Главная Контактная информация Карта сайта

Тел./факс: +7 (499) 237-2271
Английская версия
 


Внеофисное хранение документов: опыт аутсорсинга хранения документов в делопроизводстве

 

Храмцовская Наталья Александровна,
начальник отдела обработки и архивного хранения документов "АПР-БАНК" ОАО, член Гильдии Управляющих Документацией и ARMA International

Аутсорсинг как метод работы становится всё более и более популярным в сфере бизнеса. Считается, что с его помощью можно решить целый ряд задач:

    • Снизить накладные расходы на ведение бизнеса, сосредоточиться исключительно на деятельности, приносящей прибыль;
    • Повысить эффективность и качество исполнения вспомогательных работ, за счёт перевода на аутсорсинг "обслуживающих" подразделений (выполняющих такие деловые функции, как управление информацией, делопроизводство, питание, уборка помещений и т.д.).
    • Быстрее "раскрутить" новый бизнес, не тратя времени на создание собственных вспомогательных служб.

Наиболее распространённый и, возможно, самый интересный для большинства компаний вариант аутсорсинга в делопроизводстве – это передача сторонней организации функции хранения документов. Центры хранения документов предоставляют широкий спектр услуг, связанных с хранящимися в их помещениях делами, вплоть до уничтожения документов с истекшими сроками хранения, с предоставлением заказчику только документов об уничтожении.

Оценка экономической эффективности, выбор поставщика.

Главная и самая объективная оценка аутсорсинга – это определение его экономической эффективности для организации, и специалисты ДОУ должны уметь такой расчёт делать (тем более, что методика расчёта достаточно проста).

Стоимость аренды офисной площади часто является главным фактором, определяющим экономическую эффективность аутсорсинга.

Какая-либо выгода от внеофисного хранения возможна только при хорошо налаженной системе делопроизводства в самой организации, и при правильном взаимодействии службы ДОУ с поставщиком.

Выбор поставщика – дело серьезное. Прежде всего, нужно выяснить, насколько ответственно поставщик относится к вопросам безопасности. Безопасность любой фирмы зависит от нескольких составляющих, но особое внимание необходимо обратить на систему противопожарной безопасности. Для оценки поставщика можно использовать рекомендации Международной ассоциации поставщиков услуг внеофисного хранения PRISM.

Еще до заключения договора следует уточнить, какие действия поставщик предпринимает при утрате документов. К примеру, типичные действия американских поставщиков в случае пожара следующие: уничтожаются все поврежденные огнем или водой документы (вне зависимости от степени повреждения), выплачивается компенсация по 2 доллара за короб, а контракты составляются таким образом, что никакой другой компенсации за причиненный ущерб получить невозможно.

Также при заключении договора необходимо обратить внимание на следующие пункты:

    • условия досрочного прекращения контракта,
    • наличие "выкупных" платежей,
    • ответственность поставщика при утрате документов, страхование документов.
    • компенсация клиентом расходов поставщика, последовавших вследствие судебного иска третьей стороны.

Когда аутсорсинг выгоден?

Аутсорсинг выгоден, если:

    • Нет места для хранения документов, а стоимость аренды дополнительной площади высока,
    • Имеется большое количество документов временного срока хранения, не требующихся для оперативной работы,
    • Большое количество сотрудников заняты исключительно обслуживанием "бумажного" архива,
    • Налажена работа службы ДОУ, включая экспертизу ценности документов и создание и поддержание электронного архива.

Бывают обстоятельства, когда от аутсорсинга лучше отказаться:

    • Отсутствие надежных поставщиков
    • Потенциальная монополия со стороны возможного поставщика
    • Снижение оперативности ниже требуемого уровня
    • Увеличение затрат - решить проблему своими силами дешевле

Прежде чем использовать аутсорсинг, нужно тщательно взвесить аргументы "за" и "против", оценить риски, подсчитать экономическую выгоду. Внеофисное хранение документов следует постоянно иметь в виду, как одну из возможностей повышения экономической эффективности коммерческих организаций.



Члены
Гильдии Управляющих Документацией

     

Дистанционное обучение по образовательным программам
курсов повышения квалификации
  Лицензия № 039458   Государственная аккредитация № 0210

Наши слушатели

Курсы повышения квалификации руководителей, специалистов в сфере ДОУ и электронного документооборота, секретарей-референтов 
на 2019год.
Современные технологии в работе службы ДОУ
Современные технологии в работе секретаря-референта, помощника руководителя23-28 сентября 2019
21-26 октября 2019
18-23 ноября 2019
Современные технологии в работе с электронными документами


Полный перечень законодательных актов на CD
Законодательные, иные нормативные правовые акты, методические документы в сфере информации и документации до 2019 года.
Заказать