Главная Контактная информация Карта сайта

Тел./факс: +7 (499) 237-2271
Английская версия
 


Построение системы электронного документооборота крупной компании по версии EDH в ЦЕРНе

Созданная в ЦЕРН система электронного документооборота EDH обрабатывает 150000документов в год и насчитывает 7500 пользователей (3100 штатных сотрудников ЦЕРН, 3700 ученых из других институтов и 700 сотрудников внешних фирм). Ежедневно системой пользуется около 1200 человек. Система EDH функционирует в среде World-Wide Web (которая в свою очередь также является изобретением ЦЕРН) и оценена компаниями Sun и Oracle в качестве образца для построения систем электронного бизнеса (деловой активности) [1, 2]. EDH является частью разработанного в ЦЕРН комплекса информационных систем для поддержки административно-финансовой деятельности, который также включает в себя систему контроля финансов, систему контроля кадров и систему контроля сроков выполнения проектов [З]. При этом имеет место тесная интеграция всех приложений и их взаимодействие между собой. Например, покупка, оформленная через EDH, немедленно становится видимой в системе контроля финансов; в свою очередь из каждой транзакции в системе контроля финансов можно получить доступ к соответствующему электронному документу и т.д. В разработках принимают участие российские специалисты, в том числе, выпускники и студенты МИФИ.

Документы представлены в EDH в виде электронных форм. Система осуществляет верификацию данных и автоматическое прохождение документов по всем необходимым адресам, исходя из структуры организации и характера документов [1]. Безопасность и конфиденциальность данных гарантируется применением новейших разработок в области защиты информации и электронно-цифровой подписи.

Система EDH автоматизирует большинство областей хозяйственной деятельности ЦЕРН: закупки, снабжение, кадры, безопасность, информационные услуги, управление инфраструктурой (транспорт, помещения, ...), обучение, доступ на территорию [З]. Только для строительства нового ускорителя ЕНС (Large Hadron Collider) через EDH было закуплено оборудования на 1 млрд. евро. Использование EDH предоставляет такие возможности, как: контролирование бюджета в реальном режиме времени, возможность отслеживание местонахождения любого документа, десятикратное снижение задержек при подписании, делегация прав подписи, глобализация (документ может быть подписан с любой точки земного шара) [З].

Система EDH впервые запущена в эксплуатацию в 1992 году, успешно эксплуатируется в ЦЕРН на протяжении уже более 10 лет и сменила за это время три версии. Текущая версия системы начала разрабатываться в 1998 году, она полностью ориентирована на среду World Wide Web. Уникальное ноу-хау обеспечивает экспоненциальный рост системы (число документов, число пользователей) без роста числа обслуживающего персонала [З].

Над созданием и техническим обслуживанием EDH работают 6 специалистов. При этом благодаря высокому качеству системы, техническое обслуживание отнимает не более 25% рабочего времени одного специалиста, что является очень высоким показателем (если бы у каждого из пользователей EDH возникала хотя бы одна проблема в год, то звонки в службу технической поддержки поступали бы каждые 20 минут, однако этого не происходит).

Для функционирования системы EDH необходим один сервер и база данных Oracle. Кроме того, необходимо иметь в электронном виде данные об иерархической структуре организации (в противном случае эту структуру необходимо создать перед внедрением EDH). Единственное требование к рабочим местам пользователей - наличие подключения к сети Интернет (желательно, через локальную вычислительную сеть, однако возможно использование EDH через модем). Поскольку система EDH функционирует через World-Wide Web, рабочим станциям пользователей не требуется иметь большую мощность и на них не надо устанавливать никакое дополнительное программное обеспечение.

Список литературы

1. Building a High Performance Java Servlet E-Business Application Using JServer and Oracle Workflow. Derek Mathieson, James Purvis - Материалы Oracle Open World 2000.

2. CERN Simplifies Document Handling Using the Oracle Application Server. Derek Mathieson, Jurgen de Jonghe et al. - J2EE Technology in Practice:

Building Business Applications with the Java 2 Platform, Enterprise Edition, Addison-Wesley, 2001

3. EDH Information Page. http://ais.cem.ch/apps/edh/welcome_gen.html

СИСТЕМА ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА ЕDH

Общие сведения

Система электронного документооборота (ЕDH) разработана в Европейском центре ядерных исследований (ЦЕРН) в Женеве с целью автоматицазии документооборота. Система ЕDH насчитывает свыше 6500 активных пользователей и автоматизирует создание и маршрутизацию практически всех видов документов, встречающихся в повседневной жизни ЦЕРН. С помощью ЕDH можно купить оборудование, оформить отпуск, перевести деньги, отключить систему безопасности, нанять рабочую силу, получить разрешение на доступ в кольцо ускорителя… все это можно сделать несколькими щелчками мыши и за несколько часов получить все необходимые подписи, не сходя при этом со своего рабочего места.

Система EDH

    • Функционирует в среде World-Wide Web.
    • Предоставляет пользователю список документов, которые возможно создать с помощью EDH.

    • Форма выбранного документа, система подсказок при заполнении каждого поля документа, необходимые электронные справочники предоставляются в помощь пользователю при создании документа.
    • Маршрут движения документа, кто и в какой последовательности должен его подписать, куда переслать документ в случае, если нужный человек отсутствует - все эти действия выполняются автоматически.

    • Имеется возможность проследить движение документа: в какой точке маршрута он находится в процессе его движения в данный момент и его состояние: кто уже подписал и у кого в данный момент он находится.

    • Каждый документ имеет уникальный номер и набор характеристик (кто, когда его создал, кто, когда подписал...), что позволяет руководству всегда знать, на основании каких документов была получена любая цифра, например, финансового отчета.

    • Руководитель любого уровня, имеющий право подписи, на своем рабочем месте получает список документов на подпись. Он может посмотреть документ, если нужно, заполнить "свои" поля в документе, вернуть документ, может подписать и переслать дальше.

    • Документы могут быть очень простыми (например, заявление на отпуск) и очень сложными (в создании документа принимают участие несколько пользователей, вид документа, его маршрут изменяются в зависимости от значения некоторых полей: кто заполняет документ, и что он хочет
    • СистемаEDH наращиваемая: реальные документы переводятся в электронный вид по мере необходимости, постепенно приучая сотрудников предприятия к новой системе. Но в какой-то момент (как было в ЦЕРН) определенные документы перестают приниматься в бумажном виде и, если ты хочешь пойти в отпуск или купить стул, например, зарегистрируйся в EDH (получи пароль) и можешь идти в отпуск, иначе сиди на работе и без стула.

    • Перевод документа в электронный вид при "индивидуальном" подходе к каждому документу позволяет сохранить существующий привычный порядок его создания, если, конечно, в процессе работы не возникнет желание что-то упростить.

Преимущества использования EDH

    • Выигрыш во времени при создании документа: не надо искать пустую форму, не надо консультироваться, как заполнять те или иные поля, не надо узнавать, кому отдавать на подпись, интересоваться, подписали или нет...
    • Выигрыш во времени подписания документа (использование электронной почты вместо обычной, делегация подписи в случае отсутствия уполномоченного лица, при возможности - параллельная подпись).

    • Устранение ошибок при заполнении документа (ошибочный документ просто нельзя будет отослать).

    • Создавать и подписывать документы можно из любой точки земного шара через Интернет.
    • Процесс создания документа завершается определенным действием: если это заявление на приобретение компьютера, например, то на основании созданного и подписанного в EDH заявления этот компьютер приобретается, а в системе бухгалтерского учета делаются соответствующие проводки. После чего всегда и везде в финансовых документах можно "увидеть" этот компьютер с информацией о том, кто попросил его купить, и кто разрешил это сделать. В ЦЕРНе любую итоговую цифру можно разложить на составляющие, вплоть до самого нижнего уровня: до цифры в документе, созданного в системе EDH.

    • Невозможно "потерять" документ

    • Экономия бумаги и пространства для ее хранения

Краткие факты

Технологии

    • 100%Java

    • J2EE (EJB)

    • Oracle 8i

    • Oracle Workflow

    • XML

    • HTML

Безопасность

    • Все данные зашифрованы (HTTPS)
    • Совместное применение шифрования MD5 и RSA с ключом 1024 байт для цифровой подписи

Статистика

    • 7500 пользователей, подсоединяющихся из 49 стран
    • 1200 активных пользователей ежедневно
    • 150 000 документов ежегодно
    • 5 обращений в секунду к сайту EDH
    • Новая подпись каждые 20 секунд
    • Внутренняя БД на 20000 поставщиков
    • Электронный каталог оборудования, доступного для покупки, из 16000 наименований
    • 93% покупок внутри организации занимают менее 24 часов от создания документа до доставки оборудования
    • 71% покупок внутри организации подписываются менее чем за 30 минут

Преимущества

    • Эквивалент 30 сотрудников с полной занятостью в режиме подписи

    • Эквивалент 10 сотрудников с полной занятостью в режиме создания и проверки документов

    • Контролирование бюджета в реальном режиме времени

    • Возможность отслеживания любого документа

    • Скорость обработки и снижение задержек (8-14 дней на бумаге,1-2 дня в электронном виде)

    • Предотвращение двойного ввода данных

    • Проверка отсутствия уполномоченных лиц

    • Делегация прав подписи

    • Расширение масштабов действия (документ можно создать и подписать из любой точки земного шара)

    • Не требуется бумага (защита окружающей среды)

Области применения в ЦЕРН

    • Закупки

    • Кадры (отпуска, сверхурочные, индивидуальный график работы)

    • Безопасность (системы сигнализации)

    • Информационные службы

    • Наем сотрудников

    • Материально-техническое снабжение

    • Обучение

    • Снабжение

    • Разрешения (доступ на охраняемую территории и т.п.)

Техническое обслуживание

    • Если бы у каждого пользователя EDH возникала всего одна проблема в год, то звонки в службу поддержки поступали бы каждые 20 минут. У нас этого не происходит.

    • Обслуживание EDH занимает 25% времени всего одного человека (основные проблемы связаны с некорректностью информации в корпоративных базах данных).

Разное

    • 10-летний опыт использования в ЦЕРН
    • Создана там же, где был создан World-Wide Web
    • На Java с самого начала
    • Web-версия появилась до появления электронной коммерции
    • Признана в качестве промышленного стандарта компаниями Sun и Oracle
    • Представлена на крупнейших международных технических конференциях Java One и Oracle Open World
    • Экспоненциальный рост возможностей (география, число пользователей, число документов) не требует расширения существующей информационной инфраструктуры

Рекомендации по внедрению

Структура EDH определяет порядок внедрения на предприятии:

    • Ядро EDH - наиболее сложная часть системы, обеспечивающая ее функционирование. Для обеспечения работы EDH необходим определенный технический уровень предприятия (см. ниже). Для разработки ядра EDH нужны высококвалифицированные кадры, желательно прошедшие стажировку в ЦЕРН. При разработке ядра можно использовать большой опыт, накопленный в результате внедрения EDH в ЦЕРН.

    • Программное обеспечение, входящее в состав EDH, отвечающее за функционирования отдельных документов. Эта часть EDH наращиваемая. Разработка отдельных документов не требует высокой квалификации и может быть выполнена даже силами студентов.

    • Работе по созданию программного обеспечения предшествует работа по изучению существующего документооборота на предприятии. Эта задача может выполняться не программистами, а проектировщиками автоматизированных систем, которые на уровне алгоритмов описывают документ и передают эту информацию программисту.

Порядок работы по изучению существующего документооборота на предприятии может быть следующий:

    • Сначала необходимо расставить документы в очередь для внедрения их в EDH. При этом следует учитывать не только эффект перевода документа в электронный вид, но и его сложность. Начинать надо с простого документа- Это будет первый документ в системе, с помощью него будет отлажена работа ядра.

    • Необходимо изучить существующий маршрут документа, алгоритм получения каждого поля. Создать его электронный вид.

    • Все решения по созданию электронного документа должны быть согласованы с лицами на предприятии, участвующими в его создании. По опыту ЦЕРНаэтот процесс проходит несколько итераций и доводок.

Необходимые условия для внедрения

1. Масштаб предприятия. EDH является сравнительно дорогостоящей системой, поэтому для получения экономического эффекта предприятие должно иметь не менее 500 сотрудников, либо состоять из территориально удаленных друг от друга офисов.

2. Уровень информационного оснащения:

    • Наличие вычислительной сети
    • Наличие необходимой информационной инфраструктуры (корпоративных баз данных по сотрудникам, поставщикам, финансам, иерархической структуре предприятия и т.п.).
    • Каждый потенциальный пользователь должен иметь компьютер с доступом к Intranet/Intemet, Мощность и тип пользовательского компьютера не имеют особого значения - достаточно, чтобы на них работал веб-браузер (Internet Explorer или Netscape).
    • Сервер должен обладать достаточной мощностью. В ЦЕРН используются сервера фирмы Sun.
    • Наличие необходимого программного обеспечения (СУБД Oracle, Oracle Workflow, Web- и SMTP-сервера). Примечание. EDH может работать с любой СУБД, не обязательно Oracle. Однако, практика показала необходимость применения мощной системы маршрутизации, такой как Oracle Workflow.

3. Необходимый уровень подготовки персонала не только технического, но и руководителей всех уровней, имеющих право подписи для работы в среде EDH (люди по крайней мере должны уметь включать компьютер и пользоваться Интернет).

4. Очень важно настроение персонала предприятия, понимание важности, сложности и необходимости внедрения ее на предприятии. Практика показывает, что по достижении определенного этапа персонал привыкает к системе EDH и предпочитает использовать ее вместо бумажных документов. Так, например, сотрудники ЦЕРН, переходящие на работу в другие организации, нередко испытывают шок, узнав, что им снова придется иметь дело с бумажными документами.

5. Признание силы цифровой подписи. Существует директива Евросоюза о том, что электронная подпись должна иметь те же права, что и бумажная (и EDH является претворением этой директивы в жизнь). Однако, поскольку EDH используется не только гражданами Евросоюза, в ЦЕРН существует следующая практика: каждый пользователь EDH обязан подписать бумагу, в которой он соглашается с тем, что его электронная подпись имеет ту же силу, что и бумажная. Это позволяет избежать ситуации, когда пользователь отказывается признавать действительной свою подпись на каком-либо документе.

Ссылки

Система EDH была представлена на крупнейших международных технических конференциях. EDH посвящен ряд статей на сайтах ЦЕРН, Sun и Oracle.

Перенос технологий

Важнейшими факторами успеха EDH являются применение удачных технических решений и правильная организация рабочего процесса. Технологии и идеи EDH (по неофициальным оценкам опережающие промышленность на несколько лет) могут применяться не только в области электронного документооборота, но и для других задач, в особенности для крупных предприятий. В настоящее время технологии EDH успешно внедряются в ЦЕРН в других системах поддержки административной деятельности.



Члены
Гильдии Управляющих Документацией

     

Дистанционное обучение по образовательным программам
курсов повышения квалификации
  Лицензия № 039458   Государственная аккредитация № 0210

Наши слушатели


Курсы повышения квалификации руководителей, специалистов в сфере ДОУ и электронного документооборота, секретарей-референтов 
на 2020год.
Современные технологии в работе службы ДОУ
Современные технологии в работе секретаря-референта, помощника руководителя
Современные технологии в работе с электронными документами


Полный перечень законодательных актов на CD
Законодательные, иные нормативные правовые акты, методические документы в сфере информации и документации до 2019 года.
Заказать