Главная Контактная информация Карта сайта

Тел./факс: +7 (499) 237-2271
Английская версия
 


Интеграционные решения консалтинговой группы "ТЕРМИКА" в области государственного и корпоративного документооборота

Цицин Алексей Георгиевич,
генеральный директор ЗАО "ТЕРМИКА",
Воробьев Константин Владимирович,
технический директор, начальник Управления
производства информационных систем ЗАО "ТЕРМИКА".

В последнее время все острее ощущается необходимость привлечения новых информационных технологий на службу документационного обеспечения управления. Особенно это актуально для тех организаций, которые вынуждены работать с огромными массивами документов. Перед ними неизбежно встает задача тщательной систематизации, хранения и контроля внушительного по размеру объема данных, что невозможно как без знания основных норм и правил, регламентирующих работу с документами и учитывающих специфику документооборота в рамках определенной сферы деятельности, так и без использования современных электронных технологий.

Учитывая эту тенденцию, одним из наиболее приоритетных направлений деятельности консалтинговой группы "ТЕРМИКА" (http://www.termika.ru) становится проект "Делопроизводство, электронный документооборот и архивное дело" и входящий в него комплекс проектных линий под условным названием "Приведи документы в порядок!".

В рамках этого проекта компания "ТЕРМИКА" предлагает продукцию и услуги по создания электронного полнотекстового архива и его интеграции с системами автоматизированного делопроизводства и документооборота (САДД), а так же с внешними информационными ресурсами.

Ни для кого не секрет, что бурное развитие компьютерных технологий и сетевых коммуникаций стимулирует переход от бумажных носителей документов к электронным. В этой связи резко возрастает роль электронного документа, и именно поэтому мировые лидеры в производстве программного обеспечения уделяют все большее внимание вопросам создания, хранения и передачи электронных документов. В нашей стране вопросы создания и ведения архивов электронных документов поднимаются сравнительно недавно, однако уже сейчас российским потребителям доступны профессиональные системы, ориентированные на хранение и обработку полнотекстовых русскоязычных электронных документов.

Одной из таких систем является информационная система "Кодекс" (разработчик – ЗАО "Информационная компания "Кодекс"). Разработанный под этой торговой маркой программный продукт "Кодекс-Сервер" представляет собой полнофункциональную СУБД для работы с полнотекстовыми базами данных. На сегодняшний день в рамках этой системы накоплены огромные информационные ресурсы, охватывающие различные аспекты человеческой деятельности, начиная от полнотекстовых баз данных по российскому законодательству и заканчивая электронной библиотекой книг и журналов. Уже более 10 лет эта система удовлетворяет нужды тысяч пользователей, нуждающихся в быстром доступе к большим массивам текстовой информации.

На фоне общего роста популярности компьютерных подходов к работе с документами стремительно развивается и рынок программных средств по автоматизации делопроизводства и документооборота. Причем, потребителями этих программных продуктов являются не только государственные организации, основная деятельность которых связана с работой с документами, но и негосударственные коммерческие компании среднего и высокого уровня, чья эффективная деятельность в условиях нарастающего информационного потока невозможна без четко отлаженных процедур документационного обеспечения управления. В этой связи компании-разработчики систем автоматизированного документооборота вынуждены непрерывно расширять спектр возможностей своих программ. Одним из таких направлений развития является интеграция с системами электронных хранилищ полнотекстовых документов.

Компания "ТЕРМИКА" и ГНПП "Гранит-Центр" несколько лет назад подошли к вопросу интеграции полнотекстовых баз данных "Кодекс" и системы автоматизации документооборота и делопроизводства "Гран-Док". Как и любая другая классическая система документооборота, система "Гран-Док" в основном ориентирована на работу только с регистрационными карточками, и хотя подключение к карточке внешнего файла с электронным оригиналом документа было возможно, оставалась проблема обеспечения полнофункционального интерфейса работы с полнотекстовой базой данных русскоязычных документов. Создавать такую систему с "нуля" задача достаточно сложная и длительная. Поэтому было принято решение об интеграции системы "Кодекс-Сервер" с САДД "Гран-Док". По замыслу разработчиков, система "Гран-Док" должна была решать весь спектр задач по автоматизации делопроизводства и документооборота, а система "Кодекс-Сервер" обеспечить доступ к хранилищу электронных документов. Как известно, САДД "Гран-Док" в первую очередь ориентирована на работу в структурах государственной власти. Возможно именно по этой причине интеграция с системой "Кодекс", которая традиционно считается одним из самых полных банков документов по российскому законодательству, дала системе "Гран-Док" качественный скачек в уровне работы с документами. Теперь пользователям системы "Гран-Док" открылись возможности по присоединению к регистрационной карточке не только оригинала документа, расположенного в едином полнотекстовом хранилище "Кодекс", но и всего спектра сопутствующих документов, рассмотрение которых требуется для принятия грамотного управленческого решения. При этом ни разработчикам системы "Гран-Док", ни ее пользователям не требуется следить за актуальностью и достоверностью документов, хранящихся в системе "Кодекс", потому что эту работу за них выполняют компании, профессиональная деятельность которых – это обеспечение пользователей качественной нормативной, нормативно-технической и другой полезной информацией.

С технической точки зрения интеграция двух систем представляет собой интерфейс обмена данным на основе стандартного протокола HTTP, что позволяет при работе в среде САДД "Гран-Док" щелчком мыши по ссылки на документ загрузить его текст с сервера "Кодекс-Сервер" и показать средствами стандартного Интернет-браузера, открывая пользователю полнофункциональный интерфейс по дальнейшей работе с документом, который включает:

  • атрибутный, контекстный и интеллектуальный поиск;

  • просмотр реквизитов документа;

  • гипертекстовые связи между документами;

  • просмотр старых редакций документа;

  • возможность передачи текста в MS Word для дальнейшей обработки.

На сегодняшний день интегрированные системы САДД "Гран-Док" и "Кодекс-Сервер" успешно функционируют в ряде организаций, самой крупной из которых является префектура ЦАО города Москвы.

В прошлом году наша компания продолжила работы в области интеграции систем автоматизированного делопроизводства и документооборота с электронным хранилищем на основе программного комплекса "Кодекс-Сервер". Сотрудниками нашей компании был спроектирован и разработан интерфейс обмена данными с известной на российском рынке системой автоматизации документооборота и делопроизводства "ДЕЛО", разработчик - компания "Электронные Офисные Системы". Особенностью реализации этой системы по сравнению с предыдущим вариантом является то обстоятельство, что объединение двух систем не потребовало внесения каких либо изменений в систему САДД "ДЕЛО", так как центр тяжести в интерфейсе обмена данными был перенесен на систему электронного хранилища "Кодекс-Сервер". В этой версии пользователь, работая с электронным хранилищем, может в любой момент вызвать интерфейс привязки текущего документа к регистрационной карточке, находящейся в системе САДД "ДЕЛО", а размещение собственных документов в едином полнотекстовом хранилище "Кодекс" осуществляется с помощью специализированного программного обеспечения "Кодекс-Мастер", "Библиотека электронных документов (БЭД)" или "Кодекс: Система подготовки документов". При этом, с точки зрения пользователя системы документооборота все осталось по прежнему, если к регистрационной карточке привязан электронный документ, то щелчком мыши текст этого документа будет загружен с сервера "Кодекс-Сервер" и отображен в окне стандартного Интернет-браузера.

На сегодняшний день интегрированные системы САДД "ДЕЛО" и "Кодекс-Сервер" успешно внедряются в Центральном аппарате Госгортехнадзора России в рамках пилотного проекта по созданию автоматизированной информационно-управляющей системы регулирования промышленной безопасности. В дальнейшем планируется распространить это решение на все территориальные органы Госгортехнадзора России, так как внедрение такого подхода позволяет не только повысить культуру работы с документами и частично сократить объем документооборота, но и снизить материальные затраты при копировании бумажных документов.

Хотелось бы сказать, что подобные интеграционные решения представляются нам как крайне интересными, так и полезными не только для пользователей автоматизированных систем делопроизводства и документооборота, но и для любых других автоматизированных систем, работа которых, так или иначе сопряжена с обработкой и хранением большого массива полнотекстовых документов. Поэтому сейчас наша компания активно работает над улучшением и развитием текущих решений в области интеграции полнотекстового хранилища "Кодекс-Сервер" с другими информационными системами.

Важное место в проектных работах консалтинговой группы "ТЕРМИКА" занимают вопросы создания отраслевых и межотраслевых тематических информационных комплектов.

В настоящее время в промышленную эксплуатацию выпущена "Информационно-справочная система архивной отрасли (ИССАО)" для Федеральной архивной службы России, позволяющая в рамках единого гипертекстового информационного пространства ИС "Кодекс" работать не только с нормативными и методическими документами, но и со словарем терминов в данной области, справочником учреждений Росархива и отраслевым бюллетенем.

image28.gif" width="647" border="0" />

Партнером консалтинговой группы "ТЕРМИКА" по этому проекту является Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) - головной институт Росархива по разработке нормативных и методических отраслевых и межотраслевых документов.

По этому соглашению тематическому комплекту "Информационно-справочная система архивной отрасли (ИССАО), присвоен статус "официальной базы данных Федеральной архивной службы России", целью создания и ведения которой является "развитие информационного обеспечения деятельности архивных учреждений Российской Федерации".

Данным соглашением ИССАО рекомендована Росархивом к использованию в качестве "официальной отраслевой базы" в государственных архивных учреждениях (федеральных и государственных архивах, органах управления архивным делом), муниципальных архивах, службах документационного обеспечения управления (ДОУ) и архивах федеральных министерств и ведомств, органов исполнительной власти субъектов РФ, крупных компаний т.д.

Качество и высокий уровень этого комплекта подтверждены дипломом VIII выставки-конференции по электронному документообороту и автоматизации управления "DOCFLOW 2002": в конкурсе "Симпатии слушателей DOCFLOW 2001" в номинации "Прикладные и специализированные системы" комплект "Документовед-Архивист" был признан победителем.

В данный момент сегмент компьютерного рынка, связанный с информационными технологиями и программным обеспечением, находится на своеобразном качественном рубеже. Речь идет о переходе от информационно-справочных систем к обучающе-контролирующим, которые характеризуются комплексным подходом к взаимодействию между содержащимся в системе данными и непосредственным пользователем по схеме "информирование - обучение - контроль знаний".

ЗАО "ТЕРМИКА" уже выполнило ряд проектов по созданию систем самообучения и контроля знаний по различным тематикам. Среди партнеров компании "ТЕРМИКА" по этим разработкам можно назвать:

    • Федеральный горный и промышленный надзор России (Госгортехнадзор России) – система самоконтроля и контроля знаний по курсу "Делопроизводство в Госгортехнадзоре России". В основе системы лежит Инструкция по делопроизводству в Госгортехнадзоре России;

    • ГУП "НТЦ "Промышленная безопасность" Госгортехнадзора России - система самоконтроля и контроля знаний по курсу "Промышленная безопасность";

    • Институт испытаний и сертификации вооружения и военной техники (ИнИС ВВТ) – система дистанционного обучения по курсу "Основы организации и внутренний аудит системы менеджмента качества оборонного предприятия" и др.

Системы самообучения строятся на основе программного комплекса "Кодекс для Windows". Работа системы основана на последовательном изучении нормативных и методических материалов по каждой теме из составленных учебных курсов. В процессе изучения методических материалов пользователь может контролировать свои знания по текущей теме с помощью контрольных вопросов.

Системы контроля знаний функционируют под управлением программного комплекса "Кодекс-Сервер", использующего все преимущества Интранет/Интернет-технологии. Особенность данных систем заключается в том, что они позволяют осуществлять предварительный тренинг, а затем прием экзаменов, причем, для преподавателя доступен весь ход процесса сдачи экзаменов (зачетов).

Таким образом, на сегодняшний день комплекс проектных линий под названием "Делопроизводство, электронный документооборот и архивное дело" становится одним из наиболее приоритетных направлений развития консалтинговой группы "ТЕРМИКА".

Понимание необходимости развития активной деятельности на рынке программно-информационных продуктов в области документационного обеспечения управления (ДОУ) привело компанию "ТЕРМИКА" и ее партнеров по проекту "Делопроизводство, электронный документооборот и архивное дело", упомянутых в настоящем докладе, к вступлению в РОО "Гильдия управляющих документацией" (www.gdm.ru), целью которой являются обмен опытом и координация усилий в области совершенствования документационного обеспечения управления учреждений, организаций и предприятий.



Члены
Гильдии Управляющих Документацией

     

Дистанционное обучение по образовательным программам
курсов повышения квалификации
  Лицензия № 039458   Государственная аккредитация № 0210

Наши слушатели


Курсы повышения квалификации руководителей, специалистов в сфере ДОУ и электронного документооборота, секретарей-референтов 
на 2020год.
Современные технологии в работе службы ДОУ
Современные технологии в работе секретаря-референта, помощника руководителя
Современные технологии в работе с электронными документами


Полный перечень законодательных актов на CD
Законодательные, иные нормативные правовые акты, методические документы в сфере информации и документации до 2019 года.
Заказать