• Главная
•     
• Мероприятия
•     
• Электронный документооборот и документационное обеспечение управления в бизнесе
•     
• Материалы к конференции
•     
• "Структура корпоративной интегрированной системы электронного документооборота"

Структура корпоративной интегрированной системы электронного документооборота

Мингалев Валерий Сергеевич,
заведующий отделом ВНИИДАД,
Риттер Олег Константинович,
руководитель центра концептуальных документов, к.т.н.

Ситуация с автоматизацией документационного обеспечения управления в России достигла важного момента, когда практически все элементы автоматизации в той или иной степени отработаны и представлены различными корпоративными системами. Настоятельно необходимо увязать их в современную интегрированную систему электронного документооборота (СЭД). Для этого нужно провести полную инвентаризацию всех частных проектных решений, обобщить имеющийся отечественный и мировой опыт, подобрать интегрирующую идею и на ее основе выработать современную, соответствующую международным стандартам концепцию и структуру системы.

Структуру такой СЭД можно попытаться представить состоящей из пяти блоков (см. Рис.), каждый из которых, в том числе, задает состав работ, которые необходимо провести для создания подобной СЭД.

1. Блок нормативно-правового обеспечения СЭД - законодательная и нормативная база создания СЭД, состоящая из трех разделов: законодательство (Российской Федерации, субъектов Российской Федерации и различные подзаконные акты); международные нормативные акты (стандарты серии ИСО 9000, международные договоры, соглашения и др.); нормативно-правовые документы (ГОСТы, ОСТы, нормали, нормативы, технические условия и др.).

2. Блок информационного обеспечения СЭД определяет состав постоянной информации (классификаторы, словари, структуры баз данных и нормативы) и переменной информации (содержание электронного документа) по управлению электронной документацие.

3. Блок технико-технологического обеспечения СЭД определяет состав аппаратно-программных средств, применяемых в СЭД по критериям необходимости и достаточности, совместимости (агрегатируемости) масштабируемости (обеспечение возможности одновременного доступа значительного числа пользователей и поддержку территориально распределенных и технологически объединенных баз данных и знаний) и открытости, управления всем жизненным циклом документа (от идеи до сдачи его на хранение или его “утилизации”) и др. В раздел организационно-технологической документации входят: инструкция по электронному делопроизводству, маршрутно-технологические документы, графики электронного документооборота, регламенты работ, регламенты по информационной безопасности и др.

4. Блок организационного обеспечения СЭД состоит из раздела оргобеспечения управления организационно-распорядительной документацией (организационно-функциональная структура, ОРД по распределению функций, работ, обязанностей, прав и компетенций персонала, штатная структура и расписание) и раздел инструктивно-методической документации (должностные инструкции и инструкции по видам работ).

5. Блок обеспечения взаимодействия (вертикального и горизонтального).

Характеристики системы взаимодействующих СЭД задаются спецификой корпоративного управления, основные признаки которого следующие:

• Доминирование взаимодействия над индивидуальной управленческой деятельностью.

• Появление качественно новых управленческих задач (комплексные целевые программы, прогнозы с качественными и количественными показателями, принятие решений в условиях неопределенности с широким обсуждением, обработкой огромных массивов качественно разнородной информации др.).

• Качественно новые технологии управления (сетевые, экспертно- групповые, на базе интегрированных документационно-информационных систем и др.).

• Необходимость сопровождения всего жизненного цикла продукции и услуги (в том числе, документированного индивидуального или коллегиального решения).

• Иерархический, многоуровневый, многоцелевой, территориально распределенный и методически объединенный характер управления.

В рамках рассмотрения специфики корпоративного управления, как главную, следует отметить современную мировую тенденцию интеграции документационных и информационных технологий в системы сопровождения всего жизненного цикла продукции, услуги, управленческого решения и соответственно зафиксировавшего его документа.

Тесное взаимодействие СЭД требует непрерывного сохранения интегрированности информации и единства документационной системы в процессе управления. Такая интеграция дает полную картину деятельности участников системы и их структурные подразделения становятся прозрачными как по всем видам потребляемых ресурсов в рамках расширенной организации, так и по результатам деятельности, в том числе, промежуточным.

Анализ эволюции СЭД, проведенный по перечисленным выше блокам, показал, что за последние десять лет произошел явный переход от СЭД первого поколения (каскадная модель разработки, задачный принцип построения, ориентация разработки под конкретного заказчика) к современной СЭД нового поколения (спиральная модель жизненного цикла, гибкое моделирование, корпоративное обслуживание). Тенденция вытеснения систем автоматизированного делопроизводства предыдущего поколения нарастает, поэтому представляется чрезвычайно актуальным построить полную структуру современной СЭД, начальные шаги в этом направлении и попытались сделать авторы настоящего доклада.