• Главная
•     
• Мероприятия
•     
• Автоматизация делопроизводства и электронный документооборот в Федеральных органах власти. Опыт Совета Федерации и Государственной Думы
•     
• "Управление интеллектуальными ресурсами на федеральном уровне - потребности, подходы, реализация"

"Управление интеллектуальными ресурсами на федеральном уровне - потребности, подходы, реализация"

Синюшин Константин Станиславович - генеральный директор
компании Документум Сервисиз

Цель этого доклада - показать с одной стороны все возможности, которые на сегодняшний момент существуют в работе со всем, что связано с информацией и документами, а с другой стороны каким образом это все можно применить в государственном секторе.

Одна из особенностей государственного сектора состоит в том, что основным результатом производства в государственном секторе является документ, средством производства является документ и целью деятельности тоже является документ. С документами связано множество других родственных аспектов. Документы необходимо каким-то образом хранить и искать, документы необходимо каким-то образом коллективно обрабатывать, документы необходимо уметь переводить из бумажной формы в электронную, и из электронной в бумажную в случае необходимости.

Работа с электронными документами в федеральных структурах сейчас становится неотъемлемой частью, но принципы работы с электронным документом отличаются от принципов работы с бумажным документом. Если культура работы с бумажными документами складывалась веками, то принципы работы с электронными документами формируются сейчас и мы являемся непосредственными участниками этого процесса. Наша задача заложить сейчас фундамент, определить и ввести в действие эти принципы.

Документы нужно уметь обрабатывать в электронном виде при помощи современных средств коммуникации. Документы нужно иметь возможность публиковать, например, на Интернет-портал, что на сегодняшний момент является на самом деле совершенно необходимым требованием, и самое главное, экономически очень оправданным, о чем мы скажем позже. И, наконец, процессы обработки документов необходимо иметь возможность инициировать с обратной стороны вот этих самых Интернет-порталов, о которых мы говорим. Если мы действительно хотим рано или поздно прийти к интерактивному взаимодействию государственных органов как с бизнес сообществом, так и с гражданами.

В докладе найдет освещение проблема применения информационных технологий в государственном секторе, которую мы понимаем как взаимосвязь при помощи современных коммуникационных технологий между различными пользователями, между содержанием тех документов, которые они создают или обрабатывают, и между теми бизнеспроцессами, которыми регламентируются обработка документов данного содержания.

Порядка 70% новых документов, на самом деле, либо полностью, либо частично когда-либо кем-либо в этой организации уже создавалось. Соответственно, при создании новых подобных документов содержание прошлых не учитывалось. Порядка 200% - это ежегодный прирост объемов документооборота и хранение документов. Порядка 400 тысяч страниц, в среднем, содержат такие развитые информационные порталы на крупных предприятиях и государственных учреждениях, которые необходимо обновлять в режиме близком к реальному времени.

Проблемы эти проистекают прежде всего потому, что информация существует разрозненно, она находится под управлением разных систем. Чаще всего это системы масштаба подразделений, к которым имеют доступ только сотрудники данного подразделения. Эти системы разнородные для реализации различных этапов жизненного цикла документов в организации. В частности, регистрироваться документ может в одной системе, а его текст в виде электронной архивной копии хранится в другой системе и публикуется на вебсайте документ при помощи третьей системы.

Каждую из этих систем сопровождает свой эксплуатационный персонал. Каждая из них является достаточно замкнутой и самодостаточной, и возникает либо огромная проблема по интеграции этих систем между собой в единое информационное пространство и обеспечение прозрачности доступа всех сотрудников ко всему информационному массиву с учетом разграничения прав доступа, либо необходимо думать о том, чтобы применять единую технологию, и может быть даже единую интегрированную платформу.

Задача управления единой информационной платформой может быть разбита на следующие блоки. Прежде всего, это управление документами, это управление содержимым вебсайтов и так называемое управление цифровыми активами. Под управлением документами мы подразумеваем, прежде всего, вопрос атрибутирования документов, вопрос хранения текстов документов и трансформации этих текстов в ходе обработки из формата в формат, возможность создания как жестких, так и гибких процессов обработки документов, существующих как в карточном виде, так и в полнотекстовом, некий поиск и извлечение документов, как по атрибутивным, так и по полнотекстовым признакам.

Таким образом, мы считаем, что современные информационные технологии способны обеспечить все три составляющие жизненного цикла информации, т.е. от момента создания через управление в персонализированном разрезе этой информации, т.е. в соответствии с правами пользователей и профилями пользователей, если это внешние пользователи, а также осуществление доставки этой информации для необходимых пользователей, как являющихся абонентами данной системы, так и не являющихся абонентами данной системы. Это может быть публикация на Интернет сайтах, это может быть экспорт по электронной почте.

Отсюда вытекает требование к платформе. Они формируются по трем основным составляющим. Прежде всего, должны быть современные мощные информационные технологии положенные в ее основу. Она должна обеспечивать решение полного спектра задач, снижение совокупной стоимости владения системой, открытость, масштабируемость, желательно гетерогенность, чтобы не быть зависимой от какого-то конкретного производителя системной среды.

Платформа должна обеспечить сервис для граждан - это получение достоверной информации по запросу, снижение издержек за счет автоматизации процесса обработки обращения, обеспечение доступа к открытой и опубликованной информации. Она должна обеспечивать управление и качество управления информацией. А именно, автоматизировать типовые процессы обработки, управлять изменениями в документах, что очень важно для коллективной их обработки в электронном виде, наконец, безопасность и контроль действий пользователя. Соответственно для государственного сектора мы хотели бы выделить следующие типовые задачи.

Автоматизация делопроизводства. Это достаточно традиционные функции, хотя здесь есть российская специфика, где более жестко исторически регламентированы процессы формального учета и обработки документов, но, тем не менее, встречается достаточно повсеместно, это обработка входящих, исходящих, внутренних документов, учет проектов документов и тому подобная организационно-распорядительная деятельность.

Следующая задача - это обслуживание граждан и организаций. Это, прежде всего, массовая обработка заявок от граждан и организаций в данном государственном органе, в том числе поступающих непосредственно через какие-то абонентские пункты приема этих заявок, приемные, либо это может быть обработка в идеале заявок поступающих через Интернет. Наконец, государственные информационные Интернет порталы, которые с одной стороны доводят до всеобщего сведения некую информацию, которую данное ведомство считает необходимым опубликовать. Прежде всего, здесь речь идет о так называемых порталах нормативно-справочных документов, к которым требования актуальности и онлайнового предоставления точной информации, достаточно высоко. С другой стороны это обратный процесс возможности инициации через Интернет каких-то внутренних услуг общественного характера.

Ведение дел. На протяжении процесса обработки к исходному документу добавляется много других документов, которые необходимо подшивать и не просто хранить, но передавать совместно. Это достаточно типовые задачи, которые можно в достаточно быстрые и сжатые сроки с минимальной настройкой на конкретную специфику данной организации решать при помощи современных информационных технологий.

В докладе будут приведены примеры организации работы федеральных структур с применением электронных средств взаимодействия, как за рубежом, так и в России.