• Главная
•     
• Мероприятия
•     
• Автоматизация делопроизводства и электронный документооборот в Федеральных органах власти. Опыт Совета Федерации и Государственной Думы
•     
• "О внедрении новых унифицированных форм по учету кадров"

"О внедрении новых унифицированных форм по учету кадров"

Красавин Анатолий Сергеевич - зав. отделом делопроизводства
ВНИИДАД, к.и.н.

Вопрос. Какова методика внедрения новых унифицированных форм Госкомстата России по учету кадров?

Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты включает следующие разделы: общие положения, перечень форм первичной учетной документации, инструкция по применению и заполнению форм первичной учетной документации, образцы форм. Небольшие сведения о методике и порядке внедрения форм, имеются в общих положениях и инструкции.

На наш взгляд, методика внедрения форм имеет определенные отличия для приказов и для учетных форм (карточек). Отметим, что впервые за много лет Госкомстат России предложил организациям для использования образцы форм приказов и других документов, реально соответствующих формам, применяемых в практике работы, службами кадров. Имеются некоторые особенности в образцах форм, но они вызваны необходимостью сбора данных органами учета и статистики.

Определенные различия есть во внедрении образцов индивидуальных приказов (на одного работника) и других форм (сводные приказы на несколько работников, штатное расписание, график отпусков и др.). Для составления индивидуальных приказов можно использовать бланки приказов или распоряжений организации. В эти бланки впечатывается постоянная информация о работнике из образцов форм индивидуальных приказов Госкомстата России, которая дополняется переменной информацией.

Для составления сводных приказов проблематично использовать имеющиеся бланки приказов и распоряжений организации, так как тексты этих образцов приказов представлены в табличном виде (исключение составляют приказы о направлении работников в командировки и о поощрении работников). Следовательно, ряд сводных приказов и других документов должен составляться не на готовых бланках, а на чистых листах бумаги, куда впечатывается вся необходимая информация, что представляет собой более трудоемкий процесс.

Образцы учетных форм (карточки), представленные в Альбоме унифицированных форм, в традиционных (ручных) картотеках должны быть помещены на твердую картонную бумагу, что в процессе поиска не всегда удобно из-за большого формата и количества листов карточки. В автоматизированных базах данных (АБД) по кадрам образцы карточек заранее вводятся в память компьютера и заполняются в процессе учета кадров.

При внедрении личной карточки Т-2 возникает ряд вопросов.

1. Что делать с имеющимися картотеками (ручными или в АБД) на работающих сотрудников?

На наш взгляд, новые личные карточки Т-2 надо заполнять на вновь принятых работников, особенно в средних и крупных по численности организациях, так как перезапись на новые карточки Т-2 представляет собой трудоемкий и длительный процесс. В небольших организациях можно перезаполнить имеющиеся карточки на новую личную карточку Т-2. Разъяснения Госкомстата России по этому вопросу нам неизвестны.

2. Если есть АБД "Кадры", необходимо ли выводить карточки на бумажный носитель?

Практика свидетельствует, что иметь карточку Т-2 на бумажном носителе необходимо по нескольким причинам: наличие факсимильных подписей работника службы кадров и принимаемого работника; передача карточек в архив на бумажном носителе после увольнения работников; наличие страховой бумажной картотеки.

Вопрос. Заполнять ли в карточках кодовые зоны, если в организациях нет общероссийских классификаторов, и просим расшифровать аббревиатуры типа ОКУД, ОКПДТР и др.

Госкомстат России твердо придерживается позиции, что зоны кодирования информации должны заполняться по общероссийским классификаторам (где это необходимо). Что касается наличия классификаторов, то организации должны по различным каналам приобретать их.

Полные названия классификаторов:

общероссийский классификатор объектов административно-территориального деления (ОКАТО);

Общероссийский классификатор информации о населении (ОКИН);

Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР);

Общероссийский классификатор специальностей по образованию (ОКСО);

Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО);

Общероссийский классификатор видов экономической деятельности, продукции и услуг (ОКДП),

Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД).

Коды, по которым нет ссылок на общероссийские классификаторы, предназначены для обобщения и систематизации информации при обработке данных средствами вычислительной техники и проставляются по системе кодирования, принятой в организации.

Вопрос. Допускается ли Госкомстатом России внесение изменений в унифицированные формы первичной учетной документации по учету кадров?

В соответствии с Порядком применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденным постановлением Госкомстата России от 24 марта 1999 года № 20, в унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций), утвержденные Госкомстатом России, организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. При этом все реквизиты, утвержденных Госкомстатом России унифицированных форм первичной учетной документации, остаются без изменения (включая код, номер формы, наименование документа). Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается.

Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации.

Форматы бланков, указанных в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, являются рекомендуемыми и могут изменяться.

При изготовлении бланочной продукции на основе унифицированных форм первичной учетной документации допускается вносить изменения в части расширения и сужения граф и строк с учетом значности показателей, включения дополнительных строк (включая свободные) и вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации.

Вопрос. Целесообразно ли введение Госкомстатом России образцов приказов, заполняемых на несколько работников?

По сравнению с предыдущим Альбомом форм значительно увеличено количество форм приказов по различным кадровым задачам, и самое главное введены так называемые сводные формы приказов по определенной кадровой задаче (прием, перевод и др.) на несколько работников. Подобные формы приказов были впервые опубликованы в УСОРД (1). Госкомстат России использовал такую форму сводных приказов, хотя опыт внедрения УСОРД показал, что организации редко используют эти формы на практике.

На наш взгляд, введение такого рода форм сводных приказов (по одной задаче) вряд ли перспективно и не будет иметь широкого распространения. Гораздо продуктивнее форма сводного приказа, оформляющего не одну, а несколько задач на определенное количество работников, причем учитываться должны сроки хранения этих приказов. Например, в один сводный приказ должны помещаться вопросы приема, перевода, увольнения, так как приказы по этим вопросам имеют по Перечню (2) одинаковый срок хранения. В этот сводный приказ не рекомендуется помещать приказы о поощрениях, взысканиях, отпусках и т. д., так как приказы по этим вопросам имеют другие сроки хранения. Такой вид составления сводных приказов по нескольким задачам, вопросам достаточно широко распространен в практической деятельности служб кадров, особенно на предприятиях, и его в будущем целесообразно нормативно закрепить.

Вопрос. Где можно получить информацию о формах документов, применяемых в службах кадров, но не включенных в Альбом форм Госкомстата России?

Действительно, перечень форм, представленных в Альбоме форм, далеко не исчерпывает комплекса форм, применяемых в практической деятельности служб кадров. Этот пробел мы попытались восполнить, опубликовав перечень подобных форм в справочном пособии (3). В пособии даны комплексы кадровых форм по определенным задачам, решаемым службами кадров. В эти комплексы включены также формы, представленные в Альбоме форм Госкомстата (ряд приказов, график отпусков и др.).

Оформление организации труда работников:

коллективный договор, устав (положение) организации, правила внутреннего трудового распорядка, положение о подразделении, должностная инструкция, структура и штатная численность, штатное расписание, приказ о распределении обязанностей между руководством.

Заключение трудового договора (контракта) и оформление приема на работу:

трудовой договор (контракт), заявление о приеме на работу, приказ о приеме на работу, личный листок по учету кадров, дополнение к личному листку по учету кадров, автобиография, резюме.

Оформление перевода на другую работу:

заявление о переводе на другую работу, представление о переводе на другую работу, приказ о переводе на другую работу.

Оформление предоставления отпусков работникам:

график отпусков, заявление о предоставлении отпуска, приказ о предоставлении отпуска.

Оформление поощрения работников:

представление о поощрении, приказ о поощрении.

Оформление наложения дисциплинарных взысканий на работников:

объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины, докладная записка о нарушении трудовой дисциплины, приказ о наложении дисциплинарного взыскания.

Оформление аттестации работников:

приказ о создании аттестационной комиссии и проведении аттестации, представление на аттестацию работника, график проведения аттестации, протокол заседания аттестационной комиссии, аттестационный лист, примерный перечень показателей для оценки квалификации работника, приказ об утверждении итогов аттестации.

Оформление учета использования рабочего времени:

график предоставления дополнительных дней отдыха, заявление об установлении (отмене) неполного рабочего времени, заявка о проведении сверхурочных работ, протокол заседания выборного профсоюзного органа, приказ о проведении сверхурочных работ, журнал учета сверхурочных работ, сводный журнал учета сверхурочных работ.

Оформление привлечения работников к работе в выходные дни:

приказ о привлечении к работе в день (дни) отдыха, заявление об отгуле(ах), распоряжение о предоставлении отгула(ов).

Оформление служебных командировок:

программа командировки, приказ о командировании, командировочное удостоверение, журналы учета работников, выбывающих и прибывающих в командировки, отчет о командировке, авансовый отчет.

Прекращение трудового договора (контракта) и оформление увольнения с работы:

заявление об увольнении, приказ об увольнении, представление о расторжении трудового договора (контракта), протокол выборного профсоюзного органа.

Вопрос. В образцах унифицированных форм приказов в Альбом форм отсутствует реквизит "Визы". Каков состав виз в этих приказах?

На наш взгляд к недоработкам всех форм приказов относится отсутствие в формах сведений о визах или записи "Визы". Так как приказы по кадрам являются документами с ненормативными содержанием, то в инструкции к каждому приказу можно было бы привести примерный список должностных лиц, визирующих данный приказ в зависимости от его содержания.

1. Приказ о приеме на работу (форма Т-1)

<Визы: руководитель службы кадров, руководитель структурного подразделения, куда направляется поступающий на работу, работник бухгалтерии, юрист, заместитель руководителя организации, курирующий работу данного структурного подразделения (4).

При заключении трудового договора (контракта) на должности, связанные с материальной ответственностью, виза бухгалтерии обязательна.

Визируется проект приказа на лицевой стороне первого экземпляра.

2. Приказ о переводе работника на другую работу (форма Т-5)

Визы: руководитель службы кадров, руководители структурных подразделений, работник бухгалтерии, юрист, заместители руководителя организации, курирующие данные структурные подразделения.

При переводе на другую работу на должности, связанные с материальной ответственностью, виза бухгалтерии обязательна.

Визируется проект приказа на лицевой стороне первого экземпляра.

3. Приказ о поощрении работника (форма Т-11)

Визы: руководитель службы кадров, руководитель структурного подразделения, в подчинении которого находится работник, бухгалтерия, заместитель руководителя организации, курирующий работу данного структурного подразделения.

Визируется проект приказа на лицевой стороне первого экземпляра.

4. Приказ о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником (форма Т-8)

Визы: отдел кадров, руководитель структурного подразделения, из которого увольняется работник, бухгалтерия, юрист, заместитель руководителя организации, курирующий работу данного структурного подразделения.

При увольнении с должностей, связанных с материальной ответственностью, виза бухгалтерии обязательна.

Визируется проект приказа на лицевой стороне первого экземпляра.

Вопрос. Если в организации не применяются некоторые формы, помещенные в Альбоме форм, то необходимо ли их вводить?

В документах по утверждению и применению форм Госкомстата России разъяснений по этому вопросу не имеется. На наш взгляд, если для документирования определенных кадровых задач достаточно форм, применяемых на практике в службах кадров организации, то введение форм Госкомстата России нецелесообразно. Унифицированные формы, включенные в Альбом форм, должны заменять идентичные по названию и содержанию формы, применяемые в службах кадров организаций.

Нормативная база

Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. - М.: НИПИстатинформ, 2001.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД). - М., 1981.

Красавин А.С. Документирование трудовой деятельности работников: Справочное пособие. - М., 2000.

1. Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД). - М., 1981.

2. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения / Росархив. ВНИИДАД. - М., 2000.

3. Красавин А.С. Документирование трудовой деятельности работников: Справочное пособие. - М.: ИНФРА-М, 2000.

4. В статье автор при перечислении должностных лиц, визирующих документ, ориентируется на заполнение индивидуальных приказов. Что касается сводных приказов, то количество должностных лиц, визирующих документ, значительно увеличивается, а состав виз аналогичен индивидуальным приказам.