Главная Контактная информация Карта сайта

Тел./факс: +7 (499) 237-2271
Английская версия
 


 

"Методология взаимно однозначного перехода от бумажного к электронному делопроизводству в рамках технологического комплекса автоматизации управления "Аиси""

Путуридзе Зураб Шотаевич - генеральный директор ООО "Аиси-интеллект", кандидат физико-математических наук, доцент

Любая организация имеет свое функциональное назначение и, исходя из этого, нацелена и решает определенное множество задач. Это, например, прием сотрудника на работу, составление штатного расписания, начисление зарплаты, заключение договора, перевод определенной суммы, бесперебойная работа конвейера, обеспечение необходимого количества комплектующих, сдача объекта в срок и т. д.

Задача как объект, в рамках организации имеет свой жизненный цикл:

  • Включение задачи в список (множество) задач решаемых организацией.

  • Описание задачи.

  • Постановка задачи.

  • Определение цели.

  • Определение состава и количества необходимых исходных данных для решения задачи.

  • Определение алгоритма решения задачи.

  • Определение критериев оценки качества решения задачи.

  • Решение задачи. Может выполнятся многократно.

  • Инициирование начала решения задачи.

  • Действия согласно алгоритму решения задачи.

  • Анализ результатов решения задачи согласно критериев оценки.

  • Если результаты не удовлетворительны, корректировка описания задачи.

  • Исключение задачи из списка (множества) задач решаемых организацией.

С другой стороны, любая организация - это система, которая должна гибко реагировать на изменения внутренних и внешних условий, перестраиваться и само организовываться.

Ведением списка (множества) задач и обеспечением функционирования организации как системы занимается управленческое звено. Управленческое звено, это множество работников организации со своей иерархической структурой и функциональными обязанностями. Для выполнения управленческого воздействия нужен определенный инструментарий. Введем определения:

Документ - основной, базовый инструмент управления.

Тип документа - обособленная форма (шаблон) документа и технологический процесс (алгоритм) его исполнения.

Экземпляр документа - это исполняемый или исполненный документ на базе формы (шаблона) определенного типа документа согласно заданному технологическому процессу исполнения, позволяющий себя идентифицировать.

Почти все задачи, решаемые в рамках организации, имеют документационное обеспечение. Эта связь имеет следующую структуру:

  • Задача.

  • Описание задачи.

  • Список типов документов участвующих в решении задачи.

  • Если в список включается новый тип документа, то надо разработать ее форму.

  • Для каждого типа документа, расписать алгоритм исполнения или модификации экземпляров типа документа, обеспечивающих решение задачи.

  • Решение задачи. Может выполняться многократно.

  • Исполнение или модификация экземпляров типа документа, согласно алгоритму документационного сопровождения решения задачи.

Определив суть документа, как инструмента управления, надо ввести определение содержания делопроизводства с этой точки зрения.

Делопроизводство процесс производства типов документов и исполнения экземпляров документов на их базе, с целью решения определенных управленческих или иных задач.

Бумажное делопроизводство - делопроизводство, где в качестве основного носителя информации выступает бумага, а исполнитель предписанных инструкций - человек.

Получается, именно бумажное делопроизводство, содержит всю информацию о состояние дел и взаимно однозначно отображает фактические процессы решения каждой инициированной задачи организации.

Ставя задачу автоматизации управления организации, первоначально надо определить, что автоматизировать и как.

Автоматизировать - это, значит, заменить человека как исполнителя при выполнении части или всего процесса решения задачи. Отсюда следует основное правило - автоматизировать можно только существующий процесс. Так, как, документ определили в качестве основного инструмента управления, то автоматизировать надо именно бумажное делопроизводство. Этот процесс реально существует, поскольку организация как-то функционирует; плох он или хорош - это следующий вопрос. Существующая система бумажного делопроизводства однозначно отражает тот уровень развития системы управления организацией, который понятен и привычен для ее сотрудников, соответствует их квалификации. Сразу большой скачок нежелателен и нереален, людей надо последовательно готовить. Поэтому оптимален постепенный переход, когда на первом этапе разработки просто меняется носитель информации (с бумажного на электронный), но остается привычный порядок исполнения процессов. Введем еще одно определение:

Электронное делопроизводство - делопроизводство, где основным носителем информации выступает электронный документ, вспомогательным - бумажный документ, а исполнителями предписанных инструкций являются - человек, компьютер и компьютерная сеть.

Опираясь на все выше сказанное, в рамках технологического комплекса автоматизации управления на базе делопроизводства "Аиси", предлагается, методический и инструментально реализован взаимно однозначный переход от бумажного к электронному делопроизводству.

Под взаимно однозначным переходом имеется в виду:

  • соблюдение полной адекватности форм типов документов на бумажном и электронном носителе;

  • соблюдение полной адекватности процедур обработки экземпляров типов документов на бумажном и электронном носителе;

  • возможность автоматизации всего формализуемого процесса бумажного делопроизводства.

Взаимная однозначность форм документов бумажного и электронного аналога снимает проблему несогласованности между заказчиком и разработчиком. Заказчик предоставляет то, что ему нужно автоматизировать, в привычной для себя форме, на бумаге, и затем может легко сравнить это с тем, что получилось. Идентичность форм и процедур обработки документа означает, что пользователь автоматизированной системы не делает никаких дополнительных действий при работе с электронным документом. Наоборот, многие действия выполняются автоматически, и формализованные контрольные функции полностью берет на себя система. Такой подход максимально упрощает процесс освоения работы с системой для пользователя, так как на экране он видит аналог бумажной формы и делает те же операции (или меньшее их количество), что при работе с бумажным документом.

Методологически процесс автоматизации строиться по этапам следующим образом:

  1. Формализовано описывается решение задачи в рамках бумажного делопроизводства.

  2. Формализовано описывается решение задачи в рамках электронного делопроизводства. На этом этапе, фактически перераспределяется выполнение операции из состава процедур между исполнителями. Новым исполнителям (компьютер и компьютерная сеть) передается все, что удалось формализовать и не требует принятия решения со стороны работника.

  3. Взаимно однозначный перенос формализованного описания решение задачи в рамках электронного делопроизводства во внутрисистемное описание. Взаимно однозначность переноса достигается благодаря языку, который является составной частью технологического комплекса и совпадает с языком предметной области делопроизводства.

При таком подходе были получены следующие основные результаты:

  • Функциональное развитие автоматической системы идет по мере формализации решаемых в организации задач и включения этого формализованного описания в состав системы.

  • Инвариантность относительно формы документа, дает возможность неограниченно наполнять функциональность автоматизированной системы.

  • При расширении множества решаемых задач (функционала), не требуется дополнительное программирование со стороны фирмы разработчика.

  • При расширении множества решаемых задач (функционала), у конечного пользователя не меняется диалоговый интерфейс общения с системой, просто появляется одна или несколько новых форм типов документов, экземпляры которых обрабатываются стандартными средствами.

  • Исполнение экземпляра документа не требует в обязательном порядке прикрепления к нему сопроводительной карточки, если это строго не оговорено алгоритмом исполнения типа документа.

  • Не обязательность карточки сопровождения, полностью исключает дублирование действий со стороны конечного пользователя, в особенности при исполнении внутренних документов.

  • Со стороны конечного пользователя обрабатывается только содержательная часть документа. При этом ему доступны только те поля формы документа, которые он имеет право конвертировать согласно алгоритму исполнения документа.

  • Относительно содержательных полей документа реализованы контроль допустимости корректировки и контроль допустимости значения. Это позволяет обнаружить ошибочные данные либо в момент появления, либо на первых стадиях использования.

  • Полностью автоматизирован процесс рассылки экземпляров типов документов по всем допустимым для данного типа маршрутам (реализован "виртуальный курьер").

  • Полностью в автоматическом режиме формируется единая БД.

  • Гарантировано формализованное описание и последующая автоматизация исполнения большинства типов документов из их общего числа (более 85%).

  • Проектная документация формализованного описания процессов решения задач, может быть использована для получения сертификата по ISO 9000 на систему управления организации.

Краткое описание ТК "Аиси"

В фирме ООО "Аиси-интеллект" разработан технологический комплекс методических и инструментальных средств проектирования и автоматизации процесса управления на базе делопроизводства под названием "Аиси". Разработка полностью Отечественная. В основе разработки положены:

  1. Теория, методология и архитектура, используемая в рамках Р-технологии программирования, по промышленному производству сложных программных систем. Фактически, в предлагаемом технологическом комплексе (ТК) поменяли предметную область программных систем на делопроизводство.

  2. Принципы объектно-ориентированного программирования.

  3. Разработанная методология формализованного описания документационного обеспечения процессов управления (ДОУ).

  4. Разработанный язык программирования систем автоматизации делопроизводства, являющийся составной частью предлагаемого технологического комплекса.

Основные функциональные части технологического комплекса можно разделить на два вида:

  1. Методологии проектирования, разработки, отладки и эксплуатации бумажных и автоматизированных электронных систем организации делопроизводства. Она описана выше.

  2. Инструментальные средства обеспечения работ, выполняемых в рамках технологического комплекса.

По своей архитектуре инструментальные средства комплекса состоят из следующих функциональных рабочих мест:

  • Рабочего места разработчика. Посредством данного рабочего места производится перенос форм и процедур исполнения типов документов, из проектной документации электронного делопроизводства, во внутрисистемное описание, на языке программирования систем автоматизации делопроизводства. Программирование ведется в сборочном режиме, посредством построителей. Построители гарантируют построение только синтаксически корректных конструкции операторов языка программирования.

  • Отладочного стенда. Стенд организует процесс отладочного прогона спроектированных процедур.

  • Рабочего места администратора. Рабочее место администрирует функционирование спроектированной автоматизированной системы и всего процесса электронного делопроизводства.

  • Рабочих мест работников организации. Эти рабочие места предназначены для конечных пользователей. На них выполняется обработка экземпляров типов документов.

Технологический комплекс поддерживает вес жизненный цикл следующих основных объектов:

  1. Системы делопроизводства в целом.

  2. Задачи (бизнес процесса) решаемой посредством или частичного использования делопроизводства.

  3. Типа документа.

  4. Экземпляра типа документа.

В рамках комплекса методических и инструментальных средств заложены следующие принципы и решаются следующие задачи:

1.Автоматизация всего формализуемого процесса делопроизводства с соблюдением полной адекватности форм и процедур обработки документов на бумажном и электронном носителе. Для описания форм типов документов используется MS Word, который встроен в систему. Этим достигается инвариантность относительно формы документа. Так, что посредством предлагаемого ТК можно строить комплексные системы, любой функциональной нагрузкой (кадры, бухгалтерия, планирование, договора и т. д.).

2.Проектирование, разработка, отладка и эксплуатация системы делопроизводства - как бумажного, так и электронного варианта соответствует требованиям ГОСТов, ОСТов, международных стандартов ISO 9000. Этим максимально используется уже имеющиеся наработки по типам форм и процессам их исполнения.

ТК обладает возможностью полной независимости от фирмы-разработчика комплекса на этапе эксплуатации и развития автоматизированной системы управления. Эта задача решается благодаря подготовке и обучению сотрудников заказчика, чтобы в дальнейшем они могли самостоятельно проектировать, разрабатывать и модифицировать исходную спроектированную автоматизированную систему.

Язык проектирования как бумажного, так и электронного делопроизводства совпадать с языком проблемной области. Все понятия, процессы и операции в проектных и технологических документах не выходят за рамки предметной области делопроизводства. Такой подход делает проектную документацию понятной для любого участника разработки.

Методология проектирования построена так, что она не требует предоставления со стороны заказчика фактической содержательной части документов. Проектирование ведется на абстрактном уровне, т. е. соблюдаться конфиденциальность информации заказчика.

В процессе разработки создается полный пакет проектной и технологической документации бумажного делопроизводства, электронного делопроизводства и автоматизированной системы управления. Достигнута иерархическая целостность и однозначная наследственность проектной документации при переходе с одного этапа на другой. Разработанная автоматизированная система полностью соответствует проектной и технологической документации (описанию).

В комплексе обеспечивается различные виды контроля:

  • проверку допустимости корректировки экземпляра документа или реквизита в составе документа;

  • проверку корректности заполнения (ввода) изменяемых реквизитов экземпляров документов. Благодаря этому, ошибки, вносимые в содержательную часть документов, обнаруживаются в момент или на ранних этапах их появления.

  • содержательный междокументный контроль, если процессы исполнения определенных документов не синхронизованы;

  • контроль исполнения (по времени);

  • административный контроль.

Обеспечена преемственность относительно имеющихся локальных автоматизированных систем, задействованных в процессе делопроизводства. В настоящий момент во многих организациях эксплуатируются локальные системы, частично решающие определенные вопросы, связанные с процессом делопроизводства. Такие системы часто не содержат развитых средств оперативной переналадки и не могут меняться, откликаясь на внешние изменения. В итоге по мере развития предприятия система отчасти становится обузой. Это заставляет либо держать постоянную связь с фирмой - разработчиком программного продукта, либо не выходить за рамки ограничений, которые навязывает данная локальная система. Наличие разных локальных систем внутри одной организации дробит информационную базу данных, приводит к дублированию ввода данных и вытекающим из этого неточностям. В рамках этих локальных систем уже набраны огромные базы данных, налажены определенные технологические процессы. Никто не согласится отказаться от наработанных процедур и содержимого имеющейся базы данных. Поэтому комплекс должен содержать специальную подсистему конвертации, которая будет либо непосредственно конвертировать данные из имеющейся базы данных, либо по предлагаемой методике создавать промежуточную базу, откуда в дальнейшем будет проводиться конвертация. После конвертации в рамках комплекса формируются экземпляры определенных типов документов или текущее содержимое справочников.

Комплекс обеспечивает создание единого информационного поля (единой БД). Структура единого информационного поля (единой БД) формируется полностью автоматическом режиме. Связь с базой данных в ТК реализован через ODBC. Само СУБД подбирается исходя из масштабов организации.

Комплекс жестко распределяет права, соблюдая конфиденциальность информации внутри организации. Есть возможность сделать содержимое определенных фрагментов документа невидимым для определенной группы работников - участников исполнения документа.

Все реквизиты документов, доступны для системы. Другими словами, документ для системы виден. Это дает возможность, при организации процесса исполнения, отказаться от обязательного использования карточки сопровождения документа и заниматься только содержательной частью документа. Это свою очередь исключает двойной ввод, данных отдельно и технологической информации отдельно, для конечного пользователя. При работе с документом пользователю доступны только те поля, относительно которых у него есть право коррекции. Такой поход исключает случайное искажение данных введенных другим участником исполнения документа. Когда документ передан очередному пользователю согласно схеме движения, отправителю, и другим участникам он доступен только на просмотр.

Схема движения документа описывается посредством Р-графа. Р-граф аналог блок схемы и позволяет реализовать схему движения любой сложности. Благодаря видимости документа и алгоритмически не ограниченности Р-графа удалось реализовать виртуальный курьер. Задача рассылки экземпляров документов полностью автоматизирована и передана системе.

Тел.: 129-83-31, 240-55-39.
E-mail: aisi-intellect@newmail.ru



Члены
Гильдии Управляющих Документацией

     

Дистанционное обучение по образовательным программам
курсов повышения квалификации
  Лицензия № 039458   Государственная аккредитация № 0210

Наши слушатели


Курсы повышения квалификации руководителей, специалистов в сфере ДОУ и электронного документооборота, секретарей-референтов 
на 2020год.
Современные технологии в работе службы ДОУ 23 - 28 ноября 2020 года
14 - 19 декабря 2020 года
Современные технологии в работе секретаря-референта, помощника руководителя
Современные технологии в работе с электронными документами


Полный перечень законодательных актов на CD
Законодательные, иные нормативные правовые акты, методические документы в сфере информации и документации до 2019 года.
Заказать