Главная Контактная информация Карта сайта

Тел./факс: +7 (499) 237-2271
Английская версия
 


Технология внедрения системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота "Дело-ТСФ" в Совете Федерации

Синева Надежда Алексеевна,
советник Управления делопроизводства
Аппарата Совета Федерации

  1. Нормативная база как основа автоматизации делопроизводства и электронного документооборота в государственных органах РФ

  2. Основные принципы внедрения системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота

  3. Этапы эксплуатации системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота

  4. Проблемы организации работы с документами в условиях автоматизированной системы делопроизводства и электронного документооборота

  5. Перспективы развития системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота "Дело-ТСФ"

1. Нормативная база как основа автоматизации делопроизводства и электронного документооборота в государственных органах РФ

Теоретической основой технологии внедрения автоматизированной системы делопроизводства и электронного документооборота в государственных органах РФ являются нормативные правовые акты федерального уровня и нормативные распорядительные акты внутреннего порядка. На современном этапе перехода общества от постиндустриального к информационному нормативная база, как основа автоматизации, должна быть определена, на мой взгляд, в следующем приоритете:

1. Федеральный закон от 20 февраля 1995 г. N 24-ФЗ. "Об информации, информатизации и защите информации".

2. Федеральный закон от 10 января 2002 г. N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи".

3. Федеральная целевая программа "Электронная Россия 2002 - 2010 годы" (постановление Правительства РФ от 28 января 2002 г. N 65).

4. Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-97 (отменен). В настоящее время новая редакция стандарта находится в стадии согласования.

5. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (отменен) (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. N 28)

6. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (приказ Росархива от 27 ноября 2000 г. N 68).

7. Внутренняя инструкция по работе с документами.

8. Регламент работы с документами в автоматизированной системе делопроизводства и документооборота.

Система автоматизированного делопроизводства и документооборота подразумевает организационно упорядоченную совокупность документов и информационных технологий, реализующих информационные процессы в установленном порядке законом.

Понятие автоматизации отражает процесс перехода бумажно-телефонной технологической базы информационной системы к компьютерно - сетевой.

Под автоматизацией традиционно понималось вытеснение рутинного механического труда, "высвобождение" работников и совершенно игнорировались принципиальные изменения в технологии и управлении. Однако реальная автоматизация часто не приводит к сокращению персонала. Снижение затрат является лишь косвенным эффектом автоматизации. Главная задача автоматизации должна быть другой: приобретение новых качеств управления, получение эффективности управления. Такая концепция автоматизации предполагает реорганизацию управления и перепроектирование информационной системы.

2. Основные принципы внедрения системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота

В каждой организации сложилась своя практика работы с документами, соглашения об единых правилах организации технологии и управлении. С чего начать процесс автоматизации работы с документами? Начать следует с изучения теоретических аспектов автоматизации. Именно с этого шага началась автоматизация делопроизводства и электронного документооборота в Совете Федерации. Созданная рабочая группа из специалистов по делопроизводству и информационных технологий провела системный анализ существующего порядка работы с документами, детально изучив все документопотоки в Совете Федерации, функциональные обязанности работников, связанные с делопроизводством, порядок принятия решений руководством Совета Федерации. Рабочими материалами такого анализа были схемы и таблицы, описывающие документопотоки и виды деятельности на каждом участке делопроизводства.

Работа по обследованию была завершена итоговым документом, проектом системы делопроизводства и электронного документооборота, в котором были прописаны цели, задачи, функции и структура информационной системы, как в целом, так и для каждого участка отдельно. В проекте системы делопроизводства и электронного документооборота предполагалась единая автоматизация всех рабочих мест работников ответственных за делопроизводство в Совете Федерации.

На основе созданного проекта системы делопроизводства и электронного документооборота можно было или написать техническое задание на разработку системы автоматизации делопроизводства и документооборота под индивидуальный заказ, или найти уже готовую систему, хотя бы приближенно отражающую принятую технологию делопроизводства в Совете Федерации.

В результате обследования рынка отечественных и западных продуктов по автоматизации делопроизводства второй вариант был для нас оптимальным и по времени реализации, и в финансовом плане. Система делопроизводства и электронного документооборота была введена в опытную эксплуатацию на базе разработки одной из отечественных фирм, доработанная в соответствии с нашим проектом, в конце 1999 года. Работа началась в Управлении делопроизводства, как центрального звена в единой технологии делопроизводства, и в одном из подразделений Совета Федерации. После успешной отработки всей технологической цепочки, основанной на одноразовой регистрации входящих, исходящих и внутренних документов, подключались последовательно другие подразделения. В процессе опытной эксплуатации были откорректированы функциональные обязанности на отдельных участках делопроизводственной деятельности Совета Федерации.

Система автоматизированного делопроизводства и электронного документооборота "Дело-ТСФ" обеспечивает ведение множества электронных регистрационных карточек подразделений Совета Федерации, которые, однако, являются при этом подмножествами единой картотеки Совета Федерации.

Общая схема базы данных документов в Совете Федерации представляет собой логическую совокупность картотек, состоящую из центральной картотеки и картотек подразделений. В центральной картотеке (владельцем которой является Управление делопроизводство) регистрируются входящие документы и направляются в соответствующие подразделения для отметки дальнейшего движения документа. Ответственные за делопроизводство в подразделениях регистрируют в своих картотеках исходящие и внутренние документы и направляют их в центральную картотеку для отправки сторонним организациям или доставки внутренним адресатам. Доступ одного подразделения к картотеке другого подразделения строго ограничен областью их совместной деятельности. То есть регистрационная карточка документа, как и сам документ, будет недоступен для просмотра в любом другом подразделении, не участвующем в его исполнении. Аналогичный принцип применяется для доступа к документам центральной картотеки.

При этом резолюции и связанные с ними документы автоматически перемещаются между картотеками в соответствии с принятой технологией прохождения документов. Таким образом, в любой момент времени в системе имеется полная информация о состоянии, истории движения и исполнения документов в Совете Федерации.

В подсистеме реализованы возможности электронного обмена документами и их регистрационными карточками через "Электронную почту" между организациями, использующими "Дело", сканирования и хранения образов документов.

В качестве системы управления базами данных (СУБД) используется система ORACLE, обеспечивающая стабильные характеристики работы с подключением до 1000 (тысячи) пользователей.

В настоящее время система автоматизированного делопроизводства и электронного документооборота "Дело-ТСФ" функционирует в Совете Федерации на более, чем 100 рабочих местах. Пользователи системы автоматизированного делопроизводства и электронного документооборота "Дело-ТСФ", выполняющие только операции поиска информации о документах и их образах, могут быть подключены в режиме Intranet. Режим Intranet позволяет не включать их в число лицензированных пользователей Oracle. В будущем предполагается подключить до 500 лицензированных пользователей Oracle.

Наш опыт внедрения автоматизированной системы делопроизводства и электронного документооборота показал, что успех в достижении поставленной цели зависит не столько от организационных мер, сколько от следующих основных принципов:

1. Научность концепции автоматизации делопроизводства и электронного документооборота.

2. Унификация и уникальность модели автоматизированной системы делопроизводства и электронного документооборота.

3. Оптимальность детализации правил и ограничений в автоматизированной системе делопроизводства и электронного документооборота.

4. Функциональная структурированность информации в базе данных.

5.Жизнеспособность автоматизированной системы делопроизводства и электронного документооборота.

3. Этапы эксплуатации системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота

Примерно через год опытной эксплуатацией можно говорить о завершении процесса внедрения системы. Дальнейшая эксплуатация может быть или статической, или динамической. При статической эксплуатации вы остановились на определенной версии системы и не заинтересованы в ее функциональном развитии. Положительная сторона такой эксплуатации единственная – меньше забот, вы поддерживаете работоспособность системы в неизменном виде. В случае ориентации на модернизацию системы, использование новых технологий идет динамический процесс эксплуатации, подчас не простой, как для специалистов информационных технологий, так и для пользователей. В Совете Федерации система автоматизированного делопроизводства и электронного документооборота постоянно обновляется при выпуске новых версий разработчиками. В чем преимущество такого подхода? Каждая новая версия несет качественно новый функционал, например, сканирование документов, возможность использования ЭЦП и шифрования информации. Трудности единственные – у вас всегда много работы, но при этом ваш вклад в формирование информационного общества неоспорим.

4. Проблемы организации работы с документами в условиях автоматизированной системы делопроизводства и электронного документооборота

Автоматизация и внедрение стандартов выявляет слабые места в управлении и принятой технологии делопроизводства и документооборота в частности. Вместе с тем глубина детализации правил и ограничений может вызвать сопротивление со стороны не только пользователей автоматизированной системы, но и руководства.

После трех лет работы в условиях автоматизированной системы делопроизводства и электронного документооборота приходится сталкиваться со многими проблемами, некоторые из которых являются, на мой взгляд, типичными.

  • В сфере привлечения административного ресурса. Подчас бумажный документ движется, минуя все службы делопроизводства, обрастает поручениями руководства, и появляется у конечного исполнителя, не имея ни зарегистрированных реквизитов, ни электронного образа в базе данных. В данной ситуации поможет только привлечение административного ресурса. Однако руководители должны быть “продвинутыми” людьми в смысле понимания необходимости развития информационных технологий.

  • В области организации учебы и консультаций. Недостаточный уровень компьютерной грамотности персонала, как и смена кадров, ставит вас, тех, кто внедряет автоматизированные системы, в положение постоянного источника знаний, в своеобразный диспетчерский центр информации. Решение этой проблемы, в ближайшем будущем, мы не видим. Возможно эта проблема себя изживет с приходом кадров нового поколения, не имеющих трудностей в общении с компьютером.

  • В управлении человеческим фактором. Как ни парадоксально, но все новое вызывает сопротивление. Основные причины сопротивления – боязнь не справиться или нежелание трудиться с большей нагрузкой. В данном случае сильное давление со стороны административного ресурса может вызвать еще большее сопротивление, вплоть до полного отрицания автоматизации. Здесь уместно, время от времени, отмечать (например, премией или повышением зарплаты) хорошую работу отдельных пользователей, создавать общественное мнение об успешном освоении навыков работы в системе.

  • В проведении аналитической работы. В Совете Федерации руководством ставятся задачи о представлении накопляемой в базе данных информации в структурированном виде, отражающей функциональную, тематическую деятельность подразделений. Такие задачи решаются группой специалистов, которые непосредственно участвовали во внедрении системы "Дело-ТСФ", путем создания специальных программ для выборки информации по разработанному ими алгоритму. Достоверность и полнота такого анализа зависит от имеющейся в базе данных информации, которая формируется пользователем системы. Поэтому вопрос качества информационной базы данных зависит от обеспечения контроля за деятельностью ответственных за данных зависит от грамотно организованного контроля за деятельностью ответственных за делопроизводство работников. Проблема контроля сложна, во-первых, сама по себе, так как предполагает принятие негативных мер для борьбы с нерадивостью работников, во-вторых, требует применения доступных и для пользователей критериев поиска ошибок, чтобы свести до минимума этот негатив. Таким образом, достоверность и полнота информации в базе данных напрямую зависит от механизма контроля.

5. Перспективы развития системы делопроизводства и электронного документооборота "Дело-ТСФ"

Жизнеспособность информационной системы зависит от ее развития, от движения вперед на уровне мировых стандартов. Реальная практика показала, чем сложнее модель информационной системы, тем труднее идет процесс ее модификации. Однако уменьшение сложности модели не должно привести к такому ограничению уровня детализации, когда информационная система становится настолько тривиальной, что не влияет на принятие решений руководством, и в результате главная задача автоматизации - получение эффективности управления не сможет быть решена.

В итоге можно сказать, что есть три составляющие успеха на пути внедрения системы автоматизированного делопроизводства и электронного документооборота – цель, принципы, эффективность управления.



Члены
Гильдии Управляющих Документацией

     

Дистанционное обучение по образовательным программам
курсов повышения квалификации
  Лицензия № 039458   Государственная аккредитация № 0210

Наши слушатели


Курсы повышения квалификации руководителей, специалистов в сфере ДОУ и электронного документооборота, секретарей-референтов 
на 2020год.
Современные технологии в работе службы ДОУ
Современные технологии в работе секретаря-референта, помощника руководителя
Современные технологии в работе с электронными документами


Полный перечень законодательных актов на CD
Законодательные, иные нормативные правовые акты, методические документы в сфере информации и документации до 2019 года.
Заказать