• Главная
•     
• Мероприятия
•     
• Электронный документооборот в управлении бизнес-процессами
•     
• материалы к конференци
•     
• "Проект документационного обеспечения управления бизнес-процессами в холдинге "Татнефть". Новые подходы и решения"

Проект документационного обеспечения управления бизнес-процессами в холдинге "Татнефть". Новые подходы и решения

Презентация выступления

Гайнутдинов Рустам Мулзагитович, директор ООО "Научно производственная фирма "Инфоинжинириг

ОАО "Татнефть" - компания с более чем 50-летней историей.

Годовой объём добычи нефти – более 24 млн. тонн (по этому показателю "Татнефть" пятая в России и тридцать вторая – в мире). Численность персонала ОАО "Татнефть" – свыше 90 тысяч человек, работающие в 60-ти структурных единицах и дочерних предприятиях, разбросанных по всей территории Республики Татарстан и по России.

Компания "Татнефть" активно развивает свой нефтегазохимический комплекс: ОАО "Нижнекамскшина", ОАО "Нижнекамский НПЗ" и ОАО "Завод технического углерода" (г.Нижнекамск), "Ефремовский завод синтетического каучука" (Тульская область), "Кременчугский НПЗ" (Украина), "Ярполимермаш" (г.Ярославль) и иные активы.

На сегодняшний день "Татнефть" имеет порядка 400 автозаправочных станций во многих регионах России и Украины.

Очевидно, что динамичное продвижение "Татнефти" по пути создания холдинговой вертикально интегрированной компании, осуществляющей нефтяной бизнес от скважины до бензоколонки, помимо мощной финансовой основы, должно опираться на гибкую организационно-управленческую базу, позволяющую высшим менеджерам эффективно управлять всеми процессами, происходящими в компании и на предприятиях холдинга. Создание эффективной системы управления, использующей самые передовые информационные технологии, становится одной из основ успешного развития ОАО "Татнефть", что сейчас и делается – в рамках создания интегрированной информационной системы компании "Татнефть" идет внедрение ERP-системы (SAP R/3), системы мониторинга нефтедобычи (Oil-Server), другие системы автоматизации документооборота, ведения договоров, учета кадров, бухгалтерского учета и пр.

Цели и задачи проекта создания САДД

Одной из важнейших мер по обеспечению управляемости компании и всех её подразделений оказалось решение о создании корпоративной системы автоматизированного делопроизводства и документооборота.

При определении статуса проекта заказчиком было оговорено, что создаваемая система должна иметь общекорпоративный характер с единством методологии и организационно-технических подходов в решении поставленных задач для всех структурных единиц холдинга.

Перед участниками проекта Заказчиком были поставлены стратегическая и тактическая задачи:

• стратегическая задача сформулирована следующим образом: необходимо обеспечить функционирование централизованно контролируемых вертикальных и горизонтальных каналов циркуляции распорядительной и информативной документации, позволяющих эффективно руководить территориальными подразделениями, дочерними и смежными предприятиями.
• тактическая задача звучит так: требуется увязать документооборот подразделений в единый процесс, подчиняющийся единым нормативным и методологическим требованиям и обеспечивающий
• оперативное доведение распоряжений руководства и информации, содержащейся в документах, до адресата (исполнителя), не дожидаясь доставки бумажной копии посредством курьеров, экспедиции или почты;
• централизованный контроль исполнения распоряжений руководства в режиме реального времени;
• накопление информации, содержащейся в документах, с последующей возможностью быстрого её нахождения по любым признакам документа (регистрационному номеру, дате регистрации, имени корреспондента, адресата, теме и пр.);
• организацию учёта внутренней служебной документации, имеющей хождение между отделами и управлениями исполнительного аппарата и территориальными подразделениями;
• централизованный контроль доступа к информации.

Реализация проекта "Дело-Татнефть"

В качестве основы для системы автоматизированного делопроизводства и документооборота специалистами ОАО "Татнефть" была выбрана система "Дело", созданная известной московской компанией ЭОС.

Выбор этот не случаен. "Дело", как никакая другая отечественная или зарубежная система автоматизации делопроизводственного процесса, в полной мере учитывает исторически сложившуюся, традиционную и, вместе с тем, уникальную, чисто российскую специфику организации работы с документами, в которой децентрализованная схема движения документов соседствует с жёстким централизованным контролем как исполнения каждого конкретного документа, так и всего движения в целом. Кроме того, как показала практика начальных этапов построения системы, применение "Дела" характеризуется не только автоматизацией уже сложившихся процессов документационного обеспечения деятельности предприятия, но и предоставлением пользователям хорошо отлаженной технологии автоматизированного делопроизводства и документооборота, несёт в себе высокую культуру работы с документами.

Работы были начаты в мае 2000 года запуском пилотного проекта в управлении "ТатАСУнефть" силами партнера компании ЭОС в РТ – фирмы "ИнфоИнжиниринг", а в августе 2000 года был заключен договор на поставку ПО системы "Дело" на условиях корпоративной лицензии (на неограниченное число рабочих мест) и на внедрение системы "Дело" в аппарате компании "Татнефть" на 500 мест. Работы выполнялись с привлечением фирмы "ИнфоИнжиниринг" в течение августа-октября 2000г., по окончании которых было принято решение о внедрение системы "Дело" в территориальных подразделениях и дочерних компаниях ОАО "Татнефть".

С января 2001 года работы по внедрению системы "Дело" в подразделениях (включая установку и настройку серверного и клиентского ПО, обучение и консалтинг пользователей) проводится силами фирмы "ИнфоИнжиниринг", при технической поддержке и под авторским надзором компании ЭОС. По состоянию на 1 апреля с.г. системой "Дело" охвачены 35 подразделений компании, включая исполнительный аппарат при общем числе охваченных пользователей около 2500, при этом каждое подразделение имеет автономную САДД, охватывающую все внутренние структурные подразделения и территориальные цеха, нефтепромыслы, службы. Интегрирующей системой является САДД исполнительного аппарата компании, охватывающая все внутренние подразделения аппарата, а также канцелярии и приемные руководителей всех территориальных подразделений и "дочек" компании "Татнефть".

В 2003 году работы по внедрению продолжаются, внедрение САДД "Дело" идет в дочерних предприятиях компании "Татнефть", в планах текущего года – более 15-ти предприятий с общим числом рабочих мест около 500.

Функциональный состав САДД "Дело" ОАО "Татнефть" включает в себя аппаратно-программный комплекс (единый сервер баз данных (ОС HP-UX/ СУБД Oracle Workgroup Server 8.0.5.11), персональные ЭВМ (ОС Windows 95/ 98/ 2000/ Me /ХР/ NT 4.0), объединённые в единую корпоративную сеть; многофункциональные офисные аппараты ввода/вывода "Xerox 665" и "Hewlett-Рackard 1220").

Комплекс прикладных программных средств создан на базе программного продукта "Дело", разработанного компанией "Электронные Офисные Системы", первоначально в версии 5.2.31 на базе Oracle 8.0.5 for MS Windows NT4.0", в настоящее время – в версии 8.0.3 на базе Oracle 8.0.5 for HP-UX.

Комплекс реализован как многопользовательская интегрированная система, функционирующая в архитектуре "клиент-сервер" на базе мощной реляционной СУБД, осуществляющей обработку данных, контроль их целостности, защиту от несанкционированного доступа, масштабируемость.

Совокупность взаимосвязанных программных модулей обеспечивает каждому пользователю полнофункциональный режим работы с многоуровневым разделением прав доступа.

Благодаря тому, что практически все территориальные подразделения подключены к единой корпоративной компьютерной сети и оборудованы внутренними сетями – удалось все базы данных ПО системы "Дело" разместить на едином сервере. Служба сопровождения системы "Дело", состоящая, в основном, из специалистов управления "ТатАСУнефть", обеспечивает администрирование оборудования и базового ПО, а также ведение справочников и прав доступа пользователей.

На текущее время удалось обеспечить повсеместное выполнение пользователями базового набора функций системы, соответствующего выполняемым делопроизводственным операциям:

• для "главных"делопроизводителей – это:
• регистрация входящих и исходящих документов с их сканированием,
• внесение резолюций в документы и рассылка их по исполнителям,
• контроль исполнения резолюций;
• формирование реестров отправки документов;
• списание документов в дело после их исполнения;
• поиск ранее зарегистрированных документов по всем картотекам;
• формирование отчетных форм о состоянии документооборота;
• для остальных пользователей – это:
• работа "в кабинете" - чтение документов, внесение отчета об исполнении резолюции,
• поиск документа в собственной картотеке;

Это позволило:

• обеспечить единый порядок ведения делопроизводства во всех подразделениях компании;
• упорядочить учет и движение документов;
• сформировать архив электронных образов документов компании;
• обеспечить мгновенную контролируемую рассылку документов до любого территориального подразделения и до любого исполнителя;
• значительно сократить время доставки документов до непосредственных исполнителей;
• построить систему централизованного контроля исполнения директив руководства компании;
• обеспечить условия для перехода на внутренний безбумажный документооборот, в т.ч. с применением ЭЦП, криптозащиты и пр.;

Проблемы и решения

При реализации проекта обозначился комплекс технических и организационных проблем, а также выявилось влияние на ход проекта т.н. "человеческого фактора".

В самом начале работ обнаружилось, что в территориальных подразделениях нет достаточного числа специалистов для администрирования и сопровождения оборудования и базового ПО серверной части системы "Дело". Каждое из подразделений должно было выделить сервер и специалистов для его эксплуатации и сопровождения ОС и СУБД для системы "Дело". Проблема была решена следующим образом: все БД системы "Дело" разместили на едином сервере, под управлением единой ОС и СУБД, которые сопровождаются минимальным числом специалистов управления "ТатАСУнефть". Текущие проблемы администрирования серверного ПО "Дело" решаются общими усилиями системных администраторов заказчика, специалистов "ИнфоИнжиниринг" и службы сопровождения компании ЭОС.

Технические проблемы, связанные с унификацией используемого оборудования и прикладного ПО удалось частично решить за счет централизованного оснащения всех канцелярий однотипной оргтехникой и компьютерами. Проблемы эффективного администрирования, путем обеспечения удаленного доступа к клиентским местам тоже постепенно решены. В перспективе освоение новых функций системы "Дело" и связанное с этим дооснащение рабочих мест.

Наиболее сложными при решении оказались организационные проблемы, связанные с повсеместной недоукомплектованностью служб ДОУ и недостаточным уровнем подготовки их сотрудников. По ходу проведения работ эти вопросы ставились перед руководством подразделений, их решение чаще всего затягивается – в компании "Татнефть" полным ходом идет "оптимизация численности работников". Кроме того, "оптимизация" коснулась и структуры компании, идет активная перестройка подразделений, сотрудники перемещаются с места на место. Справиться с этим невозможно, приходится с этим мириться, постоянно занимаясь актуализацией справочников. Для решения проблем обучения организованы и постоянно действуют курсы обучения навыкам работы с автоматизированной системой "Дело" и ведению "правильного" делопроизводства.

Пресловутый "человеческий фактор" дал себя знать и в данном проекте. Люди годами привыкшие к ненапрягающей их работе с документами столкнулись с целым комплексом дополнительных обязанностей связанных не столько с освоением новой системы, сколько с необходимостью выполнять полный перечень функций, который ранее ими просто игнорировался под разными предлогами. Естественно, что наметилось некоторое сопротивление со стороны пользователей, и эта проблема сильно тормозила внедрение и опытную эксплуатацию системы "Дело" на местах. Лишь усилия команды внедрения, мобилизовавшая "административные ресурсы", а также настойчивость и доброжелательность внедренцев начали давать свои плоды. Подготовлен комплекс нормативных и директивных документов, утвержденный высшим руководством компании "Татнефть", с вводом в действие которых будут перекрыты все каналы пересылки официальных внутренних документов компании кроме системы "Дело" (факсы, курьеры, телеграммы, телетайпограммы, электронная почта и пр.), что попутно решает, в какой-то мере, задачу информационной безопасности и способствует защите корпоративной информации. Централизованный контроль исполнения резолюций, приказов, решений и других директив руководства компании, организованный с применением системы "Дело" заставляет пользователей всех уровней внимательно относиться к выполнению своих функций в системе "Дело", и, в целом, способствует повышению исполнительской дисциплины, что, естественно, приветствуется руководством компании.

В целом, проблемы своевременно решаются, и еще не одна из них не приводила к приостановке процесса внедрения, и мы, в обозримом будущем, не видим неразрешимых фатальных проблем. Этому во многом способствует качество и функциональность ПО системы "Дело", техническая и методологическая поддержка со стороны разработчика – компании ЭОС. Не в меньшей мере решению проблем способствует опыт и навыки специалистов "ИнфоИнжиниринг", а также тот уровень взаимопонимания, доверия и взаимопомощи, сложившийся в команде внедрения – специалистов управления "ТатАСУнефть", компании ЭОС и фирмы "ИнфоИнжиниринг".

Перспективы развития САДД "Дело" в холдинге "Татнефть"

С охватом системой "Дело" всех основных территориальных подразделений компании "Татнефть" приближается к завершению фаза расширения системы, создания единого поля документооборота компании. Основной задачей следующего этапа работ станет расширение функционала системы "Дело", полномасштабной использование ее дополнительных опций – потоковое сканирование с распознаванием текстов и антивирусной защитой, использование ЭЦП, криптозащиты, использование модуля "Архив", использование систем защищенного доступа к системе, в т.ч. удаленного web-доступа, и пр. В частности, для ведущих менеджеров холдинга привлекательной оказалась возможность удаленного защищенного доступа к своим документам. Предстоит решать задачу интеграции с ERP-системой. Эти задачи уже ставятся руководством холдинга, многие из них продиктованы велением времени, часть задач еще предстоит осмыслить и оценить.

Система "Дело" уже показала свою приспособленность к решению текущих проблем создания и функционирования автоматизированного делопроизводства и документооборота. Мы не сомневаемся в том, что и перспективные задачи, которые ставятся заказчиками и временем компанией ЭОС будут решены успешно и уже решаются. Выходящая в конце этого года версия ПО "Дело" позволит решить практически все основные перспективные задачи, стоящие перед системой "Дело" холдинга "Татнефть".

Дело за нами, внедренцами и интеграторами!