Главная Контактная информация Карта сайта

Тел./факс: +7 (499) 237-2271
Английская версия
 


Особенности развертывания систем управления документами на промышленных предприятиях

 Карабутов Валерий Борисович, заместитель генерального директора компании ЛАНИТ

LanDocs: тиражируемый продукт и основа построения корпоративной информационной системы

Назначение LanDocs

Линия программных продуктов LanDocs разработки компании "ЛАНИТ" предназначена для построения автоматизированных систем документационного обеспечения управления на предприятиях различного масштаба и специализации. С использованием программной продукции LanDocs может быть реализован целый спектр разнообразных проектных решений:

    • система автоматизации делопроизводства и документооборота, основанная на отечественных стандартах и нормах, практике организации учета документов и контроля исполнения поручений в организациях различных типов и предоставляющая разные уровни функциональности для различных категорий сотрудников;
    • корпоративное хранилище (архив) электронных документов, обеспечивающий надежную защиту документов от несанкционированного доступа, возможность поиска по текстам документов с учетом языковой морфологии, протоколирование и аудит действий пользователей, связанных с доступом к документам;
    • система автоматизации деятельности ведомственных архивов и архивных подразделений организаций, функционирующая в соответствии с требованиями Государственной архивной службы Российской Федерации, обеспечивающая подготовку специализированной отчетности ведомственных архивов и предоставляющая возможность реализации специальных технологий массового (пакетного) ввода документов на бумажной основе в электронный архив;
    • система автоматизированной поддержки деловых процессов организации, реализующая возможность проектирования и управления исполнением предопределенных маршрутных (workflow) схем обработки документов.
    • система подготовки внешних и внутрикорпоративных публикаций, позволяющая оперативно, но с соблюдением всех принятых в организации или учреждении формальностей, подготовить и опубликовать документы в интрасети или сети Интернет.

Информационная безопасность перечисленных проектных решений обеспечивается специализированной подсистемой безопасности, реализующей механизмы электронной цифровой подписи (в том числе - сертифицированных ФАПСИ) для подтверждения авторства и целостности документов, шифрования данных для их защиты от несанкционированного доступа, а также выполняющей функции Центра сертификации ключей (поддерживает сертификаты формата X.509) и осуществляющей протоколирование действий пользователей в специальном журнале безопасности.

Ключевые характеристики программной линии LanDocs

ПОЛНОЦЕННАЯ ПОДДЕРЖКА ЗАДАЧ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА. Функциональность продуктовой линии LanDocs обеспечивает возможность комплексной поддержки деловых процессов в государственных и коммерческих организациях. Продуктовая линия LanDocs включает решения для нескольких категорий персонала организаций, характеризующихся различной степенью вовлеченности в делопроизводственные процессы (для руководителей, для делопроизводственного персонала, для исполнителей) и обеспечивает автоматизированную поддержку полного жизненного цикла документов (предоставляя специализированные решения как для автоматизации оперативного делопроизводства, так и для архивных служб организаций).

СООТВЕТСТВИЕ НОРМАМ ОТЕЧЕСТВЕННОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА. Продуктовая линия LanDocs базируется на отечественных стандартах и нормах делопроизводства, сложившейся практике организации учета и контроля исполнения документов. Специализированное решение для автоматизации ведомственных архивов и архивных служб организаций функционирует в соответствии с требованиями Государственной архивной службы РФ.

ГИБКОСТЬ И АДАПТИВНОСТЬ. Реализация основных функций (регистрации всех видов документов, рассылки исполнителям, контроля движения и делопроизводственного состояния документов, заданий и поручений, поиска, подготовки отчетов, работы с комплектами документов) позволяет гибко настраивать их на специфику конкретной организации, решать задачи автоматизации делопроизводства и проектирования автоматизированных технологий работы с документами в широком диапазоне вариантов решений. Реализация механизма гибкой регистрационной карточки обеспечивает возможность проектирования специальных систем учета для документов различных видов.

ПЕРСПЕКТИВНАЯ АРХИТЕКТУРА. Система реализована в рамках двух архитектурных решений: в двухзвенной архитектуре "клиент-сервер" на базе промышленных СУБД фирм Oracle и Microsoft, а также в трехзвенной архитектуре со специализированным WEB-сервером приложений, обеспечивающим возможность удаленного доступа к информации системы через сеть Internet, используя в качестве платформенно-независимого клиента Microsoft Internet Explorer.

ИНТЕГРАЦИЯ С СИСТЕМАМИ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЫ. Интеграция с системами электронной почты позволяет органично включить в делопроизводственный контур не только делопроизводственный персонал, но и другие категории персонала организации - исполнителей, руководителей и т.д., предоставляя им возможность выполнения делопроизводственных операций в привычной среде MS Outlook (MS Exchange Client) или Lotus Notes. Использование встроенного в клиента электронной почты программного обеспечения LanDocs, обладающего ограниченной функциональностью, позволяет не нагружать перечисленные выше категории персонала лишними функциями и значительно снижает суммарную стоимость проекта внедрения системы автоматизации делопроизводства.

ИНТЕГРИРУЕМОСТЬ И ОТКРЫТОСТЬ. Система реализует документированный интерфейс прикладного программирования (API), который обеспечивает возможность встраивания сервисов управления документами во внешние Windows-приложения, а также поддержку ряда стандартов, что позволило интегрировать LanDocs с рядом внешних программных систем и специализированным оборудованием - системами электронной почты, системой Fine Reader (для распознавания текстов сканированных документов), системами управления проектами MS Project и Open Plan, сканерным оборудованием (интерфейс TWAIN).

ПОДСИСТЕМА БЕЗОПАСНОСТИ, ПОДДЕРЖИВАЮЩАЯ ИНФРАСТРУКТУРУ ОТКРЫТЫХ КЛЮЧЕЙ. Подсистема обеспечивает использование электронной цифровой подписи для подтверждения авторства действий пользователей в системе и целостности данных; осуществляет шифрование конфиденциальных документов; реализует выпуск, хранение и отзыв сертификатов пользователей в соответствии со стандартом X.509. Использование данной подсистемы дает возможность внедрения автоматизированных систем безбумажного делопроизводства и документооборота.

ПОДСИСТЕМА СКАНИРОВАНИЯ И РАБОТЫ С ИЗОБРАЖЕНИЯМИ. Наличие собственной подсистемы сканирования позволяет организовать интегрированный ввод и регистрацию в системе бумажных документов наиболее эффективным способом, без использования программного обеспечения третьих фирм.

ПОДДЕРЖКА XML. Наличие специализированного XML-шлюза (подсистема LanDocs: XML-ПОДСИСТЕМА ОБМЕНА) позволяет строить территориально-распределенные системы документооборота, объединяющие в единое информационное пространство множество локальных систем электронного документооборота, построенных как на базе программного обеспечения LanDocs, так и на других программных платформах.

ПОДДЕРЖКА ФУНКЦИЙ УПРАВЛЕНИЯ КОРПОРАТИВНЫМ КОНТЕНТОМ И СЛУЖБЫ ВНУТРЕННИХ ПУБЛИКАЦИЙ. Система обеспечивает формирование защищенного внутрикорпоративного информационного документного ресурса с доступом как из локальной сети предприятия, так и удаленного. Единый виртуальный каталог хранения опубликованных документов и единый web-интерфейс доступа к ним позволяют всем сотрудникам оперативно воспользоваться необходимой им актуальной корпоративной информацией.

Основные компоненты продуктовой линии LanDocs

Линия программных продуктов LanDocs реализована по модульному принципу, что обеспечивает возможность постепенного наращивания функциональности систем, построенных на ее основе. Включает следующие компоненты:

    • LanDocs: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО. Базовая подсистема, реализующая основные функции системы автоматизации делопроизводства и ведения архива электронных документов:
    • регистрация документов. Реализована возможность настройки реквизитного состава регистрационной карточки на специфику учета различных видов документов. Поддерживается возможность создания и хранения неограниченного числа версий текстов (файлов) документов. Создание и модификация текстов документов осуществляется путем интегрированного вызова соответствующего офисного приложения. Встроены средства сканирования бумажных документов и визуализации их электронных образов, а также распознавания сканированных текстов;
    • навигация и поиск документов, сохраняемых в корпоративном хранилище. Обеспечивается поиск документов как по реквизитам регистрационной карточки, так и по текстам документов с учетом языковой морфологии;
    • отслеживание делопроизводственных связей между документами, группировка документов в сложно-структурированные папки;
    • обмен документами и сообщениями, направление документов и заданий на исполнение;
    • согласование документов в электронном виде;
    • контроль исполнения документов и заданий (при этом система обеспечивает поддержку работы в режиме замещения исполнителя); формирование разнообразной отчетности по документообороту и контролю исполнения.

Реализована в архитектуре "клиент-сервер" на базе промышленной СУБД и функционирует в вычислительной сети персональных компьютеров с ОС Windows 95/98/NT/2000. Поставляется для работы с СУБД Oracle или MS SQL Server. Снабжена документированным интерфейсом прикладного программирования (API), для встраивания сервисов управления документами LanDocs в Windows-приложения сторонних разработчиков.

    • LanDocs: СЕРВЕР ДОКУМЕНТОВ. Серверное программное обеспечение для централизованного управления хранением текстов документов (файлов) в корпоративном электронном архиве. Взаимодействует с подсистемой LanDocs: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО и осуществляет поддержку операций полнотекстового поиска, чтения, записи, удаления файлов документов на специализированном сервере под управлением ОС Windows NT 4.0/2000; ведет централизованное протоколирование действий пользователей, связанных с доступом к текстам документов.
    • LanDocs: ИНТЕРНЕТ ДОСТУП. Специализированный WEB-сервер, обеспечивающий доступ к данным системы автоматизации делопроизводства и корпоративному архиву электронных документов через сеть Internet. В качестве платформенно-независимого клиента использует стандартный Internet Browser (например, Internet Explorer).
    • LanDocs: ПОЧТОВЫЙ КЛИЕНТ. Клиентское программное обеспечение, работающее в среде клиента системы электронной почты MS Exchange (MS Outlook) или Lotus Notes и позволяющее пользователю: получать задания и документы из контура регламентного делопроизводства; перенаправлять задания и документы и осуществлять контроль их исполнения; производить согласование документов; готовить и направлять ответные документы и отчитываться об исполнении заданий; при использовании ПО LanDocs: ПОДСИСТЕМА БЕЗОПАСНОСТИ - подписывать документы электронной цифровой подписью, а также производить проверку подписей документов.
    • LanDocs: ПОЧТОВЫЙ СЕРВЕР. Специализированное серверное программное обеспечение, включающее пользователей LanDocs: ПОЧТОВЫЙ КЛИЕНТ в контур регламентного делопроизводства через систему через электронной почты.
    • LanDocs: ПОДСИСТЕМА БЕЗОПАСНОСТИ. Включает серверную и клиентскую компоненты, позволяющие использовать при работе функциональных подсистем сервисов электронной цифровой подписи и шифрования данных. Позволяет использовать в своем составе криптографические средства (СКЗИ) различных производителей. В настоящий момент поставляется: с криптопровайдерами КриптоПро_CSP компании КриптоПро и Верба, имеющими сертификат ФАПСИ России; с криптобиблиотекой КриптоБанк компании ЛанКрипто; на основе Microsoft Base Cryptographic Provider, поставляемого в составе операционных систем Windows.
    • LanDocs: АРХИВ. Представляет собой специализированное решение для автоматизации ведомственных архивов и архивных подразделений организаций. Включает три компоненты: базовый модуль автоматизации деятельности архива, программу пакетного (массового) сканирования и распознавания документов, а также специализированное приложение для массовой регистрации сканированных документов.
    • LanDocs: МАРШРУТИЗАЦИЯ. Программное средство, расширяющее возможности LanDocs: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО по управлению процессами обработки документов. Моделирование процессов движения документа производится наглядным образом - посредством построения графических маршрутных карт, определяющих маршрут движения документа и условия перехода от одного этапа обработки к другому. После создания маршрута инициируется процесс движения документа и подсистема осуществляет управление ходом передачи документа с этапа на этап. Функции анализа позволяют получать статистические данные по фактическим параметрам процессов.
    • LanDocs: XML-ПОДСИСТЕМА ОБМЕНА. Подсистема, позволяющая организовать обмен документами и синхронизацию справочников между двумя локальными системами LanDocs или системой LanDocs и внешней программной системой. Обмен данными осуществляется в формате XML. Центральным компонентом подсистемы является ядро, которое обеспечивает хранение передаваемых пакетов и дополнительной информации, необходимой для поддержки логики гарантированной управляемой доставки. Администраторская консоль подсистемы позволяет осуществлять мониторинг очередей пакетов, управлять состоянием как отдельных пакетов, так и их групп, настраивать информацию об абонентах XML-шлюза. Шлюз предоставляет документированный интерфейс прикладного программирования (API), который обеспечивает возможность его настройки на внешние источники и приемники XML-пакетов.
    • LanDocs: УПРАВЛЕНИЕ КОНТЕНТОМ. Встроенные средства управления публикацией документов на внешнем или внутрикорпоративном сайтах обеспечивают реализацию корпоративных регламентов распространения актуальной информации.

Технология внедрения ПО LanDocs

Наша стратегия по достижению целей проектов внедрения автоматизированных систем документационного обеспечения управления базируется на построении эффективной системы управления проектом, которая должна обеспечивать:

    • максимальное соответствие достигаемых результатов стратегическим целям проекта;
    • повышение точности планирования проекта;
    • максимальный контроль со стороны руководства проекта, обеспечивающий возможность выявления и устранения негативных тенденций в реализации проекта на самых ранних стадиях;
    • минимизацию рисков проекта.

Внедрение проекта осуществляется совместной командой проекта, в которую включаются:

    • от ЛАНИТ - руководитель проекта, персонал группы внедрения, работающий на территории Заказчика, и персонал группы обеспечения, решающий вопросы координации технической поддержки и ведения документации проекта;
    • от Заказчика - ответственный представитель Заказчика, имеющий зафиксированное в приказе по организации право оперативно решать все вопросы, связанные с реализацией проекта, и рабочая группа Заказчика, в которую включаются, как правило, следующие категории персонала - специалисты по сопровождению прикладного ПО, поддержке ОС, СУБД, электронной почты и т.д., специалисты по информационной безопасности, необходимый в проекте персонал функциональных подразделений.

При внедрении мы используем типовую методику, которая модифицируется с учетом специфики конкретного проекта - его масштаба, типа внедряемой системы, степени участия персонала ЛАНИТ в работах по внедрению и т.д. Типовая схема включает следующие этапы - подготовительный, обследование состояния документационного управления, внедрение пилотного проекта (на ограниченном числе рабочих мест), опытная эксплуатация в пилотной зоне, уточнение регламентов функционирования системы по результатам опытной эксплуатации, полномасштабное внедрение и переход к промышленной эксплуатации системы, гарантийное и послегарантийное сопровождение.

Большая роль при внедрении систем уделяется документированию проекта. Как правило, по результатам этапа обследования разрабатываются документы "Отчет об обследовании", "Цели, ограничения и риски проекта", "Техническое задание на внедрение системы". При передаче в промышленную эксплуатацию заказчику, как правило, предоставляется проект документа "Инструкция по автоматизированному делопроизводству", а в рамках проектов внедрения безбумажных технологий - дополнительно могут быть разработаны "Положение об электронном документе" и "Положение об электронной цифровой подписи".

Опыт внедрения

С 1997 года компанией ЛАНИТ выполнен ряд разнообразных проектов внедрения систем автоматизации документационного обеспечения управления. Наиболее крупные из них:

    • внедрение комплексных систем автоматизации делопроизводства и корпоративных архивов электронных документов: ОАО "Саяногорский алюминиевый завод", ФГУП "Производственное объединение "Уральский оптико-механический завод" (УОМЗ), в ОАО "Красноярскэнерго", ОАО "Корпорация "Тактическое ракетное вооружение", ОАО "Волготанкер", Нововоронежская и Кольская атомные электрические станции, ОАО "Ульяновскэнерго", белорусские предприятия Мелавица и Проммединвест, банк "Уралсиб", агропромышленный холдинг "Разгуляй-Укррос", ГУП "АВПК "Сухой", ООО "Югтрансгаз", ФГУП ММПП "Салют", ОАО "Иркутскэнерго", ОАО "ЛУКОЙЛ-Нижегороднефтеоргсинтез", МДМ-банк, ОКБ "Сухой", межрегиональное территориальное управление Министерства имущественных отношений РФ по Приволжскому федеральному округу, Главное управление специальных технических мероприятий МВД РФ, Банк Москвы, Димитровградский автоагрегатный завод, Национальный банк Республики Казахстан, концерне "Росэнергоатом", Минатом России;
    • внедрение комплексной системы безбумажного делопроизводства в Народном (сберегательном) банке Казахстана;
    • внедрение технологии согласования договоров в электронном виде в ОАО "Ижорские заводы";
    • внедрение ведомственных архивных решений в Центральном Банке РФ (Банк России) и ГУП "РОСВООРУЖЕНИЕ";
    • внедрение подсистемы безопасности LanDocs в качестве инфраструктуры поддержки сертификатов открытых ключей в стандарте Х.509 во Внешторгбанке;
    • создание системы автоматизации полного цикла управления документами (включая патентную библиотеку и средства обмена с международными патентными системами) в Государственном патентном ведомстве Республики Узбекистан;
    • реализация в Национальном банке Республики Казахстан проекта, предусматривающего организацию связи между локальными системами автоматизации делопроизводства в центральном офисе банка в Алма-Ате и филиала банка в Астане на основе использования подсистемы LanDocs: XML-ПОДСИСТЕМА ОБМЕНА.

В настоящее время с использованием ПО LanDocs ведутся следующие проекты внедрения:

    • в ОАО "Нерль", в РАО "ЕЭС России", в ОАО "Пермэнерго" ведутся проекты внедрения систем автоматизации делопроизводства и корпоративных хранилищ электронных документов;
    • в ООО "Ямбурггаздобыча" (инвестор ОАО "Газпром") в рамках создания системы контроля поставок создается территориально распределенный архив и среда обмена электронными документами (объекты внедрения - Администрация ОАО "Газпром", ООО "Газкомплектимпэкс", ООО "Ямбурггаздобыча" (г. Н.Уренгой, пос. Заполярное), база "Ямбургснабкомплект");
    • в Национальном банке Республики Казахстан и Казахстанском институте минерального сырья начаты работы по внедрению ведомственных архивов.


Члены
Гильдии Управляющих Документацией

     

Дистанционное обучение по образовательным программам
курсов повышения квалификации
  Лицензия № 039458   Государственная аккредитация № 0210

Наши слушатели

Курсы повышения квалификации руководителей, специалистов в сфере ДОУ и электронного документооборота, секретарей-референтов 
на 2019год.
Современные технологии в работе службы ДОУ
Современные технологии в работе секретаря-референта, помощника руководителя23-28 сентября 2019
21-26 октября 2019
18-23 ноября 2019
Современные технологии в работе с электронными документами


Полный перечень законодательных актов на CD
Законодательные, иные нормативные правовые акты, методические документы в сфере информации и документации до 2019 года.
Заказать