Главная Контактная информация Карта сайта

Тел./факс: +7 (499) 237-2271
Английская версия
 


Общие проблемы внедрения систем электронного документооборота в отечественном бизнесе

 

Храмцовская Наталья Александровна,
начальник отдела обработки и архивного хранения документов "АПР-БАНК" ОАО, член Гильдии Управляющих Документацией и ARMA International

При внедрении систем электронного документооборота (СЭД) возникает большое количество проблем. Это и не удивительно - мы живем в эпоху революционных изменений в области делопроизводства и документооборота, когда новое соседствует со старым, новейшие технологии внедряются в условиях законодательства, ориентированного на бумажный документооборот. Все проблемы можно разделить на несколько основных групп.

    • Трудности, связанные с недостаточной поддержкой государством внедрения СЭД. Пока государство и суды не признают электронные документы, бизнес может использовать СЭД только для поддержки оперативной деятельности.
    • Большая группа проблем, возникающих из-за отсутствия нормативной базы для полноценного использования электронных документов,
    • На уровне отдельной организации, очень острой проблемой является налаживание взаимопонимания между службой информационных технологий (ИТ) с одной стороны, и службой ДОУ, юридическим отделом и деловыми подразделениями – с другой,
    • Проблемы подготовки и переподготовки персонала,
    • Серьезным препятствием для внедрения систем СЭД во многих коммерческих организациях является плохо налаженный "бумажный" документооборот.

Причины недостаточной поддержки внедрения СЭД государством

Причина слабой государственной поддержки новых технологий в делопроизводстве достаточно очевидна: нет объективной потребности в СЭД – пока ещё можно (да и дешевле!) управлять "по старинке". Главные мотивы внедрения СЭД - не экономические, а политические: "Быть не хуже других" (США, Западной Европы и т.д.), соответствовать требованиям для вступления в ВТО и т.п. Кроме того, СЭД в масштабах государства стоит огромных денег, причем особенно дорого обходятся квалифицированные специалисты, а отнюдь не техника и программное обеспечение. Слабость эта выражается в следующем:

    • не обеспечивается разработка полноценной законодательно-нормативной базы,
    • программа "Электронная Россия" разработана без привлечения специалистов ДОУ, имеющих практический опыт работы с электронными документами в коммерческих организациях. Разработчики этой программы не понимают, что государственная и экономическая деятельность ведётся на основе документов, а не на основе одной лишь информации, в них содержащейся. Из-за того, что юридическую силу имеют по-прежнему только бумажные документы, "Электронная Россия", при всех ее положительных чертах, остается на сегодняшний день программой частичной автоматизации бумажного государственного документооборота.
    • Государство до сих пор не создало систему удостоверяющих центров, что значительно сокращает возможности использования ЭЦП.

Конечно, есть и положительные тенденции. Стоит отметить активные усилия Банка России и МНС в использовании современных технологий и в постепенном переходе на электронный документооборот.

Отсутствие законодательной и нормативной базы для полноценного использования электронных документов в бизнесе

Даже простое перечисление наиболее больных вопросов занимает немало места:

    • Не установлен порядок признания юридической силы электронных документов государственными органами и судами,
    • Отсутствует официально признаваемая методика (стандарт) работы с электронными документами, обеспечивающая признание их юридической силы.
    • Отсутствует методики экспертизы ценности электронных документов, передачи их на архивное хранение, уничтожения электронных документов, работы с грифованными электронными документами,
    • Нет нормативных актов, разрешающих переводить неоперативные документы, до истечения срока их хранения, на аналоговые и/или электронные носители, одновременно уничтожая бумажные оригиналы.
    • Отсутствует единая техническая политика в отношении СЭД, используемых в России. Национальные требования к СЭД заставили бы разработчиков программного обеспечения (в том числе и зарубежные компании), за их счет сделать программные продукты более подходящими для отечественного документооборота.
    • Законодательство РФ о защите персональных данных (ст.11 гл.2 Закона об информации) гораздо менее детальное и строгое – не говоря уже о его реальном соблюдении, - чем в ряде других стран (Евросоюз, Австралия, Канада), что чревато проблемами при ведении международного бизнеса.
    • ВТО, куда мы так стремимся, требует от своих членов убрать все препятствия для ведения международной торговли, в том числе и для электронной торговли.

Проблема взаимоотношений между службами ИТ и ДОУ

Прежде всего – это проблема статуса. ИТ-специалисты стоят на более высокой ступени социальной лестницы, имеют большую зарплату, пользуются большим влиянием на руководство. В коммерческих структурах денег на развитие современных технологий не жалеют, в то время как отделы ДОУ всего этого не имеют.

К сожалению, как правило, все вопросы, связанные с внедрением СЭД и их эксплуатацией, отданы на откуп службе ИТ. Беда в том, что сотрудники ИТ не знают основ документооборота, необходимых для внедрения и поддержания СЭД, таких как:

    • Понятие жизненного цикла документов,
    • Назначение сроков хранения документов, исходя из законодательных, нормативных и юридических требований,
    • Экспертиза ценности документов, отбор и регулярное и своевременное уничтожение документов с истекшими сроками хранения,
    • и многое другое!

Свои недостатки есть и у сотрудников ДОУ, и главный из них - незнание современных технологий.

Для успешного внедрения электронных систем, необходимо тесное сотрудничество специалистов ИТ, ДОУ и других заинтересованных сторон: деловых подразделений, юридической службы, службы внутреннего контроля. В перспективе, одним из разумных решений может быть переход службы ДОУ в подчинение ИТ, и создание единого подразделения, управляющего всеми информационными ресурсами в организации.

Проблема подготовки и регулярного повышения квалификации персонала

Внедрение электронных систем требует обучения всего персонала фирмы, причем не только методам работы в СЭД, но и основам делопроизводства. Имеющийся опыт показывает, что многие трудности внедрения и сопротивление персонала возникают там, где люди не получили соответствующей подготовки.

Ужесточение законодательства и нормативных требований к работе внутреннего контроля, в сфере противодействия отмыванию доходов и др., - также требует усиления деловых подразделений специалистами, умеющими грамотно работать с документами.

Подготовка специалистов ДОУ современного уровня, владеющих, кроме знания традиционного документооборота, основами информационных технологий, экономических и юридических знаний, знающих английский язык – задача ещё более трудная. ВУЗы пока таких специалистов не готовят, - приходится учить людей на рабочем месте. Но как только такой специалист подготовлен – он тут же уходит в другое подразделение, на более престижную и высокооплачиваемую работу.

Вопросы подготовки и переподготовки кадров усугубляются "информационным голодом", поскольку не покупаются и не переводятся международные стандарты и другие материалы, необходимые для организации работы на современном уровне.

Плохо налаженный "бумажный" документооборот - помеха внедрению СЭД

Опыт показывает, что любые попытки внедрения СЭД обречены, если предварительно не приведён в порядок "бумажный" документооборот.

Литература

Храмцовская Н.А. "Что такое "документ"?", Делопроизводство и документооборот на предприятии, №7, июль 2004 г.

Галяткина Н.А. "Состояние электронного документооборота в США: результаты опроса", Делопроизводство и документооборот на предприятии, №8, август 2004 г.

Храмцовская Н.А. "Международные стандарты делопроизводства и документооборота", Делопроизводство и документооборот на предприятии, №8, август 2004 г.
http://delo-press.ru/print_documents200401/standert.html

Храмцовская Н.А. "Национальные стандарты в области электронного документооборота", Делопроизводство и документооборот на предприятии, N9, сентябрь 2004 г.



Члены
Гильдии Управляющих Документацией

     

Дистанционное обучение по образовательным программам
курсов повышения квалификации
  Лицензия № 039458   Государственная аккредитация № 0210

Наши слушатели

Курсы повышения квалификации руководителей, специалистов в сфере ДОУ и электронного документооборота, секретарей-референтов 
на 2019год.
Современные технологии в работе службы ДОУ
Современные технологии в работе секретаря-референта, помощника руководителя23-28 сентября 2019
21-26 октября 2019
18-23 ноября 2019
Современные технологии в работе с электронными документами


Полный перечень законодательных актов на CD
Законодательные, иные нормативные правовые акты, методические документы в сфере информации и документации до 2019 года.
Заказать