"Интеграционные решения консалтинговой группы "ТЕРМИКА" в области государственного и корпоративного документооборота"
Интеграционные решения консалтинговой группы "ТЕРМИКА" в области государственного и корпоративного документооборота
Цицин Алексей Георгиевич,
генеральный директор ЗАО "ТЕРМИКА",
Воробьев Константин Владимирович,
технический директор, начальник Управления
производства информационных систем ЗАО "ТЕРМИКА".
В последнее время все острее ощущается необходимость привлечения новых информационных технологий на службу документационного обеспечения управления. Особенно это актуально для тех организаций, которые вынуждены работать с огромными массивами документов. Перед ними неизбежно встает задача тщательной систематизации, хранения и контроля внушительного по размеру объема данных, что невозможно как без знания основных норм и правил, регламентирующих работу с документами и учитывающих специфику документооборота в рамках определенной сферы деятельности, так и без использования современных электронных технологий.
Учитывая эту тенденцию, одним из наиболее приоритетных направлений деятельности консалтинговой группы "ТЕРМИКА" (http://www.termika.ru) становится проект "Делопроизводство, электронный документооборот и архивное дело" и входящий в него комплекс проектных линий под условным названием "Приведи документы в порядок!".
В рамках этого проекта компания "ТЕРМИКА" предлагает продукцию и услуги по создания электронного полнотекстового архива и его интеграции с системами автоматизированного делопроизводства и документооборота (САДД), а так же с внешними информационными ресурсами.
Ни для кого не секрет, что бурное развитие компьютерных технологий и сетевых коммуникаций стимулирует переход от бумажных носителей документов к электронным. В этой связи резко возрастает роль электронного документа, и именно поэтому мировые лидеры в производстве программного обеспечения уделяют все большее внимание вопросам создания, хранения и передачи электронных документов. В нашей стране вопросы создания и ведения архивов электронных документов поднимаются сравнительно недавно, однако уже сейчас российским потребителям доступны профессиональные системы, ориентированные на хранение и обработку полнотекстовых русскоязычных электронных документов.
Одной из таких систем является информационная система "Кодекс" (разработчик – ЗАО "Информационная компания "Кодекс"). Разработанный под этой торговой маркой программный продукт "Кодекс-Сервер" представляет собой полнофункциональную СУБД для работы с полнотекстовыми базами данных. На сегодняшний день в рамках этой системы накоплены огромные информационные ресурсы, охватывающие различные аспекты человеческой деятельности, начиная от полнотекстовых баз данных по российскому законодательству и заканчивая электронной библиотекой книг и журналов. Уже более 10 лет эта система удовлетворяет нужды тысяч пользователей, нуждающихся в быстром доступе к большим массивам текстовой информации.
На фоне общего роста популярности компьютерных подходов к работе с документами стремительно развивается и рынок программных средств по автоматизации делопроизводства и документооборота. Причем, потребителями этих программных продуктов являются не только государственные организации, основная деятельность которых связана с работой с документами, но и негосударственные коммерческие компании среднего и высокого уровня, чья эффективная деятельность в условиях нарастающего информационного потока невозможна без четко отлаженных процедур документационного обеспечения управления. В этой связи компании-разработчики систем автоматизированного документооборота вынуждены непрерывно расширять спектр возможностей своих программ. Одним из таких направлений развития является интеграция с системами электронных хранилищ полнотекстовых документов.
Компания "ТЕРМИКА" и ГНПП "Гранит-Центр" несколько лет назад подошли к вопросу интеграции полнотекстовых баз данных "Кодекс" и системы автоматизации документооборота и делопроизводства "Гран-Док". Как и любая другая классическая система документооборота, система "Гран-Док" в основном ориентирована на работу только с регистрационными карточками, и хотя подключение к карточке внешнего файла с электронным оригиналом документа было возможно, оставалась проблема обеспечения полнофункционального интерфейса работы с полнотекстовой базой данных русскоязычных документов. Создавать такую систему с "нуля" задача достаточно сложная и длительная. Поэтому было принято решение об интеграции системы "Кодекс-Сервер" с САДД "Гран-Док". По замыслу разработчиков, система "Гран-Док" должна была решать весь спектр задач по автоматизации делопроизводства и документооборота, а система "Кодекс-Сервер" обеспечить доступ к хранилищу электронных документов. Как известно, САДД "Гран-Док" в первую очередь ориентирована на работу в структурах государственной власти. Возможно именно по этой причине интеграция с системой "Кодекс", которая традиционно считается одним из самых полных банков документов по российскому законодательству, дала системе "Гран-Док" качественный скачек в уровне работы с документами. Теперь пользователям системы "Гран-Док" открылись возможности по присоединению к регистрационной карточке не только оригинала документа, расположенного в едином полнотекстовом хранилище "Кодекс", но и всего спектра сопутствующих документов, рассмотрение которых требуется для принятия грамотного управленческого решения. При этом ни разработчикам системы "Гран-Док", ни ее пользователям не требуется следить за актуальностью и достоверностью документов, хранящихся в системе "Кодекс", потому что эту работу за них выполняют компании, профессиональная деятельность которых – это обеспечение пользователей качественной нормативной, нормативно-технической и другой полезной информацией.
С технической точки зрения интеграция двух систем представляет собой интерфейс обмена данным на основе стандартного протокола HTTP, что позволяет при работе в среде САДД "Гран-Док" щелчком мыши по ссылки на документ загрузить его текст с сервера "Кодекс-Сервер" и показать средствами стандартного Интернет-браузера, открывая пользователю полнофункциональный интерфейс по дальнейшей работе с документом, который включает:
атрибутный, контекстный и интеллектуальный поиск;
просмотр реквизитов документа;
гипертекстовые связи между документами;
просмотр старых редакций документа;
возможность передачи текста в MS Word для дальнейшей обработки.
На сегодняшний день интегрированные системы САДД "Гран-Док" и "Кодекс-Сервер" успешно функционируют в ряде организаций, самой крупной из которых является префектура ЦАО города Москвы.
В прошлом году наша компания продолжила работы в области интеграции систем автоматизированного делопроизводства и документооборота с электронным хранилищем на основе программного комплекса "Кодекс-Сервер". Сотрудниками нашей компании был спроектирован и разработан интерфейс обмена данными с известной на российском рынке системой автоматизации документооборота и делопроизводства "ДЕЛО", разработчик - компания "Электронные Офисные Системы". Особенностью реализации этой системы по сравнению с предыдущим вариантом является то обстоятельство, что объединение двух систем не потребовало внесения каких либо изменений в систему САДД "ДЕЛО", так как центр тяжести в интерфейсе обмена данными был перенесен на систему электронного хранилища "Кодекс-Сервер". В этой версии пользователь, работая с электронным хранилищем, может в любой момент вызвать интерфейс привязки текущего документа к регистрационной карточке, находящейся в системе САДД "ДЕЛО", а размещение собственных документов в едином полнотекстовом хранилище "Кодекс" осуществляется с помощью специализированного программного обеспечения "Кодекс-Мастер", "Библиотека электронных документов (БЭД)" или "Кодекс: Система подготовки документов". При этом, с точки зрения пользователя системы документооборота все осталось по прежнему, если к регистрационной карточке привязан электронный документ, то щелчком мыши текст этого документа будет загружен с сервера "Кодекс-Сервер" и отображен в окне стандартного Интернет-браузера.
На сегодняшний день интегрированные системы САДД "ДЕЛО" и "Кодекс-Сервер" успешно внедряются в Центральном аппарате Госгортехнадзора России в рамках пилотного проекта по созданию автоматизированной информационно-управляющей системы регулирования промышленной безопасности. В дальнейшем планируется распространить это решение на все территориальные органы Госгортехнадзора России, так как внедрение такого подхода позволяет не только повысить культуру работы с документами и частично сократить объем документооборота, но и снизить материальные затраты при копировании бумажных документов.
Хотелось бы сказать, что подобные интеграционные решения представляются нам как крайне интересными, так и полезными не только для пользователей автоматизированных систем делопроизводства и документооборота, но и для любых других автоматизированных систем, работа которых, так или иначе сопряжена с обработкой и хранением большого массива полнотекстовых документов. Поэтому сейчас наша компания активно работает над улучшением и развитием текущих решений в области интеграции полнотекстового хранилища "Кодекс-Сервер" с другими информационными системами.
Важное место в проектных работах консалтинговой группы "ТЕРМИКА" занимают вопросы создания отраслевых и межотраслевых тематических информационных комплектов.
В настоящее время в промышленную эксплуатацию выпущена "Информационно-справочная система архивной отрасли (ИССАО)" для Федеральной архивной службы России, позволяющая в рамках единого гипертекстового информационного пространства ИС "Кодекс" работать не только с нормативными и методическими документами, но и со словарем терминов в данной области, справочником учреждений Росархива и отраслевым бюллетенем.
image28.gif" width="647" border="0" />
Партнером консалтинговой группы "ТЕРМИКА" по этому проекту является Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) - головной институт Росархива по разработке нормативных и методических отраслевых и межотраслевых документов.
По этому соглашению тематическому комплекту "Информационно-справочная система архивной отрасли (ИССАО), присвоен статус "официальной базы данных Федеральной архивной службы России", целью создания и ведения которой является "развитие информационного обеспечения деятельности архивных учреждений Российской Федерации".
Данным соглашением ИССАО рекомендована Росархивом к использованию в качестве "официальной отраслевой базы" в государственных архивных учреждениях (федеральных и государственных архивах, органах управления архивным делом), муниципальных архивах, службах документационного обеспечения управления (ДОУ) и архивах федеральных министерств и ведомств, органов исполнительной власти субъектов РФ, крупных компаний т.д.
Качество и высокий уровень этого комплекта подтверждены дипломом VIII выставки-конференции по электронному документообороту и автоматизации управления "DOCFLOW 2002": в конкурсе "Симпатии слушателей DOCFLOW 2001" в номинации "Прикладные и специализированные системы" комплект "Документовед-Архивист" был признан победителем.
В данный момент сегмент компьютерного рынка, связанный с информационными технологиями и программным обеспечением, находится на своеобразном качественном рубеже. Речь идет о переходе от информационно-справочных систем к обучающе-контролирующим, которые характеризуются комплексным подходом к взаимодействию между содержащимся в системе данными и непосредственным пользователем по схеме "информирование - обучение - контроль знаний".
ЗАО "ТЕРМИКА" уже выполнило ряд проектов по созданию систем самообучения и контроля знаний по различным тематикам. Среди партнеров компании "ТЕРМИКА" по этим разработкам можно назвать:
Федеральный горный и промышленный надзор России (Госгортехнадзор России) – система самоконтроля и контроля знаний по курсу "Делопроизводство в Госгортехнадзоре России". В основе системы лежит Инструкция по делопроизводству в Госгортехнадзоре России;
ГУП "НТЦ "Промышленная безопасность" Госгортехнадзора России - система самоконтроля и контроля знаний по курсу "Промышленная безопасность";
Институт испытаний и сертификации вооружения и военной техники (ИнИС ВВТ) – система дистанционного обучения по курсу "Основы организации и внутренний аудит системы менеджмента качества оборонного предприятия" и др.
Системы самообучения строятся на основе программного комплекса "Кодекс для Windows". Работа системы основана на последовательном изучении нормативных и методических материалов по каждой теме из составленных учебных курсов. В процессе изучения методических материалов пользователь может контролировать свои знания по текущей теме с помощью контрольных вопросов.
Системы контроля знаний функционируют под управлением программного комплекса "Кодекс-Сервер", использующего все преимущества Интранет/Интернет-технологии. Особенность данных систем заключается в том, что они позволяют осуществлять предварительный тренинг, а затем прием экзаменов, причем, для преподавателя доступен весь ход процесса сдачи экзаменов (зачетов).
Таким образом, на сегодняшний день комплекс проектных линий под названием "Делопроизводство, электронный документооборот и архивное дело" становится одним из наиболее приоритетных направлений развития консалтинговой группы "ТЕРМИКА".
Понимание необходимости развития активной деятельности на рынке программно-информационных продуктов в области документационного обеспечения управления (ДОУ) привело компанию "ТЕРМИКА" и ее партнеров по проекту "Делопроизводство, электронный документооборот и архивное дело", упомянутых в настоящем докладе, к вступлению в РОО "Гильдия управляющих документацией" (www.gdm.ru), целью которой являются обмен опытом и координация усилий в области совершенствования документационного обеспечения управления учреждений, организаций и предприятий.
Организация делопроизводства - это отрасль по разработке и оформлению официальных документов, организации их движения, учета и хранения. Делопроизводство непосредственно связанно с созданием документов, рассматривает вопросы движения и учета документов. Ведение и организация делопроизводства осуществляется должностными лицами, которые несут ответственность за его организацию, учет и сохранность документов. Организация делопроизводства состоит из этапов: 1) первичная обработка поступивших документов; 2) предварительное рассмотрение документов; 3) регистрация; 4) рассмотрение документов руководством; 5) направление на исполнение; 6) контроль исполнения; 7) формирование дел; 8) оформление дел; 9) передача дел в архив.
Документационное обеспечение управления
В соответствии с ГОСТом Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" документационное обеспечение управления (ДОУ)– это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Термины делопроизводство и документационное обеспечение управления в соответствии с ГОСТом Р 51141-98 употребляются как синонимы, однако между ними все-таки существуют некоторые различия. Первый из них, делопроизводство, преимущественно используется при описании организационной стороны и традиционных приемов работы с документами. Второй – документационное обеспечение управления подчеркивает информационно-технологическую составляющую в современной организации делопроизводства и его лучше употреблять, когда речь идет о компьютерных технологиях работы с документами.
Курсы повышения квалификации секретарей-референтов, помощников руководителя (« курсы секретаря », « курсы секретарей и помощников руководителя »)
Цель курсов повышения квалификации секретарей-референтов (« курсы секретаря », « курсы секретарей и помощников руководителя ») - предоставление современной и точной информации по делопроизводству, научной организации труда и коммуникационным навыкам. Полноценные « курсы секретаря », « курсы секретарей и помощников руководителя » (72 учебных часа) – это возможность приобрести новые знания и навыки. Профессия секретаря востребована на каждом предприятии, как правило, секретарь отвечает за оформление деловых бумаг и документооборот в секретариате руководителя. Предлагаемые « курсы секретаря », « курсы секретарей, помощников руководителя » позволят соответствовать абсолютно всем современным требованиям, которые только могут предъявить современные работодатели.
Курсы повышения квалификации специалистов в области ДОУ (« курсы делопроизводства » и « курсы документооборота »)
« Курсы делопроизводства » и « курсы документооборота » включают в себя организацию делопроизводства, с учетом лингвистических особенностей служебного документа, основы кадрового документоведения и архивирования, этикет и психологию делового общения, включая имидж сотрудника службы ДОУ. « Курсы делопроизводства » и « курсы документооборота » позволяют получить необходимые навыки составления и оформления документов предприятий всех видов собственности. Прослушавшие « курсы делопроизводства » и « курсы документооборота » специалисты получают свидетельство государственного образца.
Семинары, круглые столы, мастер-классы по проблемам делопроизводства (« Семинары делопроизводства »)
Предлагаемые программы семинаров, круглых столов, мастер-классов по проблемам делопроизводства (« семинары делопроизводства ») – это интегрированные информационно-консультационные образовательные мероприятия для специалистов в области ДОУ, сочетающие в себе отрасли знаний отдельно по проблемам в сфере делопроизводства, научной организации труда, бизнес-этикета и методики овладения профессиональными навыками. « Семинары делопроизводства » рассчитаны на руководителей и специалистов секретариатов, канцелярий, делопроизводственных и архивных служб коммерческих и государственных структур. « Семинары делопроизводства » носят практический характер, тематика программ подбирается с учетом актуальности и потребности предприятий и учреждений различных форм собственности, численности работающих, сферы деятельности.