• Главная
•     
• Мероприятия
•     
• Электронный документооборот и документационное обеспечение управления в бизнесе
•     
• Материалы к конференции
•     
• "Автоматизация делопроизводства и особенности внедрения элетронного документооборота в ОАО "Мосэнерго"

Автоматизация делопроизводства и особенности внедрения электронного документооборота в ОАО "Мосэнерго"

Витин Юрий Геннадьевич
Начальник отдела документационного обеспечения
управления ОАО "Мосэнерго"

Уважаемые коллеги!

С момента проведения Общероссийской практической конференции "Автоматизация делопроизводства и электронный документооборот в органах власти" (8-9.10.2002) и проведенного 22.10.2002 семинара по данному вопросу прошло полгода.

За это время в ОАО "Мосэнерго" проделана определенная работа по внедрению в делопроизводство данных на конференции рекомендаций по исполнению постановления Правительства РФ от 28.01.2002 № 65 О федеральной целевой программе "Электронная Россия (2002-2010 годы)".

Коротко об ОДОУ.

ОДОУ выполняет задачи в организации, состоящей из Генеральной дирекции и 60 филиалов, расположенных на территории Москвы и Московской области (+ 1 в Рязанской области). ОАО "Мосэнерго" занимает ведущее место среди 89 региональных предприятий, предназначенных для выработки, передачи и сбыта электрической и тепловой энергии. Все это накладывает свои особенности на нашу работу. В ОДОУ входят: группа документооборота и контроля во главе с ЗНО (всего 10 чел.), редакторская группа (2), машинописное бюро (4), архив (1).

Документооборот Общества составляет 5000-5500 ед. в месяц. До 2002 г. он осуществлялся на бумажном носителе с использованием автоматизированной системы делопроизводства, разработанной в 1998 г. (версия 5.3), без технической поддержки со стороны фирмы - разработчика 000 "ЭОС", при этом особая роль уделялась контролю исполнения.

Что сделано во исполнение рекомендаций, данных на конференции.

На первом этапе реализации Программы (2002 год) был проведен анализ использования возможностей программы САДД и эффективности расходования денежных средств, выделяемых на документационное обеспечение. Выполнены следующие мероприятия:

- руководство, все отделы и службы Генеральной дирекции и ИВЦ включены в единую автоматизированную систему делопроизводства -создано единое информационное пространство в масштабе управленческой организации;

- в Генеральной дирекции силами отдела доводятся в электронном виде распорядительные документы, создана их база с 1999 г. (сначала был расторгнут договор с ОАО "Энергопроммаркет" на обеспечение Генеральной дирекции электронной версией распорядительных документов, а затем и с ИВЦ, в результате ежемесячная экономия с 2002 г. составляла не менее 100 000, а с апреля того же года - 145 000 руб.);

- установлен автоматизированный контроль и отчетность по выполнению поручений руководства Генеральной дирекции;

- все личные поручения генерального директора и его поручения, стоящие на особом контроле стали доводиться до исполнителей в электронном виде (около 1% от документооборота);

- 30% отделов и служб Генеральной дирекции докладывают об исполнении распорядительных документов в электронном виде;

- уточнен и переиздан 3-м тиражом сборник форм организационно-распорядительных документов (их шаблоны предусмотрены в новой базе данных) и инструкция по делопроизводству в Генеральной дирекции, уточнено Положение об ОДОУ;

- организован, во исполнение ФЗ от 1995 г. доступ посетителей (в т.ч. и по телефону) к получению информации по документам, хранящимся или поступившим в Общество;

- делопроизводство как в Генеральной дирекции, так и на филиалах стало осуществляться по единым требованиям, изложенным в Типовой инструкции по делопроизводству, разработанной ВНИИДАД и нашей инструкцией, а также типовой инструкции по делопроизводству для филиалов, разработанные отделом.

С чем мы столкнулись при выполнении задач первого и планировании работ второго этапа программы?

1. Главное — человеческий фактор (прямая зависимость выполнения новых задач от уровня профессиональной подготовки документоведов и их желание качественно решать новые задачи), в т.ч. добросовестное выполнение ими своих трудовых обязанностей и, как говорил об этом вчера г-н Горностаев, компьютерная грамотность персонала, -все проблемы от персонала!

2. Необходимость замены частично устаревшего оборудование на новое (денежные средства).

3. Необходимость перевода делопроизводства на новую, более совершенную программу.

Что выполнено?

Проведена частичная замена устаревшего оборудования, - созданы предпосылки к введению электронного документооборота.

Проведена разъяснительная работа с сотрудниками отдела и лицами, занимающимися делопроизводством в отделах и службах Генеральной дирекции, в секретариатах заместителей генерального директора и канцеляриях (ОДО) 5-ти филиалах. Подавляющее большинство энтузиазма не высказало! (Опять человеческий фактор - налицо уровень профессиональной готовности к работе по-новому!).

Самое негативное - осуждение мероприятий, проводимых с целью контроля исполнительской дисциплины (много документов, регистрационные карточки которых отмечены буквой "К" да еще красного цвета!) Вот Вам, бабушка и Юрьев день!

Причина этого кроется в одном - незнание основ делопроизводства и нежелание это знать — так жить спокойнее.

Какой выход? РАЗЪЯСНИТЕЛЬНАЯ РАБОТА, РАБОТА И ЕЩЕ РАЗ РАБОТА в этом направлении, совмещенная с практическим показом преимуществ электронного документооборота. И, в заключении, жесткая аттестация персонала, занимающегося вопросами делопроизводства на предмет готовности к решению задач электронного документооборота. Без соответствующей помощи со стороны администрации предприятия это процесс наиболее сложный и могут быть определенные последствия!

На втором этапе реализации Программы (2003-2004 годы) в целях повышения эффективности управления производством планируется:

- создать в 2003 году единую систему автоматизированного делопроизводства Общества (единое информационное пространство в масштабе управленческой организации и 60 филиалов Общества путем использования существующих каналов связи и установки соответствующей программы на нескольких рабочих местах на каждом филиале, что позволит не только получать документы и указания руководства Общества (в пассивном режиме), но и информировать его об исполнении отданных поручений в электронном виде и, при необходимости, представлять документы руководству Общества;

- осуществлять прием и передачу документов в электронном виде, в том числе и с использованием электронно-цифровой подписи руководства Общества по схеме: ОАО РАО "ЕЭС России" - ОАО "Мосэнерго" и обратно (в 2003 г. по мере готовности департамента Управления делами) и ОАО "Мосэнерго" - филиал ОАО "Мосэнерго" и обратно (в 2004 г. - до 10-12% от всех документов);

- создать за 2003-2004 годы электронную базу документов, находящихся в архиве с 1937 г.< (25,5 м/п) и документов, подлежащих сдаче на хранение.

Что было сделано в январе - марте ?

1. Вывод о том, что одновременно перейти к электронному документообороту во всей Генеральной дирекции не представляется возможным не только по причине материально-технической оснащенности, но и, прежде всего, человеческого фактора.

2. Определены документы, подлежащие докладу и исполнению в электронном виде (все, кроме тех, которые рассмотрены с резолюцией "для сведения")

3. Подобраны лица, способные выполнить данную задачу как в отделах, так и у одного из первых заместителей генерального директора, у которого в подчинении три заместителя и четыре отдела.

4. Приступили к разработке методических рекомендаций для организации и ведения электронного документооборота и работе с электронными документами, которые планируется довести до исполнителей до 20 мая т.г.

5. С 1 апреля введен электронный документооборот у вышеназванных лиц и подразделений.

Но электронный документооборот не полный, а частичный!

И зависит это далеко не от нас!

Как уже неоднократно звучало в выступлениях, восприятие документов в электронном виде происходит медленнее, лица, имеющие право выносить резолюцию по документу, предпочитают иметь его на бумажном носителе, сами с программой практически не работают...

Вот и возвращается такой документ с резолюцией на бумажном носителе, а уже потом, в отделе, он превращается в электронную версию с соответствующей резолюцией и направляется к конкретному исполнителю и далее...

Но даже с такой организацией документы доводятся до исполнителей в несколько раз быстрее, а срочные не за час, как было установлено ранее, а за считанные минуты!

Уже первые дни выборочного ввода электронного документооборота показывают правильность и необходимость проводимой работы.

Однако программа "Дело-96", которая эксплуатируется с 1998 г. уже не обеспечивает решение сегодняшних и планируемых задач. Она морально устарела, неоднократно дает сбои в работе, а фирма-разработчик от ее технической поддержки отказалась еще в 2000 г. Назрела необходимость перевода делопроизводства на новую, более совершенную программу и во исполнение решения Правления Общества с01.06.2003 делопроизводство будет переведено на новую, более совершенную версию.

Имеется несколько программ автоматизированного делопроизводства, разработанных различными фирмами и отвечающих потребностям нашего Общества. Лучшими из них, на мой взгляд, являются программы фирм "ЭОС" и "Ланит".

Мы остановили свой выбор на программе фирмы "ЭОС", надежность работы которой проверена временем. Переход на эту программу не потребует длительного переучивания и больших денежных затрат (электронные карточки и приемы работы в программе останутся практически прежними), а новая версия программы дает новые возможности внедрения электронного документооборота в сферу оперативного управления производством.

При использовании программы фирмы "ЭОС " имеется возможность обмена данными с программой фирмы "Ланит", используемой в ОАО РАО "ЕЭС России".

Программа фирмы "ЭОС" успешно эксплуатируется в Государственной Думе, Совете Федерации, Центробанке России, "Татэнерго" и других учреждениях. Данная программа совместима с другими программами и позволит нам использовать электронный архив как фирмы "ЭОС", так и фирмы "Ланит".

На третьем этапе реализации Программы (2005-2010 годы) планируется провести работы по вхождению в единую информационную структуру в масштабе ОАО РАО "ЕЭС России" и Правительства Российской Федерации и, во исполнение вышеуказанного постановления Правительства Российской Федерации, довести долю электронного документооборота в масштабе Общества до , а с вышестоящими организациями - до 40%.