10-11 апреля 2003 года, в конференц-зале Мэрии Москвы состоялась международная практическая конференция “Электронный документооборот и документационное обеспечение управления в бизнесе”. В конференции приняли участие 233 представителя российского бизнеса, государственных учреждений, иностранных гостей. Главной особенностью конференции явилось высокое внимание проблемам автоматизации ДОУ со стороны крупнейших российских предприятий и компаний (Уралмашзавод, Нижнетагильский и Новолипецкий металлургические комбинаты, нефтяные компании Лукойл и Юкос, Аэрофлот, Бурятзолото, Альянс “Русский текстиль, Мосэнерго, Ульяновскэнерго, Омскшина, Банк России, Газпромбанк, Олимпийский комплекс “Лужники” и многие другие). В работе конференции участвовали представители большинства министерств России, Аппарата Правительства, Государственной Думы, Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации. Необходимость систематизации и организации ДОУ осознают не только крупные промышленные предприятия, большие холдинги, госучреждения, банки, но и средние и малые предприятия, даже такие, специфические формирования, как, например, Московская система “Джекпот”, представители которой изучали на конференции проблемы электронного документооборота. Большую заинтересованность в изучении проблем автоматизации ДОУ проявили российские ВУЗЫ, другие учебные заведения.
Конференция была исключительно информативной (более 60 выступлений). Выступления были настолько интересными и содержательными, что слушатели зачастую жертвовали общением в фойе и осмотром выставки. В связи с этим следующая конференция пройдет в другом формате, предусматривающем большее время для общения, как между участниками, так и с разработчиками программных продуктов.
На состоявшейся выставке и в выступлениях были представлены практически все традиционные и новые игроки на рынке программных продуктов по автоматизации ДОУ - разработчики и поставщики систем. Поставщики привлекли своих успешных клиентов, доклады которых вызвали, быть может, самый большой интерес у участников конференции. На конференции собралась компетентная и внимательная публика, квалифицированные ведущие.
На выставке свои программные продукты представили ведущие разработчики программных продуктов по автоматизации ДОУ (ABBYY, Documentum, Hammingbird, АйТи, Гранит-Центр, Диджител Дизайн, Интерпрокомлан, ИнтерТраст, Когнетив Технолоджис, Ланит, НТЦ ИРМ, Термика, ЭОС), выступили на пленарном заседании и секциях представители Аппарата Правительства, Государственной Думы, Совета Федерации, Минсвязи, Минэкономразвития, Банка России, ФАПСИ, ВНИИДАД, ОАО “Татнефть”, Microsoft, сотрудники ведущих компаний и предприятий России и других стран.
В ходе обсуждения отмечалась актуальность проблемы взаимодействия различных систем автоматизации ДОУ. Рядом компаний реализована двустороннее взаимодействие систем. Конференцией признана весьма актуальной работа по разработке стандартов и протоколов взаимодействия различных систем автоматизации ДОУ, одобрена инициатива Гильдии Управляющих Документацией по организации деятельности “Рабочей Группы” по созданию стандартов. По итогам работ планируется создать систему добровольной сертификации систем автоматизации ДОУ на соответствие выработанным стандартам. В итоговом документе конференции Гильдии Управляющих Документацией предложено организовать работу по выработке требований к системам автоматизации ДОУ, выделив требования по функциональным возможностям, аппаратно-программной совместимости, средствам обеспечения безопасности с учетом действующих нормативных требований, установленных в Российской Федерации. Особое внимание уделено безопасности функционирования систем автоматизации ДОУ. На секции, посвященной этой проблеме, выступили практически все участники рынка программных продуктов по защите информационных систем.
Отмечена необходимость расширения WEB-сайта “Гильдии Управляющих Документацией”, создания на его основе портала. Будущее WEB-сайта будет составлять информационное пространство, в котором любой специалист в области управления документацией сможет найти ответ, на любой возникающий в практической деятельности вопрос, или посредством портала Гильдии каждый специалист получит полноценные информационные источники, которые несут знания, получившие экспертную оценку экспертов Гильдии.
Гильдии Управляющих Документацией предложено рассмотреть возможность создания в ее составе секции для представителей бизнеса.
Практические конференции, которые проводит “Гильдии Управляющих Документацией” становятся постоянно действующими:
1. для бизнеса, государственных предприятий и учреждений, первая половина апреля;
2. для представителей региональных органов законодательной и исполнительной власти, ноябрь-декабрь.
Всероссийская практическая конференция для органов исполнительной и законодательной власти российских регионов, которая пройдет при поддержке Совета Федерации, Государственной Думы, поддержана резолюцией председателя Совета Федерации С.М.Миронова состоится в декабре с.г.
Организация делопроизводства - это отрасль по разработке и оформлению официальных документов, организации их движения, учета и хранения. Делопроизводство непосредственно связанно с созданием документов, рассматривает вопросы движения и учета документов. Ведение и организация делопроизводства осуществляется должностными лицами, которые несут ответственность за его организацию, учет и сохранность документов. Организация делопроизводства состоит из этапов: 1) первичная обработка поступивших документов; 2) предварительное рассмотрение документов; 3) регистрация; 4) рассмотрение документов руководством; 5) направление на исполнение; 6) контроль исполнения; 7) формирование дел; 8) оформление дел; 9) передача дел в архив.
Документационное обеспечение управления
В соответствии с ГОСТом Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" документационное обеспечение управления (ДОУ)– это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Термины делопроизводство и документационное обеспечение управления в соответствии с ГОСТом Р 51141-98 употребляются как синонимы, однако между ними все-таки существуют некоторые различия. Первый из них, делопроизводство, преимущественно используется при описании организационной стороны и традиционных приемов работы с документами. Второй – документационное обеспечение управления подчеркивает информационно-технологическую составляющую в современной организации делопроизводства и его лучше употреблять, когда речь идет о компьютерных технологиях работы с документами.
Курсы повышения квалификации секретарей-референтов, помощников руководителя (« курсы секретаря », « курсы секретарей и помощников руководителя »)
Цель курсов повышения квалификации секретарей-референтов (« курсы секретаря », « курсы секретарей и помощников руководителя ») - предоставление современной и точной информации по делопроизводству, научной организации труда и коммуникационным навыкам. Полноценные « курсы секретаря », « курсы секретарей и помощников руководителя » (72 учебных часа) – это возможность приобрести новые знания и навыки. Профессия секретаря востребована на каждом предприятии, как правило, секретарь отвечает за оформление деловых бумаг и документооборот в секретариате руководителя. Предлагаемые « курсы секретаря », « курсы секретарей, помощников руководителя » позволят соответствовать абсолютно всем современным требованиям, которые только могут предъявить современные работодатели.
Курсы повышения квалификации специалистов в области ДОУ (« курсы делопроизводства » и « курсы документооборота »)
« Курсы делопроизводства » и « курсы документооборота » включают в себя организацию делопроизводства, с учетом лингвистических особенностей служебного документа, основы кадрового документоведения и архивирования, этикет и психологию делового общения, включая имидж сотрудника службы ДОУ. « Курсы делопроизводства » и « курсы документооборота » позволяют получить необходимые навыки составления и оформления документов предприятий всех видов собственности. Прослушавшие « курсы делопроизводства » и « курсы документооборота » специалисты получают свидетельство государственного образца.
Семинары, круглые столы, мастер-классы по проблемам делопроизводства (« Семинары делопроизводства »)
Предлагаемые программы семинаров, круглых столов, мастер-классов по проблемам делопроизводства (« семинары делопроизводства ») – это интегрированные информационно-консультационные образовательные мероприятия для специалистов в области ДОУ, сочетающие в себе отрасли знаний отдельно по проблемам в сфере делопроизводства, научной организации труда, бизнес-этикета и методики овладения профессиональными навыками. « Семинары делопроизводства » рассчитаны на руководителей и специалистов секретариатов, канцелярий, делопроизводственных и архивных служб коммерческих и государственных структур. « Семинары делопроизводства » носят практический характер, тематика программ подбирается с учетом актуальности и потребности предприятий и учреждений различных форм собственности, численности работающих, сферы деятельности.