Главная Контактная информация Карта сайта

Тел./факс: +7 (499) 237-2271
Английская версия
 


Документооборот как основа современных
корпоративных систем

Розентул Борис Александрович,
директор по развитию бизнеса, компания РБК СОФТ

Стремительное развитие рынка и подъем нашей экономики в последнее время характеризуется не только количественными, но и качественными показателями. Становится все больше компаний, занятых в производственной сфере и сфере услуг, усиливается конкуренция между игроками, растет качество предлагаемых клиентам товаров и сервиса. Положительным образом на развитие влияет повышение уровня жизни и развитие частного бизнеса. Мы все более приближаемся к западным условиям работы. Для большинства компаний становится важным вопрос не просто выживания (как это было еще совсем недавно), а долгосрочного развития. Появляются стратегии развития, долгосрочные перспективы и т.п. Очень многие российские компании сталкиваются с теми же проблемами, что их западные коллеги несколько лет назад. Самый яркий пример тому – обострение конкуренции между компаниями на нашем рынке и необходимость борьбы за клиента. Широкий доступ к современным технологиям производства и оборудованию практически сводит на нет возможности ценовой конкуренции, и одним из способов повышения эффективности работы компании становится использование современных ИТ-решений.

Безусловно, ситуация отличается от отрасли к отрасли, тем не менее даже промышленные предприятия сегодня всерьез смотрят на ИТ-сектор и предлагаемые решения. Повышенный интерес наблюдается и со стороны государственных органов, поскольку современные технологии способствуют большей публичности власти, информационной открытости и эффективности. Эти факторы нашли свое отражение в появлении целого ряда федеральных и муниципальных программ от “Электронной России” до программ автоматизации органов власти отдельных регионов и городов.

Сегодняшний рынок корпоративных ИТ-систем характерен тем, что программные решения, технологии и информация, которые используются в компании стремятся выйти за ее пределы. Это отражается в появлении множества корпоративных и информационных сайтов, интегрированных например с системами сбора и обработки заказов, с системами слежения за ходом тех или иных внутренних процессов и т.п. В большой мере этому способствует развитие и широкая доступность сетевых технологий и в частности Интернета. Именно на этой базе можно построить эффективные взаимоотношения с клиентами и партнерами, предоставлять информацию акционерам или руководству компании, повысить эффективность работы со своими собственными сотрудниками.

С чего же начать построение информационной системы современному предприятию? Как показывает опыт, на сегодняшний день автоматизацией охвачена лишь бухгалтерия предприятий, во всех остальных отделах и департаментах такие средства зачастую или не используются или носят локальный или очень ограниченный характер. Тем не менее, с ростом компании правильная и эффективная организация внутреннего документооборота становится все более и более важной. Опыт показывает, что отсутствие в компании средств электронного документооборота не только в разы снижает эффективность работы, но и способно просто парализовать деятельность. В полной мере это относится и к государственным структурам. Все мы в той или иной сталкивались с длительным ожиданием прохождения документов по инстанциям или долгим принятием того или иного решения. Хотя в большинстве случаев процессы принятия решений, согласований и т.п. можно существенно ускорить. Все это качественно отразится и на эффективности работы и на имидже организации в целом. Для органов государственной власти это будет способствовать большей открытости, демократичности и лояльности населения, для коммерческих компаний это станет существенным конкурентным преимуществом. Является ли это достаточным для того, чтобы начать внедрение? В какой-то мере да. Но внедрение системы электронного документооборота способно принести и более простые и понятные прагматичные выгоды. После того, как внедрена такая система в компании, и основные документы присутствуют в электронном виде, время на их обработку существенно сокращается, а значит, существующий штат сотрудников может выполнять значительно больший объем работы. Сокращаются затраты на канцелярские товары и оргтехнику, телефонные переговоры и многое другое. Опыт показывает, что даже для небольших организаций с числом сотрудников не более 30-50 человек прямая экономия может составить десятки тысяч долларов.

Сегодня ИТ рынок России характерен тем, что клиенты зачастую не представляют себе в полной мере зачем им нужны те или иные технологии и как их наиболее эффективно использовать. Для многих компаний возникнет необходимость пересмотра и, в ряде случаев, существенного изменения бизнес-процессов в компании, поэтому работа консультантов в таких проектах приобретает очень важное значение. На наш взгляд именно бизнес-консультирование является ключевым моментом для успешного проведения проекта.

Так, по оценкам аналитиков в последнее время становится все больше примеров тому, что проекты внедрения ИТ-систем проваливаются или не достигают поставленных перед ними целей. Отчего же зависит успех того или иного проекта, и на какие аспекты стоит обратить особое внимание при внедрении?

Первое и на наш взгляд самое важное – выработка конкретных целей внедрения. Без четкого определения задач качественно внедрить систему будет попросту невозможно. Наш опыт говорит о том, что наличие “пирамиды задач” и понимание всеми членами команды проекта поставленных перед ними целей является одним из важнейших. Вторым очень важным моментом является выбор конкретного программного решения. Причем на наш взгляд к этой стадии стоит переходить только после того, как определены цели и задачи проекта. В противном случае вы рискуете оказаться во власти функционала конкретной системы, которая не позволит решить множество важных задач. В целом ряде случаев недостаток функционала можно будет развить попросту доработав систему под ваши потребности, но не стоит забывать, что это разработка это зачастую значительные временные и финансовые затраты. Чтобы не ошибиться стоит обратить внимание на наличие у поставщика специализированных отраслевых решений, а также максимально возможного числа примеров успешных внедрений в компаниях вашей отрасли. Это застрахует вас от необходимости доработок и существенно облегчит внедрение и последующее развитие проекта. Важно также помнить о том, что при выборе конкретного решения необходимо учитывать долгосрочную перспективу развития компании. Система должна справляться со своей задачей с учетом роста вашей компании, в противном случае вы рискуете оказаться зажатыми в рамки из которых нет выхода или он сопряжен с большими потерями.



Члены
Гильдии Управляющих Документацией

     

Дистанционное обучение по образовательным программам
курсов повышения квалификации
  Лицензия № 039458   Государственная аккредитация № 0210

Наши слушатели


Курсы повышения квалификации руководителей, специалистов в сфере ДОУ и электронного документооборота, секретарей-референтов 
на 2020год.
Современные технологии в работе службы ДОУ
Современные технологии в работе секретаря-референта, помощника руководителя
Современные технологии в работе с электронными документами


Полный перечень законодательных актов на CD
Законодательные, иные нормативные правовые акты, методические документы в сфере информации и документации до 2019 года.
Заказать