• Главная
•     
• Мероприятия
•     
• Электронный документооборот в управлении бизнес-процессами
•     
• материалы к конференци
•     
• "Электронный документ как универсальный контейнер бизнес-информации. Принципы организации, технология обработки и хранения"

Электронный документ как универсальный контейнер бизнес-информации.
Принципы организации, технология обработки и хранения

Задачи деятельности предприятий, учреждений и организаций, которые эффективно решаются хранением и обработкой информации в форме электронных документов, весьма разнообразны. К ним относятся: построение электронных архивов организационно-распорядительной, конструкторско-технологической, нормативно-справочной и прочей документации; организация информационного обмена между подразделениями и предприятиями (организациями); обеспечение взаимодействия должностных лиц; управление работами, событиями и заданиями, а также многие иные. При решении таких задач важно не только четко определить роль и принципы организации электронного документа, но и интегрировать этот информационный объект, функции его обработки и хранения в информационное пространство предприятия, а также связать электронный документ с иными автоматизированными системами. Для этого в корпоративной IT-инфраструктуре необходимо иметь особый базовый компонент, обеспечивающий, с одной стороны, выполнение специализированных функций (сервисов) хранения и обработки информации, организованной в форме электронных документов, и, с другой стороны, снабжающий такими сервисами "вышестоящие" функциональные системы. Таким базовым компонентом является "Депо электронных документов".

"Депо электронных документов" ("Lynx-ISIDA Electronic Document Depot") – это технология и семейство программных продуктов, в основе которых лежит идея электронного документа как универсального информационного контейнера, предназначенного для хранения, передачи и обработки разнообразных данных. "Депо электронных документов" основано на многолетнем опыте компаний "Линкс ВСС компани" и "Исида-Информатика" в области корпоративной автоматизации.

Идеология электронного документа

Электронный документ – центральное понятие информационной модели Депо. Электронный документ является специализированным объектом, обеспечивающим надежное и безопасное хранение разнообразной информации.

Электронный документ имеет двойственную природу. С одной стороны, он существует в рамках своего документального жизненного цикла: создается, обращается по организационной структуре (например, проходит по установленным маршрутам, в точках которых выполняются требуемые процедуры – ввод данных, наложение электронных цифровых подписей, аналитическая обработка и т. п.), хранится в электронных архивах. С другой стороны, являясь прикладным бизнес-объектом, электронный документ несет конкретную бизнес-информацию. Она, в свою очередь, используется для построения новых информационных услуг, автоматизирующих различные корпоративные бизнес-процессы, решающих задачи взаимодействия с иными системами и обеспечивающими их функционирование. В Депо электронный документ организован как информационный объект специальной логической структуры и особого формата, разработанного с использованием международного стандарта XML.

Электронный документ состоит из двух логических частей. Первая часть – это содержание документа, которое представляет собой произвольный набор данных, а также набор реквизитов (то есть именованных характеристик), описывающих документ. Часто содержание образуется путем помещения в электронный документ некоторого "первичного файла" - например, исходного файла документа, порожденного каким-либо программным средством, либо графического образа бумажного документа, полученного сканированием. Набор реквизитов зависит от типа электронного документа и специфики задач, для решения которых он применяется. Депо обеспечивает возможности включения в электронный документ самых разных реквизитов, набор и содержание которых не ограничиваются.

Вторая часть – это набор экземпляров электронных цифровых подписей (ЭЦП), вырабатываемых специальным средством криптографической защиты информации. Экземпляр ЭЦП может применяться в соответствии с разными стратегиями подписывания, заверяя либо весь электронный документ, либо некоторые его логические секции. Назначение ЭЦП в электронном документе может быть различной и зависит от роли электронного документа и конкретных задач, решаемых Депо. Для официальных электронных документов ЭЦП применяется в качестве согласующей визы либо утверждающей подписи. Для заверенных электронных копий бумажных документов ЭЦП играет роль заверяющей подписи, гарантирующей соответствие копии оригиналу. Для электронных дел и в задачах архивного хранения ЭЦП используется для "закрытия" документа и недопущения внесения в него изменений. При организации информационного обмена ЭЦП используется для гарантированной авторизации его участников. Все указанные особенности использования ЭЦП поддерживаются в "Депо электронных документов". Операции по выработке и проверке ЭЦП выполняются специализированными средствами электронной цифровой подписи, обладающими требуемыми сертификатами и используемыми в установленном порядке. Депо поддерживает применение наиболее распространенных и качественных средств ЭЦП.

Технология центров информационных услуг

Технология центров информационных услуг – это специализированная технология построения корпоративных автоматизированных систем, охватывающая все стадии (от формирования общих требований к системе до ввода в эксплуатацию готовой системы и ее сопровождения) и все рабочие процессы (от исследований предметной области до развертывания программных компонентов). В основе технологии центров информационных услуг лежит современная программная архитектура, ориентированная на сервисы (Service Oriented Architecture, SOA). "Депо электронных документов" построено по этой технологии. Использование возможностей Депо, то есть создание на его основе прикладных автоматизированных систем либо применение Депо в готовых системах, также эффективно выполняется по технологии центров информационных услуг.

Применение "Депо электронных документов"

"Депо электронных документов" с успехом применяется для решения разнообразных задач автоматизации деятельности предприятий и организаций в России и странах СНГ. Например, Депо лежит в основе Автоматизированной системы документационного обеспечения управления и электронного корпоративного архива документов ОАО "Ленэнерго" (С.-Петербург), Электронного архива дел правоустанавливающих документов Городского бюро регистрации прав на недвижимость (С.-Петербург), Документальной информационной системы Национального банка Республики Беларусь. Эти и иные автоматизированные системы, построенные с использованием Депо, на практике доказывают эффективность применения электронного документа как универсального информационного контейнера и средства управления бизнес-процессами.