Главная Контактная информация Карта сайта

Тел./факс: +7 (499) 237-2271
Английская версия
 


Задачи организации внутренней переписки с обменом электронными документами в Государственной Думе

 Петров Юрий Александрович,
начальник отдела информационных технологий Управления документационного и информационного обеспечения Государственной Думы

Организация внутренней переписки с обменом электронными документами - одно из направлений реализации Программы оптимизации документооборота в Государственной Думе (2003-2004 годы), утвержденной Руководителем Аппарата Государственной Думы в марте 2003 года. Основной целью работ в данном направлении является повышение оперативности обмена документальной информацией и снижение объема бумажного документооборота между структурными подразделениями за счет поэтапной замены оборота бумажных копий документов оборотом их электронных образов. Актуальность решения этой задачи определяется большим объемом внутренней переписки - за год в Государственной Думе регистрируется более 60 тыс. внутренних документов.

Работы по организации внутренней переписки с обменом электронными документами ведутся в Государственной Думе в двух основных направлениях - стратегическом и тактическом.

Стратегическое направление предполагает решение этой задачи в рамках единой для Государственной Думы интегрированной системы управления документами, реализованной на базе корпоративного Интранет-портала. В этом плане к настоящему времени Управлением информационно-технологического обеспечения подготовлен и находится в стадии обсуждения и согласования проект соответствующего технического задания, предусматривающий комплексную реализацию всех направлений работ, определенных в Программе оптимизации документооборота.

В тактическом плане работы по организации внутренней переписки с обменом электронными образами документов ведутся сегодня на основе прагматического подхода, преследующего две основные цели:

- повышение оперативности обмена документальной информацией и снижение объема бумажного документооборота между структурными подразделениями на базе уже реализованных в Государственной Думе информационных технологий;

- моделирование перспективных технологий и психологическая адаптация пользователей в структурных подразделениях к переходу на применение электронных образов документов в ходе внутренней переписки.

Нормативное обеспечение этого направления работ будет обеспечиваться локальным нормативным актом "Порядок осуществления внутренней переписки между структурными подразделениями Аппарата Государственной Думы при поэтапном переходе к электронному документообороту", который в настоящее время находится на заключительной стадии согласования и юридической экспертизы.

Данным Порядком предусматривается три этапа перехода к использованию электронных образов документов при осуществлении внутренней переписки между структурными подразделениями Аппарата Государственной Думы:

первый этап - замена оборота бумажных копий проектов исходящих и внутренних документов в ходе их разработки и согласования оборотом электронных образов с применением уже имеющихся аппаратно-программных средств и реализованных информационных технологий;

второй этап - замена оборота бумажных копий входящих документов их электронными образами при исполнении входящих документов с применением новой для Государственной Думы информационной технологии поточного сканирования входящих документов;

третий этап - применение новой для Государственной Думы информационной технологии, обеспечивающей осуществление внутренней переписки с использованием электронных образов документов, заверенных электронной цифровой подписью (ЭЦП).

Порядком предполагается, что при подготовке исходящих и внутренних документов переписка на бумажных носителях между структурными подразделениями Аппарата Государственной Думы в процессе совместной разработки и предварительного согласования документов может не применяться. Совместная разработка и предварительное согласование проектов документов выполняется с использованием средств электронной почты Государственной Думы, Системы автоматизированного делопроизводства и документооборота (САДД) и Интранет-технологий компьютерной сети Государственной Думы.

В докладе приводятся примеры использования перечисленных выше средств при ведении внутренней переписки в Государственной Думе.



Члены
Гильдии Управляющих Документацией

     

Дистанционное обучение по образовательным программам
курсов повышения квалификации
  Лицензия № 039458   Государственная аккредитация № 0210

Наши слушатели

Курсы повышения квалификации руководителей, специалистов в сфере ДОУ и электронного документооборота, секретарей-референтов 
на 2019год.
Современные технологии в работе службы ДОУ
Современные технологии в работе секретаря-референта, помощника руководителя18-23 ноября 2019
16-21 декабря 2019
Современные технологии в работе с электронными документами


Полный перечень законодательных актов на CD
Законодательные, иные нормативные правовые акты, методические документы в сфере информации и документации до 2019 года.
Заказать