• Главная
•     
• Мероприятия
•     
• Электронный документооборот в управлении бизнес-процессами
•     
• материалы к конференци
•     
• "Текущие, технологические и ведомственные архивы электронных документов. Цели создания, принципы организации и технология построения"

Текущие, технологические и ведомственные архивы электронных документов. Цели создания, принципы организации и технология построения

Хранение документальной информации в электронном виде является традиционной и достаточно распространенной задачей. При этом важно построить не автономное и абстрактное хранилище, а реально интегрированную в информационное пространство предприятия и в его бизнес-процессы автоматизированную систему. Только в этом случае электронный архив дает фактические выгоды. Другим фундаментальным положением является поддержка электронного документа как унифицированного контейнера, в который помещается разнообразная бизнес-информация. Компании "Линкс ВСС компани" и "Исида-Информатика" в течение многих лет успешно решают задачи построения интегрированных архивов электронных документов различного назначения. Десятилетняя практика и ряд оригинальных решений в этой области воплощены в специализированной технологии и семействе программных продуктов "Депо электронных документов" ("Lynx-ISIDA Electronic Document Depot").

Роли электронного документа

Электронный документ - в зависимости от специфики решаемых задач - может выступать в различных ролях:

Кроме того, электронные документы относятся к тому или иному типу, определяющему способы их описания, правила доступа, методы визуализации и тому подобное. Технология Депо обеспечивает формирование и хранение электронных документов в любой из перечисленных выше ролей, а также поиск, извлечение и обработку хранящихся объектов в соответствии с их типами.

Источники электронных документов

Источниками электронных документов выступают, как правило, оперативные системы. Например, официальные организационно-распорядительные электронные документы и электронные копии бумажных документов могут порождаться системами документооборота, официальные финансовые документы потребляются из учетно-бухгалтерских либо банковских систем. Технологические документы поступают из систем автоматизированного проектирования или управления производством. Электронные копии бумажных документов часто создаются в рамках специального процесса с целью перевода в электронный вид больших объемов документов нормативно-правового, справочного и иного назначения. Для обеспечения единообразного, но гибкого и учитывающего специфику решаемых задач хранения документальной информации в технологии Депо предусмотрены специальные компоненты, которые, во-первых, поддерживают универсальный формат электронного документа и, во-вторых, предоставляют методы формирования и обработки электронных документов внешним системам.

Цели и принципы построения архивов электронных документов

Цели построения архивов электронных документов следуют из ролей, которые электронные документы играют на конкретном предприятии. Архив электронных документов должен обеспечивать надежное, безопасное и долговременное хранение электронных документов в тех или иных ролях, а также обеспечивать использование ресурсов архива потребителями - пользователями и информационными системами. Технология "Депо электронных документов" является инфраструктурной основой построения таких электронных архивов.

Категории архивов электронных документов

Электронные архивы могут организовываться в масштабах подразделений, предприятий и организаций, регионов и т. п., а также в интересах автоматизированных систем. При этом ведомственные электронные архивы должны дополнительно обеспечивать выполнение различных специфических процедур (учетные операции, взаимодействие с государственными архивами и др.). "Депо электронных документов" содержит как базовые, так и прикладные функциональные компоненты, позволяющие эффективно решать задачи построения архивов различных категорий.

Технология построения архива электронных документов

Технология Депо обеспечивает качественное построение архивов электронных документов на всех стадиях проекта: от анализа задач до внедрения и сопровождения. Важнейшую роль играет технология центров информационных услуг, лежащая в основе Депо. Она позволяет интегрировать сервисы хранения и обработки электронных документов в корпоративную бизнес-среду и организовать взаимодействие с функциональными информационными системами.