Главная Контактная информация Карта сайта

Тел./факс: +7 (499) 237-2271
Английская версия
 


Новый курс – от регистрации документов к электронному документообороту

Линев Андрей Алексеевич,
Генеральный директор Компании "ИнтерТраст"

Типовые СЭД и САД от ИнтерТраст: сегодня и завтра

Электронный документооборот это…

    • Делопроизводство

    • Ведение договоров

    • Обработка заявок

    • Учет персонала компании

    • Работа с партнерами и клиентами

    • Обращения граждан

    • Управление проектами

    • Автоматизация торговой деятельности

    • Финансовое планирование

    • Сбор и анализ отчетов

    • Выдача разовых пропусков

    • Управление архивом

    • Другие бизнес-процессы...

Главные принципы СЭД от ИнтерТраст

    • Учет всех документов

    • Учет всех действий с документами

    • Работа с реквизитами и содержанием

    • Развитая система поиска

    • Встроенные отчеты

    • Модификация по требованию

    • Пожизненная поддержка

СЭД от ИнтерТраст сегодня

OfficeMedia 5.1 – лучшая в классе

    • Регистрация документов

    • Постановка на контроль документов и резолюций руководства

    • Статистический анализ исполнительской дисциплины

    • Подключение сотрудников организации к процессам подготовки, согласования, ознакомления, исполнения документов

    • Подготовка совещаний и заседаний

    • Подготовка и контроль исполнения договоров

    • Ведение проектов

    • Поддержка работы отдела кадров

    • Поддержка работы с клиентами

    • Бюро пропусков

    • Учет материальных ценностей

    • Ведение архива документов

OM-Делопроизводство

    • Подготовка проектов документов, ведение личных архивов

    • Визирование и рассылка проектов документов

    • Регистрация документов

    • Постановка на контроль документов и резолюций руководства организации

    • Контроль исполнения документов

    • Статистический анализ исполнительской дисциплины сотрудников организации

    • Автоматическая доставка электронных документов исполнителям

OM-Управление и организационно-распорядительная деятельность

    • Подготовка, рассылка, контроль исполнения договоров и отдельных поручений

    • Автоматизация подготовки, проведения и контроля исполнения решений совещаний и заседаний

    • Групповое планирование рабочего времени сотрудников предприятия и рабочих групп

    • Информационная поддержка работы отдела кадров предприятия

OM-Контакты и работа с клиентами

    • Накопление информации о потенциальных клиентах и контактных организациях

    • Работа с внешними организациями (партнерами, клиентами, поставщиками)

    • Организация работы службы технической или гарантийной поддержки

    • Работа отдела продаж

    • Ведение проектов

    • Рабочее место секретаря-референта

Основные принципы построения OfficeMedia

    • Каждый элемент системы выполняет свою задачу и может использоваться независимо от других

    • Система соответствуют требованиям ГСДОУ

    • Ориентация на легкие, масштабируемые и адаптируемые решения

    • Модульный принцип построения

    • Открытость интерфейса

    • Мобильность

    • Легкость управления

Распределение функций OfficeMedia

    • Один модуль - одна функция

    • Вынос общих механизмов в "ядро системы"

    • Использование общих справочников

Цикл внедрения OfficeMedia

    • Поставка

    • Обучение администратора Lotus Domino

    • Техническая поддержка

    • Дополнительно

    • Обучение пользователей

    • Обучение дизайнера отчетов

    • Доработка ПО

CompanyMedia 2.5 – корпоративная СЭД

    • Делопроизводство

    • Устные поручения

    • Обращения граждан

    • Управление электронными документами

    • Договоры

    • Заседания

    • Управление персоналом

    • Управление планированием

    • Оценка и аттестация персонала

    • Управление проектами и договорами

    • Факс-переписка

    • TimeSheet

СМ – реально корпоративная система

    • "Сквозной" документооборот

    • Работа со всем персоналом организации и компании

    • Бизнес-процессы, охватывающие несколько организаций компании

    • Архитектура, рассчитанная на территориально - распределенную организацию с различными каналами связи

    • Репликация - 100% гарантия доставки информации

    • Полиструктурность

    • Различные, но гибкие механизмы доступа к документам

    • Автоматические связи между документами

Цикл внедрения СМ

    • Подготовка к установке

    • Подготовка предметного администратора

    • Обследование документооборота, фиксация требований по выходным формам и отчетам

    • Подготовка данных для справочников системы, разработка отчетов и выходных форм

    • Подготовка администратора Lotus Domino и системного администратора

    • Установка системы

      • Установка сервера Lotus Domino

      • Установка сервера системы, настройка по месту

    • Подготовка персонала

    • Проведение испытаний

    • Консультационное сопровождение на месте в начальный период эксплуатации

CompanyMedia сегодня и завтра

Важные концептуальные вопросы

    • Можно ли говорить о системе управления документами (EDM), как о полнофункциональной САД? Нет.

    • Можно ли говорить о САД как о полнофункциональной СЭД? Нет.

    • Можно ли говорить о системе управления документами (EDM), как о полнофункциональной СЭД? Нет.

    • Должна ли СЭД обеспечить все задачи САД и EDM? Да. Более того, все задачи информационной поддержки деятельности компании

Можно ли говорить об EDM, как о полнофункциональной САД?

    • EDM

      • Главная работа с содержанием, а уже потом с реквизитами

      • Функционал не зависит от предметной области документов

      • Каталоги, папки, …

      • "Неограниченные" объемы

      • Р.м. - все сотрудники и руководители

      • Большая роль этапа подготовки, ведение версий, совместная работа

      • Индивидуальные профайлы пользователей

    • САД

      • Главная работа с реквизитами, а уже потом с содержанием

      • Функционал полностью определяется предметной областью – делопроизводство

      • Погодовые журналы регистрации, что структурирует хранение и естественно ограничивает объемы

      • Р.м. – в основном делопроизводители

      • Большая роль этапов регистрации и контроля исполнения заданий

      • Профайл пользователя обусловлен подразделениями, где он является делопроизводителями и списком руководства, у кого он является замещающим

Можно ли говорить о САД как о полнофункциональной СЭД?

    • Некоторые системы из состава СЭД, имеющие специфический функционал

      • Ведение договоров

      • Управление проектами

      • Обработка заявок

      • Sales management (Подготовка к продажам)

      • Управление персоналом

      • Оперативная отчетность

    • Особенности

      • Каждая система имеет свой интерфейс и функционал или свой АРМ

      • Каждая система задает свой состав этих АРМов

      • Они в большей или меньшей степени захватывают в процессы рядовых сотрудников и руководителей

Основные различия EDM от специализированных систем (в составе СЭД)

    • EDM (желаемые характеристики)

      • Универсальный интерфейс

      • Максимальное число р.м.

      • Опора на "Структуру организации", как на главный справочник (это не электронная почта!!!)

      • Схемы доступа к документам

      • Шаблоны и образцы

      • Общие и местные каталоги и папки

    • Internet-браузер как интерфейс

    • Специализированные системы, в т.ч. САД

      • Специализированный интерфейс (для предметных специалистов)

      • Ограниченное число р.м.

      • Опора на "Структуру организации", как на главный справочник

      • Автоматическое управление доступом (workflow)

      • Структура хранения определяется логической моделью системы

    • Интерфейс зависит от сложности системы

Итак…

    • СЭД это

      • многофункциональная система, которая должна обеспечить требования различных предметных специалистов (по каждой из функциональных задач)

      • система управления электронными документами с универсальным интерфейсом для руководителей и рядовых сотрудников

Скорое будущее СМ

"CM-Делопроизводство" версии 2.55

    • Возможность раздельного от карточек документов хранения электронных оригиналов – в специальных базах "Электронные оригиналы" (первый шаг в сторону версии 2.6)

    • Протоколы изменений сохраняются и обрабатываются в специальной базе "Обработка Change Log"

    • Учет всей поступающей корреспонденции (нерегистрируемой)

    • Работа со штрих-кодами

    • Хранение содержательной части в "СМ-Управление электронными документами"

    • Срок выхода – январь-февраль 2003

    • Учет движения каждого экземпляра бумажного документа

    • Множественные корреспонденты входящих документов, множественные авторы входящих документов

    • Хранение образов сопроводительных писем (поручений) по входящему документу

    • Другие функциональные совершенстовования

    • Срок выхода – март-апрель 2003 года

"СМ-Управление электронными документами" 2.6

    • Управление доступа к папкам, создание подпапок пользователем

    • Наследования доступа к документам из схемы доступа к папкам

    • Check-In/Check-Out

    • Выдача и контроль исполнения поручений, в том числе по документам, отчеты об исполнении поручений. Отражение этой информации в СМ-Делопроизводство"

CompanyMedia Release 3

    • Доработка ActiveFrame

      • работа в базах данных СМ с функциональными группами, подразделениями, должностями (новые объекты справочника "Структуры организации")

      • интеграция с Lotus WorkFlow, SameTime

      • AF-Портлет для подключения к IBM WS Portal нужных данных из СМ

    • Интеграция УЭД с IBM Content Manager

    • Подключение к УЭД семантической обработки документов

    • Доработка функционала прикладных подсистем СМ

    • Срок – 2003 год


Члены
Гильдии Управляющих Документацией

     

Дистанционное обучение по образовательным программам
курсов повышения квалификации
  Лицензия № 039458   Государственная аккредитация № 0210

Наши слушатели


Курсы повышения квалификации руководителей, специалистов в сфере ДОУ и электронного документооборота, секретарей-референтов 
на 2020год.
Современные технологии в работе службы ДОУ
Современные технологии в работе секретаря-референта, помощника руководителя
Современные технологии в работе с электронными документами


Полный перечень законодательных актов на CD
Законодательные, иные нормативные правовые акты, методические документы в сфере информации и документации до 2019 года.
Заказать