«Гильдией Управляющих Документацией» при содействии Аппаратов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации и Правительства Москвы проведен Всероссийский профессиональный форум «Эффективный документооборот органов власти и местного самоуправления» (ИНФОДОКУМ-2013). Мероприятие состоялось 16-18 апреля с.г. в конгресс-центре Торгово-промышленной палаты Российской Федерации. Участники форума – руководители и специалисты служб документационного и информационного обеспечения органов исполнительной и законодательной власти большинства регионов России, территориальных округов, муниципальных образований, федеральных министерств, ведомств, крупнейших российских предприятий, компаний, банков, высших учебных заведений и пр.
По мнению участников форума – ИНФОДОКУМ сегодня главная дискуссионная площадка специалистов в сфере документационного и информационного обеспечения деятельности органов власти, где на многочисленных сессиях из первых уст слушатели узнают о новых законодательных актах и перспективах развития технологий как традиционного бумажного, так и электронного документооборота.
Характерной особенностью профессиональных встреч ИНФОДОКУМ остается их направленность на раскрытие практических аспектов деятельности служб документационного и информационного обеспечения органов власти в использовании новейших делопроизводственных технологий, опирающихся на современные разработки систем управления электронными документами (СУЭД). Специалисты практики имеют возможность получить ответ на множество текущих вопросов практической деятельности, которые они не в состоянии решить самостоятельно, но могут обсудить в прямом диалоге с ведущими специалистами страны, обменяться мнениями с коллегами из других регионов, установить деловые контакты.
Сообщить о результатах своей работы смогли, как федеральные органы власти (Совет Федерации Федерального Собрания, Правительство Российской Федерации,
Счетная палата, Высший Арбитражный Суд, Банк России и пр.), так и представители субъектов Федерации. Особый интерес вызвали сообщения участников форума о наиболее совершенных решениях, внедренных в региональных и муниципальных органах власти: Самарской, Владимирской, Ростовской областей, Ямало-Ненецкого автономного округа, Санкт-Петербурга и пр.
О состоянии и перспективах развития электронного документооборота органов власти проинформировали: М.И.Шадаев, советник Председателя Государственной Думы Российской Федерации; А.В.Черненко, руководитель Департамента проектов по информатизации Минкомсвязи России; С.А.Жук, руководитель Департамента делопроизводства и архива Правительства Российской Федерации.
Во многих выступлениях поднимался вопрос об отсутствии контроля качества программных продуктов, что вводит в заблуждение заказчика при выборе СУЭД и приводит к высокой сменяемости систем электронного документооборота, в том числе в органах власти. Удивляет отсутствие заинтересованности государства в обеспечении заданного самим государством качества СУЭД (требования Минкомсвязи России). Без участия государства весьма сложно добиться мотивации участников рынка подвергать свои разработки контролю, установленные, в первую очередь, в органах власти. Многочисленные обращения «Гильдии Управляющих Документацией» в федеральные органы власти с предложением поддержать создание системы контроля качества СУЭД не возымели действия.
Участниками ИНФОДОКУМ приветствовалось создание единой системы электронного документооборота. Однако были высказаны опасения в том, что единая СУЭД может лишить рынок качественных программных продуктов, уже успешно применяемых длительное время в аппаратах управления, что может привести к монополии одного программного продукта, вызовет стагнацию в развитии электронного документооборота. В случае применения нескольких программных продуктов потребуется создание единых требований, которым должны отвечать все СУЭД, применяемые органами власти. В отношении качества таких программных продуктов не может быть «неприкасаемых», равно как и «неприкасаемых» авторов программных продуктов.
Участниками профессионального форума отмечалось, что качественный состав персонала в сфере управления документами имеет тенденцию к ухудшению. Применение разработанной системы добровольной аттестации специалистов в сфере ДОУ может стать инструментом, повышающим качественный состав служащих, что
сможет отразить не только степень подготовленности кадров, но и укажет узкие места в системе повышения профессиональной квалификации, на которые следует обратить внимание.
Получили отражение в выступлениях специалистов наиболее перспективные и востребованные сегодня «облачные» технологии. Главная проблема, препятствующая продвижению облачных технологий в настоящее время – отсутствие гарантий защиты информации. Главная тема защищенности информации в облаках прозвучала в выступлении профессора университета Британской Колумбии Лючианы Дуранти, в материалах проректора Саратовского государственного социально-экономического университета, профессора С.А. Овчинникова, многих участников соответствующего круглого стола.
На конкурсе инновационных проектов по созданию прогрессивных СУЭД в аппаратах управления победили проекты компании Digital Design и Министерства сельского хозяйства Российской Федерации, компании ОПТИМА и МФЦ Подольского района, компании НТЦ ИРМ и СК «Оранта», компании ИнтерТраст и Аппарата Губернатора Ямало-Ненецкого автономного округа.
Участникам форума была предоставлена уникальная возможность познакомиться с инновационными решениями, применяемыми в деятельности Федерального Собрания Российской Федерации, при посещении Аппарата Совета Федерации и с опытом Правительства Москвы по работе с обращениями граждан при посещении Многофункционального центра (МФЦ) предоставления государственных услуг. Знакомство с деятельностью Центра района Лефортово, встреча с руководителями и сотрудниками аппарата центра, где реально применяется Система межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ), делает исключительно эффективным диалог власти и гражданина.
ИНФОДОКУМ становится международным событием. Слушателям предоставляется возможность познакомиться с опытом работы зарубежных коллег. Дважды на форумах выступал руководитель Школы архивоведения и информатики Университета Британской Колумбии (Канада), ранее с опытом Европейского Союза по реализации проекта «Электронное Правосудие» познакомил представитель Министерства юстиции Нидерландов, гостями ИНФОДОКУМ были руководители администрации города Вены, Государственных архивов Австрийской Республики и Нидерландов, государственной корпорации «Национальные информационные технологии» из Казахстана и пр.
Главное пожелание участников форума, высказанное организаторам – следует увеличить количество выступлений представителей региональных и муниципальных органов власти, опыт которых представляет исключительный интерес для слушателей из субъектов Российской Федерации.
Организация делопроизводства - это отрасль по разработке и оформлению официальных документов, организации их движения, учета и хранения. Делопроизводство непосредственно связанно с созданием документов, рассматривает вопросы движения и учета документов. Ведение и организация делопроизводства осуществляется должностными лицами, которые несут ответственность за его организацию, учет и сохранность документов. Организация делопроизводства состоит из этапов: 1) первичная обработка поступивших документов; 2) предварительное рассмотрение документов; 3) регистрация; 4) рассмотрение документов руководством; 5) направление на исполнение; 6) контроль исполнения; 7) формирование дел; 8) оформление дел; 9) передача дел в архив.
Документационное обеспечение управления
В соответствии с ГОСТом Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" документационное обеспечение управления (ДОУ)– это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Термины делопроизводство и документационное обеспечение управления в соответствии с ГОСТом Р 51141-98 употребляются как синонимы, однако между ними все-таки существуют некоторые различия. Первый из них, делопроизводство, преимущественно используется при описании организационной стороны и традиционных приемов работы с документами. Второй – документационное обеспечение управления подчеркивает информационно-технологическую составляющую в современной организации делопроизводства и его лучше употреблять, когда речь идет о компьютерных технологиях работы с документами.
Курсы повышения квалификации секретарей-референтов, помощников руководителя (« курсы секретаря », « курсы секретарей и помощников руководителя »)
Цель курсов повышения квалификации секретарей-референтов (« курсы секретаря », « курсы секретарей и помощников руководителя ») - предоставление современной и точной информации по делопроизводству, научной организации труда и коммуникационным навыкам. Полноценные « курсы секретаря », « курсы секретарей и помощников руководителя » (72 учебных часа) – это возможность приобрести новые знания и навыки. Профессия секретаря востребована на каждом предприятии, как правило, секретарь отвечает за оформление деловых бумаг и документооборот в секретариате руководителя. Предлагаемые « курсы секретаря », « курсы секретарей, помощников руководителя » позволят соответствовать абсолютно всем современным требованиям, которые только могут предъявить современные работодатели.
Курсы повышения квалификации специалистов в области ДОУ (« курсы делопроизводства » и « курсы документооборота »)
« Курсы делопроизводства » и « курсы документооборота » включают в себя организацию делопроизводства, с учетом лингвистических особенностей служебного документа, основы кадрового документоведения и архивирования, этикет и психологию делового общения, включая имидж сотрудника службы ДОУ. « Курсы делопроизводства » и « курсы документооборота » позволяют получить необходимые навыки составления и оформления документов предприятий всех видов собственности. Прослушавшие « курсы делопроизводства » и « курсы документооборота » специалисты получают свидетельство государственного образца.
Семинары, круглые столы, мастер-классы по проблемам делопроизводства (« Семинары делопроизводства »)
Предлагаемые программы семинаров, круглых столов, мастер-классов по проблемам делопроизводства (« семинары делопроизводства ») – это интегрированные информационно-консультационные образовательные мероприятия для специалистов в области ДОУ, сочетающие в себе отрасли знаний отдельно по проблемам в сфере делопроизводства, научной организации труда, бизнес-этикета и методики овладения профессиональными навыками. « Семинары делопроизводства » рассчитаны на руководителей и специалистов секретариатов, канцелярий, делопроизводственных и архивных служб коммерческих и государственных структур. « Семинары делопроизводства » носят практический характер, тематика программ подбирается с учетом актуальности и потребности предприятий и учреждений различных форм собственности, численности работающих, сферы деятельности.
