Бейдер Александр Львович - компания IBS,
департамент управленческого консалтинга

На чем строить документооборот в организации? На рынке представлено множество различных систем, но, однако, все их можно разделить на две категории. Одни относятся к классу универсальных систем управления документами (document management system) и обеспечивают все базовые функции по работе с документами, включая атрибутирование, хранение, поиск, контроль версий, выписку/возврат документов и т.д. По сути эти универсальные системы управления документами являются скорее платформами для создания различных специализированных документо-ориентированных решений. Как правило, перед любой организацией стоит множество задач так или иначе связанных с обработкой документов, поэтому можно получить существенный выигрыш за счет применения одного продукта для решения множества задач.

Ко второй категории относятся специализированные системы управления документами, которые в первую очередь фокусируются на задачах классического делопроизводства. Их сильной чертой является глубокая методическая проработка решений и порой скрупулезное следование традициям российского делопроизводства. Тем не менее, они не могут решить все задачи по обработке документов, которые стоят перед организациями. Достаточно упомянуть, что большое число документов относятся к категории так называемых нерегистрируемых, т.е. никак не учитываются в системе делопроизводства. А между тем именно на поиск таких документов уходит больше всего времени. В качестве примера можно привести различные технические и рекламные материалы, которые необходимы для принятия решения по выбору того или иного поставщика- подобные документы не регистрируются, но на основании информации в них содержащейся принимаются решения, которые фиксируются уже в официальных документах.

Можно посмотреть на проблему и в другом аспекте: слишком скрупулезное следование традициям консервирует устаревшие бюрократические процедуры работы с документами, что отражается на бизнес-процессах организации. Современные методы менеджмента невозможно поддержать опираясь только на "проверенную" технологию работы с документами. Все чаще требуются гибкие решения, которые могли бы изменяться при изменении бизнес-среды, в которой функционирует предприятие.

Ответ в нашем случае будет традиционным: следует взять лучшее из двух миров. Т.е. в качестве платформы для построения всей системы можно взять промышленную универсальную систему управления документами. А чтобы обеспечить поддержку классического делопроизводства, которое необходимо вести в каждой организации не только в силу традиции, но также в соответствии с требованиями законодательства, можно интегрировать специализированную систему с нашей универсальной.

В чем преимущество подобного подхода? Казалось бы, современные универсальные системы управления документами предоставляют богатые возможности по настройке и доработке, что в принципе позволяет построить решение, которое будет на 100% соответствовать российским ГОСТам. Однако, гораздо разумнее использовать накопленный уже опыт - ведь речь идет не только о технической стороне, здесь важна и методическая проработка решения.

Если посмотреть внимательно на процесс внедрения универсальной системы управления документами, то мы обнаружим, что в любом проекте всегда присутствует стадия разработки решения или настройки системы - так, чтобы удовлетворить пожелания заказчика. И также можно отметить, что мы всегда сталкиваемся с задачей автоматизации классического документооборота, которая в действительности многократна решена при помощи специализированных систем и поэтому нет никакого смысла изобретать велосипед заново - можно взять готовое решение. Но при чем тут тогда универсальная система? А дело вот в чем: собственно делопроизводством занимается достаточно узкий круг сотрудников организации - это секретари подразделений и работники управления делами. Остальные сотрудники - которые в основном работают с документами и создают новые - остаются за бортом, т.е. продолжают работать по старинке, храня документы кое-как на своих локальных дисках или в лучшем случае на файл-сервере. Поэтому возникает разрыв - документ сначала создается вне системы, потом он должен быть туда особым образом помещен и обработан.

Таким образом, преимущества интегрированного решения заключаются в следующем:

• Использование универсальной системы управления документами позволяет автоматизировать более ранние фазы жизненного цикла документа - от самого его создания;

• В системе учитывается гораздо больший круг документов, что позволяет использовать информацию из них при подготовке новых документо и при принятии решений;

• Сокращение сроков разработки и внедрения за счет использования готовых модулей;

• Подобное решение позволяет устранить барьеры между службами ДОУ и остальными сотрудниками - все работают в единой среде.