"БОСС-Референт: опыт построения системы электронного документооборота"
"БОСС-Референт: опыт построения системы электронного документооборота"
Романов Дмитрий Александрович - директор департамента систем документационного обеспечения управления Компании АйТи, к.ф.м.н.
Каждое предприятие, вне зависимости от формы собственности, масштабов и структуры, стремится к повышению эффективности своей деятельности. Важным шагом на пути достижения этой цели является оптимизация основных управленческих процедур, в частности, создание современных систем делопроизводства и документооборота на предприятии.Рациональное управление документами приводит к росту продуктивности работы сотрудников, облегчению доступа к информации для принятия управленческих решений, улучшению исполнительской дисциплины и, следовательно, общему повышению качества управления.
Решение в области систем электронного документооборота и делопроизводства (далее СЭД) представляет собой не только хорошо разработанное программное обеспечение, но и сбалансированный подход, позволяющий в комплексе решить проблемы заказчика, связанные с неэффективностью обмена информацией и управления документами. По мнению экспертов аналитической компании Gartner, "внедрение систем управления документами должно быть использовано для пересмотра, переопределения и оптимизации существующих процессов". Наибольший и наилучший эффект от внедрения системы автоматизации делопроизводства и документооборота достигается при глубоком анализе существующих процессов управления предприятием, и в частности делопроизводства, и значительном продвижении к улучшению этих процессов с использованием современных компьютерных технологий.
Внедрение системы автоматизации делопроизводства и документооборота БОСС-Референт(www.boss.ru) значительно улучшает рабочие процессы предприятий и организаций. Результатами внедрения системы являются:
сокращение времени на обработку входящей/исходящей корреспонденции и внутренней документации
экономия рабочего времени на работу с документами
ускорение процедур согласования, визирования документов
повышение исполнительской дисциплины, контроля над исполнением поручений
улучшение процессов планирования мероприятий
Специалисты компании АйТи обладают большим опытом внедрения системы БОСС-Референт. Более сотни предприятий в России и странах СНГ используют в своей работе БОСС-Референт.
Преимуществом решения, предлагаемого АйТи, является наличие полного спектра отработанных технологий и методик, позволяющих "сблизить" программное обеспечение и пользователя, найти компромисс между новыми технологиями и традициями в области делопроизводства, сложившимися на предприятиях.
В решение компании АйТи для построения СЭД входят следующие компоненты:
системное программное обеспечение для групповой работы - Lotus Domino/Notes (производитель - Lotus/IBM)
прикладное программное обеспечение, решающее конкретные задачи документооборота, - БОСС-Референт (производитель - компания АйТи)
виды работ и услуги, предлагаемые компанией АйТи для внедрения системы
обучение персонала заказчика
Опыт внедрения системы автоматизации делопроизводства и документооборота БОСС-Референт, разработанной компанией АйТи, показывает, что в короткие сроки предприятия и организации различного масштаба и форм собственности получают ощутимые выгоды и реальный экономический эффект. В числе клиентов компании АйТи, использующих у себя на предприятии систему электронного документооборота БОСС-Референт, крупные государственные и коммерческие организации: Министерство по налогам и сборам РФ, Тюменская нефтяная компания, АК "АЛРОСА", МВД России, Минатом России, Магнитогорский металлургический комбинат, Мечел, Международный аэропорт "Шереметьево", Роснефть-Сахалинморнефтегаз, Российский фонд правовых реформ, PriceWaterHouse Coopers, пивоваренная компания "Балтика", предприятия среднего бизнеса - Металлинвестбанк, Бука, органы местного самоуправления и многие другие.
В настоящее время крупный проект внедрения системы электронного документооборота БОСС-Референт завершен в Министерстве по налогам и сборам РФ.
Одной из наиболее трудоемких деловых процедур в Министерстве по налогам и сборам РФ является прием и обработка огромных потоков документации, поступающих от разных корреспондентов, в том числе от Президента и Правительства, и требующих немедленного ответа. До 1998 года для оптимизации этой работы сотрудники Министерства использовали разработанную одним из предприятий МНС систему автоматизации документооборота, построенную в среде DOS. Данная система обеспечивала регистрацию входящей и исходящей корреспонденции, а также контроль исполнения документов. Однако функциональные и технические возможности системы не позволяли осуществлять поддержку оперативной работы сотрудников Министерства с документами и полноценного использования больших массивов информации.
Руководством Министерства была поставлена задача введения в эксплуатацию современную систему электронного документооборота. В результате проведенного тендера была выбрана система БОСС-Референт, разработанная компанией АйТи. Главными факторами, повлиявшими на принятие решения, послужили широкие функциональные возможности системы БОСС-Референт, соответствие программного продукта специфике деятельности МНС, успешная апробация системы в целом ряде государственных учреждений и ведомств, послепродажная техническая поддержка производителя.
Начальным этапом на пути внедрения системы БОСС-Референт стало предпроектное обследование существующей в Министерстве структуры документооборота. По его итогам специалистами компании АйТи была определена схема документооборота организации, принципы работы с документами каждого департамента и Министерства в целом. Главной особенностью работы Министерства являлось отсутствие единой системы документооборота. Кроме централизованного учета и распределения документов внутри министерства практически в каждом структурном подразделении велась своя регистрация документов, что приводило к невозможности использования единого регистрационного номера внутри организации. Вопросами движения документов и контроля исполнительской дисциплины в Министерстве занимался отдельно выделенный департамент. На особом контроле находится корреспонденция, поступающая из различных правительственных учреждений, администрации Президента и аппарата Правительства.
Отсутствие единой корпоративной электронной почты приводило к тому, что согласование документов осуществлялось, в основном, в бумажном виде, что не могло не сказываться как на качестве, так и на оперативности работы подразделений МНС России.
Для эффективного выполнения своих функций работниками Министерства, включая министра и его заместителей, был принят план поэтапного внедрения на предприятие системы СЭД МНС на основе программного комплекса БОСС-Референт, которая бы в результате охватила 90% сотрудников.
Согласно этому плану пилотная стадия внедрения системы документооборота была реализована на рабочих местах Министра, его заместителей, руководителей ключевых департаментов и их секретарей и помощников. На этой стадии впервые был введен в эксплуатацию программно-аппаратный комплекс, позволяющий поставить на поток сканирование, распознавание и регистрацию входящих документов - сканирующая линейка, благодаря чему увеличилась оперативность доведения входящей корреспонденции до исполнителя.
Также в систему органично вписалась система обработки исходящей корреспонденции с возможностью формирования реестра и печати пакетов документов, включая оформление конвертов и адресов. Таким образом, в электронный вид была переведена не только внутренняя система документооборота, но и усовершенствован процесс общения с внешними получателями и отправителями, а деятельность одного из самых крупных Министерств РФ была переведена на электронные рельсы.
В процессе внедрения системы специалисты компании АйТи провели обучение работников Министерства всех рангов. На предприятии был организован учебный класс, где прошли обучение пользованию системы практически все сотрудники Министерства. В настоящее время сертифицированные специалисты Министерства самостоятельно обучают новых пользователей системы.
Специально для работы с постановлениями, указами, распоряжениями и инструкциями, поступающими от Президента и Правительства, была создана особая база данных. Всего на сегодняшний день в МНС создано более 50 основных баз данных в соответствии с функциями разных департаментов, а также 2 вспомогательные базы.
Новая система не только позволила автоматизировать документооборот, но и повысила дисциплинированность и исполнительность персонала. Контроль исполнения поручений с помощью СЭД МНС (БОСС-Референт) осуществляется проще и быстрее.
В процессе реализации проекта для МНС специалисты компании АйТи проводили работы по подключению новых пользователей и департаментов, совершенствованию архитектуры и функционала. В результате на сегодняшний день 95% сотрудников Министерства успешно используют в своей работе СЭД МНС (БОСС-Референт). Специально для МНС был разработан и внедрен принципиально новый модуль системы БОСС-Референт -генератор отчетов "Report’sMan", позволяющий создавать разные отчеты по формам отчетности, принятым в МНС России.
Параллельно внедрению системы автоматизации документооборота был обновлен компьютерный парк Министерства. Организована "горячая линия поддержки", позволяющая пользователям системы получать квалифицированную помощь специалистов.
Для Министерства РФ по налогам и сборам внедрение системы на основе БОСС-Референт позволило повысить оперативность и качество работы практически по всем направлениям деятельности.
Ускорился процесс обработки обращений граждан, повышена исполнительская дисциплина, экономится время на формирование и отправку отчетов, поиск необходимой информации. При этом потенциал использования системы еще не исчерпан - функциональный состав СЭД МНС пополняется новыми возможностями, которые сотрудники МНС применяют в своей работе.
Проект автоматизации делопроизводства и документооборота центрального аппарата МНС завершен, в настоящее время на новую систему переходят региональные УМНС. В частности, УМНС по г. Москве уже работает с СЭД БОСС-Референт. Третьим этапом станет автоматизация ИМНС (третий уровень иерархии Министерства по налогам и сборам).
Организация делопроизводства - это отрасль по разработке и оформлению официальных документов, организации их движения, учета и хранения. Делопроизводство непосредственно связанно с созданием документов, рассматривает вопросы движения и учета документов. Ведение и организация делопроизводства осуществляется должностными лицами, которые несут ответственность за его организацию, учет и сохранность документов. Организация делопроизводства состоит из этапов: 1) первичная обработка поступивших документов; 2) предварительное рассмотрение документов; 3) регистрация; 4) рассмотрение документов руководством; 5) направление на исполнение; 6) контроль исполнения; 7) формирование дел; 8) оформление дел; 9) передача дел в архив.
Документационное обеспечение управления
В соответствии с ГОСТом Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" документационное обеспечение управления (ДОУ)– это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Термины делопроизводство и документационное обеспечение управления в соответствии с ГОСТом Р 51141-98 употребляются как синонимы, однако между ними все-таки существуют некоторые различия. Первый из них, делопроизводство, преимущественно используется при описании организационной стороны и традиционных приемов работы с документами. Второй – документационное обеспечение управления подчеркивает информационно-технологическую составляющую в современной организации делопроизводства и его лучше употреблять, когда речь идет о компьютерных технологиях работы с документами.
Курсы повышения квалификации секретарей-референтов, помощников руководителя (« курсы секретаря », « курсы секретарей и помощников руководителя »)
Цель курсов повышения квалификации секретарей-референтов (« курсы секретаря », « курсы секретарей и помощников руководителя ») - предоставление современной и точной информации по делопроизводству, научной организации труда и коммуникационным навыкам. Полноценные « курсы секретаря », « курсы секретарей и помощников руководителя » (72 учебных часа) – это возможность приобрести новые знания и навыки. Профессия секретаря востребована на каждом предприятии, как правило, секретарь отвечает за оформление деловых бумаг и документооборот в секретариате руководителя. Предлагаемые « курсы секретаря », « курсы секретарей, помощников руководителя » позволят соответствовать абсолютно всем современным требованиям, которые только могут предъявить современные работодатели.
Курсы повышения квалификации специалистов в области ДОУ (« курсы делопроизводства » и « курсы документооборота »)
« Курсы делопроизводства » и « курсы документооборота » включают в себя организацию делопроизводства, с учетом лингвистических особенностей служебного документа, основы кадрового документоведения и архивирования, этикет и психологию делового общения, включая имидж сотрудника службы ДОУ. « Курсы делопроизводства » и « курсы документооборота » позволяют получить необходимые навыки составления и оформления документов предприятий всех видов собственности. Прослушавшие « курсы делопроизводства » и « курсы документооборота » специалисты получают свидетельство государственного образца.
Семинары, круглые столы, мастер-классы по проблемам делопроизводства (« Семинары делопроизводства »)
Предлагаемые программы семинаров, круглых столов, мастер-классов по проблемам делопроизводства (« семинары делопроизводства ») – это интегрированные информационно-консультационные образовательные мероприятия для специалистов в области ДОУ, сочетающие в себе отрасли знаний отдельно по проблемам в сфере делопроизводства, научной организации труда, бизнес-этикета и методики овладения профессиональными навыками. « Семинары делопроизводства » рассчитаны на руководителей и специалистов секретариатов, канцелярий, делопроизводственных и архивных служб коммерческих и государственных структур. « Семинары делопроизводства » носят практический характер, тематика программ подбирается с учетом актуальности и потребности предприятий и учреждений различных форм собственности, численности работающих, сферы деятельности.