Главная Контактная информация Карта сайта

Тел./факс: +7 (499) 237-2271
Английская версия
 


Некоторые особенности организации делопроизводства и документооборота в Государственной Думе

Арбузова Валентина Степановна,
начальник отдела прохождения документов
и делопроизводства Управления
документационного обеспечения
и архива Аппарата Государственной Думы РФ

Организация системы документационного обеспечения деятельности Государственной Думы, общий порядок ведения делопроизводства

В Государственной Думе сложилась определенная система документационного обеспечения ее деятельности. Организационно она состоит из структурных подразделений, обеспечивающих в централизованном порядке выполнение таких функций как прием, обработка, регистрация, передача по назначению поступающих в Государственную Думу документов, обработка и отправка документов, исходящих из Государственной Думы, машинописные и копировально-множительные работы, стенографирование, звукозапись (с расшифровкой) заседаний, обеспечение документами и материалами депутатов к заседаниям Государственной Думы и ее органов и некоторые другие.

Выполнение перечисленных функций осуществляет подразделение Аппарата Государственной Думы документационного обеспечения и архива (УДОА).

Это такие задачи, как:

    • ведение единой системы делопроизводства в Государственной Думе;

    • прием, учет, отправка служебных документов;

    • участие в документационно-техническом обеспечении заседаний, проводимых в Государственной Думе, в том числе выдача документов и материалов к заседаниям Государственной Думы, стенографирование, техническая запись заседаний, запись и расшифровка стенограмм, редакторская правка и подготовка стенограмм к изданию;

    • машинописные и копировально-множительные работы;

    • архивное хранение документов Государственной Думы и другие.

Ряд функций документационного обеспечения реализуется непосредственно самими подразделениями. Это-исполнение документов, их подготовка и оформление, частично – функция печатания, копирования (в небольших тиражах), учета, исполнения, хранения, подготовки к передаче в Архив и некоторые другие.

Многолетняя практика работы Государственной Думы, начиная с 1994 года и по сегодняшний день, подтвердила правильность выбранного сочетания централизации в осуществлении основных делопроизводственных функций с децентрализованным выполнением функций, выполнение которых целесообразно именно там.

В Государственной Думе на протяжении последних лет велась работа по созданию автоматизированной системы делопроизводства и документооборота. Определенный опыт в этом плане был наработан за прошедшие годы, в частности в процессе эксплуатации локальных вычислительных систем. С учетом полученного опыта была проведена работа по выбору базовой системы, отвечающей требованиям и условиям делопроизводства и документооборота в Государственной Думе. Таковой стала программа САДД (Система автоматизированного делопроизводства и документооборота), разработанная известной организацией "Электронные офисные системы" на основе базовой системы "Дело – 96". С августа 2000 года эта система внедрена в Государственной Думе и к настоящему времени практически все структурные подразделения подключены к этой системе, работают в ней.

Уже сейчас можно сказать, что внедрение этой системы позволило существенно усовершенствовать делопроизводство и документооборот Государственной Думы. Если раньше единая для всей Государственной Думы система делопроизводства была скорее целью, то с внедрением САДД эта цель в значительной мере стала реальностью. Автоматизированная система делопроизводства и документооборота позволила соединить и увязать в единую информационную систему все этапы, все операции и процедуры, сопровождающие подготовку и прохождение документов Государственной Думе и ее Аппарата. Наряду со значительным улучшением системы получения информации о прохождении документов, она позволила также избежать вынужденного дублирования ряда операций с документами, такой, например, как многократная регистрация одних и тех же документов, улучшилась организация и эффективность труда работников Аппарата, что, несомненно, оказывает положительное влияние на деятельность палаты.

Нормативные акты, регламентирующие порядок ведения делопроизводства и организации системы документационного обеспечения деятельности Государственной Думы

Основными нормативными документами, на которые опирается система документационного обеспечения деятельности Государственной Думы, регламентирующими указанные процедуры являются, прежде всего, Регламент Государственной Думы и Инструкция по работе с документами в Государственной Думе Федерального Собрания Российской Федерации.

Регламент Государственной Думы служит принципиальной основой, на которой строится вся система документационного обеспечения деятельности Государственной Думы. В нем подробно изложен порядок рассмотрения Государственной Думой вопросов, отнесенных к ее ведению и, прежде всего, порядок законодательной процедуры, организация, формы и процедуры работы органов и подразделений Государственной Думы.

Целям детального описания принятой организации, порядка и процедур делопроизводства служит Инструкция по работе с документами в Государственной Думе. Наряду с текстовой частью, Инструкция имеет множество приложений, содержащих формы бланков документов, имеющих хождение в Государственной Думе, различные справочные и учетно-регистрационные формы.

Прием, обработка, регистрация, распределение, прохождение, доставка служебных документов и других материалов

В Государственной Думе осуществляется централизованный прием служебных документов и другой корреспонденции, адресованной палате, ее руководителям, подразделениям, депутатам Государственной Думы. Обращения граждан принимаются непосредственно Приемной Государственной Думы.

Регистрация законопроектов и других входящих документов осуществляется по технологии САДД. В процессе регистрации на персональной электронно-вычислительной машине (ПЭВМ) заполняется электронная регистрационная карточка со стандартным набором заполняемых реквизитов. Информация о документе вводится в электронную базу данных и с этого момента в электронные регистрационные карточки вносятся данные о последующем прохождении и исполнении зарегистрированных документов.

Принятая система учета и регистрации, на наш взгляд, достаточно эффективна и позволяет оперативно обрабатывать несколько десятков тысяч ежемесячно поступающих в Государственную Думу служебных документов.

Прием и регистрация законопроектов в Государственной Думе

Проекты федеральных конституционных законов, федеральных законов, проекты законов Российской Федерации о внесении изменений и дополнений в действующие законы Российской Федерации и законы РСФСР, федеральные конституционные законы и федеральные законы, о признании их утратившими силу либо о неприменении на территории Российской Федерации актов законодательства Союза ССР и др., как и все поступающие в Государственную Думу документы, принимаются и регистрируются в УДОА, а конкретно в том же его подразделении, в котором принимаются и регистрируются любые другие входящие документы.

При регистрации законопроектов на них в системе САДД заполняются стандартные электронные регистрационные карточки, на сопроводительном письме к законопроекту проставляется оттиск регистрационного штампа с указанием регистрационного номера, даты и точного времени регистрации документа. Этот же регистрационный номер проставляется и на самом законопроекте (на титульном листе) и этот номер сохраняется за законопроектом на весь период его прохождения и рассмотрения.

Работа с обращениями граждан, учреждений и организаций

Прием, регистрация и учет обращений граждан ведутся отдельно от приема, регистрации и учета служебных документов, а именно в Приемной Государственной Думы с помощью автоматизированной системы "Приемная".

Наряду с обращениями граждан, по этой же в целом схеме осуществляются прием, регистрация, направление на рассмотрение также полученных писем, телеграмм, других документов учреждений и организаций, не относящихся к законотворческой деятельности Государственной Думы, другим рассматриваемым ею вопросам.

Регистрация, учет и отправка исходящих документов

Исходящие из Государственной Думы документы направляются за подписями руководителей палаты, руководителей депутатских объединений, председателей комитетов, комиссий, а также руководителей самостоятельных подразделений Аппарата в соответствии с их компетенцией и полномочиями.

Документы направляются также за подписью депутатов Государственной Думы с использованием специальных депутатских бланков.

Регистрация исходящих документов осуществляется, децентрализовано, в подразделениях, секретариатах, аппаратах комитетов и депутатских объединений – авторах этих документов.

Регистрация ведется с использованием технологии САДД.

В УДОА используется специальная компьютерная программа, разработанная специалистами Государственной Думы, с помощью которой осуществляется учет всех отправляемых документов (с многоаспектной поисковой системой), а также автоматизированное печатание адресов на конвертах и реестров на отправляемую корреспонденцию.

Документационное и организационно-техническое обеспечение заседаний.

Важнейшей составной частью системы документационного обеспечения деятельности палаты является документационное и организационно-техническое обеспечение заседаний Государственной Думы, Совета Государственной Думы, заседаний комитетов, комиссий, парламентских слушаний и других заседаний, которые в условиях коллегиальных форм работы парламента приобретают особо важное значение.

В Государственной Думе большое значение в настоящее время придается совершенствованию системы документационного обеспечения ее деятельности, деятельности депутатов Государственной Думы.

С этой целью разработана Программа оптимизации документооборота в Государственной Думе, основной задачей которой является создание эффективной системы документационного обеспечения деятельности Государственной Думы на основе использования современных информационных технологий разработки, представления, прохождения, исполнения, учета и хранения документов, поэтапный переход к электронному документообороту в Государственной Думе.

Задача заключается в том, чтобы поэтапно, основываясь на уже внедренных и работающих программах документационного обеспечения, оптимизируя их и рационализируя, применяя новые информационные технологии и методы работы с документной информацией сделать качественно новый шаг в совершенствовании документооборота в Государственной Думе, сократить неэффективные документопотоки и ненужное бумаготворчество, перевести значительную часть документной информации с бумажных носителей на электронные, существенно сократив тем самым эти бумажные потоки.

Конечно, не ставится задача перевести на электронные носители все документы, полностью отказаться от оформления документов на бумаге со всеми их атрибутами, что вряд ли возможно, особенно когда речь идет о многих документах законодательного процесса, правовых актах, документах личного характера и некоторых других.

Внедрение Программы позволит более эффективно работать с документной информацией и депутатам, и их помощникам, и сотрудникам Аппарата. Но не только им, а всем, с кем мы связаны в процессе законотворческой работы – с федеральными органами власти, с органами власти субъектов Федерации, которые получат возможность более оперативно, используя современные технологии получать от нас документы законодательного процесса и другую необходимую информацию, направлять нам свои документы, пользоваться в законопроектной работе нашими базами данных, что принесет обоюдную пользу.

По срокам Программа рассчитана на два этапа: первый – внедрение оптимизированного электронного документооборота во внутреннем документообороте Государственной Думы (2003 – 2004 годы) и второй этап – внедрение электронного документооборота в обмене документированной информацией с внешними организациями. В основу работ на втором этапе должны быть положены результаты выполнения мероприятий Федеральной целевой программы "Электронная Россия (2002 – 2010 годы)" в части организации межведомственного электронного документооборота органов государственной власти (намечены на 2003 – 2005 годы).



Члены
Гильдии Управляющих Документацией

     

Дистанционное обучение по образовательным программам
курсов повышения квалификации
  Лицензия № 039458   Государственная аккредитация № 0210

Наши слушатели


Курсы повышения квалификации руководителей, специалистов в сфере ДОУ и электронного документооборота, секретарей-референтов 
на 2020год.
Современные технологии в работе службы ДОУ
Современные технологии в работе секретаря-референта, помощника руководителя
Современные технологии в работе с электронными документами


Полный перечень законодательных актов на CD
Законодательные, иные нормативные правовые акты, методические документы в сфере информации и документации до 2019 года.
Заказать