• Главная
•     
• Мероприятия
•     
• Электронный документооборот и документационное обеспечение управления в бизнесе
•     
• Материалы к конференции
•     
• "Опыт автоматизации работы архивной службы КБ "Петрокоммерц"

Зверева Наталья Андреевна,
архивариус ОАО Банк " Петрокоммерц"

1. Основные причины необходимости автоматизации.

Основная цель автоматизации – переключить и поручить рутинные процессы современным технологиям. Автоматизация в перспективе снижает издержки и экономически эффективна. Снижение издержек один из рычагов эффективного бизнеса.

2. Возможности и преимущества автоматизации работ архивной службы организации.

Автоматизация позволяет:

1. Построить систему документооборота организации от планирования создания дела (плановая номенклатура) до уничтожения дела или передачи его на последующее хранение.

2. Снизить трудозатраты и трудоемкость процесса работы архивиста практически по всем направлениям (учет, поиск, экспертиза ценности, контроль движения дел и т.д.).

3. Повысить эффективность и качество работы архивиста, существенно ускорить работу над запросом.

4. Облегчить процесс экспертизы ценности документов. В автоматическом режиме использовать типовые перечни со сроками хранения документов. Формировать описи дел по заданным параметрам, выделять к уничтожению дела с истекшими сроками хранения.

5. Гибко вести все архивные справочники. Например, экспортировать данные из сдаточных описей в сводную базу данных, оперативно переделывать топографические указатели, своевременно осуществлять контроль возврата выданных дел из хранилища.

6. Унифицировать и стандартизировать формы и образцы документов, что влечет унификацию самого процесса работы, повышая ее эффективность.

7. За счет возможности получения статистических данных планировать архивные площади, материальные затраты на содержание, сокращая издержки, принимать кадровые решения

8. Расширить возможности доступа к информации, определить и разграничить права доступа пользователей к тому или иному роду информации (сетевой доступ).

9. Снять важность понятия "человеческий фактор".

10. Учитывать при систематизации фондов гибкую и часто меняющуюся структуру коммерческой организации.

11. Вести учет по фондам в случае объединенного архива в организациях холдингового типа или имеющих разветвленную сеть отделений и филиалов.

"Минусы" автоматизации:

1. Требует финансовых затрат (средств на покупку, установку и поддержку ПО. Но как отмечалось - это быстро окупается.

2. На этапе внедрения трудозатратна, требует обучения персонала, выработки определенных навыков и умения работы с базами данных.

Вывод для руководителя: Автоматизация архивного дела позволит существенно снизить издержки на содержание архива. Вложения в программный продукт окупятся в среднем через год функционирования системы.

В случае принятия принципиального решения об автоматизации предстоит ответить на ряд следующих вопросов:

1. Когда покупать программное обеспечение?

2. Какие функции и задачи должно выполнять?

3. Каким требованиям оно должно удовлетворять?

4. Где и какое программное обеспечение купить?

1. Автоматизировать делопроизводство и архивное дело необходимо если:

• Делопроизводство (входящая, исходящая документация, ОРД ) - объем регистрируемых документов превышает 3000 учетных единиц в год и ежегодно возрастает в 1.5 раза.

• Архивное дело - объем фонда составляет 5000 единиц хранения. Имеет смысл задуматься об автоматизации, если объем фонда более 3000 единиц хранения и темп роста документооборота ежегодно составляет более 50%.

2. Основные задачи и функции

Функции и задачи, выполняемые всеми вместе взятыми архивными справочниками: регистрационная, учетная, контрольная, справочно-поисковая.

3. Основные требования к автоматизированной системе архивной службы:

1. Соответствие стандартам и нормам, принятым в делопроизводстве, и правилам работы ведомственных архивов;

2. Совместимость с установленными делопроизводственными программами;

3. Совместимость, взаимоприемлемость, корректность переноса данных из уже имеющихся архивных справочников, существующих в электронном виде (например, с Word, Excel)

4. Сетевая версия, возможность управления доступом;

5. Удобный интерфейс.

4. Краткий обзор рынка программного обеспечения для архивной службы организации.

Основные разработчики:

• Компания "Ланит"

• Компания "Электронные офисные системы ЭОС"

• "Самописные" программы

Адреса сайтов по делопроизводству и архивному делу

1. Гильдия Управляющих Документацией http://gdm.ru/

2. "Электронные офисные системы" http://eos.ru

3. Федеральная архивная служба России (Росархив) http://www.rusarchives.ru

4. ВНИИДАД http://www.vniidad.ru

5. Информационный портал http://www/document.ru

6. Информационный проект "Современный документооборот и архивное дело" http://www.aha.ru/~termika/firms/termika.htm

7. Корпорация "Электронный Архив" http://www.elar.ru