Главная Контактная информация Карта сайта

Тел./факс: +7 (499) 237-2271
Английская версия
 


О проблемах создания системы электронного документооборота

 Горностаев Владимир Павлович,
к.т.н., советник директора Некоммерческого партнерства "Национальный депозитарный центр", заместитель руководителя Рабочей группы по разработке стандартов и протоколов взаимодействия систем автоматизации ДОУ

Автоматизация документационного обеспечения управления. Системы автоматизации в области документационного обеспечения управления (ДОУ) первоначально создавались для обеспечения учета управленческих документов, осуществления контроля исполнения и оперативного поиска документов по заданным критериям. В таких системах основным объектом хранения информации является регистрационная контрольная форма (РКФ), содержащая сведения о реквизитах документа, вынесенных резолюциях, предоставленных отчетах, а также сведения необходимые для контроля исполнения документов и резолюций к ним (в некоторых системах вместо РКФ используются названия: регистрационно-контрольная карточка, регистрационная карточка, контрольная карточка и т.п.).

До последнего времени системы автоматизации использовались в делопроизводственных службах, как внутреннее средство автоматизации - автоматизировался процесс хранения сведений о документообороте, а работа осуществлялась с документами в бумажном виде. Сегодня на основе существующих систем осуществляются попытки создания систем электронного документооборота как на корпоративном, так и на межкорпоративном уровне взаимодействия. При реализации таких проектов и использовании существующих систем автоматизации возникают проблемы несовместимости как структуры данных, так и их состава.

Системы автоматизации документационного обеспечения управления в своем развитии проходят аналогичные этапы и имеют схожие закономерности, как и системы автоматизации в других предметных областях, а именно:

    • обязательное наличие организатора, определяющего правила работы систем автоматизации, структуру и формат данных для осуществления обмена и решения других вопросов, позволяющих реализовать процесс информационного взаимодействия;
    • создание стандартов и протоколов информационного взаимодействия;
    • осознание необходимости осуществления сквозной обработки данных.

Сегодня нет четко выраженного "лидера", способного взять на себя роль организатора создания "глобальной" системы электронного документооборота, обеспечивающей обмен электронными документами между организациями, независимо от их организационно-правовой формы (по аналогии с системой почтовой связи). По всей видимости, пока еще отсутствуют необходимые условия для решения этой задачи, хотя и имеется тенденция движения особенно в свете федеральной целевой программы "Электронная Россия". Решение этой важнейшей задачи зависит от совместных усилий государственных органов (Минсвязи, Росархив, ВНИИДАД), общественных организаций (Гильдия управляющих документацией), сообщества разработчиков систем автоматизации и их потребителей, а также заинтересованных коммерческих компаний.

Создание стандартов и протоколов взаимодействия систем автоматизации задача более простая и в ее решении присутствует, в основном, технический аспект. Ее успешно решает рабочая группа, созданная в соответствии с соглашением о создании стандартов и протоколов взаимодействия систем автоматизации документационного обеспечения управления, подписанного в августе 2002 года "Гильдией управляющих документацией", компанией "АйТи", Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), ГНПП "Гранит-Центр", компаниями "ИнтерТраст", НТЦ ИРМ, "Электронные офисные системы" и "Информационные бизнес системы". Соглашение открыто - к нему могут присоединиться другие организации, заинтересованные в разработке и поддержке стандартов и протоколов взаимодействия систем автоматизации документационного обеспечения управления. Результатом деятельности рабочей группы стало первое издание "Стандарта взаимодействия систем автоматизации документационного обеспечения управления" (www.gdm.ru).

Стандарт взаимодействия систем автоматизации ДОУ

Устанавливает формат, состав, содержание и правила описания зон электронного сообщения, которое представляет собой XML-документ (установленной стандартом структуры и с заданным составом элементов и их атрибутов). Электронное сообщение передается между СА ДОУ в виде файла.

Модель электронного сообщения.

"Заголовок" - служебная информация.

"Документ" - информация о передаваемом документе.

"Задание" - информация о выданных заданиях по документу.

"Дополнительные материалы" - информация о доп. материалах к документу.

"Уведомление" (подтверждение приема) - информация о доставке сообщения, об ошибках приема, о регистрации полученного документа и др.

"Расширение" - определение стандартного пути расширения стандарта.

В некоторых зонах сообщения могут передаваться файлы, обеспечивающие передачу документов в неструктурированном виде. Для передачи файлов в сообщении определен специальный элемент, единый для всех зон.

Проблемы и перспективы развития систем автоматизации ДОУ

Рассмотрим типовую систему электронного документооборота (рис. 1).

Рис. 1. Типовая система электронного документооборота

Основной компонент инфраструктуры открытых ключей - корпоративный удостоверяющий центр является ядром системы электронного документооборота, основные функции которого состоят в обеспечении регистрации конечных пользователей, формировании сертификатов открытых ключей пользователей, а также хранении базы всех изготовленных сертификатов и списков отозванных сертификатов в течение установленного срока.

Подсистема электронного документооборота обеспечивает обмен электронными документами между конечными пользователями и организатором подсистемы в соответствии с функциональным договором оказания услуг, а также правилами электронного документооборота. В практике встречаются случаи, когда эти подсистемы используются для передачи управленческих документов, которые регистрировались в системе автоматизации ДОУ, т. е. система электронного документооборота используется как средство доставки управленческих документов, при этом выполняются операции по переводу управленческого документа в формат, использующийся в системе электронного документооборота. Такое применение не позволяет осуществлять сквозную обработку данных.

Архитектура системы электронного документооборота и Правила электронного документооборота позволяют объединить системы автоматизации ДОУ и использовать их в качестве своей подсистемы, которая обеспечит использование электронных документов, как юридически значимых, а также автоматизировать процессы, связанные с использованием традиционного бумажного документооборота и перейти на безбумажные технологии, обеспечивающие информационное взаимодействие организаций. На рис. 2 представлен вариант организации взаимодействия систем автоматизации ДОУ, как подсистемы электронного документооборота.

Рис. 2. Вариант организации взаимодействия систем автоматизации ДОУ, как подсистемы электронного документооборота.

Для организации взаимодействия с использованием безбумажных технологий на базе существующих систем автоматизации ДОУ, необходим стандарт их взаимодействия, заключение Договора об электронном документообороте и способность систем автоматизации ДОУ работать с использованием технологии инфраструктуры открытых ключей. Эта задача будет решаться в ближайшей перспективе.

В качестве примера реально работающей системы электронного документооборота с использованием технологии инфраструктуры открытых ключей можно привести систему ММВБ, которая имеет семь подсистем электронного документооборота (http://www.micex.ru/sed/). Обсуждается вопрос о создании подсистемы электронного документооборота с использованием систем автоматизации ДОУ.

При использовании системы автоматизации ДОУ для сопровождения бумажного документооборота вопрос о разграничении прав и полномочий по вводу и редактирования данных в РКФ не так актуален, поскольку всю работу осуществляет работник службы ДОУ. При переходе на безбумажную технологию вопрос разграничения прав и полномочий приобретает первостепенное значение, поэтому система автоматизации ДОУ должна иметь "настроечные" механизмы, которые обеспечивают реализацию установленных полномочий и прав по доступу к данным.

В заключение необходимо отметить еще один важный аспект - системы автоматизации ДОУ являются входной и выходной точкой любой организации, и соответственно, призваны стать одним из элементов межкорпоративной информационной системы.



Члены
Гильдии Управляющих Документацией

     

Дистанционное обучение по образовательным программам
курсов повышения квалификации
  Лицензия № 039458   Государственная аккредитация № 0210

Наши слушатели

Курсы повышения квалификации руководителей, специалистов в сфере ДОУ и электронного документооборота, секретарей-референтов 
на 2019год.
Современные технологии в работе службы ДОУ
Современные технологии в работе секретаря-референта, помощника руководителя23-28 сентября 2019
21-26 октября 2019
18-23 ноября 2019
Современные технологии в работе с электронными документами


Полный перечень законодательных актов на CD
Законодательные, иные нормативные правовые акты, методические документы в сфере информации и документации до 2019 года.
Заказать