"Текущие, технологические и ведомственные архивы электронных документов. Цели создания, принципы организации и технология построения"
Текущие, технологические и ведомственные архивы электронных документов. Цели создания, принципы организации и технология построения
Петрилин Еевгений Евгеньевич,
директор по исследованиям и разработкам ЗАО "Линкс ВСС Компани"
Хранение документальной информации в электронном виде является традиционной и достаточно распространенной задачей. При этом важно построить не автономное и абстрактное хранилище, а реально интегрированную в информационное пространство предприятия и в его бизнес-процессы автоматизированную систему. Только в этом случае электронный архив дает фактические выгоды. Другим фундаментальным положением является поддержка электронного документа как унифицированного контейнера, в который помещается разнообразная бизнес-информация. Компании "Линкс ВСС компани" и "Исида-Информатика" в течение многих лет успешно решают задачи построения интегрированных архивов электронных документов различного назначения. Десятилетняя практика и ряд оригинальных решений в этой области воплощены в специализированной технологии и семействе программных продуктов "Депо электронных документов" ("Lynx-ISIDA Electronic Document Depot").
Роли электронного документа
Электронный документ - в зависимости от специфики решаемых задач - может выступать в различных ролях:
Роль
Определение и особенности
Официальный электронный документ ("оригинал")
Электронный документ, не имеющий бумажного оригинала, то есть полноценный объект безбумажного документооборота или архива с установленным правовым статусом. Имеет, в общем случае, полный набор компонентов (содержание, реквизиты, множество ЭЦП), а также свой Протокол обращения. Содержание электронного документа может либо формироваться информационными системами, либо включать т.н. "первичный" файл того или иного формата. Использование официальных электронных документов в значительной степени зависит от нормативно-правового обеспечения юридического статуса электронного документа.
Технологический электронный документ
Эта роль является подмножеством предыдущей, но выделена для отражения особенностей хранения в электронном виде различных конструкторско-технологических, инженерных и тому подобных документов, для которых проблема правового статуса не является столь острой, как для официального электронного документа.
Электронная копия бумажного документа
Электронный документ, в который в качестве содержания включен цифровой образ бумажного документа (полученный путем сканирования либо помещенный как исходный файл). По смыслу соответствует бумажному оригиналу и отражает его жизненный цикл в электронном архиве. В общем случае, также имеет полный набор компонентов. ЭЦП имеет смысл заверяющей подписи.
Описание бумажного документа
То же, что и электронная копия бумажного документа, но без содержания (то есть без сканированного образа либо исходного файла). Такая роль необходима для отражения в электронном архиве жизненного цикла бумажных документов, содержание которых не переводилось в электронный вид.
Протокол обращения
Специальный электронный документ, хранящий сведения об обращении документа (то есть о его движении по организационной структуре). Содержания не имеет, ссылается на соответствующий официальный электронный документ, копию бумажного документа или описание бумажного документа.
Электронное дело
Специальный электронный документ, хранящий в своем содержании множество ссылок на иные электронные документы (официальные, копии, описания), "находящиеся" в деле. Имеет собственный набор реквизитов. По смыслу соответствует бумажному делу.
"Копия"
Роль, по смыслу соответствующая размноженной в некоторый момент копии бумажного документа. Хотя для электронного документа, в принципе, нет понятий "оригинал" и "копия", в электронном архиве такая роль необходима для формирования электронных дел, в которые входит один и тот же документ, но в виде "своего" экземпляра, а также для хранения сведений о движении этого экземпляра документа в рамках подразделения. Электронный документ-"копия" является ссылкой. Он не имеет содержания, ссылаясь на соответствующий электронный документ в одной из основных ролей.
Кроме того, электронные документы относятся к тому или иному типу, определяющему способы их описания, правила доступа, методы визуализации и тому подобное. Технология Депо обеспечивает формирование и хранение электронных документов в любой из перечисленных выше ролей, а также поиск, извлечение и обработку хранящихся объектов в соответствии с их типами.
Источники электронных документов
Источниками электронных документов выступают, как правило, оперативные системы. Например, официальные организационно-распорядительные электронные документы и электронные копии бумажных документов могут порождаться системами документооборота, официальные финансовые документы потребляются из учетно-бухгалтерских либо банковских систем. Технологические документы поступают из систем автоматизированного проектирования или управления производством. Электронные копии бумажных документов часто создаются в рамках специального процесса с целью перевода в электронный вид больших объемов документов нормативно-правового, справочного и иного назначения. Для обеспечения единообразного, но гибкого и учитывающего специфику решаемых задач хранения документальной информации в технологии Депо предусмотрены специальные компоненты, которые, во-первых, поддерживают универсальный формат электронного документа и, во-вторых, предоставляют методы формирования и обработки электронных документов внешним системам.
Цели и принципы построения архивов электронных документов
Цели построения архивов электронных документов следуют из ролей, которые электронные документы играют на конкретном предприятии. Архив электронных документов должен обеспечивать надежное, безопасное и долговременное хранение электронных документов в тех или иных ролях, а также обеспечивать использование ресурсов архива потребителями - пользователями и информационными системами. Технология "Депо электронных документов" является инфраструктурной основой построения таких электронных архивов.
Категории архивов электронных документов
Электронные архивы могут организовываться в масштабах подразделений, предприятий и организаций, регионов и т. п., а также в интересах автоматизированных систем. При этом ведомственные электронные архивы должны дополнительно обеспечивать выполнение различных специфических процедур (учетные операции, взаимодействие с государственными архивами и др.). "Депо электронных документов" содержит как базовые, так и прикладные функциональные компоненты, позволяющие эффективно решать задачи построения архивов различных категорий.
Технология построения архива электронных документов
Технология Депо обеспечивает качественное построение архивов электронных документов на всех стадиях проекта: от анализа задач до внедрения и сопровождения. Важнейшую роль играет технология центров информационных услуг, лежащая в основе Депо. Она позволяет интегрировать сервисы хранения и обработки электронных документов в корпоративную бизнес-среду и организовать взаимодействие с функциональными информационными системами.
Организация делопроизводства - это отрасль по разработке и оформлению официальных документов, организации их движения, учета и хранения. Делопроизводство непосредственно связанно с созданием документов, рассматривает вопросы движения и учета документов. Ведение и организация делопроизводства осуществляется должностными лицами, которые несут ответственность за его организацию, учет и сохранность документов. Организация делопроизводства состоит из этапов: 1) первичная обработка поступивших документов; 2) предварительное рассмотрение документов; 3) регистрация; 4) рассмотрение документов руководством; 5) направление на исполнение; 6) контроль исполнения; 7) формирование дел; 8) оформление дел; 9) передача дел в архив.
Документационное обеспечение управления
В соответствии с ГОСТом Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" документационное обеспечение управления (ДОУ)– это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Термины делопроизводство и документационное обеспечение управления в соответствии с ГОСТом Р 51141-98 употребляются как синонимы, однако между ними все-таки существуют некоторые различия. Первый из них, делопроизводство, преимущественно используется при описании организационной стороны и традиционных приемов работы с документами. Второй – документационное обеспечение управления подчеркивает информационно-технологическую составляющую в современной организации делопроизводства и его лучше употреблять, когда речь идет о компьютерных технологиях работы с документами.
Курсы повышения квалификации секретарей-референтов, помощников руководителя (« курсы секретаря », « курсы секретарей и помощников руководителя »)
Цель курсов повышения квалификации секретарей-референтов (« курсы секретаря », « курсы секретарей и помощников руководителя ») - предоставление современной и точной информации по делопроизводству, научной организации труда и коммуникационным навыкам. Полноценные « курсы секретаря », « курсы секретарей и помощников руководителя » (72 учебных часа) – это возможность приобрести новые знания и навыки. Профессия секретаря востребована на каждом предприятии, как правило, секретарь отвечает за оформление деловых бумаг и документооборот в секретариате руководителя. Предлагаемые « курсы секретаря », « курсы секретарей, помощников руководителя » позволят соответствовать абсолютно всем современным требованиям, которые только могут предъявить современные работодатели.
Курсы повышения квалификации специалистов в области ДОУ (« курсы делопроизводства » и « курсы документооборота »)
« Курсы делопроизводства » и « курсы документооборота » включают в себя организацию делопроизводства, с учетом лингвистических особенностей служебного документа, основы кадрового документоведения и архивирования, этикет и психологию делового общения, включая имидж сотрудника службы ДОУ. « Курсы делопроизводства » и « курсы документооборота » позволяют получить необходимые навыки составления и оформления документов предприятий всех видов собственности. Прослушавшие « курсы делопроизводства » и « курсы документооборота » специалисты получают свидетельство государственного образца.
Семинары, круглые столы, мастер-классы по проблемам делопроизводства (« Семинары делопроизводства »)
Предлагаемые программы семинаров, круглых столов, мастер-классов по проблемам делопроизводства (« семинары делопроизводства ») – это интегрированные информационно-консультационные образовательные мероприятия для специалистов в области ДОУ, сочетающие в себе отрасли знаний отдельно по проблемам в сфере делопроизводства, научной организации труда, бизнес-этикета и методики овладения профессиональными навыками. « Семинары делопроизводства » рассчитаны на руководителей и специалистов секретариатов, канцелярий, делопроизводственных и архивных служб коммерческих и государственных структур. « Семинары делопроизводства » носят практический характер, тематика программ подбирается с учетом актуальности и потребности предприятий и учреждений различных форм собственности, численности работающих, сферы деятельности.