Главная Контактная информация Карта сайта

Тел./факс: +7 (499) 237-2271
Английская версия
 


Система документооборота как основа управления организацией

Баласанян Владимир Эдуардович,
генеральный директор компании
"Электронные офисные системы", к.т.н.

Под системой документооборота (управления документами) понимается совокупность правил и технологий работы с документами предприятия. Важность построения эффективной системы документооборота связана с тем, что до 85% процентов информационных ресурсов предприятия сосредоточено именно в документах.

Система документооборота обеспечивает документирование всей деятельности предприятия и является технологической основой для обеспечения принятия, исполнения и контроля решений. Любое повышение эффективности работы с документами немедленно сказывается на эффективности выполнения организацией своих функций, будь то улучшение обслуживания граждан государственным или муниципальным учреждением или повышение конкурентоспособности коммерческого пре приятия.

В последнее десятилетие офисная автоматизация привела к революционным изменениям в области работы с документами. Управленческий персонал предприятия - авторы и исполнители документов сами занимаются изготовлением и перемещением документов, т.е. стали непосредственными участниками технологии документооборота, начиная с момента подготовки документа до контроля его исполнения и работы с архивом. В этой связи требует пересмотра сложившийся стереотип отношения к системам документооборота как технологии для повышения эффективности труда младших конторских служащих.

Сегодня организация, которая хочет получить современное решение для создания автоматизированной технологии документооборота, имеет достаточно широкий выбор – от приобретения отдельных частных технологий до готовых комплексных систем. Подход компании “Электронные офисные системы”, реализованный в популярной системе ДЕЛО, состоит в том, что автоматизированная технология должна изначально базироваться на сложившейся в организациях системе работы с документами, на национальной управленческой культуре.

Сложившаяся в западных странах практика исходит из того, что текущая работа с конкретным документом осуществляется персонально соответствующим менеджером, а система управления документами ориентирована лишь на хранение исполненных документов в систематизируемых папках (аналогично нашему архивному хранению). Отечественная же технология предполагает обязательную регистрацию каждого документа с момента его появления в организации, а также регламентированный документооборот (термин, который отсутствует в западной управленческой традиции).

Кстати, сама идея подобного учета и регламентации вполне адекватны современным реалиям управления с использованием компьютерных сетей.

Однако сегодня совершенно недостаточно перенести отработанные стереотипы канцелярии и бумажного делопроизводства на современный документооборот. На первый план выдвигаются уже не технические учетно-контрольные функции, а целый ряд проблем электронного документооборота.

Все традиционные технологии, будь то на Западе или в нашей стране, не распространялись, как правило, на процесс подготовки документа и работу с его проектами. Сам термин документооборот, в частности, имеет ввиду работу с готовыми, официально принятыми документами. Коллективная же работа по созданию и согласованию документов в рамках компьютерной сети требует разработки и реализации соответствующих технологий.

Другой важной проблемой, требующей решения в рамках электронного документооборота, является распространение технологий документооборота, отработанных для проходящих через канцелярию или секретариат организационно-распорядительных документов (приказов, распоряжений и т.п.) на более широкий круг документов (в идеале – на все документы организации).

И, наконец, огромный эффект в самой ближайшей перспективе сулит переход от электронного документооборота в отдельных локальных офисных сетях к единой системе документооборота территориально-распределенной организации.



Члены
Гильдии Управляющих Документацией

     

Дистанционное обучение по образовательным программам
курсов повышения квалификации
  Лицензия № 039458   Государственная аккредитация № 0210

Наши слушатели


Курсы повышения квалификации руководителей, специалистов в сфере ДОУ и электронного документооборота, секретарей-референтов 
на 2020год.
Современные технологии в работе службы ДОУ
Современные технологии в работе секретаря-референта, помощника руководителя
Современные технологии в работе с электронными документами


Полный перечень законодательных актов на CD
Законодательные, иные нормативные правовые акты, методические документы в сфере информации и документации до 2019 года.
Заказать