Главная Контактная информация Карта сайта

Тел./факс: +7 (499) 237-2271
Английская версия
 


Текущие, технологические и ведомственные архивы электронных документов. Цели создания, принципы организации и технология построения

 

Петрилин Еевгений Евгеньевич,
директор по исследованиям и разработкам ЗАО "Линкс ВСС Компани"

Хранение документальной информации в электронном виде является традиционной и достаточно распространенной задачей. При этом важно построить не автономное и абстрактное хранилище, а реально интегрированную в информационное пространство предприятия и в его бизнес-процессы автоматизированную систему. Только в этом случае электронный архив дает фактические выгоды. Другим фундаментальным положением является поддержка электронного документа как унифицированного контейнера, в который помещается разнообразная бизнес-информация. Компании "Линкс ВСС компани" и "Исида-Информатика" в течение многих лет успешно решают задачи построения интегрированных архивов электронных документов различного назначения. Десятилетняя практика и ряд оригинальных решений в этой области воплощены в специализированной технологии и семействе программных продуктов "Депо электронных документов" ("Lynx-ISIDA Electronic Document Depot").

Роли электронного документа

Электронный документ - в зависимости от специфики решаемых задач - может выступать в различных ролях:

Роль

Определение и особенности

Официальный электронный документ ("оригинал")

Электронный документ, не имеющий бумажного оригинала, то есть полноценный объект безбумажного документооборота или архива с установленным правовым статусом. Имеет, в общем случае, полный набор компонентов (содержание, реквизиты, множество ЭЦП), а также свой Протокол обращения. Содержание электронного документа может либо формироваться информационными системами, либо включать т.н. "первичный" файл того или иного формата. Использование официальных электронных документов в значительной степени зависит от нормативно-правового обеспечения юридического статуса электронного документа.

Технологический электронный документ

Эта роль является подмножеством предыдущей, но выделена для отражения особенностей хранения в электронном виде различных конструкторско-технологических, инженерных и тому подобных документов, для которых проблема правового статуса не является столь острой, как для официального электронного документа.

Электронная копия бумажного документа

Электронный документ, в который в качестве содержания включен цифровой образ бумажного документа (полученный путем сканирования либо помещенный как исходный файл). По смыслу соответствует бумажному оригиналу и отражает его жизненный цикл в электронном архиве. В общем случае, также имеет полный набор компонентов. ЭЦП имеет смысл заверяющей подписи.

Описание бумажного документа

То же, что и электронная копия бумажного документа, но без содержания (то есть без сканированного образа либо исходного файла). Такая роль необходима для отражения в электронном архиве жизненного цикла бумажных документов, содержание которых не переводилось в электронный вид.

Протокол обращения

Специальный электронный документ, хранящий сведения об обращении документа (то есть о его движении по организационной структуре). Содержания не имеет, ссылается на соответствующий официальный электронный документ, копию бумажного документа или описание бумажного документа.

Электронное дело

Специальный электронный документ, хранящий в своем содержании множество ссылок на иные электронные документы (официальные, копии, описания), "находящиеся" в деле. Имеет собственный набор реквизитов. По смыслу соответствует бумажному делу.

"Копия"

Роль, по смыслу соответствующая размноженной в некоторый момент копии бумажного документа. Хотя для электронного документа, в принципе, нет понятий "оригинал" и "копия", в электронном архиве такая роль необходима для формирования электронных дел, в которые входит один и тот же документ, но в виде "своего" экземпляра, а также для хранения сведений о движении этого экземпляра документа в рамках подразделения. Электронный документ-"копия" является ссылкой. Он не имеет содержания, ссылаясь на соответствующий электронный документ в одной из основных ролей.

Кроме того, электронные документы относятся к тому или иному типу, определяющему способы их описания, правила доступа, методы визуализации и тому подобное. Технология Депо обеспечивает формирование и хранение электронных документов в любой из перечисленных выше ролей, а также поиск, извлечение и обработку хранящихся объектов в соответствии с их типами.

Источники электронных документов

Источниками электронных документов выступают, как правило, оперативные системы. Например, официальные организационно-распорядительные электронные документы и электронные копии бумажных документов могут порождаться системами документооборота, официальные финансовые документы потребляются из учетно-бухгалтерских либо банковских систем. Технологические документы поступают из систем автоматизированного проектирования или управления производством. Электронные копии бумажных документов часто создаются в рамках специального процесса с целью перевода в электронный вид больших объемов документов нормативно-правового, справочного и иного назначения. Для обеспечения единообразного, но гибкого и учитывающего специфику решаемых задач хранения документальной информации в технологии Депо предусмотрены специальные компоненты, которые, во-первых, поддерживают универсальный формат электронного документа и, во-вторых, предоставляют методы формирования и обработки электронных документов внешним системам.

Цели и принципы построения архивов электронных документов

Цели построения архивов электронных документов следуют из ролей, которые электронные документы играют на конкретном предприятии. Архив электронных документов должен обеспечивать надежное, безопасное и долговременное хранение электронных документов в тех или иных ролях, а также обеспечивать использование ресурсов архива потребителями - пользователями и информационными системами. Технология "Депо электронных документов" является инфраструктурной основой построения таких электронных архивов.

Категории архивов электронных документов

Электронные архивы могут организовываться в масштабах подразделений, предприятий и организаций, регионов и т. п., а также в интересах автоматизированных систем. При этом ведомственные электронные архивы должны дополнительно обеспечивать выполнение различных специфических процедур (учетные операции, взаимодействие с государственными архивами и др.). "Депо электронных документов" содержит как базовые, так и прикладные функциональные компоненты, позволяющие эффективно решать задачи построения архивов различных категорий.

Технология построения архива электронных документов

Технология Депо обеспечивает качественное построение архивов электронных документов на всех стадиях проекта: от анализа задач до внедрения и сопровождения. Важнейшую роль играет технология центров информационных услуг, лежащая в основе Депо. Она позволяет интегрировать сервисы хранения и обработки электронных документов в корпоративную бизнес-среду и организовать взаимодействие с функциональными информационными системами.



Члены
Гильдии Управляющих Документацией

     

Дистанционное обучение по образовательным программам
курсов повышения квалификации
  Лицензия № 039458   Государственная аккредитация № 0210

Наши слушатели

Курсы повышения квалификации руководителей, специалистов в сфере ДОУ и электронного документооборота, секретарей-референтов 
на 2019год.
Современные технологии в работе службы ДОУ
Современные технологии в работе секретаря-референта, помощника руководителя18-23 ноября 2019
16-21 декабря 2019
Современные технологии в работе с электронными документами


Полный перечень законодательных актов на CD
Законодательные, иные нормативные правовые акты, методические документы в сфере информации и документации до 2019 года.
Заказать