Автоматизация делопроизводства и электронный документооборот в Федеральных органах власти. Опыт Совета Федерации и Государственной Думы

"Опыт построения системы документооборота и портала на платформе Hummingbird в Правительстве Канады"

Макаров Станислав Борисович - Компания HBS - дистрибутор Hummingbird

В 2002 году Правительство Канады закупило свыше 8800 дополнительных лицензий на систему управления документами Hummingbird и 2660 лицензий на систему управления записями.

Канадское правительство является стратегическим заказчиком Hummingbird, в настоящее время в 33 различных правительственных организациях уже используется более 43 тыс. лицензий на системы управления документами и записями фирмы Hummingbird.

Можно сказать, что основным "продуктом" деятельности любого государственного учреждения является документ, поэтому система автоматизации управления документами должна рассматриваться как платформа для построения электронного правительства, что подразумевает прозрачный обмен информацией между различными государственными учреждениями, а также свободный доступ граждан к необходимой информации и взаимодействие с правительством посредством Интернет.

Федеральное правительство Канады выступило с инициативой по построению единой системы управления всей поступающей и создаваемой информацией - для того, чтобы ускорить бизнес-процессы и придать им межведомственный характер.

Такой подход на основе единой системы управления документами дает принципиально новые возможности по взаимодействию граждан и организаций с правительством.

В свете развертывания работ по федеральной целевой программе "Электронная Россия", опыт построения электронного правительства в Канаде может оказаться очень полезным, поскольку в проекте использовались исключительно промышленные программные продукты, которые допускают настройку и легко могут быть адаптированы, чтобы соответствовать принятым в России стандартам и традициям по работе с документами.

RDIMS – Records, Documents, and Information Management System -
Система управления записями, документами и информацией.

Программа правительства Канады по построению единой системы управления записями, документами и информацией (Records, Document, Information Management System - RDIMS) должна повысить эффективность работы с документами. RDIMS, являясь стратегической инициативой правительства Канады, обеспечивает функциональные возможности по вводу, хранению, защите и поиску информации, представленной в виде документов. Hummingbird является единственным авторизованным поставщиком систем управления документами в рамках программы RDIMS.

Кроме того, RDIMS считается ключевой частью инфраструктуры, необходимой для реализации концепции "электронного правительства", что позволяет различным департаментам перейти в дальнейшем к полностью электронному документообороту. Также RDIMS значительно ускоряет бизнес-процессы в правительстве и позволяет департаментам более эффективно решать свои задачи по обработке информации, сокращая временные затраты на поиск нужных материалов.

"Инициатива RDIMS является важным элементом стратегии правительства Канады по повышению эффективности и улучшению качества услуг, предоставляя государственным служащим, а в некоторых случаях и гражданам, быстрый и систематизированный доступ к важным документам", - сказал Эндрю Пери, главный менеджер по маркетингу компании Hummingbird Ltd. -"Компания Hummingbird понимает важность управления документами и записями для государственных организаций и подтверждает свои намерения и дальше оказывать помощь правительству в выполнении своих функций путем построения более эффективных информационных систем".

Проект начался в 2000 году и реализуется поэтапно. На первом этапе ставилась задача по реализации основных принципов управления информацией, а также по организации ввода, отображения, обновления и списания информации внутри министерств и других правительственных учреждений.

На втором этапе (2002-2004 гг.) планируется значительно расширение системы с тем, чтобы охватить все правительственные учреждения и делается фокус на коллективном использовании и обмене информацией между различными правительственными организациями.

На третьем этапе (после 2004 г.) должны быть реализованы сквозные межведомственные бизнес-процессы чтобы ускорить рассмотрение вопросов и прохождение документов, что позволит сократить издержки и улучшить качество работы правительства.

Если сформулировать кратко, то логика построения электронного правительства выглядит следующим образом:

Все документы должны хранится в единой системе управления документами. Пользователи должны привыкнуть к новой технологии и должны принять ее.
Единая библиотека документов позволяет организовать коллективное использование информации и обмен документами между сотрудниками и подразделениями.
Автоматизированные сквозные межведомственные бизнес-процессы, в которые могут быть вовлечены сотрудники различных министерств, строятся на основе накопленного опыта взаимодействия и на единой библиотеке документов.

Согласно исследованию Accenture, Канада заняла в этом году первое место в рейтинге интернетизации правительств (e-government). По мнению Accenture, канадские официальные сайты просты в обращении и функциональны. Центральный правительственный портал имеет выход на 450 официальных сайтов. (Цитируется по газете Ведомости, 24 апреля 2002 г.)

О компании Hummingbird Ltd.

Hummingbird (NASDAQ: HUMC; TSE: HUM) создает программные решения масштаба предприятия, которые обеспечивают доступ ко всей критически важной для бизнеса корпоративной информации и ресурсам, представленным в агрегированном и категоризированном виде через единый пользовательский интерфейс, а также возможность предпринимать активные действия на основе анализа этой информации. Hummingbird предлагает эти глобальные корпоративные решения как в варианте со стандартным настольным клиентом, так и с доступом через Web посредством корпоративного информационного портала Hummingbird EIP™, который является ключевым продуктом для построения е-бизнес решений.

С порталом Hummingbird EIP™ также интегрированы и другие хорошо зарекомендовавшие себя технологии Hummingbird для доступа к хост-машинам и межсетевого взаимодействия, интеграции данных и средств бизнес-анализа, вертикальных аналитических приложений, а также систем управления документами и веб-контентом. Компания предлагает свои решения, а также сопутствующие консалтинговые услуги, обучение и техническую поддержку более чем в 50 странах мира.
Более детальную информацию можно получить на сайте http://www.hummingbird.com

О компании HBS

Компания HBS - партнер Hummingbird Ltd. в России, СНГ и странах Балтии. Занимается дистрибуцией продуктов Hummingbird через сеть авторизованных партнеров. Компания фокусирует свои усилия на маркетинге и продвижении марки Hummingbird в России и на построении совместно со своими партнерами - системными интеграторами решений класса корпоративных информационных порталов для крупных коммерческих и государственных организаций.
Более детальную информацию можно получить на сайте http://www.hbsltd.biz

Члены
Гильдии Управляющих Документацией

СУЭК - Сибирская Угольная Энергетическая Компания

О Гильдии | Новости | Контакты | Гостевая книга | Поиск

Дистанционное обучение по образовательным программам
курсов повышения квалификации

«Современные технологии в работе службы документационного обеспечения управления»
Современные технологии в работе секретариата
(повышение квалификации секретарей-референтов, помощников руководителей)

Современные технологии в работе с электронными документами
(повышение квалификации руководителей и специалистов службы документационного обеспечения управления, имеющих отношение к управлению электронными документами)

Лицензия № 039458

Государственная аккредитация № 0210

Наши слушатели

Товарный знак

ДОУСЕРТИФИКАТ

Информационный саммит «Эффективный документооборот органов государственной власти в эпоху цифровизации и импортозамещения. Современные требования законодательства к управлению документами»
Торгово-промышленная палата Российской Федерации, ул.Ильинка, 6,
23 - 24 июня 2020 года

План-график

Курсы повышения квалификации руководителей, специалистов в сфере ДОУ и электронного документооборота, секретарей-референтов

на 2020год.

Современные технологии в работе службы ДОУ

Современные технологии в работе секретаря-референта, помощника руководителя

Современные технологии в работе с электронными документами

Подробно

Полный перечень законодательных актов на CD

Законодательные, иные нормативные правовые акты, методические документы в сфере информации и документации до 2019 года.
Заказать

Организация делопроизводства

Организация делопроизводства - это отрасль по разработке и оформлению официальных документов, организации их движения, учета и хранения. Делопроизводство непосредственно связанно с созданием документов, рассматривает вопросы движения и учета документов. Ведение и организация делопроизводства осуществляется должностными лицами, которые несут ответственность за его организацию, учет и сохранность документов. Организация делопроизводства состоит из этапов: 1) первичная обработка поступивших документов; 2) предварительное рассмотрение документов; 3) регистрация; 4) рассмотрение документов руководством; 5) направление на исполнение; 6) контроль исполнения; 7) формирование дел; 8) оформление дел; 9) передача дел в архив.

Документационное обеспечение управления

В соответствии с ГОСТом Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" документационное обеспечение управления (ДОУ)– это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Термины делопроизводство и документационное обеспечение управления в соответствии с ГОСТом Р 51141-98 употребляются как синонимы, однако между ними все-таки существуют некоторые различия. Первый из них, делопроизводство, преимущественно используется при описании организационной стороны и традиционных приемов работы с документами. Второй – документационное обеспечение управления подчеркивает информационно-технологическую составляющую в современной организации делопроизводства и его лучше употреблять, когда речь идет о компьютерных технологиях работы с документами.

Курсы повышения квалификации секретарей-референтов, помощников руководителя (« курсы секретаря », « курсы секретарей и помощников руководителя »)
Цель курсов повышения квалификации секретарей-референтов (« курсы секретаря », « курсы секретарей и помощников руководителя ») - предоставление современной и точной информации по делопроизводству, научной организации труда и коммуникационным навыкам. Полноценные « курсы секретаря », « курсы секретарей и помощников руководителя » (72 учебных часа) – это возможность приобрести новые знания и навыки. Профессия секретаря востребована на каждом предприятии, как правило, секретарь отвечает за оформление деловых бумаг и документооборот в секретариате руководителя. Предлагаемые « курсы секретаря », « курсы секретарей, помощников руководителя » позволят соответствовать абсолютно всем современным требованиям, которые только могут предъявить современные работодатели.

Курсы повышения квалификации специалистов в области ДОУ (« курсы делопроизводства » и « курсы документооборота »)
« Курсы делопроизводства » и « курсы документооборота » включают в себя организацию делопроизводства, с учетом лингвистических особенностей служебного документа, основы кадрового документоведения и архивирования, этикет и психологию делового общения, включая имидж сотрудника службы ДОУ. « Курсы делопроизводства » и « курсы документооборота » позволяют получить необходимые навыки составления и оформления документов предприятий всех видов собственности. Прослушавшие « курсы делопроизводства » и « курсы документооборота » специалисты получают свидетельство государственного образца.

Семинары, круглые столы, мастер-классы по проблемам делопроизводства (« Семинары делопроизводства »)
Предлагаемые программы семинаров, круглых столов, мастер-классов по проблемам делопроизводства (« семинары делопроизводства ») – это интегрированные информационно-консультационные образовательные мероприятия для специалистов в области ДОУ, сочетающие в себе отрасли знаний отдельно по проблемам в сфере делопроизводства, научной организации труда, бизнес-этикета и методики овладения профессиональными навыками. « Семинары делопроизводства » рассчитаны на руководителей и специалистов секретариатов, канцелярий, делопроизводственных и архивных служб коммерческих и государственных структур. « Семинары делопроизводства » носят практический характер, тематика программ подбирается с учетом актуальности и потребности предприятий и учреждений различных форм собственности, численности работающих, сферы деятельности.