• Главная
•     
• Мероприятия
•     
• Электронный документооборот в управлении бизнес-процессами
•     
• материалы к конференци
•     
• Развитие организационной и нормативной базы делопроизводства в России

Развитие организационной и нормативной базы делопроизводства в России

В настоящее время делопроизводство организации представляет собой отрасль деятельности, обеспечивающую документирование и организацию работы с официальными документами (ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения").

В практической деятельности основной задачей делопроизводства является документационное обеспечение управления организации.

Признание делопроизводства отраслью деятельности в организации, наряду с планированием, экономикой, финансами, кадрами, снабжением и др., существенно влияет и на решение его проблем в организационной, правовой, технической, кадровой, финансовой и др. сферах.

Организационная база

Существует несколько условий, которые позволяют оперативно и качественно составлять и обрабатывать документы.

Во-первых, для осуществления функции управления организацией и решения задач в организации самостоятельное структурное подразделение (служба делопроизводства и т. д.) или назначается освобожденный от других видов работ специальный служащий (инспектор по делопроизводству). Выбор варианта (подразделение или должностное лицо) зависит от множества факторов, в том числе от масштаба организации и места в системе управления, количества работников, объемов обрабатываемой информации и документации, территориального расположения и др.

Во-вторых, служба делопроизводства (инспектор по делопроизводству) должна по возможности быть самостоятельной и подчиняться непосредственно первому руководителю или одному из его заместителей.

Преимущество создания единой службы делопроизводства в:

• концентрации всех служб и делопроизводственных работников в едином месте под одним руководством;
• обеспечении решения вопросов: кадровых, хозяйственных, технических и т. д.;
• обеспечении рационализации делопроизводства;
• создании своей нормативной базы;
• обучении персонала.

В-третьих, как правило, в организациях численность персонала в службе делопроизводства определяется эмпирически в зависимости от многих субъективных и объективных факторов.

Нормативная база делопроизводства

Анализируя законодательную базу работы с документами в Российской Федерации, необходимо сделать принципиальное замечание, что постсоветская Россия не отменила прежних нормативных документов в сфере делопроизводства, обеспечив тем самым историческую преемственность и сохранив базис для дальнейшего нормотворчества.

Нормативную базу делопроизводства условно можно разделить на две части:

1. нормативная база, обеспечивающая технологический процесс делопроизводства;

2. нормативная база, обеспечивающая организацию труда работников делопроизводства.

Первая часть нормативной базы условно делится на несколько групп.

Первая группа - федеральные нормативные акты не прямого действия, в той или иной степени затрагивающие вопросы организации и технологии документирования управленческой деятельности и организации работы с документами. Среди них можно назвать Гражданский кодекс, Кодекс об административных правонарушениях, Трудовой кодекс. Для документоведения и делопроизводства очень важен раздел Федерального закона "Об информации, информатизации и защите информации", устанавливающий правовой режим документирования информации. По Закону, документирование информации является обязательным условием включения ее в информационные ресурсы. Закон устанавливает порядок документирования информации и называет органы государственной власти, которые обязаны этот порядок обеспечить. Согласно Закону, данная задача возлагается на органы государственной власти, ответственные за: организацию делопроизводства, стандартизацию документов, безопасность Российской Федерации.

Вторая группа нормативных актов - ведомственные правовые акты по делопроизводству, имеющие межведомственный характер. К ним относятся: Государственная система документационного обеспечения управления (М., 1991); Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (М., 2001); государственные стандарты на документацию (ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов"); общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации; правила оформления нормативных актов Банка России (указаний, положений, инструкций), установленные приказом Центрального банка РФ от 15 сентября 1997 г. № 02-395 "О Положении Банка России "О порядке подготовки и вступления в силу нормативных актов Банка России", а также ряд нормативных актов Минтруда России, Госкомстата России, Росархива и др.

Третья группа нормативных актов - это различные типовые и примерные инструкции по делопроизводству администраций субъектов Российской Федерации и инструкции конкретных организаций.

Общая тенденция усиления правового обеспечения жизнедеятельности российского государства требует решения вопроса о ликвидации законодательной лакуны в сфере регулирования управления документацией. Необходима разработка федерального закона "О документационном обеспечении управленческой деятельности".

Предложения о разработке закона "О документационном обеспечении управленческой деятельности" вызваны тем обстоятельством, что в современном управлении и его информационном обеспечении продолжается рост объемов документации, существуют неоправданные параллельные "бумажные" и "электронные" системы документирования и документооборота, наблюдается многообразие программных, технологических и технических несовместимых между собой средств, отсутствует действенная система контроля движения и исполнения документов.

ВНИИДАД совместно с рядом ведомств подготовил проект закона "О документационном обеспечении управленческой деятельности".