Главная Контактная информация Карта сайта

Тел./факс: +7 (499) 237-2271
Английская версия
 


"Методика внедрения системы электронного документооборота в организации и этапность проекта"

Попова Ольга Вениаминовна - консультант департамента
IT консалтинга, Концерн "Белый Ветер"

В докладе изложены основные принципы, на которых строится методология внедрения системы управления документами на платформе Hummingbird. Данная методология разработана совместно сотрудниками концерна "Белый Ветер" и компании HBS (официального дистрибутора Hummingbird Ltd. в России, СНГ и странах Балтии). Она является обобщением передового опыта крупных мировых компаний, занимающихся внедрением систем документооборота, и собственного практического опыта аналогичных проектов, учитывающего особенности российского документооборота, как в коммерческих, так и в государственных организациях.

  1. Принцип ускоренного внедрения. Создание конкретного программного решения и его развертывание должно проходить в кратчайшие сроки, обеспечивая скорейший возврат инвестиций и получение практического результата, как для руководителей компании, так и для непосредственных исполнителей. Реализация этого принципа на практике означает параллельное выполнение нескольких этапов проекта, что является возможным благодаря высокой масштабируемости и эластичности платформы Hummingbird.

  2. Принцип совместного участия. Проектная группа, внедряющая систему документооборота на предприятии, должна состоять как из сотрудников компании - системного интегратора, так и из сотрудников компании - заказчика.

  3. Принцип организационной полноты. Пользователями системы управления документами должны стать все сотрудники организации, так или иначе работающие с бумажными или электронными документами. Программное решение для конкретной организации должно учитывать этот принцип, даже если в текущий момент времени такая задача не видится актуальной. Исходя из этого принципа, целесообразно проводить поэтапное развертывание системы не по отдельным горизонталям компании, а, по возможности, по целым подразделениям организации. В некоторых случаях возможно комбинированное решение.

  4. Принцип поддержки постепенного перехода к электронному документообороту. Переход к использованию электронных документов не может произойти моментально. Если внутренний документооборот организации (создание документов их движение) может быть осуществлен в электронном виде, то входящие и исходящие документы могут быть как электронные, так и бумажные. Система электронного документооборота должна поддерживать существование бумажных подлинников и их архивов.

  5. Принцип функциональной полноты. Функционально полная система управления документами должна поддерживать российские традиции делопроизводства, управлять документом на протяжении всего его жизненного цикла, иметь связь с внешней криптографической системой, поддерживать деловые процессы организации, управлять комплектами документов, предоставлять возможности контроля версий, предоставлять доступ территориально удаленным пользователям, быть интегрированной с другими существующими в организации информационными системами, иметь развитую структуру распределения полномочий.

  6. Принцип активного управления. Система электронного документооборота должна быть инструментом управления деятельностью организации, как в целом, так и каждого его сотрудника в отдельности. Предоставление пользователю возможности произвести некие операции с документами является недостаточным. Система электронного управления документами должна позволять планировать и контролировать выполнение тех или иных документно-ориентированных задач.

  7. Принцип дружественности системы. Построение системы документооборота и процесс ее внедрения должны быть проведены таким образом, чтобы предоставить конечному пользователю как можно более удобный инструмент для работы. Это касается как дружественности интерфейса, так и удобства планирования и выполнения должностных обязанностей. Придерживаясь этого принципа, возможно минимизировать сопротивление персонала организации, неизбежно возникающего при внедрении любой информационной системы.

  8. Принцип "предвидения" изменений. Система электронного документооборота должна быть достаточно гибкой, чтобы легко адаптироваться к структурным или организационным изменениям, происходящим на предприятии в последствии.

В качестве практического примера в докладе представлены основные этапы проекта внедрения системы электронного документооборота в одной из крупных организаций Москвы со сложной функционально-организационной структурой.



Члены
Гильдии Управляющих Документацией

     

Дистанционное обучение по образовательным программам
курсов повышения квалификации
  Лицензия № 039458   Государственная аккредитация № 0210

Наши слушатели


Курсы повышения квалификации руководителей, специалистов в сфере ДОУ и электронного документооборота, секретарей-референтов 
на 2020год.
Современные технологии в работе службы ДОУ 23 - 28 ноября 2020 года
14 - 19 декабря 2020 года
Современные технологии в работе секретаря-референта, помощника руководителя
Современные технологии в работе с электронными документами


Полный перечень законодательных актов на CD
Законодательные, иные нормативные правовые акты, методические документы в сфере информации и документации до 2019 года.
Заказать