• Главная
•     
• Мероприятия
•     
• Электронный документооборот и документационное обеспечение управления в бизнесе
•     
• Материалы к конференции
•     
• "Электронный архив от компании ЛАНИТ: компоненты, технология, практический опыт"

Электронный архив от компании ЛАНИТ: компоненты, технология, практический опыт

Карабутов Валерий Борисович,
заместитель генерального директора ЗАО "ЛАНИТ"

Компания ЛАНИТ имеет собственное комплексное решение, обеспечивающее целостную технологию автоматизации архивных подразделений предприятий и организаций.

Работы ЛАНИТ, определившие возможность создания архивного решения:

1. разработка и внедрение на предприятиях и в организациях системы автоматизации делопроизводства и корпоративных электронных архивов на основе LanDocs;

2. внедрение средств массового (потокового) сканирования бумажных документов и работы с их электронными копиями, как в составе систем автоматизации делопроизводства, так и в виде отдельных систем;

3. выполнение работ по обследованию и анализу практической деятельности архивных подразделений и выработка требований по организации длительного хранения электронных документов.

Анализ практической деятельности архивных подразделений

ЛАНИТ имеет большой опыт обследования архивов, имеющих разный состав документов как управленческих, так и научно-технических.

• обследование состояния документальных фондов, их количественных и качественных характеристик;

• анализ состояния научно-справочного аппарата (НСА) архивов;

• обследование процессов функционирования архива;

• экспериментальное обследование возможности и эффективности оцифрования бумажных документов, сохраняемых в архиве.

Варианты создания электронного архива

На основе полученных данных Заказчику предлагается несколько вариантов технологии создания и ведения электронного архива:

• технологические участки;

• порядок перевода бумажных документов в электронный вид;

• трудоемкость каждой технологической операции;

• варианты оснащения архива сканирующим оборудованием и устройствами хранения;

• варианты организации рабочих мест, их количество.

Заказчик сам оценивает потребности и выбирает наиболее приемлемый ему вариант.

Проекты.

Список основных архивных проектов:

• ГУП "Росвооружение" (разработка специализированного ПО для работы с электронными копиями бумажных документов, интеграция с системой оптического распознавания текстов);

• Министерство Российской Федерации по атомной энергии (внедрение средств сканирования бумажных документов, интеграция с системой оптического распознавания текстов – в рамках работ по внедрению системы управления документооборотом);

• Центральный аппарат Министерства Российской Федерации по атомной энергии (НИР, разработка системно-аналитического описания работы действующего архива);

• Центральный Банк Российской Федерации (внедрение электронного архива Центрального аппарата ЦБ, тиражирование в территориальных учреждениях);

• Национальный Банк Республики Казахстан (внедрение электронного архива, 1-й этап, разработка концепции);

• Комитет геологии республики Казахстан (внедрение электронного архива, 1-й этап, разработка концепции создания электронного архива геологической информации, разработка технического проекта).

Во всех проектах по внедрению систем автоматизации делопроизводства анализируется и работа архивных подразделений, правила комплектования архивов.

Точное позиционирование архивного решения

Автоматизация деятельности ведомственного архива (архивного подразделения):

• центральный архив министерства, ведомства;

• архив предприятия, организации, филиала, территориального учреждения.

Здесь можно сказать, что LanDocs при автоматизации делопроизводства обеспечивает создание корпоративного архива и выполняет функции оперативного хранения документов каждого подразделения предприятия или организации.

Технологии

Технологические и законодательные предпосылки

В последнее время появился ряд предпосылок, способствующих разработке целостного архивного решения:

• создание на предприятиях множества электронных документов (как в системах автоматизации делопроизводства, так и просто созданных в различных офисных приложениях);

• утверждение де-факто новых потребительских стандартов качества информационных услуг, которые могут быть достигнуты только с применением цифровых технологий;

• развитие технологий СУБД, появление дешевых носителей данных большого объема;

• разработка эффективных технологий массового сканирования бумажных документов и распознавания текстов;

• появление надежных технологий защиты содержания электронных документов и авторизации доступа и их законодательное оформление (закон об электронной цифровой подписи).

Технологии, используемые в электронном архиве компании ЛАНИТ

При внедрении электронного архива ЛАНИТ предлагает целостную технологию автоматизации деятельности архивного подразделения:

• технология массового сканирования и работы с электронными образами бумажных документов;

• технология комплектования архива и учета документов в электронном архиве в соответствии с требованиями Росархива;

• технология экспорта комплектов электронных документов из систем электронного документооборота и их автоматической регистрации в электронном архиве.

Основные задачи ведомственного архива

LanDocs: АРХИВ обеспечивает полноценную поддержку задач ведения архива:

• комплектование архива;

• обеспечение сохранности и учет документов;

• организация работы с документами, подготовка ответов на запросы, выдача копий архивных документов;

• подготовка и передача документов на государственное хранение;

• выделение к уничтожению документов с истекшими сроками хранения.

Функции электронного архива

• Массовый ввод бумажных документов:

• ввод содержания документов (сканирование бумажных документов);

• ввод формализованных описаний документов (регистрация документов);

• генерация текстовых эквивалентов для электронных образов бумажных документов (распознавание);

• импорт электронных документов из САД с переносом значений их реквизитов и текстов;

• авторизация объектов электронного архива (запросов и документов) с использованием ЭЦП;

• регистрация архивных объектов учета: фондов, описей, дел, документов, актов, заявок на информационное обслуживание;

• автоматическая подготовка актов о выделении документов к уничтожению, актов приема-передачи документов на госхранение, описей дел структурных подразделений, сводных описей дел и других отчетных форм в соответствии с требованиями Росархива;

• поиск документов по значениям реквизитов и по их содержанию (полнотекстовый поиск);

• регламентация доступа к документам и функциям системы.

Схема хранения документов в электронном архиве

Электронный документ в архиве состоит из трех основных частей:

• регистрационной карточки, хранимой в базе данных системы, и содержащей учетные реквизиты документа;

• одного или нескольких файлов с текстом документа, хранящихся в защищенном файловом хранилище;

• электронной цифровой подписи, обеспечивающей юридическую значимость архивного документа.

Компоненты

LanDocs: АРХИВ это комплексное решение, состоящее из нескольких компонент:

LanDocs: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО. Базовая подсистема, реализующая основные функции электронного архива. Состоит из серверной части и клиентских рабочих мест. В качестве СУБД может быть использована Oracle или MS SQL Server.

LanDocs: _СЕРВЕР"_ДОКУМЕНТОВ. Серверное программное обеспечение для централизованного управления хранением файлов документов. Взаимодействует с подсистемой LanDocs: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО и осуществляет поддержку операций полнотекстового поиска, чтения, записи, удаления файлов документов на специализированном сервере под управлением ОС Windows NT 4.0/2000; ведет централизованное протоколирование действий пользователей, связанных с доступом к текстам документов.

LanDocs:_ИНТЕРНЕТ_ДОСТУП. Специализированный WEB-сервер, обеспечивающий доступ к данным электронного архива через сеть Internet. В качестве платформенно-независимого клиента использует стандартный Internet Browser (например, Internet Explorer).

LanDocs:_ПОЧТОВЫЙ_СЕРВЕР. Специализированное серверное программное обеспечение, которое позволяющее абонентам архива получать документы по системе электронной почты.

LanDocs:_ПОДСИСТЕМА_БЕЗОПАСНОСТИ. Включает серверную и клиентскую компоненты, позволяющие использовать при работе функциональных подсистем сервисов электронной цифровой подписи и шифрования данных. Позволяет использовать в своем составе криптографические средства (СКЗИ) различных производителей. В настоящий момент поставляется: с криптопровайдером КриптоПро_CSP и СКЗИ Верба-OW, имеющими сертификат ФАПСИ России; с криптобиблиотекой КриптоБанк компании ЛанКрипто; на основе Microsoft Base Cryptographic Provider, поставляемого в составе операционных систем Windows.

LanDocs: XML-ПОДСИСТЕМА ОБМЕНА. Подсистема, позволяющая организовать информационное взаимодействие с системами автоматизации делопроизводства, принимать и автоматически регистрировать электронные документы.

LanDocs: ПАКЕТНЫЙ ВВОД. Специализированное программное обеспечение массового сканирования бумажных документов и их регистрации в электронном архиве.

Специализированные рабочие места.

LanDocs: АРХИВ обеспечивает потребности всех категорий пользователей архива и внешних абонентов. В его состав входит 7 видов специализированных видов автоматизированных рабочих мест:

• Сканировщик бумажных документов (сканирование бумажных документов, распознавание текстов, первичная регистрация документов);

• Регистратор бумажных документов (аннотирование отсканированных документов и их распределение по журналам, заполнение учетных реквизитов);

• Секретарь структурного подразделения (подготовка описей дел структурного подразделения);

• Регистратор электронных документов (регистрация описей дел структурных подразделений и дел из их состава; распределение документов, импортированных из САД, по журналам);

• Архивный работник (регистрация архивных объектов учета; поиск, просмотр, копирование документов, подготовка отчетов, архивных справок по запросам);

• Пользователь архива (поиск и просмотр документов в рамках своих функциональных обязанностей и прав доступа по локальной сети или через Интернет, получение архивных документов по электронной почте);

• Администратор (настройка системы, управление ее функционированием, распределение прав доступа).

Открытость и интегрируемость. LanDocs: АРХИВ имеет OLE-интерфейс, который обеспечивает возможность обращения к документам электронного архива из внешних программ. Подсистема XML-обмена позволяет организовать информационное взаимодействие с внешними системами.

Настройка на специфику организации архивной службы

LanDocs: АРХИВ позволяет настроить систему на специфику организации архивной службы предприятия:

• модифицировать состав атрибутов регистрационной карточки документа;

• изменить отчетные формы и создать новые;

• сформировать набор регистрационных картотек, создать новые справочники, изменить шаблоны номеров документов;

• настроить функциональные права и права доступа пользователей к документам.

Этапы внедрения

ЛАНИТ поддерживает все стадии жизненного цикла автоматизированных систем:

• обследование и формирование требований;

• разработка концепции создания и внедрения;

• адаптация и настойки системы на конкретные условия функционирования;

• ввод в эксплуатацию.

• сопровождение.

Каждый этап документируется.