• Главная
•     
• Мероприятия
•     
• Автоматизация делопроизводства и электронный документооборот в Федеральных органах власти. Опыт Совета Федерации и Государственной Думы
•     
• "Особенности внедрения и развития корпоративной системы управления документацией в Банке России"

"Особенности внедрения и развития корпоративной системы управления документацией в Банке России"

Якушин Сергей Борисович - начальник Управления документооборота Центрального банка Российской Федерации

Управление информационными ресурсами имеет для деятельности центральных банков особое значение. Центральные банки при формировании механизма денежно-кредитного регулирования экономики сталкиваются с необходимостью обработки колоссального объема информации. Кроме того, на центральные банки в той или иной степени возлагается определение основ и принципов функционирования кредитно-финансовых институтов, а также надзор за их деятельностью, что вызывает необходимость поддержания обширных информационных связей с кредитными учреждениями и надзорными органами.

Независимо от правового статуса или организационных форм деятельности центральные банки призваны активно взаимодействовать с органами исполнительной и законодательной власти, структурами, участвующими в регулировании экономики. Все это в свою очередь порождает специфический документооборот.

Таким образом центральные банки наиболее остро ощущают необходимость организации эффективного управления информационными ресурсами и предпринимают активные шаги по использованию компьютерных технологий в сфере управления документационными потоками ( и информацией в широком смысле).

К сожалению, применение компьютерных программ в сфере работы с управленческой (организационно-распорядительной) документацией в ряде случаев не сопровождается структурной перестройкой работы с документацией, что существенно снижает эффект от применения даже самых многофункциональных специализированных (и соответственно дорогостоящих) программных комплексов. Нередки ситуации, когда внедрение компьютерных систем носит формальный характер и не сопровождается сколь-нибудь существенной оптимизацией и унификацией документационных процессов.

В этой связи хотелось бы остановиться на опыте Центрального банка Российской Федерации по созданию корпоративной системы документационного обеспечения. Этот опыт во многом уникален, что связано как с масштабностью и сложностью задач, решаемых Банком, так и с особенностями его управленческой структуры.

Как и в большинстве учреждений со сложной структурой, в Банке России важное значение имеет уровень организации взаимодействия подразделений и порядок обмена информацией. Для Банка России эта проблема приобретает еще один аспект: как уже отмечалось, Центральный банк ведет широкий информационный обмен с органами государственной власти, кредитными учреждениями и международными финансовыми организациями. Причем большая часть информации передается в виде документов на бумажном носителе. Кроме того, управление территориальными учреждениями Банка России связано с постоянным обменом служебной документацией и отчетностью.

Следует также отметить, что на протяжении ряда лет достаточно четко прослеживается тенденция увеличения объемов информационных потоков, проходящих через Банк России. Характерно, что происходит рост не только документооборота на традиционных носителях, но и информации, проходящей по электронным каналам, а также документов, связанных с функционированием компьютерных систем.

Работа по автоматизации делопроизводственных процессов началась в Банке России еще в начале 90-х годов. Существенным шагом в упорядочении работы со служебной документацией стало внедрение в 1997 году Системы автоматизации документооборота и делопроизводства - САДД. Программный комплекс был разработан по заказу Банка России на базе типового программного продукта одной из фирм, специализирующейся на автоматизации работы с документами. В доработке функциональных требований приняли активное участие специалисты Банка России, что позволило учесть специфику работы с информацией в Банке и обеспечить единообразный подход разработчиков и пользователей к использованию системы.

При внедрении мы постарались выделить три важных момента, призванных обеспечить эффективное управление документацией на основе САДД:

• технология (на основе современных компьютерных комплексов).

• корпоративные правила создания и использования информационных ресурсов (и их закрепление в распорядительных документах).

• психология пользователей и их обучение (при необходимости индивидуальное).

В САДД осуществляется регистрация нормативных документов Банка России, распорядительных документов (приказов, распоряжений), переписки с органами власти, учреждениями системы Банка России, кредитными организациями, другими учреждениями и предприятиями, а также гражданами. Помимо этого в САДД ведется работа с внутренней служебной перепиской и проектами организационно-распорядительных документов, создаваемых структурными подразделениями Банка.

САДД обеспечивает контроль за движением и исполнением документов,
содержит полную информацию о поручениях, данных руководством Банка России и
его подразделений, и действиях исполнителей. Важным элементом программы
является система формальных и семантических ссылок на взаимосвязанные
документы и поручения. Поиск в САДД помимо традиционных
делопроизводственных реквизитов базируется на системе классификаторов (в то
числе тематических), позволяющих осуществлять контекстный отбор документов.

Процедура ведения классификаторов строго регламентирована. Часть справочников формируется специалистами, ведущими регистрацию (например, классификатор организаций - корреспондентов). Внесение изменений в остальные - прерогатива администратора, кроме того, администратор осуществляет постоянный мониторинг новых позиций классификаторов и при необходимости корректирует их. Таким образом, устраняется возможное дублирование позиций справочников, и устраняются ошибки при регистрации документов. В целом мы исходим из принципа, эффективность работы системы может быть обеспечена только при условии регулярного обучения пользователей и "мягкого" контроля за их действиями в системе (исправление ошибок, соблюдение требований по заполнения обязательных информационных реквизитов и т.п.).

С 1997 г. эксплуатация САДД в центральном аппарате Банка России и в Московском главном территориальном управлении осуществляется в промышленном режиме. В настоящее время в центральном аппарате в САДД работают более 300 пользователей во всех структурных подразделениях.

В 2001 году завершена работа по внедрению типовой САДД ТУ в 78 территориальных учреждениях Банка России и ряде организаций при Банке России. САДД ТУ функционирует в рамках общих технологических принципов с САДД центрального аппарата Банка России. При этом во всех территориальных учреждениях Банка работа строится на основе соблюдения единых нормативных требований и применении типовых классификаторов. Представляется, что на данном этапе в Банке России решена принципиальная задача - обеспечена унификация технологии документационного обеспечения управления. Внедрение и использование корпоративной системы автоматизации документооборота является основным фактором, обеспечивающим совершенствование работы с управленческими документами в Банке России.

На первом этапе работы с помощью САДД была решена задача регистрации, контроля за движением и исполнением служебной документации. Нынешний этап связан с обеспечением документационного взаимодействия САДД центрального аппарата Банка России и САДД ТУ, а также более широким использованием их функциональных возможностей - прикрепление к электронным регистрационным карточкам файлов документов, работа с проектами документов.

Кроме того, разрабатывается автоматизированная система ведомственного хранения архивных документов, которая будет информационно связана с САДД. Взаимодействие с САДД должно строиться на основе совместного использования классификаторов, а также путем передачи в архивную систему электронных образов документов и регистрационных форм САДД.

Создание в Банке России корпоративной системы документооборота связано и с изменением роли службы документационного обеспечения. В период внедрения системы она стала своего рода инновационно-методическим центром. Была проведена масштабная работа по подготовке нормативных и распорядительных документов, закрепляющих новые процедуры работы. Переработана Инструкция по делопроизводству - основной нормативный акт, регламентирующий работу с документами на традиционных носителях. Инструкция, в частности, определяет единые технологические требования к организации документооборота с использованием САДД, устанавливает систему "административных рамок" в работе с документами и фактически является методологической базой для организации работы с информацией.

С учетом опыта внедрения САДД в центральном аппарате Банка России подготовлен ряд организационно-методических документов, в том числе рекомендации по организации внедрения и использования системы, о порядке установки клиентских мест, по оптимизации технологии документооборота, а также типовые классификаторы. Помимо руководства пользователя и руководства администратора САДД в Банке России издан Регламент работы с документами в условиях применения САДД.

В целом установление четкого порядка использования системы и правил работы с информацией явилось, на наш взгляд, одним из основных факторов, обеспечивших успешное внедрение САДД и ее полноценное использование в подразделениях Банка России.

В перспективе одной из важных задач службы ДОУ должна стать разработка эффективной информационной модели банка. Служба ДОУ призвана комплексно осознать и гармонизировать информационные потребности подразделений. При этом важно устранить дублирование информационных потоков (подразделения - получатели однотипной информации создают параллельные базы данных, зачастую не взаимодействующие между собой). В этой связи необходима работа по изменению психологии пользователей документальной информации - свободный доступ к электронной базе данных должен стать стимулом к отказу от создания "личных архивов".

При этом уже сейчас очевидно, что дальнейшее развитие корпоративной системы документооборота должно быть связано не только с совершенствованием управленческих процедур и развитием информационного менеджмента, но и во многом зависит от характера информационного взаимодействия Банка России с внешней средой.

В этой связи хотелось бы выразить надежду, что издание Федерального Закона "Об электронной цифровой подписи", начало реализации Федеральной целевой программы "Электронная Россия (2002-2010 годы)" станут основой для формирования в России системы межведомственного электронного документооборота и повышения уровня информационного обеспечения управления в целом.