное обеспечение для групповой работы - Lotus Domino/Notes (производитель - Lotus/IBM)

• прикладное программное обеспечение, решающее конкретные задачи документооборота, - БОСС-Референт (производитель - компания АйТи)

• сопутствующие продукты, расширяющие функционал СЭД

• виды работ и услуги, предлагаемые компанией АйТи для внедрения системы

• обучение персонала заказчика

Опыт внедрения системы автоматизации делопроизводства и документооборота БОСС-Референт, разработанной компанией АйТи, показывает, что в короткие сроки предприятия и организации различного масштаба и форм собственности получают ощутимые выгоды и реальный экономический эффект. В числе клиентов компании АйТи, использующих у себя на предприятии систему электронного документооборота БОСС-Референт, крупные государственные и коммерческие организации: Министерство по налогам и сборам РФ, Тюменская нефтяная компания, АК "АЛРОСА", МВД России, Минатом России, Магнитогорский металлургический комбинат, Мечел, Международный аэропорт "Шереметьево", Роснефть-Сахалинморнефтегаз, Российский фонд правовых реформ, PriceWaterHouse Coopers, пивоваренная компания "Балтика", предприятия среднего бизнеса - Металлинвестбанк, Бука, органы местного самоуправления и многие другие.

В настоящее время крупный проект внедрения системы электронного документооборота БОСС-Референт завершен в Министерстве по налогам и сборам РФ.

Одной из наиболее трудоемких деловых процедур в Министерстве по налогам и сборам РФ является прием и обработка огромных потоков документации, поступающих от разных корреспондентов, в том числе от Президента и Правительства, и требующих немедленного ответа. До 1998 года для оптимизации этой работы сотрудники Министерства использовали разработанную одним из предприятий МНС систему автоматизации документооборота, построенную в среде DOS. Данная система обеспечивала регистрацию входящей и исходящей корреспонденции, а также контроль исполнения документов. Однако функциональные и технические возможности системы не позволяли осуществлять поддержку оперативной работы сотрудников Министерства с документами и полноценного использования больших массивов информации.

Руководством Министерства была поставлена задача введения в эксплуатацию современную систему электронного документооборота. В результате проведенного тендера была выбрана система БОСС-Референт, разработанная компанией АйТи. Главными факторами, повлиявшими на принятие решения, послужили широкие функциональные возможности системы БОСС-Референт, соответствие программного продукта специфике деятельности МНС, успешная апробация системы в целом ряде государственных учреждений и ведомств, послепродажная техническая поддержка производителя.

Начальным этапом на пути внедрения системы БОСС-Референт стало предпроектное обследование существующей в Министерстве структуры документооборота. По его итогам специалистами компании АйТи была определена схема документооборота организации, принципы работы с документами каждого департамента и Министерства в целом. Главной особенностью работы Министерства являлось отсутствие единой системы документооборота. Кроме централизованного учета и распределения документов внутри министерства практически в каждом структурном подразделении велась своя регистрация документов, что приводило к невозможности использования единого регистрационного номера внутри организации. Вопросами движения документов и контроля исполнительской дисциплины в Министерстве занимался отдельно выделенный департамент. На особом контроле находится корреспонденция, поступающая из различных правительственных учреждений, администрации Президента и аппарата Правительства.

Отсутствие единой корпоративной электронной почты приводило к тому, что согласование документов осуществлялось, в основном, в бумажном виде, что не могло не сказываться как на качестве, так и на оперативности работы подразделений МНС России.

Для эффективного выполнения своих функций работниками Министерства, включая министра и его заместителей, был принят план поэтапного внедрения на предприятие системы СЭД МНС на основе программного комплекса БОСС-Референт, которая бы в результате охватила 90% сотрудников.

Согласно этому плану пилотная стадия внедрения системы документооборота была реализована на рабочих местах Министра, его заместителей, руководителей ключевых департаментов и их секретарей и помощников. На этой стадии впервые был введен в эксплуатацию программно-аппаратный комплекс, позволяющий поставить на поток сканирование, распознавание и регистрацию входящих документов - сканирующая линейка, благодаря чему увеличилась оперативность доведения входящей корреспонденции до исполнителя.

Также в систему органично вписалась система обработки исходящей корреспонденции с возможностью формирования реестра и печати пакетов документов, включая оформление конвертов и адресов. Таким образом, в электронный вид была переведена не только внутренняя система документооборота, но и усовершенствован процесс общения с внешними получателями и отправителями, а деятельность одного из самых крупных Министерств РФ была переведена на электронные рельсы.

В процессе внедрения системы специалисты компании АйТи провели обучение работников Министерства всех рангов. На предприятии был организован учебный класс, где прошли обучение пользованию системы практически все сотрудники Министерства. В настоящее время сертифицированные специалисты Министерства самостоятельно обучают новых пользователей системы.

Специально для работы с постановлениями, указами, распоряжениями и инструкциями, поступающими от Президента и Правительства, была создана особая база данных. Всего на сегодняшний день в МНС создано более 50 основных баз данных в соответствии с функциями разных департаментов, а также 2 вспомогательные базы.

Новая система не только позволила автоматизировать документооборот, но и повысила дисциплинированность и исполнительность персонала. Контроль исполнения поручений с помощью СЭД МНС (БОСС-Референт) осуществляется проще и быстрее.

В процессе реализации проекта для МНС специалисты компании АйТи проводили работы по подключению новых пользователей и департаментов, совершенствованию архитектуры и функционала. В результате на сегодняшний день 95% сотрудников Министерства успешно используют в своей работе СЭД МНС (БОСС-Референт). Специально для МНС был разработан и внедрен принципиально новый модуль системы БОСС-Референт - генератор отчетов "Report’sMan", позволяющий создавать разные отчеты по формам отчетности, принятым в МНС России.

Параллельно внедрению системы автоматизации документооборота был обновлен компьютерный парк Министерства. Организована "горячая линия поддержки", позволяющая пользователям системы получать квалифицированную помощь специалистов.

Для Министерства РФ по налогам и сборам внедрение системы на основе БОСС-Референт позволило повысить оперативность и качество работы практически по всем направлениям деятельности.

Ускорился процесс обработки обращений граждан, повышена исполнительская дисциплина, экономится время на формирование и отправку отчетов, поиск необходимой информации. При этом потенциал использования системы еще не исчерпан - функциональный состав СЭД МНС пополняется новыми возможностями, которые сотрудники МНС применяют в своей работе.

Проект автоматизации делопроизводства и документооборота центрального аппарата МНС завершен, в настоящее время на новую систему переходят региональные УМНС. В частности, УМНС по г. Москве уже работает с СЭД БОСС-Референт. Третьим этапом станет автоматизация ИМНС (третий уровень иерархии Министерства по налогам и сборам).