• Главная
•     
• Мероприятия
•     
• Электронный документооборот и документационное обеспечение управления в бизнесе
•     
• Материалы к конференции
•     
• "Нормативно-методические проблемы организации "безбумажного делопроизводства" в негосударственных организациях"

Нормативно-методические проблемы организации "безбумажного делопроизводства" в негосударственных организациях

Тихонов Владимир Иванович, и.о. директора Московского городского объединения архивов, сотрудник ВНИИДАД, к.и.н.

Применение компьютерных систем, автоматизирующих процессы документационного обеспечения управленческой, финансовой, производственной и иной деятельности, стало обычным явлением в работе государственных и негосударственных организаций. Иногда документы, возникающие в таких системах, создаются и хранятся исключительно в электронной форме, в связи с чем у лиц, ответственных за ДОУ, нередко возникают вопросы о правомочности ведения документации в таком виде.

Нужно отметить, что ни один правовой нормативный акт РФ напрямую не запрещает создание и хранение документов исключительно в электронной форме, тем более документов негосударственных организаций (1). Напротив, ряд законов и нормативов уравнивает бумажные и электронные документы в правах. Ст. 160, п. 2. Гражданского кодекса допускает "в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон" использование при совершении сделок "факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи". В ряде случаев распоряжения министерства финансов и положения Центрального банка России позволяют отказаться от бумажной формы документов, что, например, относится к платежным поручениям в банковской сфере (2). Налоговый кодекс (ст. 80, п. 2) предполагает подачу налоговой декларации "на бумажном носителе или в электронном виде". Министерство по налогам и сборам с 2002 г. разрешает подачу налоговой декларации исключительно в электронном виде (3). Равноправие бумажных и электронных документов просматривается в нормативах, относящихся к срокам хранения управленческих и финансовых документов (4), к форме представления регистрационно-контрольных карточек (5).

И все же ограничения на распространение электронных форм документов существуют. Связаны они с требованиями к оформлению и хранению документов и могут проявиться не сразу, а ходе административного или судебного разбирательства конфликтных ситуаций в сфере бизнеса, менеджмента, служебных и трудовых отношений.

По большому счету любая негосударственная организация может самостоятельно вводить собственные требования к оформлению документов, особенно внутреннего характера. Однако при этом следует учитывать несколько моментов.

В первую очередь, ограничения связаны с необходимостью аутентификации документов. Основным реквизитом подавляющей части документов является собственноручная подпись уполномоченного лица, которая к тому же иногда должна быть заверена печатью организации. Только при их наличии документ может считаться подлинником.

Технологии электронных аналогов собственноручной подписи развиваются с 70-х годов прошлого века, однако, проверка подлинности электронной подписи была и остается сложной и дорогостоящей процедурой. Закон РФ "Об электронной цифровой подписи" не намного ее упростил. ЭЦП еще долгое время будет "дорогим удовольствием" для многих, в том числе негосударственных, организаций. Но главное то, что с правовой, процедурной и технологической точек зрения, проверка подлинности ЭЦП может стать проблематичной уже через год–полтора после подписания электронного документа, а через 5–10 лет – стать вообще нереальной. Подлинность документов с ЭЦП длительного срока хранения может быть подвергнута сомнению или опровергнута в судебном порядке.

Повторюсь: в настоящее время нет правовых актов, которые бы запрещали подписывать электронные документы длительного срока хранения (6) с помощью ЭЦП без одновременного создания их дубликата на бумаге. Однако при наличии таких документов конфликтные ситуации неизбежны. Разрешение они могут найти или в судебных постановлениях, или в специальных правовых нормативных актах. Вероятнее всего решение будет в пользу того, чтобы обязательно создавать бумажные дубликаты (или специально заверенные копии) электронных документов с ЭЦП длительного срока хранения. В таком случае весь накопленный к этому моменту массив электронных документов придется переводить на бумагу. Поэтому руководителям организаций нужно тщательно взвесить все "за" и "против" перед тем как дать распоряжение о хранении важных документов только лишь в электронной форме.

Что касается электронных документов с незначительными сроками хранения, то процедура их аутентификации с помощью ЭЦП уже достаточно отлажена (например, в банковской сфере) и не требует дополнительного дублирования документа на бумаге.

Другое формальное препятствие для перехода к безбумажному делопроизводству – требование некоторых законов к созданию документов на специальных бумажных бланках (обычно с гербами или эмблемами). Это требование относится к некоторым видам уставных, финансовых документов, документов по личному составу, нотариально заверенным документам и т.п. Однако для большей части документов организаций негосударственной формы собственности таких жестких требований не существует. Достаточно локального нормативного акта организации для введения форм внешнего представления электронных документов.

Существует ряд документов, содержание которых не требуется ни удостоверять подписью, ни оформлять на специально установленных бланках. Речь идет о документах информационно-справочного характера: регистрационно-контрольных карточках, журналах регистрации и т.п. Чаще всего их формуляр и состав реквизитов утверждают в самих организациях распоряжениями руководства. Уже сейчас многие организации полностью отказались от бумажной формы ведения этих документов, имея разнообразные документальные поисковые информационные системы и базы данных.

Особые ситуации возникают при передаче документов на государственное хранение в архивы. Например, после ликвидации без правопреемника любой, в том числе частной фирмы, в государственный или муниципальный архив должны поступать организационно-распорядительная документация и документы по личному составу. Отмечены случаи, когда при ликвидации некоторых организаций указанные виды документов обнаруживались исключительно в электронном виде. В соответствии с "Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения" при отсутствии подлинников на хранение принимаются заверенные копии документов (7). Обычно архивные инстанции заставляют ликвидационные комиссии распечатывать и заверять приказы, распоряжения, лицевые счета, личные карточки сотрудников и т.п. Однако с точки зрения подлинности документов, нет никакой разницы между переносом такой информации на бумагу и ее записью на электронный носитель, недопускающий изменения данных. Вся проблема заключается в неподготовленности государственных и муниципальных архивов к приему и обеспечению сохранности документов на электронных носителях. Существуют определенные сомнения в возможности обеспечить доступ к документам через 2–3 десятилетия.

Между тем, представления о том, что в электронные документы (без ЭЦП) внести изменения легче, чем в бумажные, давно устарели. Запись электронных файлов на оптические диски с однократной записью информации, удостоверение документов в соответствии с ГОСТ 6.10.4–84 и ГОСТ 28388–89 (8), включение в удостоверяющие листы заводского номера диска, контрольных сумм и количественных характеристик файлов делает успешную фальсификацию электронных документов практически невозможной. По крайней мере, степень защиты таких документов на порядок выше, чем заверенных копий (распечаток). Единственная проблема для архивов заключается в разработке методик аутентичного перевода электронных документов на новые технологические платформы (с целью обеспечения доступа к ним новых поколений пользователей) и в нормативном обеспечении этих миграций. Нормативно-методическая нерешенность этой проблемы ставит под сомнение необходимость и возможность быстрого отказа от бумажной формы создания и хранения документов, предполагающих продолжительные (более 10 лет) сроки хранения.

Итак, приходится признать, что хотя с точки зрения современного российского законодательства, никаких запретов для создания полностью "безбумажного офиса" не существует, с практической точки зрения, бумажные документы еще долго будут накапливаться в кабинетах и архивах государственных и негосударственных организаций.

К слову сказать, существует не так много видов документов, которые законодательство РФ предписывает создавать и хранить частным и другим негосударственными организациям. Это, главным образом, уставные и финансовые документы и документы, связанные с трудовыми отношениями.

См., также: Примерный перечень документов, образующихся в деятельности кредитных организаций, с указанием сроков хранения. М., 2000. С.27.

См.: "Порядок представления налоговой декларации в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи" (утвержден приказом МНС России от 02.04.2002 N БГ-3-32/169), п. 1.6. В соответствии с этим Порядком в электронном виде могут существовать налоговая декларация, квитанция о ее приеме налоговым органом, выписки об исполнении налоговых обязательств перед бюджетом и запросы на получение этой выписка.

См.: Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения / Росархив, ВНИИДАД. М., 2000. С.8; Примерный перечень документов, образующихся в деятельности кредитных организаций, с указанием сроков хранения. М., 2000. С.6.

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. М., 2001., пп.1.4, 7.1.6.

Например приказы по основной деятельности или лицевые счета работников организации.

См. п. 2.6, с. 8 указанного Перечня.

ГОСТ 6.10.4.-84. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемой средствами вычислительной техники. Основные положения; ГОСТ 28388-89. Система обработки информации. Документы на машинных носителях. Порядок выполнения и обращения.